Kollaborative Erstellung von Inhalten
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Beim klassischen Konzept eines kreativen "Writer's Room" sitzen alle Teilnehmer an einem Konferenztisch. Aber das heutige Arbeitsumfeld bedeutet oft, dass nicht alle im selben Raum sein und Kaffee aus derselben Kanne trinken können.
Das kann manchmal die Kreativität hemmen. Ein Grund dafür, dass die "Writer's Room"-Methode bei der Inhaltserstellung funktioniert, ist, dass dabei eine Idee nach der anderen verworfen werden kann. Nennen wir es Kreativität nach dem Trial-and-Error-Prinzip: Es werden einfach eine Menge Ideen in den Raum geworfen, um zu sehen, was davon brauchbar ist.
Stanford-Professor Robert McKim hat den Ruf, durch sein Coaching "unzählige Innovationen und Innovatoren in die Welt zu bringen", schreibt das Management-Magazin Harvard Business Review. Sein Geheimnis? Immer wenn jemand um Feedback zu einer neuen Idee bat, antwortete er: "Nenn mir drei Ideen." Er war davon überzeugt, dass Kreativität ein Zahlenspiel ist. Irgendwann, wenn man genug Vorschläge gemacht hat, werden einige davon gut sein. Bei der "Erstellung von Inhalten" geht es darum, das beste Asset zu finden – den besten Blogpost, das beste E-Book, das beste Bildmakro usw. Und das erfordert eine Menge Arbeit.
Dein Ziel sollte also sein, eine Software einzuführen, die Mitarbeiter an verschiedenen Standorten in einer digitalen Version dieses "Writer's Room" zusammenführt. Und dabei kann Confluence helfen.
Seiten mit mehreren Benutzern bearbeiten
Wir sprechen von gemeinsamer Bearbeitung. Wenn dein Team eine Confluence-Seite (oder einen Blogpost) entwickelt, kannst du einen Benutzer oder eine Benutzerin benennen, der/die den Inhalt der Seite strukturiert. Dann kann sich das gesamte Team einbringen, ähnlich wie in einem Autorenraum, um Änderungen an einem neuen Skript vorzuschlagen.
So funktioniert die Bearbeitung von Dokumenten mit Confluence:
- Gleichzeitige Bearbeitung. Mehrere Benutzer können eine Seite gleichzeitig bearbeiten. Änderungen, die bei der Bearbeitung vorgenommen werden, werden in Echtzeit angezeigt. Das hilft dir, eine Überarbeitungsrunde für Autoren zu erstellen, was die Zuständigkeiten klärt und gleichzeitig sicherstellt, dass jeder zu Wort kommt.
- Freigegebene Entwürfe. Das Modell freigegebener Entwürfe stellt sicher, dass jeder dieselbe Seite sieht, wodurch jede Bearbeitung und Notiz in derselben Datei erfolgt.
- Entwurfsversionen. Selbst bei der Bearbeitung in Echtzeit kannst du jederzeit zu einer früheren Dokumentversion zurückkehren, wenn du noch einmal zurückgehen möchtest. Schließlich führt nicht jede Bearbeitung automatisch zu einem verbesserten Entwurf. Die Auswahl der passenden Entwurfsversion hilft dir, dich für die beste Version zu entscheiden, die eure Zusammenarbeit hervorgebracht hat.
Kreative Zusammenarbeit bietet auch einen Vorteil für dein Team. Laut Harvard Business Review verbessert kreative Zusammenarbeit sogar die Beziehungen am Arbeitsplatz. Wenn du dein Team dazu bringst, Dokumente gemeinsam zu bearbeiten – in einem Bereich –, stellst du den Mitarbeitern eine Plattform zur Verfügung, auf der sie ihre kollektive Kreativität verbessern können.
Kommentare zu Feedback und Vorschlägen
Das Beste an einer kreativen Live-Umgebung wie einem "Writer's Room": Jeder kann etwas beitragen. Alle können sich zu einem Thema einbringen, solange sie das Wort haben. Kommentare und Vorschläge sind die digitale Version davon.
