Team-Onboarding mit Confluence skalieren

Mit Confluece-Funktionen eine klare (und spezifische) Erwartungshaltung für das Onboarding schaffen

In dieser SHRM-Umfrage gaben 23 % an, dass klare Richtlinien – einschließlich ihrer spezifischen Pflichten und Verantwortlichkeiten – einen schnellen Ausstieg hätten verhindern können. Während ein allgemeines Onboarding-Dokument hilfreich ist, um die Grundlagen zu erlernen, ist eine rollenspezifische Ressource viel nützlicher, um sich mit den Einzelheiten der einzelnen Zuständigkeiten vertraut zu machen. Jeder Mitarbeiter muss seine individuellen Verantwortlichkeiten in der Organisation kennen.

Dazu kannst du in Confluence verschiedene Seitenelemente für die einzelnen Mitarbeiterrollen einrichten. Ein Beispiel:

• Erstelle Aufgaben, die Mitarbeiter nach Abschluss abhaken können, wie bei einer To-do-Liste. Das könnte Mitarbeiter zum Beispiel dabei unterstützen, Leistungen bis zu einem bestimmten Termin zu beantragen.
• Erstelle in Confluence individuelle Tabellen. Diese Tabellen können die Erwartungen bezüglich der Erfolge beim Onboarding von Mitarbeitern innerhalb von 30 Tagen, 60 Tagen, 90 Tagen oder einer Kombination aus allem beinhalten.

• Erstelle in deinen wichtigsten Onboarding-Dokumenten Links zu bestimmten Projektdokumenten, damit die Mitarbeiter sofort über Projekte informiert sind, an denen sie teilnehmen sollen.

Gleichzeitig kannst du individuelle Teamseiten erstellen, um einzelne Rollen im Kontext deines Unternehmens festzulegen. Möchtest du, dass die Personalabteilung bestimmte Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Erwartungen für jedes Teammitglied festlegt? Nutze Seiteneinschränkungen, um die Bearbeitung auf diese Person zu beschränken. Auf diese Weise erhält jeder neue Mitarbeiter den Kontext, den er von den Teams und Personen benötigt, die ihre Rolle am besten kennen.

Das Onboarding mit Vorlagen skalieren

Wenn du den Abschnitt oben liest, verdrehst du vielleicht schon die Augen:

Eine neue Seite für jeden Mitarbeiter? Diese Arbeit wird sich summieren. Meine Abteilung umfasst immerhin viele Rollen. Zum Beispiel kann eine Marketingabteilung bis zu 20 verschiedene Rollen umfassen, und das Erstellen von Onboarding-Materialien für jede einzelne wäre zeitaufwändig. Allerdings reduzieren Confluence-Vorlagen diesen Arbeitsaufwand. Verwende Confluence-Vorlagen, um einheitliche Onboarding-Pläne und Schulungsressourcen für deine neuen Teammitglieder zu erstellen. Fülle diese Vorlagen mit allen wichtigen Informationen aus, wie zum Beispiel:

• Projektdetails
• Marketing-/Branding-Richtlinien
• Kontaktinformationen, um wichtige Ansprechpartner um Unterstützung zu bitten

• Automatisch integrierte Mitarbeiterhandbücher

Mit Confluence kannst du anhand einer vorgefertigten HR-Vorlage eine neue Seite erstellen. Möchtest du eine neue, mitarbeiterspezifische Seite für einen neuen Angestellten einrichten? Confluence kann Informationen zum Mitarbeiterhandbuch und eine Unternehmensvorstellung automatisch ausfüllen, ohne dass zusätzliche Arbeit erforderlich ist.

Nutze Inline-Kommentare, um neue Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten

Früher oder später wird es Hürden geben. Egal, wie viele Informationen Mitarbeiter aufnehmen und wie oft sie in den vorhandenen Referenzen nachschlagen, es wird immer eine Umstellung sein, bis sie voll in die Projekte deines Teams eingebunden sind.

Aber das ist kein Problem. Confluence bietet Funktionen für die direkte Zusammenarbeit, wie das "@"-Tagging für benutzerspezifische Kommentare und Seitenkommentare, sodass alle auf dem Laufenden bleiben, wenn du diese Dinge ansprichst. Neue Mitarbeiter können Seiten kommentieren, um Fragen zu stellen. Oder du kannst jemanden aus der Personalabteilung hinzuziehen, um einen Mitarbeiter auf den neuesten Stand zu bringen.

