Je IT-supportworkflow verbeteren
Een effectieve onboardingworkflow maken
Als je nieuwe medewerkers integreert in je bedrijfscultuur en ze zo snel mogelijk helpt om productieve teamleden te worden, bespaar je geld en verbeter je het personeelsbehoud. Een effectief onboardingproces zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich welkom voelen en precies weten wat er van ze wordt verwacht.
Met een effectieve onboardingworkflow breng je de stappen van het proces voor nieuwe medewerkers in kaart, waaronder het ondertekenen van het contract, bestellen van apparatuur, doornemen van het beleid, de training en inzicht in de proeftijd. Dit kan ook het offboardingproces omvatten wanneer een werknemer een bedrijf verlaat.
In dit artikel lees je over de fasen en voordelen van een standaard onboardingproces, hoe je een onboardingworkflow maakt en waarom Jira Service Management het voornaamste softwareplatform voor onboarding is.
Download Jira en probeer de sjabloon voor de onboarding van nieuwe medewerkers.
Wat is een onboardingworkflow?
Een onboardingworkflow zorgt voor structuur in de integratie van nieuwe medewerkers in je bedrijf. In de workflow worden de stappen gedefinieerd die nodig zijn om een productief teamlid te worden. In de workflow worden ook fasen met stappen beschreven die alle nieuwe medewerkers doorlopen, zoals het doornemen van het bedrijfsbeleid, het ondergaan van achtergrondonderzoek en het opstellen van salarisgegevens. Het proces omvat ook op functies gebaseerde stappen, zoals teamvergaderingen en gespecialiseerde training.
In je onboardingproces beschrijf je de noodzakelijke stappen voor nieuwe medewerkers. Door de onboardingworkflow worden deze stappen in logisch opeenvolgende, concrete taken, geordend, waardoor het proces duidelijk en haalbaar is.
De voordelen van een onboardingproces
Iedereen is wel eens met een nieuwe baan begonnen; die eerste paar dagen en weken kunnen een uitdaging zijn. Je weet misschien niet waar je de nodige informatie kunt vinden, met wie je contact moet opnemen als je vragen hebt en hoe je een bijdrage kunt leveren. Met een gedetailleerd onboardingproces kun je deze eerste dagen succesvoller en uitnodigender maken, en dit biedt de volgende voordelen:
Betere retentie van medewerkers: door te plannen voor het succes van medewerkers verminder je de onrust onder nieuwe medewerkers. Als nieuwe medewerkers zien welke stappen ze zullen doorlopen, hun voortgang kunnen volgen en begrijpen wanneer en hoe ze zullen bijdragen, voelen ze zich nog steeds gesteund nadat ze al lang in het team zijn geïntegreerd.
- Snellere productiviteit: als nieuwe medewerkers het proces kunnen visualiseren vanaf hun eerste dag tot de dag dat ze volledig geïntegreerd zijn, kunnen ze eerder van waarde zijn. De meeste nieuwe medewerkers willen snel volledig functionerende teamleden worden. Met een effectief onboardingproces en een stroomdiagram kun je hen helpen het tempo te bepalen.
- Betere culturele integratie: het onboardingproces helpt nieuwe medewerkers zich te verenigen met de culturele aspecten van het bedrijf, zoals kledingvoorschriften, communicatiestijlen en algemene verwachtingen. Hoewel je hoopt dat elke nieuwe medewerker een goede kracht is, helpt het onboardingproces bij het identificeren van degenen die het misschien moeilijk hebben. Signalen zijn onder meer ongepast taalgebruik, het niet voltooien van onboardingtaken of andere problemen.
Fasen van de onboardingworkflow
De fasen van je onboardingworkflow kunnen afhankelijk van de behoeften van je bedrijf variëren, maar er zijn doorgaans vijf fasen, elk met een duidelijk begin- en eindpunt. Deze fasen sluiten vaak aan bij doelen en doelstellingen die verband houden met prestatiebeheer, beheer van medewerkerservaringen en strategieën voor medewerkersbetrokkenheid.