Inline-Kommentare: Bei Inline-Kommentaren kannst du Text auswählen und auf „Kommentar“ klicken, um auf einen bestimmten Vorschlag hinzuweisen, der möglicherweise nicht für den gesamten Beitrag relevant ist.
Kommentare auf Seitenebene: Seitenkommentare werden am Ende der Seite hinzugefügt. So kannst du allgemeine Vorschläge und Kritik äußern, ohne zusätzlichen Platz im Text zu beanspruchen.
Und da diese Kommentare ihre eigenen Antworten hosten können, erstellst du einzigartige Konversations-Threads zu allgemeinen und detaillierten Themen. Du kannst die Breadcrumbs großer Diskussionen bis zum ursprünglichen Kommentar zurückverfolgen, ohne den Überblick über einzelne Vorschläge zu verlieren.
Benachrichtigungen über neue Änderungen oder Kommentare
So weit, so gut. Confluence kann Benutzer aus unterschiedlichen Regionen zusammenbringen, als wären sie im selben Raum und würden auf demselben Blatt Papier arbeiten. Das erleichtert die Zusammenarbeit in Echtzeit. Allerdings beschäftigen 62 % der Unternehmen laut Buffer Mitarbeiter in verschiedenen Zeitzonen. Die Absprache eines Teams für die Inhaltserstellung wird natürlich erschwert, wenn nicht alle Teammitglieder gleichzeitig arbeiten können.
Es sei denn, du hast Tools, mit denen alle auf dem Laufenden bleiben.
In so einer Situation sind Benachrichtigungen praktisch. In Confluence lösen neue Seitenänderungen oder neue Erwähnungen, mit denen bestimmte Benutzer angesprochen werden, Benachrichtigungen an das entsprechende Teammitglied aus.
Das Problem mit Benachrichtigungen ist, dass sie schnell zu einem Labyrinth aus E-Mails in deinem Posteingang werden können. Zum Glück kannst du die Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen in jedem Projekt konfigurieren. Benutzer, die nicht so viel über ein bestimmtes Projekt erfahren müssen, können Benachrichtigungen deaktivieren. Oder sie können alle Benachrichtigungen bei einem anderen Projekt aktivieren, um sicherzustellen, dass ihnen keine Änderung in den Dokumenten entgeht.
Richtig konfiguriert, können deine E-Mail-Einstellungen der Schlüssel dazu sein, ein ganzes Team über die Erstellung von Inhalten auf dem Laufenden zu halten. Aber vor allem kannst du jedem Teammitglied helfen, Confluence zu verwenden, ohne dass sein Posteingang mit unwichtigen Benachrichtigungen gefüllt wird.
KI zum Anregen der Kreativität: beständig kreative Inhalte fördern
Kreativität – ein Wort, das in aller Munde ist, doch nur wenige Unternehmen wissen, wie man es systematisieren kann. Wir neigen dazu, Kreativität als eine Muse zu verstehen, die uns hin und wieder besucht, wenn wir Glück haben.
Tatsächlich kann man sie aber zur Gewohnheit machen. Laut McKinsey gibt es sogar einen Zusammenhang zwischen Kreativität und finanzieller Leistung. In der Kreativitätsbewertung von McKinsey hatte das kreativste Quartil der Unternehmen eine 70-prozentige Wahrscheinlichkeit, eine überdurchschnittliche finanzielle Leistung zu erzielen.
Die Frage ist, wie man Kreativität in Beständigkeit umwandelt. Atlassian Intelligence (AI) kann deine Arbeitsweise grundlegend verändern. Hier ein paar Anwendungsmöglichkeiten:
Verwende AI, um den Ton deiner Beschreibungen, Kommentare und Antworten zu ändern und so deine Kommunikation zu verbessern.
