Wie lässt sich schlechte Kommunikation am Arbeitsplatz vermeiden?
So durchbrichst du die Routine und steigerst deine Produktivität
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Unternehmen müssen sich mit unzähligen Problemen auseinandersetzen, aber eines der häufigsten ist schlechte Kommunikation. Die Projektplanung ist nur dann erfolgreich, wenn jeder die richtige Botschaft erhält.
Selbst ein kleines Missverständnis kann ein Unternehmen auf lange Sicht in Schwierigkeiten bringen. Schlechte Kommunikation bei der Arbeit untergräbt die Effizienz und Unternehmensmoral.
Dieser Artikel erklärt, wie du schlechte Kommunikationsgewohnheiten in deinem Unternehmen erkennst, nennt mögliche Ursachen und bietet Vorschläge zur Verbesserung der Kommunikationskultur.
Wie erkenne ich schlechte Kommunikation?
Schlechte Kommunikation tritt auf, wenn Teammitglieder Informationen ineffektiv weitergeben. Es kommt zu einer Diskrepanz zwischen dem, was eine Person sagt, und dem, was die andere hört.
Zum Beispiel erwartet der Teamleiter einen schriftlichen Bericht, in dem der neueste Softwarefehler detailliert beschrieben wird, erhält aber nur eine kurze E-Mail. Diese Diskrepanz ist oft auf schlechte Kommunikation zurückzuführen.
Jemand, der laut oder wütend spricht, kommuniziert per se schlecht. Das ist für jeden leicht zu erkennen. Die wahren Probleme können jedoch woanders liegen und subtiler sein. Hier sind drei Möglichkeiten, schlechte Kommunikation am Arbeitsplatz zu erkennen:
- Missverständnisse bei Teaminteraktionen. Achte auf die arbeitsbezogene Kommunikation zwischen den verschiedenen Teams. Hat jeder die Ziele verstanden? Wirkt jemand verwirrt oder fehlinformiert?
- Verpasste Fristen und häufige Fehler. Wenn deine Mitarbeitenden nachlässig sind und zum Beispiel Fristen verpassen oder Projektvorgaben ignorieren, haben sie möglicherweise ihre Aufgaben und Rolle nicht vollständig verstanden.
- Feedback-Schleifen überwachen. Mangelndes Feedback führt oft zu schlechtem Kommunikationsverhalten. Einem Manager, der unvollständige Anweisungen gibt, kann der Einblick in die tatsächliche Arbeitssituation fehlen, wenn sich niemand beschwert.
Häufige Ursachen für schlechte Kommunikation
Mangelhafte interne Kommunikation hat oft mehrere Ursachen, unter anderem fehlende Klarheit hinsichtlich der Anweisungen und Ziele, mangelndes Feedback oder Hierarchieprobleme. Kulturelle Unterschiede, Sprachbarrieren, physische und ökologische Barrieren sowie ineffektive Kommunikationskanäle können ebenfalls Probleme verursachen.
Überlege, wie die Kommunikation in deinem Unternehmen abläuft. Erhalten Mitarbeitende klar verständliche Anweisungen, die am besten dokumentiert sind, um später darauf zurückzugreifen? Es nützt nichts, wenn du dein Team bei der Präsentation deines ausgeklügelten Fünf-Punkte-Plans mitreißt, die Begeisterung dann aber abebbt, wenn sich nach einer Woche niemand mehr an die Details erinnert. Sorge also dafür, dass jeder sowohl die Anforderungen als auch das Gesamtziel seiner Arbeit glasklar versteht.
Eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass alle auf Kurs bleiben, besteht darin, mehrere Kommunikationskanäle zu nutzen. Eine Kollaborationsplattform wie Confluence ist perfekt für ausführliche Anleitungen geeignet, während Chat-Plattformen besser für schnelle Updates sind. Mehrere Kommunikationskanäle zu haben, hilft den Mitarbeitenden auch, über kulturelle Unterschiede hinweg zu kommunizieren. Zum Beispiel könnten schriftliche Mitteilungen Kollegen helfen, die die Sprache nicht oder nicht gut verstehen.
Denke über andere potenzielle Kommunikationsbarrieren nach. Die Zusammenarbeit an einem Projekt kann sich schwierig gestalten, wenn Besprechungszeiten für Mitarbeitende in anderen Zeitzonen zu spät angesetzt sind. Oder vielleicht arbeitet ihr in einem Großraumbüro, und es ist schwierig, sich zu konzentrieren.
Sich auf die Suche nach den Ursachen für Kommunikationsprobleme in deinem Unternehmen zu machen, bringt dich nur weiter, wenn auch jemand die Macht hat, etwas zu verändern. Untätigkeit oder Ignoranz seitens der Führungsebene ist ein großes Problem, wenn du die schlechten Kommunikationsfähigkeiten deiner Mitarbeitenden verbessern willst.