Voorafgaand aan de onboarding
Vóór de startdatum van de nieuwe medewerker zijn de noodzakelijke taken onder meer het verzenden van een welkomstpakket, het instellen van hardware, het garanderen van netwerktoegang en het ondertekenen van de nodige documentatie. Deze fase omvat alles wat de werknemer nodig heeft om op de eerste dag te beginnen met werken.
Eerste dag
Tijdens de eerste dag krijgt de medewerker direct de eerste indruk van je bedrijf. Zorg dus dat je een plan hebt voor wat er gaat gebeuren, inclusief het voorstellen van je medewerker aan het team, een rondleiding door het kantoor en een overzicht van de missie en waarden van het bedrijf. Vermeld wat medewerkers kunnen verwachten tijdens hun eerste week, zoals geplande trainingen, check-inmomenten en teamvergaderingen.
Training en ontwikkeling
In je onboardingworkflows moeten zowel formele als informele leermogelijkheden worden opgenomen. Geef een duidelijk overzicht van de training en ontwikkeling waaraan nieuwe medewerkers deelnemen.
Alle nieuwe medewerkers kunnen bijvoorbeeld beginnen met een algemene producttraining om te begrijpen wat het bedrijf produceert, voor wie en waarom. Nieuwe medewerkers bij accountingteams kunnen dan overgaan op functies gebaseerde training voor boekhoudprocessen. En medewerkers die zich bezighouden met productontwikkeling, kunnen deelnemen aan tests voor gebruikersacceptatie om hun kennis te verdiepen.
Doorlopende integratie
Met een doorlopende integratie definieer je de stappen die nodig zijn om medewerkers te ondersteunen na de eerste inwerkperiode, waaronder check-inmomenten, begeleiding en aanvullende professionele ontwikkeling.
Als je bijvoorbeeld een productontwerper aanneemt, is er wellicht een bedrijfsspecifieke stijl en een ontwerpsysteem dat diegene onder de knie moet krijgen. Dit kan een samenwerking met een ervaren ontwerper omvatten, zodat het werk van de medewerker voldoet aan de normen van het bedrijf wanneer deze begint met het produceren van werk. Voeg in deze fase programma's voor erkenning van medewerkers en andere stimulansen toe om de ervaring van nieuwe medewerkers bij je bedrijf vorm te geven.
Opvolgen
Neem contact op met nieuwe medewerkers om ervoor te zorgen dat ze inzicht hebben in wat hun rol is, in de bedrijfscultuur en hoe het bedrijf prestaties meet. Deze fase kan bestaan uit een-op-eengesprekken, enquêtes en functioneringsgesprekken. Het verzamelen van feedback is ook een kans om je onboardingproces en workflow te verbeteren. Integreer deze resultaten met platforms voor medewerkerservaringen voor doorlopend beheer.
Stappen om een onboardingworkflow te maken
In de onboardingworkflow worden de stappen beschreven om de voortgang van nieuwe medewerkers te evalueren. Ook biedt deze workflow een roadmap voor succesvolle integratie. Gebruik het volgende proces om een onboardingworkflow te maken.
Definieer duidelijke doelen
Geef duidelijk aan wat je wilt bereiken met je onboardingproces. Denk aan het voorlichten van nieuwe medewerkers over maatregelen wat betreft naleving en regelgeving of deelname aan een samenwerkingscultuur. Zorg ervoor dat je doelstellingen meetbaar zijn en rechtstreeks verband houden met de prestaties van medewerkers.
Ontwerp het onboardingproces
Stel een gestructureerd plan op waarin de fasen van de onboarding in een tijdlijn worden beschreven. Definieer binnen de fasen de stappen of doelstellingen die moeten worden voltooid, wijs de verantwoordelijkheid toe aan belanghebbenden en verzamel het benodigde materiaal. Als de trainingsfase bijvoorbeeld naleving van de regelgeving omvat, wijs dan een deskundige persoon aan om toezicht te houden op de taak en die ervoor zorgt dat de documentatie gereed is.
