Was ist Vorlaufzeit? Definition und Strategien zur Optimierung

Definition von Vorlaufzeit

Vorlaufzeit ist die Zeit, die vom Beginn eines Prozesses bis zu seinem Abschluss vergeht. Sie kann auf jeden Prozess angewendet werden, in dem eine Reihe von Aktionen stattfindet. Zum Beispiel kann ein hochgradig maßgeschneidertes Produkt wie ein Kunstwerk aufgrund seiner einzigartigen, kundenorientierten Anforderungen eine lange Vorlaufzeit haben. Standardisierte Produkte wie Staubsauger können aufgrund etablierter Produktionsprozesse und Bestandsverwaltung eine kurze Vorlaufzeit haben.

Metriken zur Vorlaufzeit sind wichtig für das Verständnis und die Optimierung verschiedener Geschäftsprozesse. Sie sind ein wesentlicher Bestandteil der strategischen Planung und Entscheidungsfindung und führen zu erhöhter Kundenzufriedenheit und kontinuierlicher Verbesserung.

Arten von Vorlaufzeit

Es gibt drei Arten von Vorlaufzeit:

• Die Kundenvorlaufzeit ist die Zeit zwischen der Bestellung eines Kunden und dem Erhalt des Produkts. Sie beginnt oft mit der Auftragsbestätigung, kann aber auch die Zeit beinhalten, in der die Bestellung aufgegeben wird. Sie umfasst die Vorbereitung des Produkts, das Verpacken und den Versand und endet mit der endgültigen Lieferung.
• Eine Materialvorlaufzeit ist bei der Produktherstellung üblich. Sie misst die Zeit zwischen der Identifizierung des Materialbedarfs und dem Erhalt des Materials. Wenn ein Hersteller z. B. Rohstahl verwendet, gehören zur Materialvorlaufzeit die Definition der benötigten Menge und Qualität, die Bestellung beim Lieferanten, die Kenntnis der Vorlaufzeit des Lieferanten zur Herstellung des Materials gemäß den Spezifikationen, das Verpacken und der Versand.
• Die Produktionsvorlaufzeit ist die Zeit, die benötigt wird, um ein Produkt herzustellen, sobald alle Rohstoffe verfügbar sind. Diese interne Metrik für die Vorlaufzeit beinhaltet nicht den Versand an einen Kunden, sondern endet mit dem Status „Produkt bereit“. So umfasst beispielsweise die Produktionsvorlaufzeit in der Softwareentwicklung das Erfassen von Anforderungen, das Erstellen von Design- und Entwicklungsspezifikationen, das Entwickeln von Software, das Testen und die Veröffentlichung.

Obwohl diese Metriken separat gemessen werden, kannst du sie in eine kumulierte Vorlaufzeit einbeziehen, die den gesamten Zyklus misst, z. B. vom Rohmaterial bis zum Kunden.

Komponenten der Vorlaufzeit

Die Vorlaufzeit ist in bestimmte Elemente unterteilt, damit Prozesse gemessen, verfolgt und optimiert werden können. Zu diesen Komponenten gehören die folgenden:

• Die Vorverarbeitung umfasst die Aktivitäten vor dem Kauf von Material oder Produkten, wie z. B. die Identifizierung von Anforderungen, die Erstellung des Auftrags oder der Leistungsbeschreibung und den Einkauf. Diese Aktivitäten gehen der eigentlichen Bestellung voraus und können je nach Branche variieren.
• Die Verarbeitung umfasst die Zeit vom Eingang der Bestellung bis zur Herstellung des Produkts. In der Softwareentwicklung ist dies die Zeit, in der eine neue Funktion entwickelt wird. In der Fertigung ist es die Zeit, in der das physische Produkt hergestellt wird.
• Die Wartezeit ist die Zeit zwischen Vorverarbeitung und Verarbeitung. Wenn das Produkt z. B. auf einer strategischen Roadmap steht, zuvor aber noch Projekte abgeschlossen werden müssen, gibt die Wartezeit die Zeit an, die zwischen der Bestellung und dem Beginn der Bearbeitung vergangen ist.
• Die Lagerung bezieht sich auf die Zeit, in der ein Produkt in einer Einrichtung wie einem Lagerhaus gelagert wird, bevor es versendet wird.
• Der Transport ist die Zeit, in der sich ein Produkt auf dem Transportweg befindet, vom Verlassen des Lagers bis zur Ankunft beim Kunden.
• Bei einer Inspektion muss der Kunde überprüfen, ob das Produkt den Vorgaben entspricht. Bei hergestellten Artikeln kann das ein Test sein, ob das Produkt wie erwartet funktioniert. In der Softwareentwicklung ist dies normalerweise die Testphase für die Benutzerakzeptanz. In allen Beispielen kann die Inspektionszeit die Durchführung von Produktkorrekturen beinhalten.

