IT-beheer: functies en beste praktijken

Wat is IT-beheer?

Het informatietechnologiesysteem van een bedrijf bestaat uit hardware-, software- en netwerkintegraties. Deze integraties ondersteunen bedrijfsactiviteiten in verschillende rollen en functies.

IT-beheer zorgt voor toezicht op het systeem en IT-dienstbeheer (ITSM) omvat de manier waarop een bedrijf IT-diensten levert. Het omvat het controleren, beheren en onderhouden van IT-componenten. Het omvat ook het bedenken van oplossingen om informatiesystemen effectief en efficiënt te laten werken.

IT is vaak de hoeksteen van het ontwerpen van interne infrastructuur en communicatie binnen een bedrijf. IT-teams kregen als gevolg daarvan een hoop verantwoordelijkheden. Een van hun taken is ervoor zorgen dat technologie soepel en veilig werkt, terwijl ze zoeken naar mogelijkheden om te verbeteren en te innoveren.

Waarom is IT-beheer belangrijk?

Nu technologie overal aanwezig is, moeten IT-teams zich aanpassen om te voldoen aan de veranderende eisen van bedrijven, hun werknemers en de markt. IT-professionals moeten tegenwoordig zeer bekwaam zijn en strategisch gefocust zijn om zakelijke beslissingen te nemen in plaats van simpelweg te reageren op aanvragen. Ze maken deel uit van het leiderschap en werken aan het verbeteren van bedrijfsprocessen en multifunctionele communicatie die essentieel zijn voor zakelijk succes.

Vroeger kon je de rol van IT classificeren als de helpdesk van een bedrijf, die voornamelijk verantwoordelijk was voor het opnieuw instellen van wachtwoorden en het bieden van toegang tot netwerk en mappen. Maar de huidige IT-teams veranderen mee met de technologieën die ze implementeren. IT-professionals worden nu geconfronteerd met nog grotere uitdagingen in een ongelooflijk snelle, dynamische sector vol cybercriminaliteit en kunstmatige intelligentie (AI). Hun geëvalueerde rol is gericht op het verenigen van een bedrijf door middel van een goed geplande en geavanceerde IT-strategie die een strategisch ontworpen software- en hardware-infrastructuur omvat. De rol van het IT-team is veranderd van het ondersteunen van een bedrijf naar het differentiëren van een bedrijf.

Verantwoordelijkheden van een IT-beheerder

Door de veranderende IT-sector hebben IT-beheerders te maken gehad met een verschuiving in hun belangrijkste functies en capaciteiten.

Deze verantwoordelijkheden omvatten:

• Strategische IT-planning: IT-beheerders selecteren de meest effectieve IT-beheersoftware, -hardware en -systemen die voldoen aan de behoeften van het bedrijf. Dit houdt onder meer in dat de interne samenwerkingssystemen van een bedrijf online en schaalbaar blijven. Sommige teams gebruiken een proces dat bekend staat als de Information Technology Infrastructure Library (of ITIL-diensttrategie), een ITSM-aanpak die gericht is op het leveren van diensten van hogere kwaliteit tegen lagere kosten. Het omvat ook de planning van de bedrijfscontinuïteit om geschillen en complicaties te voorkomen.
• Netwerkbeheer: hiervoor moet een netwerk worden opgezet en onderhouden dat in staat is beveiligde gegevens en bestanden op te schalen en op te slaan. Hiervoor kan het nodig zijn om het gebruik in de gaten te houden, verkeerstrends te bepalen en flexibiliteit te creëren.
• Risicobeoordeling en -beperking: de IT is verantwoordelijk voor het beoordelen van potentiële risico's, het implementeren van beveiligingsmaatregelen en het nemen van andere voorzorgsmaatregelen om blootstelling te vermijden en risico's te beperken, met name in het geval van dure cyberaanvallen.
• Budgetbeheer: de financiële verantwoordelijkheden van IT-beheerders kunnen bestaan uit het toewijzen van uitgaven aan operationele of kapitaalbudgetten, het opnieuw toewijzen van fondsen voor innovatie of verbeteringen, en het budgetteren van resources voor datalekken of andere onverwachte omstandigheden.