Wenn zum Beispiel ein neuer Mitarbeiter zum ersten Mal einem Teambereich beitritt, kann er Inline-Kommentare verwenden, um spezifische Fragen an die Mitarbeiter zu richten, die möglicherweise eine Antwort haben. Das hilft, Unordnung und Kommentare zu vermeiden, die jeder sehen kann, wodurch der Teambereich ungestört bleibt, während sich neue Mitarbeiter zurechtfinden.

Onboarding-Daten deiner Mitarbeiter von den übrigen Projekten trennen

Confluence ermöglicht Funktionen zum Taggen von Themen, um verschiedene Arten von Inhalten abzugrenzen. Das macht es auch viel einfacher, Dokumente und Kommunikation von Mitarbeitern zu durchsuchen. Angenommen, ein neues Teammitglied muss in seiner Onboarding-Dokumentation nachschlagen. In diesem Fall könnte es zuerst ein Onboarding-Tag durchsuchen und diese Informationen von allen Informationen zu bestehenden Projekten trennen.

Tatsächlich kannst du Tags aus allen möglichen Gründen verwenden. Du kannst zum Beispiel Leistungen, Urlaubsinformationen und Mitarbeiteranforderungen unter dem Tag "Unternehmensrichtlinien" angeben, was neuen Mitarbeitern die Orientierung erleichtert.

Du kannst auch Stichwörter verwenden, um Projektziele für neue Teammitglieder klarer zu machen. Tagge dein Team und deine Projektziele – sowie die relevanten Seiten, die sie unterstützen – und achte darauf, allgemeine Projektbeschreibungen von unterstützender Dokumentation zu unterscheiden. Dadurch erhalten Mitarbeiter eine eindeutigere Roadmap, die ihnen den Einstieg erleichtert.

Gib deinem Mitarbeiter das Gefühl, Teil des Teams zu sein.

Eine unangenehme Tatsache: Die Zahl der unmotivierten Mitarbeiter übersteigt die der motivierten Mitarbeiter fast zwei zu eins. Und Motivation ist oft das Ergebnis von Teamarbeit. Je schneller sich Mitarbeiter als geschätzte Teammitglieder fühlen, die regelmäßig Beiträge leisten, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie sich bei der Arbeit motivierter fühlen.

Wie Harvard Business Review feststellt: "Untersuchungen haben gezeigt, dass Mitarbeiter mit engen Verbindungen bei der Arbeit produktiver, kreativer und kooperativer sind."

Wie nutzt du Software wie Confluence, um diese Teamarbeit zu fördern? Ganz einfach: Nutze deine Kommunikationsfunktionen in vollem Umfang. Du kannst Confluence und Trello zusammen für das Onboarding verwenden, zum Beispiel. Teammitglieder können zusammen bloggen oder Emoji-Reaktionen verwenden, um ihrer Persönlichkeit Ausdruck zu verleihen – das fördert den Teamgeist und erweckt nicht das Gefühl, nur Dinge in einer To-do-Liste abzuhaken. (Idealerweise machst du mit Confluence und Trello beides gleichzeitig.)

Provide communication training

Eine Confluence-Wissensdatenbank kann in einen oder mehrere Bereiche integriert werden – du erstellst Seiten in einem Team- oder Projektbereich. Im Laufe der Zeit kannst du daraus eine Team- oder Organisations-Wissensdatenbank machen, die vielen Mitarbeitern dient. Es liegt an dir, die Art der Bereiche an ihre Nutzung anzupassen. Eine Wissensdatenbank für das Onboarding kann wie ein Handbuch für neue Mitarbeiter sein, in dem sie ausführlich alles Wichtige erfahren und informiert werden, welche Aufgaben sie beim Onboarding erledigen müssen. Ein Teambereich kann der gemeinsame Bereich sein, dem dieser Mitarbeiter beitritt, wenn er sich über die Ziele und Projekte seines Teams informiert.

Encourage open and honest feedback

Eine Confluence-Wissensdatenbank kann in einen oder mehrere Bereiche integriert werden – du erstellst Seiten in einem Team- oder Projektbereich. Im Laufe der Zeit kannst du daraus eine Team- oder Organisations-Wissensdatenbank machen, die vielen Mitarbeitern dient. Es liegt an dir, die Art der Bereiche an ihre Nutzung anzupassen. Eine Wissensdatenbank für das Onboarding kann wie ein Handbuch für neue Mitarbeiter sein, in dem sie ausführlich alles Wichtige erfahren und informiert werden, welche Aufgaben sie beim Onboarding erledigen müssen. Ein Teambereich kann der gemeinsame Bereich sein, dem dieser Mitarbeiter beitritt, wenn er sich über die Ziele und Projekte seines Teams informiert.