Nutze benutzerdefinierte Prompts, um Brainstormings zu Inhaltsupdates auszuführen, z. B. für User Storys, Grenzfälle, Inhalte oder sogar kurze Zusammenfassungen ("TLDRs").
Lass AI deine Texte prägnanter gestalten und ihre Lesbarkeit erhöhen. Du kannst langatmige Inhalte zusammenfassen und deine Grammatik an dein Publikum anpassen lassen.
Generiere Antworten auf häufig gestellte Fragen auf der Grundlage von Informationen, die bereits in deiner Wissensdatenbank vorhanden sind.
Atlassian Intelligence kann in der individuellen "Sprache" und im Kontext deiner Organisation arbeiten, was die Geschwindigkeit erhöht, mit der diese Arbeit erledigt werden kann. Deine eigenen Inhalte werden nicht ersetzt – du erhältst vielmehr die Möglichkeit, unfertige Notizen und Ideen in nützliche Strategieseiten umzuwandeln, auf deren Basis effektivere Inhalte erstellt werden können. Und mit AI laufen diese Prozesse einfach schneller ab.
Kollaborative Funktionen zur Verbesserung der Überarbeitung
Die beste Methode, um Kreativität für jeden Beitrag zu gewährleisten, besteht darin, sicherzustellen, dass jeder Entwurf von den richtigen Mitarbeitern gelesen wird. Verwende einfache Tags, um deine besten Redakteure einzubinden, damit sie Inhalte überprüfen können. Hole die Meinung anderer Autoren ein. Wie du es machst, liegt ganz bei dir – aber Confluence bietet die nötigen Tools, um die Zusammenarbeit im Team wesentlich zu erleichtern.
Hier sind ein paar Möglichkeiten, wie Confluence deine Überarbeitung erweitern kann:
- Nutze Confluence, um in Echtzeit (wie in einem Writer's Room) oder asynchron zu arbeiten, wenn du Mitarbeiter an verschiedenen Orten hast.
- Sammle Feedback zu Inhalten aus dem gesamten Team mit Inline-Kommentaren und Benutzer-Tags.
- Verfolge alle Entscheidungen deines Teams mit einem "Entscheidungsbericht" in Confluence.
- Aktiviere Benachrichtigungen, damit dein Team automatisch über neue Änderungen und Überarbeitungen informiert wird.
Außerdem hilft dir Confluence, deine Überarbeitung zu optimieren. Manchmal bringt ein gründlicher Überarbeitungsprozess kreative Ideen hervor. Aber vielleicht hat dein neuer Inhalt schon vor der vierten Bearbeitungsrunde seinen Höhepunkt erreicht – und das ist die Version, die dir am besten gefällt. Du kannst den Seitenverlauf mit einem Klick optimieren und Confluence markiert dann farblich, welche Zeilen hinzugefügt, welche Zeilen entfernt und welche Formatierungen geändert wurden. Dadurch kannst du die Änderungen an jeder Version auf einen Blick erfassen.
Ein vernetztes Content-Team fördern
Zusammenarbeit ist der Schlüssel zur Entfaltung wahrer Kreativität. Dadurch entsteht ein selbsterhaltender Feedback-Mechanismus. Confluence-Funktionen wie die gemeinsame Echtzeitbearbeitung von Dokumenten und die Trennung von Ideen zu spezifischen und allgemeinen Themen verbessert die Zusammenarbeit der einzelnen Benutzer. Das wiederum trägt dazu bei, dass sich die Benutzer stärker mit dem Endergebnis identifizieren können.
Jeder Inhalt, den du veröffentlichst, ist ein Spiegelbild deines Unternehmens. Deine Marke. Und auch wenn wahrscheinlich keine Veröffentlichung perfekt sein wird, können gute Gewohnheiten für die kreative Zusammenarbeit dazu beitragen, dass deine Arbeit bei allen Lesern einen Ruf von Qualität genießt. Wenn du mit Confluence einen großartigen "Writer's Room" aufbauen kannst, erledigt sich der Rest von selbst.
