Je IT-supportworkflow verbeteren
De ultieme checklist voor het onboarden van werknemers
Het onboarden van nieuwe werknemers kan een chaotisch proces zijn waarbij veel taken over het hoofd worden gezien. Je kunt al snel overweldigd worden door de talloze taken, deadlines en pogingen tot coördinatie die nodig zijn om een nieuwe medewerker zich welkom te laten voelen.
Een praktische checklist voor het onboarden van werknemers als roadmap voor een naadloze integratie van nieuwe teamleden kan de oplossing zijn. De checklist kan een gestructureerde, boeiende, uitgebreide introductie bieden die de weg vrijmaakt voor succes op lange termijn.
Dit artikel bespreekt het onboarden van werknemers en het belang ervan. In dit artikel wordt uitgelegd hoe een checklist je kan helpen om elk cruciaal detail te behandelen en je onboardingproces om te toveren van chaotisch tot gestroomlijnd. Ook bespreekt dit artikel enkele best practices en tools voor het onboarden van werknemers.
Wat is het onboarden van werknemers?
Het onboarden van werknemers is een uitgebreide procedure voor het integreren van nieuwe medewerkers in het bedrijf. Het maakt hen vertrouwd met de cultuur, het beleid en de specifieke functies binnen het bedrijf.
Het onboardingproces voor werknemers begint zodra een sollicitant de baan accepteert en loopt door tot in de beginfase van het dienstverband. Deze periode duurt gewoonlijk 90 dagen, maar je kunt de tijdlijn verlengen tot de eerste zes maanden of een jaar.
Het belangrijkste doel van onboarden is ervoor zorgen dat nieuwe werknemers zich welkom en ondersteund voelen. Dit helpt de werknemer om zich aan te passen aan de bedrijfscultuur en om goed te presteren. Ook stimuleert het nieuwe medewerkers om langer bij het bedrijf te blijven.
Waarom is het onboarden van werknemers belangrijk?
Effectieve onboarding voor nieuwe werknemers is cruciaal, omdat dit een aanzienlijke invloed heeft op het personeelsbehoud. Laten we eens naar de feiten kijken:
Een goed gestructureerd onboardingproces geeft nieuwe werknemers vanaf dag één de juiste tools, training en middelen. Het stelt je in staat om een positieve eerste indruk te creëren en een ondersteunende werkomgeving te cultiveren.
Het effectief onboarden van werknemers helpt ook om een bevorderlijke werknemerservaring te creëren en verhoogt de tevredenheid. Van de werknemers kun je betere prestaties en een grotere betrokkenheid bij het bedrijf verwachten.
Checklist voor het onboarden van werknemers
Zie de checklist voor het onboarden van nieuwe werknemers als een roadmap voor het nieuwe personeelsbestand van je bedrijf. De checklist bevat alle noodzakelijke stappen om nieuwe medewerkers te begeleiden.
Managers, HR- en IT-teams ontwerpen en implementeren meestal het onboardingplan. Om de efficiëntie te verhogen, kun je een handmatig onboardingschema opstellen of software voor het onboarden van werknemers gebruiken.
Dit is een overzicht van de items in een checklist voor het onboarden van werknemers.
Voorbereiding voor aankomst
Het onboardingproces begint al voordat de werknemer begint. De eerste stap is om de brief met het aanbod en het contract per e-mail te verzenden.
E-mails moeten de details van het aanbod bevatten, zoals verantwoordelijkheden, dresscode, startdatum en salarisinformatie. In de e-mail moet ook worden vermeld welke documenten de nieuwe werknemer moet verschaffen en wat de deadline hiervoor is.
Richt hun werkruimte in, inclusief een computer en andere benodigde apparatuur, zodat alles op de juiste plek staat. Stel vooraf de zakelijke e-mail- en softwareaccounts op om vertragingen te voorkomen.
Stel een gedetailleerde agenda op voor hun eerste dag. Inclusief een introductie met het team en de belangrijkste contactpersonen waarmee ze zullen samenwerken. Dit zorgt ervoor dat je nieuwe medewerker zich welkom voelt en klaar is om enthousiast aan de slag te gaan in zijn nieuwe functie.
Activiteiten voor op de eerste dag
De eerste dag draait om een goede indruk maken en de toon zetten voor het traject dat de nieuwe medewerker gaat doorlopen binnen het bedrijf.
Begin door de nieuwe werknemer een warm welkom te geven met het team, inclusief managers en HR-medewerkers. Geef ze een rondleiding van het kantoor of de werkvloer om ze vertrouwd te maken met hun nieuwe omgeving.
Vergeet niet om voor essentiële onboardingdocumenten te zorgen. Dit omvat het invullen van belastingformulieren, het instellen van automatische stortingen en het verstrekken van contactgegevens voor noodgevallen. Dit is ook het moment waarop je het bedrijfsbeleid en de overeenkomstdocumenten moet bekijken en ondertekenen.
Organiseer een oriëntatiesessie om de nieuwe werknemer een goed inzicht te geven in de geschiedenis, missie en visie van het bedrijf.
Door de nieuwe medewerker een personeelshandboek te geven, zal hij het bedrijf en de verwachtingen beter begrijpen.
Integratie tijdens de eerste week
De eerste week is cruciaal als je ervoor wilt zorgen dat je nieuwe medewerker zich op zijn gemak voelt en zich zelfverzekerd voelt in zijn functie. Bereid de checklist voor het onboarden van werknemers voor de eerste week zorgvuldig voor. Als deze eerste dagen goed verlopen, zal de werknemer waarschijnlijk langer bij het bedrijf blijven.