De rol van IT-beheer

Effectieve oplossingen voor IT-beheer zorgen ervoor dat de communicatie, gegevens en transacties binnen een bedrijf soepel blijven verlopen. Van uitdagingen op het gebied van klantrelaties tot onderhoud van databases en verkoopplatforms, IT-beheerders dragen op de volgende manieren bij aan het succes van een bedrijf:

Verbeterde productiviteit: verhoogde productiviteit en output komen rechtstreeks voort uit platforms, processen en mensen. Het verminderen van de wrijving binnen een bedrijf met behulp van servicebeheersoftware zoals Jira Service Management resulteert in snellere en efficiëntere interacties. Het zorgt ook voor een productievere werkomgeving.

Innovatie en aanpassingsvermogen: dankzij IT worden opkomende technologieën geëvalueerd en innovatieve oplossingen geïmplementeerd die passen bij de bedrijfsdoelstellingen en infrastructuur van een bedrijf.

Ervoor zorgen dat de regels voor gegevensbeveiliging worden nageleefd: nu de bezorgdheid over de privacy en beveiliging van gegevens toeneemt, zijn robuuste en veilige gegevensverzameling, -opslag en -activering van cruciaal belang voor het succes van een bedrijf. De IT-afdeling is vaak verantwoordelijk voor de opslag en overdracht van gegevens, waaronder de ontwikkeling van nieuwe technologieën en het naleven van de regels voor gegevensbeveiliging.

Besluitvorming: de IT-afdeling kan bepalen wat interne systemen wel en niet kunnen ondersteunen. De IT-afdeling ook gevalideerde gegevensanalyses of technische specificaties leveren voor het opschalen van projecten.

Beste praktijken voor IT-beheer

Voorbeelden van beste praktijken voor IT-beheerders zijn:

• Op zoek gaan naar kennis en nieuwe vaardigheden leren: blijf op de hoogte van veranderingen in de sector door te lezen, webinars bij te wonen, cursussen of trainingen te volgen die gericht zijn op nieuwe technologieën, of door certificeringen te behalen.
• Nieuwsgierig blijven: zoek naar nieuwe manieren om oude problemen op te lossen. Ontdek technologische innovaties om te helpen nieuwe ideeën, processen en methoden naar het bedrijf te brengen. Bekijk casestudy's en stel een gebruiksscenario op om aan het management voor te leggen ter ondersteuning van aanbevelingen.
• Vragen stellen: je kunt niet verwachten dat IT-professionals alles weten over de activiteiten van een bedrijf, maar ze moeten wel in staat zijn om een uitdaging nauwkeurig in te schatten en een oplossing te bedenken. Het stellen van vragen bevordert de samenwerking en zorgt voor een volledig begrip van een praktijk of proces om effectief een oplossing te vinden of te creëren.

Uitdagingen op het gebied van IT-beheer

IT-beheerders moeten leren werken met nieuwe en opkomende tools, zoals AI. Ze moeten ook zorgen voor de nodige beperkingen en opleidingen voor werknemers om de veiligheid en beveiliging van het netwerk te waarborgen.

Het gebruik van tools voor multifunctioneel beheer kan IT-beheerders uitdagen om een oplossing te vinden met behulp van bestaande hardware en software of om hun eigen oplossing te bouwen. Tools zoals Jira Service Management vereenvoudigen het beheer van IT-services en brengen alles samen op één platform om workflows te optimaliseren en de productiviteit te verhogen.

Andere uitdagingen waarmee IT-beheerders worden geconfronteerd, zijn onder meer cyberaanvallen, snel evoluerende technologie en het verkennen van werknemers met nieuwe tools zoals ChatGPT en andere tools op basis van AI. Cyberaanvallen kunnen erg duur zijn voor een bedrijf, zowel vanuit financieel oogpunt als voor de reputatie van het bedrijf. IT-beheerders kunnen deze risico's beperken door de netwerkbeveiliging te waarborgen en aanvullende maatregelen te nemen, zoals tweefactorauthenticatie en andere oplossingen voor persoonlijke identiteit.