Strategien zur Verbesserung schlechter Kommunikation am Arbeitsplatz
Wenn die Kommunikation am Arbeitsplatz nicht rund läuft, solltest du schnell handeln. Fast 50 % der Teilnehmer an einer Umfrage von Forbes Advisor aus dem Jahr 2023 gaben an, dass schlechte Kommunikation ihre Arbeitszufriedenheit beeinträchtigt.
Zum Glück gibt es Abhilfe. Hier sind einige Strategien zur Verbesserung der Kommunikation im Unternehmensumfeld.
Aktives Zuhören fördern
Manchmal entgehen Mitarbeitenden wichtige Informationen, weil sie nicht richtig zuhören. Sie konzentrieren sich auf das, was sie als Nächstes sagen wollen, oder ihre Gedanken schweifen zu Themen ab, die nichts mit der aktuellen Diskussion zu tun haben. Aktives Zuhören kann einen großen Unterschied machen. Halte deine Kollegen dazu an, andere ausreden zu lassen und sich auf das Gesagte zu konzentrieren.
Genauso wenig effektiv ist es, einfach nur Ansagen zu machen, anstatt ein echtes Gespräch zu führen. Fordere deine Zuhörer daher regelmäßig auf, das eben Gehörte zusammenzufassen. So können alle bestätigen, dass sie alles richtig verstanden haben, und das Gespräch bleibt freundlich und respektvoll.
Klar und präzise kommunizieren
Selbst die besten Ideen haben keine Zukunft, wenn die Mitarbeitenden keine Ahnung haben, welche Ziele man mit einem Projekt verfolgt. Jeder im Projektmanagement-Team bzw. jede Person mit Entscheidungsbefugnissen sollte wissen, wie man klare Zielvorgaben macht.
Anstatt zum Beispiel zu sagen: „Packen wir's an“, sag besser: „Wir möchten den Produktumsatz im nächsten Quartal um 5 % steigern.“ Beide Aussagen klingen ähnlich motivierend, aber nur eine wird wahrscheinlich zum gewünschten Ziel führen.
Wenn du ein Umfeld kultivierst, in dem Feedback und Fragen willkommen sind, wirst du automatisch erfahren, wenn es neue Unklarheiten gibt.
Nutze die richtigen Tools
Teams, die zusammenarbeiten wechseln gerne zwischen E-Mails, Online-Chats, Telefonanrufen, Projektverfolgungstools usw. hin- und her. Wenn du die richtigen Plattformen und Technologien dafür auswählst, verläuft auch diese Kommunikation reibungslos.
Manche Teams sind viel unterwegs und nutzen geschäftliche Telefone, um ihr Anrufvolumen zu bewältigen. Andere arbeiten remote und kommunizieren ausschließlich auf digitalem Wege. Welche Kommunikationsmethode du auch verwendest, lass es das gesamte Team wissen und erkläre, wie die einzelnen Technologien funktionieren.
Wenn dein Team in einem Büro arbeitet, solltest du für ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Online-Chat und persönlichen Gesprächen sorgen.
Eine kurze Nachricht online zu schicken ist die schnellste Option, aber viele kluge Köpfe brauchen den direkten Austausch, damit die Ideen fließen. Mitarbeitende könnten so zum Beispiel, ihre Whiteboard-Strategie vorstellen und unmittelbares, ungefiltertes Feedback erhalten.
Kommunikationstraining anbieten
Gibt es bei dir Mitarbeitende, die eher introvertiert sind oder aufgrund mangelnder zwischenmenschlicher Fähigkeiten Probleme damit haben, ihre Meinung zu äußern? Durch Kommunikationstraining kannst du ihnen eine Stimme geben.
Andere Mitarbeitende haben vielleicht Probleme damit, zuzuhören, oder lassen sich leicht ablenken. Sie wollen gute Leistung erbringen, benötigen dafür aber zusätzliches Training.
Ein kurzer Kommunikations-Workshop mit Übungen zu klarer Aussprache, aktivem Zuhören und dem Interpretieren nonverbaler Hinweise kann hier Wunder wirken. Das Training ist am effektivsten, wenn es auf teamspezifische Probleme zugeschnitten ist. Wenn eure Social-Media-Beiträge zum Beispiel vor Fehlern strotzen, weil das Content-Team immer veraltete Informationen bekommt, könntest du ein Training zu teamübergreifender Zusammenarbeit in Erwägung ziehen.
Zu offenem und ehrlichem Feedback ermutigen
Kollegen, die auf bestehende Kommunikationsprobleme hinweisen, sind mächtige Verbündete. Diese Ehrlichkeit gibt es jedoch nur in Arbeitskulturen, die offenes und direktes Feedback fördern. