Inzicht in het offboardingproces

• Betere werknemersbetrokkenheid: Effectieve offboarding-processen leveren een cruciale bijdrage aan positieve werknemersbetrokkenheid. Werknemers die met positieve gevoelens en ervaringen je bedrijf verlaten, zullen eerder andere kandidaten aanbevelen en klanten doorverwijzen.
• Minder reputatierisico: Werknemers met negatieve offboarding-ervaringen zeggen eerder negatieve dingen over hun ervaringen en hun voormalige werkgever. Dit kan een aanzienlijk reputatierisico voor je bedrijf opleveren.
• Gelukkigere, productievere werknemers: Offboarden kan een aanzienlijke invloed hebben op het traject van een werknemer binnen je bedrijf. Personeelsbeheer, waaronder offboarden, kan ook rechtstreeks invloed hebben op de interacties van werknemers met en hun perceptie van de technologie en services die de drijvende kracht achter je bedrijf zijn. ITIL, het framework van de IT-infrastructuurbibliotheek voor het beheer van de levenscyclus van IT-services, omvat een werkwijze voor personeelsbeheer die betrekking heeft op offboarden.

Zippia gaf ook het volgende aan:

• 58% van de ondervraagde bedrijven heeft een formeel onboardingproces, maar slechts 29% heeft een formeel offboardingproces.
• 98% van de werknemers is van mening dat de feedback die wordt gegevens tijdens exitgesprekken belangrijk en mogelijk nuttig is voor het bedrijf, maar toch neemt slechts 30% tot 35% van de werknemers online deel aan deze gesprekken. De deelname op locatie is slechts 15%.
• 60% van de datalekken is afkomstig van een bedrijf, waarvan twee derde met kwade bedoelingen en opzettelijk is.
• 89% van de vertrokken werknemers behoudt toegang tot privétoepassingen en -gegevens van hun voormalige werkplek.

Een vlotte, probleemloze overgang van elke vertrekkende werknemer is optimaal voor de werknemer en het bedrijf. Dit is mogelijk door vaste richtlijnen en werkwijzen te handhaven voor de offboarding van werknemers. Een offboardingchecklist moet bijvoorbeeld gericht zijn op de overdracht van alle relevante verantwoordelijkheden en kennis van de vertrekkende werknemers naar diens opvolger of enkele teamleden. Hierdoor worden de bedrijfsactiviteiten namelijk zo min mogelijk verstoord.

Er is een rechtstreeks verband tussen de tevredenheid van werknemers en de prestaties van werknemers en bedrijven. Een effectieve offboarding getuigt van zorg en respect voor vertrekkende werknemers. Het kan resulteren in tevreden vertrokken werknemers die een positieve indruk van je bedrijf overbrengen op huidige en potentiële werknemers en klanten.

De kans dat een tevreden vertrokken werknemer de computers van je bedrijf hackt of negatieve geruchten verspreidt over je bedrijf, is ook minder groot. Effectieve offboarding kan ook de moreel van het blijvende personeel verhogen en bijdragen aan hogere retentiepercentages, minder personeelsverloop en een positieve werkcultuur.

De manier waarop jouw bedrijf omgaat met offboarding weerspiegelt de waarden en professionaliteit van het bedrijf. Dit heeft een directe invloed op je reputatie als werkgever en als bedrijf. Dankzij consistent positieve offboardingen wordt het merk van je bedrijf versterkt en wordt het vermogen om toptalenten aan te trekken en te behouden verhoogd.

Uit het Data Breach Investigations Report 2023 van Verizon bleek dat insiders van bedrijven 17% van de datalekken veroorzaken. De dreiging van datalekken die opzettelijk of per ongeluk zijn veroorzaakt door vertrokken werknemers met een negatieve offboarding, brengt een aanzienlijk financieel risico met zich mee. In 2023 bedroegen de wereldwijde gemiddelde kosten van een datalek $ 4,45 miljoen.

Voor een effectieve offboarding moet onmiddellijk de toegang tot gevoelige informatie worden ingetrokken, dus ook bedrijfsinformatie. Hierdoor kan namelijk de kans op datalekken, diefstal en juridische geschillen aanzienlijk worden verminderd.

Met de juiste offboardingprocedures kunnen de risico's met betrekking tot gegevens- en netwerkbeveiliging, bescherming van intellectueel eigendom en privacy worden beperkt. Consistente, gedocumenteerde offboardingprocessen kunnen ook helpen om te voldoen aan regelgeving en branchekaders en -normen, zoals HIPAA, SOC 2, ISO/IEC 27001 en ITIL.

Stel de relevante teams op de hoogte zodra je een werknemer ontslaat, of als deze zelf ontslag neemt, te beginnen met de teams voor financiën, HR, IT en beveiliging. Aanvullende kennisgevingen kunnen nodig zijn, afhankelijk van de specifieke verantwoordelijkheden van de vertrekkende werknemer.