Implementeer de workflow
Coördineer met de betreffende teams om ervoor te zorgen dat het onboardingproces soepel verloopt. Een platform voor IT-servicemanagement (ITSM) zoals Jira Service Management kan helpen bij het beheren van de benodigde hardware, software en netwerktoegang, zodat processen efficiënt kunnen worden gevolgd. Best practices op het gebied van HR-automatisering zorgen ook voor een consistente, herhaalbare implementatie van je workflow.
Verzamel feedback en houd deze bij
Verzamel met behulp van enquêtes, interviews en prestatiestatistieken input van nieuwe medewerkers en hun managers om het onboardingproces te beoordelen. Zaken die voor doorgewinterde medewerkers vanzelfsprekend lijken, kunnen voor iemand die net begint onduidelijk zijn. Let goed op of nieuwe medewerkers zich toegerust voelen om taken uit te voeren en of ze vragen durven te stellen.
Evalueer en verfijn
Bekijk de doelstellingen die je hebt gedefinieerd voor het onboardingproces om feedback en prestatiegegevens te analyseren. Identificeer verbeterpunten en maak de nodige aanpassingen om de effectiviteit van het onboardingproces te vergroten. Breng problemen in kaart en adresseer ze, waarbij je er rekening mee moet houden dat medewerkers die niet succesvol zijn, zelfs ontslagen werknemers, waardevolle input kunnen hebben om het onboardingproces te verbeteren.
Best practices voor een succesvolle onboardingworkflow
Het volgen van deze best practices kan je onboardingworkflow tot een succes maken:
- Personaliseer het proces. Identificeer de behoeften van nieuwe medewerkers op basis van hun functie in het bedrijf. Maak een onboardingworkflow die de weg naar succes biedt. Houd de workflow gefocust en haalbaar.
- Communiceer duidelijk de verwachtingen. De onboardingworkflow is een overzicht van de taken waarvan je verwacht dat de nieuwe medewerker ze met succes voltooit. Zorg ervoor dat de workflow de verwachte resultaten, duidelijke maatstaven voor succes en de persoon die verantwoordelijk is voor toezicht op de voltooiing ervan omvat.
- Verbeter voortdurend. Verzamel feedback van nieuwe medewerkers en managers tijdens en na de onboarding. Vergelijk de feedback met je doelen en verfijn het proces voortdurend om de resultaten te optimaliseren.
Met onboardingsoftware, zoals Jira Service Management, kun je het onboardingproces en de workflow automatiseren, controleren en voortdurend verbeteren. Jira Service Management bevat een sjabloon voor de onboarding van nieuwe werknemers met ingebouwde best practices die een succesvolle onboardingervaring garanderen.
De efficiëntie van onboarding verbeteren met Jira Service Management
Door een efficiënt onboardingproces aan te maken met op rollen gebaseerde workflows, behoud je werknemers lang nadat ze nieuwe productieve leden van je team zijn geworden. Een workflowsjabloon voor de onboarding van nieuwe werknemers biedt een duidelijk overzicht van de verwachtingen, een gestructureerde volgorde en tijdlijn, en successtatistieken. Dit is allemaal cruciaal wanneer je nieuwe werknemers aan wilt trekken en wilt zorgen dat ze succesvol zijn.
Jira Service Management kan de onboarding stroomlijnen met sjablonen, best practices, workflowautomatisering, het volgen van taken en continue verbetering. Het kan geïntegreerd worden met andere HR-tools voor het beheer van werknemerservaringen, prestatiebeheer en meer.
De volledige handleiding voor Enterprise Service Management (ESM)
Wat houdt Enterprise Service Management in? Lees in deze handleiding hoe je ESM implementeert voor een betere service.
Lees het artikelHR-servicebeheer: de Jira-aanpak | Atlassian
Jira Service Management biedt kant-en-klare sjablonen voor HR-teams. En voorgebouwde workflows voor processen zoals onboarden, offboarden en vragen van HR.
Lees het artikel