Bedrijven kunnen IT-beheerders ondersteunen met certificeringsmogelijkheden en cursussen voor bijscholing. Daarnaast kunnen ze een teamdraaiboek opstellen om positieve team-interacties te bevorderen en een veilige ruimte te bieden om doelen en strategieën op elkaar af te stemmen.

Verbeter het IT-beheer met Jira Service Management

Nu IT in alle bedrijven een nog grotere behoefte wordt, kunnen veel tools een effectief IT-beheer ondersteunen. Het is essentieel om de juiste ITSM-oplossingen te vinden die passen bij de unieke behoeften van je bedrijf.

ITSM-software, zoals Jira Service Management, biedt de flexibiliteit om projecten op te zetten en te configureren op een manier die overeenkomt met en ondersteuning biedt voor workflows. Het Jira-platform maakt ook samenwerking tussen teams mogelijk om workflows te vereenvoudigen. Het houdt de voortgang bij en koppelt gegevens uit andere tools om de reactietijd voor incidenten, verzoeken en veranderingen te verlengen. Bovendien elimineren formulieren zonder code, automatisering en AI handmatige taken en processen om bedrijven te helpen efficiënter te verhuizen en op te schalen. De gegevens en contextuele informatie die op het platform worden verstrekt, kunnen leiden tot snellere, effectievere besluitvorming en kunnen tegelijkertijd de kans op risico verminderen.

Meer informatie over Jira Service Management

Wat is een voorbeeld van succesvol IT-beheer?

Teambeheerde projecten zijn een goed voorbeeld van een functie waarmee een bedrijf de IT-praktijken kan beheren op een manier die het beste aansluit bij de behoeften. Als een team bijvoorbeeld Jira Service Management implementeert, kan het hele team het proces, de workflow en de status van een project zien, wat zorgt voor zichtbaarheid en verantwoordelijkheid. Door de automatiserings- en AI-mogelijkheden van het platform te implementeren, hoeft er geen handmatige interventie te worden toegepast bij bepaalde processen en kan de tijdlijn voor de voltooiing van een project worden verkort. Over het algemeen helpt dit soort implementatie IT om uitzonderlijke ervaringen te bieden binnen het hele bedrijf.

Platforms voor ITSM-projectbeheer helpen ook bij het bepalen van de strategische waarde van het project en het duidelijk omschrijven van de scope. Gedurende het hele project kan de IT met tools voor IT-servicebeheer ervoor zorgen dat projecten duidelijke en op elkaar afgestemde doelstellingen hebben en een vooraf bepaalde tijdlijn volgen. Ook kunnen ze resources dienovereenkomstig toewijzen en beheren.

Wat zijn enkele bekende methodologieën die worden gebruikt voor IT-beheer?

Niet elke IT-methodologie is geschikt voor elk bedrijf. Enkele populaire keuzes zijn onder meer:

• Agile: deze aanpak verdeelt een project in fasen en legt de nadruk op continue samenwerking en verbetering. Teams volgen een cyclus van plannen, uitvoeren en evalueren.
• COBIT: dit framework vult de hiaten tussen bedrijfsrisico's, managementbehoeften en technische problemen.
• ITIL: de Information Technology Infrastructure Library (ITIL) is een framework dat IT-teams flexibiliteit en stabiliteit biedt en tegelijkertijd de planning, selectie, levering, onderhoud en de volledige levenscyclus van IT-services voor ondernemingen standaardiseert.

Over welke vaardigheden moet een IT-manager beschikken?

IT-managers moeten goed geïnformeerd zijn over de sector, nieuwsgierig zijn, bereid zijn om te leren en openstaan voor het verkennen van nieuwe technologieën en oplossingen. De dynamische aard van de sector moedigt flexibiliteit en een open geest aan met betrekking tot nieuwe technologieën en nieuwe uitdagingen. IT-managers die graag willen leren, verbeteren en samenwerken om een bedrijf van binnenuit te verbeteren, zijn degenen die zullen slagen.