Softwaretools voor offboarding kunnen je helpen om het kennisgevingsproces consistent uit te voeren. Zo kun je met de functies van Jira Service Management noodzakelijke kennisgevingen automatiseren en volgen en bevestigingen aanvragen en vastleggen. Ook kun je met deze functies trage of ontbrekende reacties opvolgen en escaleren.

Plan een exitgesprek met elke vertrekkende werknemer, persoonlijk of virtueel. Richt je hierbij op het verzamelen van feedback en het zorgen voor een vlotte overgang van vertrekkende werknemers, hun voormalige team en je bedrijf.

Jira Service Management kan helpen om de feedback van vertrekkende werknemers vast te leggen en bij te houden. Met een vlekkeloze offboarding kan je bedrijf betere HR-service bieden.

In het offboardingproces moet ervoor gezorgd worden dat alle eigendommen van het bedrijf worden teruggevorderd bij de vertrekkende werknemer. Voorbeelden hiervan zijn toegangsbadges, laptops, mobiele telefoons, tablets en andere apparatuur van het bedrijf.

Processen en tools voor assetbeheer kunnen helpen om vast te stellen welke eigendommen moeten worden verzameld. Jira Service Management omvat functies voor assetbeheer, waaronder integratie met je database voor assetbeheer.

Trek onmiddellijk de toegang van de vertrekkende werknemer in tot bedrijfssystemen, databases en fysieke gebouwen. Breng de vertrokken werknemer en alle relevante teams op de hoogte van deze intrekkingen tijdens het exitgesprek. Zorg er daarbij ook voor dat alle partijen ermee akkoord gaan. Jira Service Management kan helpen om deze taken te automatiseren voor meer consistentie en om risico's effectiever te vermijden.

Moedig elke vertrekkende werknemer aan om zijn workflows en processen te documenteren. Hierdoor wordt de kennisoverdracht naar de opvolger of teamleden van de vertrokken werknemer versneld. Deze informatie kan vastgelegd en bewaard worden in een gemakkelijk toegankelijk kennisbeheersysteem, zoals een kennisdatabase die is gemaakt met Jira Service Management.

Zorg ervoor dat elke vertrekkende werknemer een positieve en efficiënte ervaring heeft door ondersteuning te bieden tijdens het hele offboardingproces. Dit kan variëren van begeleiding bij het ontvangst van het laatste salaris en de voortzetting van de uitkeringen, tot hulp bij het vinden van een nieuwe baan of psychische en emotionele hulp.

Met Jira Service Management kun je ervoor zorgen dat ondersteuningsresources makkelijk te vinden, te beheren en te delen zijn. Neem deze resources op in de kennisbeheeroplossing van jouw bedrijf.

Een effectieve offboarding kan je bedrijf en elke vertrekkende werknemer tal van voordelen opleveren. Het ontwikkelen, uitvoeren en consequent handhaven van offboardingprocessen op basis van aanbevolen werkwijzen is van cruciaal belang voor wervings-, indienstneming- en retentie-inspanningen. Je bedrijfsmerk en reputatie worden hierdoor ook behouden.

Auomatisering kan je helpen om de best mogelijke offboardingprocessen en en het best mogelijke offboardingbeleid voor je bedrijf op te stellen. De automatiserings- en kennisbeheerfuncties van Jira Service Management kunnen je bedrijf helpen de activiteiten te stroomlijnen, handmatige fouten te verminderen en consistente procedures te garanderen.

Jira Service Management kan ook helpen bij andere complexe HR-workflows, waardoor sneller kan worden gereageerd op verzoeken van werknemers met AI-gestuurde ondersteuning.

Onboarding verwijst naar het indiensttredingsproces van een nieuwe werknemer bij het bedrijf. Offboarding is gericht op het uitdiensttredingsproces voor werknemers die het bedrijf verlaten. Beide processen zijn belangrijk voor het moreel en het behouden van werknemers, de mening over je bedrijf en het algemene beeld van je bedrijf en merk.

Een succesvolle offboarding vereist duidelijke, consistente communicatie met alle belanghebbenden. Het bedrijf moet actuele documentatie opstellen en alle gerelateerde processen en taken bijhouden.

Tijdens het hele offboardingproces is het essentieel om ondersteuning te bieden aan vertrekkende werknemers en om voortdurende positieve interactie met hen te bevorderen. Focus hierbij op het zo min mogelijk onderbreken van bedrijfsactiviteiten en het maximaliseren van de bescherming van bedrijfsmiddelen en intellectueel eigendom.

Betrek meerdere teams om ervoor te zorgen dat elke offboardingovergang uitgebreid is, vlot verloopt en gunstig is voor je bedrijf. Begin met de teams van financiën, HR, IT en beveiliging. Voeg ook eventuele andere specifieke teams die te maken hadden met de vertrekkende werknemer.