Faktoren, die die Vorlaufzeit beeinflussen

Viele Faktoren können die Vorlaufzeit beeinflussen, dazu gehören:

• Verfügbarkeit beim Lieferanten: Deine Prognosen für die Vorlaufzeit sind nur so gut wie die deines Lieferanten. Wenn der Lieferant das Material nicht beschaffen kann, verlängern sich seine Vorlaufzeiten.
• Zuverlässigkeit des Lieferanten: Die Qualität des Materials, das dein Lieferant erhält, kann sich auf deine Vorlaufzeit auswirken, besonders wenn Produkte repariert oder ausgetauscht werden müssen.
• Produktionsprozesse: Jeder Schritt im Produktionsprozess kann die Vorlaufzeit verlängern oder verkürzen. Effiziente Prozesse verbessern die Vorlaufzeit, während undurchsichtige oder komplexe Prozesse zu einer längeren Vorlaufzeit führen können.
• Lagerbestände: Niedrige Lagerbestände bei hoher Nachfrage können die Vorlaufzeit verlängern. Zu viel Bestand, der gelagert werden muss, kann jedoch auch zu Ineffizienzen bei der Auftragsabwicklung führen.
• Transport: Die Entfernung, die Produkte zwischen deinem Lager und deinem Kunden transportiert werden müssen, oder die Frage, ob sie den Zoll passieren oder einer behördlichen Prüfung unterzogen werden müssen, kann sich auf die Vorlaufzeit auswirken.
• Qualität: Wenn deine Produkte nicht funktionieren und die Erwartungen der Kunden nicht erfüllen, müssen möglicherweise Ersatzprodukte verschickt werden. Wenn das passiert, wird sich die Vorlaufzeit von der Bestellung bis zum Kunden ungefähr verdoppeln.
• Nachfrage: Die Produktnachfrage kann saisonal sein. Wenn du z. B. Terrassenmöbel herstellst, steigt die Nachfrage in den warmen Monaten. Wenn die Nachfrage den Produktionsprozess übersteigt, kann dies zu einem Bestell-Backlog führen. Immer wenn sich eine Bestellung im Backlog befindet, erhöht sich die durchschnittliche Vorlaufzeit.
• Kommunikation: Schlechte Kommunikation zwischen Teams oder mit Lieferanten und Spediteuren kann zu Ineffizienzen führen: Bestellungen werden möglicherweise nicht versendet, wenn das Produkt verfügbar ist, oder bestellte Rohstoffe treffen mit Verzögerung ein.
• Externe Ereignisse: Die Covid-Pandemie hat die Lieferkette unterbrochen, was zu langen Vorlaufzeiten führte. Andere Ereignisse wie Naturkatastrophen, Stromausfälle, Straßenbau und politische Ereignisse können sich ebenfalls auf die Vorlaufzeit auswirken.

Messen der Vorlaufzeit

Eine allgemeine Formel zur Berechnung der Vorlaufzeit ist das Abschlussdatum des Prozesses abzüglich des Startdatums des Prozesses.

Bei den einzelnen Arten von Vorlaufzeiten lauten die Formeln wie folgt:

• Die Produktionsvorlaufzeit ist die Summe aus Produktionszeit, Beschaffungszeit und Versandzeit.
• Die Bestandsvorlaufzeit ist die Summe aus Lieferverzögerung und Nachbestellverzögerungszeit.
• Die Vorlaufzeit für die Auftragserfüllung ist das Lieferdatum der Bestellung abzüglich des Eingangsdatums der Bestellung.