Bied trainingen aan voor specifieke functies waarmee je nieuwe werknemers kennis laat maken met hun taken en verantwoordelijkheden. Dit is ook het perfecte moment om je eerste doelen en verwachtingen te stellen. Geef nieuwe werknemers duidelijke aanwijzingen en een inzicht in wat je verwachtingen zijn voor hun rol.
Wijs een mentor of maatje aan die de nieuwe werknemer kan begeleiden en alle vragen kan beantwoorden. Plan regelmatige check-ins en ondersteuningsbijeenkomsten in om problemen te bespreken en de nieuwe werknemer te bemoedigen.
Geef een grondige training over de software, tools en systemen die worden gebruikt. Zorg ervoor dat de nieuwe werknemer toegang heeft tot alle middelen en handleidingen die nodig zijn om zijn nieuwe functie efficiënt uit te oefenen.
Voortgang in de eerste maand
Naarmate de nieuwe werknemers de eerste maand doorlopen, is het essentieel om hun groei en integratie binnen het team te controleren. Regelmatige feedbacksessies met hun manager zijn van cruciaal belang.
Deze vergaderingen creëren een omgeving waarin de voortgang kan worden besproken en vragen of zorgen kunnen worden beantwoord. De manager moet ook constructieve feedback geven om de nieuwe werknemer te helpen om te verbeteren en zich aan te passen aan zijn functie.
Regel een doorlopende training voor de medewerkers tijdens hun eerste maand in hun functie. Dit omvat extra sessies om hen meer inzicht te geven in de functie en leermogelijkheden zodat je nieuwe werknemers kunnen uitblinken.
Moedig je teamleden altijd aan om deel te nemen aan workshops, online cursussen of andere leermiddelen om hen te helpen hun vaardigheden uit te breiden en te groeien binnen het bedrijf. Zorg ervoor dat je je aan de onboardingplanning houdt.
Integratie op lange termijn
Integratie op lange termijn betekent dat je ervoor moet zorgen dat je nieuwe werknemers continu groeien. Geplande prestatiebeoordelingen zijn van cruciaal belang in dit proces, omdat je de voortgang kunt evalueren, doelen voor de lange termijn kunt stellen en loopbaanontwikkelingsplannen kunt bespreken.
Net zo cruciaal voor blijvende betrokkenheid en tevredenheid is het opbouwen van relaties. Moedig nieuwe medewerkers consistent aan om deel te nemen aan teamevenementen en -activiteiten die hen zullen helpen contact te maken met collega's.
Door met andere teams te netwerken, kunnen nieuwe medewerkers hun kennis van het bedrijf vergroten en nieuwe mogelijkheden creëren voor samenwerking, communicatie en groei.
Door samen te werken met multifunctionele teams kan ook de onboardingervaring worden verbeterd, omdat het verschillende perspectieven biedt en een meer uniforme benadering van de nieuwe functie bevordert.
Biedt continue ondersteuning voor succes op lange termijn. Werknemers moeten regelmatig één-op-één gesprekken met hun managers hebben, omdat deze gesprekken een mogelijkheid zijn voor continue feedback en begeleiding.
Je team moet altijd toegang hebben tot middelen en ondersteuningssystemen, zodat ze uitdagingen het hoofd kunnen bieden en hun vaardigheden kunnen blijven ontwikkelen.
Best practices voor het onboarden van werknemers
Volg deze best practices om te zorgen voor een efficiënt, effectief onboardingproces.
- Pas de checklist voor virtuele onboarding aan de specifieke vereisten van je bedrijf aan.
- Zorg voor een gastvrije en inclusieve omgeving. Zorg ervoor dat nieuwe werknemers zich vanaf het begin gewaardeerd en ondersteund voelen.
-
Stimuleer open communicatie en creëer mogelijkheden om tijdens de onboarding met andere teamleden in contact te komen.
Onboarden op afstand omarmen kan bijzonder effectief zijn voor bedrijven met verspreide teams. Deze aanpak zorgt ervoor dat werknemers op afstand dezelfde grondige introductie en ondersteuning krijgen als hun collega's op kantoor.
Weet je niet zeker hoe je een checklist voor onboarden moet maken voor je bedrijf?
Gebruik een checklistsjabloon voor onboarden om het proces te stroomlijnen. De sjabloon voor het onboarden van werknemers in Jira kan je helpen bij het organiseren en volgen van alle noodzakelijke stappen.
Het onboardingproces verbeteren met Jira Service Management
Een soepele onboardingervaring is van cruciaal belang als je nieuwe medewerkers zich welkom wilt laten voelen en ze klaar wilt stomen voor succes. Een checklist voor het onboarden van werknemers zorgt ervoor dat je niets over het hoofd ziet.
Maar je hoeft het niet allemaal handmatig te regelen. Jira Service Management kan je onboardingproces naar een hoger niveau tillen met een aanpasbare sjabloon. Jira Service Management stelt HR- en IT-teams in staat om elke onboardingstap efficiënt te volgen en te beheren, zodat nieuwe medewerkers een soepele en georganiseerde overgang naar het bedrijf hebben.
Probeer Jira Service Management om je taken te stroomlijnen, de coördinatie te verbeteren en nieuwe medewerkers een naadloze ervaring te bieden.
De volledige handleiding voor Enterprise Service Management (ESM)
Wat houdt Enterprise Service Management in? Lees in deze handleiding hoe je ESM implementeert voor een betere service.
Lees het artikelHR-servicebeheer: de Jira-aanpak | Atlassian
Jira Service Management biedt kant-en-klare sjablonen voor HR-teams. En voorgebouwde workflows voor processen zoals onboarden, offboarden en vragen van HR.
Lees het artikel