Strategien zur Verkürzung der Vorlaufzeit

Es gibt viele Möglichkeiten, die Vorlaufzeit zu verkürzen, aber bei allen geht es um die Entwicklung einer Strategie, bei der jeder Schritt in deinen Prozessen gemessen, verfolgt und optimiert wird. Dieser iterative Prozess ist integraler Bestandteil deiner gesamten Produktstrategie. Hier sind einige Möglichkeiten, mit denen du deine Vorlaufzeit verbessern kannst:

Prozessoptimierung

Überprüfe die Prozesse, die Einfluss auf die Vorlaufzeit haben. Enthalten diese unnötige Schritte oder wird Zeit verschwendet, solltest du dies beheben. Denke daran, dass zur Prozessoptimierung möglicherweise neue Schritte hinzugefügt werden müssen, um die Vorlaufzeit zu reduzieren.

Wenn z. B. behördliche Prüfungen deine Vorlaufzeiten beeinflussen, lege fest, wie oft deine fertigen Produkte überarbeitet werden. Beauftrage eine Einzelperson oder ein Team damit, sich mit der Einhaltung von Vorschriften vertraut zu machen und zu überprüfen, ob die Spezifikationen diese Anforderungen erfüllen. Zusätzliche Schritte wie Konformitätstests für fertige Produkte können ebenfalls hilfreich sein. Diese Schritte können zwar zunächst die Produktionsvorlaufzeit verlängern, aber sie verringern möglicherweise insgesamt die Vorlaufzeit für deine Produkte.

Wenn du Rohstoffe kaufst, überprüfe, wie oft diese nachbestellt und aufgrund von Qualitätsproblemen abgelehnt werden. Suche nach Möglichkeiten, die Qualität zu verbessern. Dazu kann es gehören, klarere Anforderungen an das von dir benötigte Material festzulegen, die Qualität verschiedener Lieferanten zu prüfen und die Art und Weise der Materiallagerung und -verwendung zu überdenken.

Automatisierung

Automatisierte Berichte während der Projektplanung und jeder Projektmanagementphase können dich auf niedrige Lagerbestände, längere Lieferzeiten als üblich, schwankende Kundennachfrage und Compliance-Fehler aufmerksam machen. Mit Tools wie Jira-Berichten kannst du deine Durchlaufzeiten und die Aspekte, die sich auf diese auswirken, verfolgen. Ein kumulatives Flussdiagramm kann dir zum Beispiel helfen, Blockaden in Echtzeit zu erkennen, und ein Kontrolldiagramm kann Einblicke in Durchlauf- und Vorlaufzeit geben.

Zusätzliche Automatisierungsschritte können Benachrichtigungen beinhalten, wenn der Lagerbestand ein bestimmtes Niveau erreicht, kritische Fehler bei Produkttests auftreten oder Kundenfeedback eingeht. Für eine reibungslosere Lieferung solltest du die Automatisierung der Vorlaufzeit als Standard-Projektmanagementfunktion integrieren.

Verwaltung der Lieferantenbeziehungen

Lerne deine Lieferanten kennen und mache deine Hausaufgaben. Die billigsten Produkte können sehr teuer werden, wenn sie deine Vorlaufzeiten durch Nacharbeit, Unzuverlässigkeit oder inkonsistente Verfügbarkeit beeinträchtigen. Die Verwaltung der Lieferantenbeziehung ist entscheidend, und zwar für die Beschaffung hochwertiger Materialien, Preisverhandlungen und den Umgang mit abgelehnten oder überarbeiteten Materialien.

Überprüfe bei der Auswahl von Lieferanten deren Vorlaufzeiten, Standorte und Zuverlässigkeit. Vor Ort ansässige Lieferanten können oft schneller liefern und die Nähe ermöglicht dir den Aufbau besserer Beziehungen. Wenn Probleme auftreten, kann eine gute Beziehung zum Lieferanten helfen, diese schnell zu lösen.

Verfahren des Lean Manufacturing

Lean Manufacturing ist eine von Toyota entwickelte Philosophie und Praxis. Diese wurde von vielen Unternehmen übernommen, um bei den Prozessen Verschwendung zu vermeiden. Ziel dieses Konzepts ist es, mit möglichst wenigen Ressourcen den größten Mehrwert für Kunden zu schaffen. Zu den Lean-Prinzipien gehören die folgenden:

• Ermittle den Mehrwert mithilfe der Wertstromanalyse. Dabei handelt es sich um eine Analyse des Mehrwerts, der dem Kunden in jedem Schritt des Prozesses geboten wird. Dadurch können Unternehmen erkennen, an welcher Stelle sie Zeit und Ressourcen für Aktivitäten aufwenden, die wenig oder gar keinen Mehrwert bringen, und diese Aktivitäten einstellen.
• Sorge für einen reibungslosen Ablauf, indem du Engpässe beseitigst und die Prozessschritte von Anfang bis Ende effizient taktest.
• Richte ein Pull-System ein, indem du Produkte auf der Grundlage der tatsächlichen Nachfrage herstellst. Dies trägt dazu bei, Bestandsüberschüsse zu reduzieren, indem die Produktionsmenge auf den tatsächlichen Bedarfszeitpunkt abgestimmt wird.

Die Lean-Prinzipien zielen auf herausragende Produkt- und Prozessqualität ab, indem sie Aktivitäten zur kontinuierlichen Verbesserung in den Lebenszyklus der Produktentwicklung integrieren.

Die Vorlaufzeit mit Jira optimieren

Die Echtzeit-Einblicke in Jira können dir dabei helfen, deine Vorlaufzeiten und dein allgemeines Arbeitsmanagement zu verbessern. Vom Prognosemanagement bis zur Nachverfolgung des Lösungszeitbedarfs hilft Jira Teams, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Die agile Berichterstattung von Jira hilft Teams dabei, Überbeanspruchung und Scope Creep in Sprints zu erkennen, Fortschritte anhand von Burndown-Charts nachzuverfolgen und den Arbeitsaufwand mithilfe von Velocity-Charts besser abzuschätzen.

Lean- und agile Umgebungen nutzen Jira, um die Arbeitsabläufe für Continuous Delivery und die Verbesserung zu optimieren.

Vorlaufzeit: Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Beispiel für eine Vorlaufzeit?

Die Vorlaufzeit kann für jedes Produkt oder jeden Service gelten. Für einen Immobilienmakler, der einer Familie beim Kauf eines Eigenheims hilft, gibt es möglicherweise die folgenden Vorlaufzeiten:

• Die Recherche nach verfügbaren Immobilien benötigt vier Stunden.
• Die Besichtigung potenzieller Häuser nimmt zwei Tage in Anspruch.
• Ein akzeptiertes Angebot kann innerhalb von zwei Tagen zustande kommen.
• Die Inspektion dauert 10 Tage.
• Die Hinterlegung auf einem Treuhandkonto kann fünf Tage beanspruchen.

Es können zusätzliche Schritte mit Vorlaufzeiten anfallen, z. B. die Vereinbarung der Finanzierung, Verhandlungen über Reparaturen usw. Bei einem optimierten Prozess kann die Vorlaufzeit vom Start des Kaufprozesses durch die Familie bis zum Umzug in ein neues Zuhause lediglich 31 Tage betragen.

Was ist der Unterschied zwischen Vorlaufzeit und Bearbeitungszeit?

Vorlaufzeit und Bearbeitungszeit messen unterschiedliche Größen. Die Vorlaufzeit ist die verstrichene Zeit von Anfang bis Ende, wie zum Beispiel die Erfüllung einer Kundenbestellung oder die Herstellung eines Bauteils.

Die Bearbeitungszeit misst die Dauer eines Vorgangs, wie z. B. die Bestellung einer Mahlzeit in einem Restaurant oder einen Termin in einer Klinik. In einer Klinik entspricht die Bearbeitungszeit der Zeit, die der Patient in der Klinik verbringt: anmelden, warten auf den Arzt, Arztgespräch führen und abmelden. Die Vorlaufzeit ist in der Regel kürzer und beinhaltet mehr Variablen; zum Beispiel kann es bei einem Patienten zu einer längeren Wartezeit kommen, wenn ein anderer Patient mit einem dringenderen Problem Vorrang erhält.

Ist die Vorlaufzeit dasselbe wie die Lieferzeit?

Obwohl sie synonym verwendet werden, sind Vorlaufzeit und Lieferzeit nicht dasselbe. Die Vorlaufzeit ist die verstrichene Zeit in einem definierten Geschäftsprozess, der die Lieferung beinhalten kann, aber nicht zwangsläufig muss. Die Lieferzeit ist ein spezifischerer Begriff, der die Zeit zwischen dem Zeitpunkt, an dem ein Kunde eine Bestellung aufgibt, und dem Eintreffen der Bestellung misst.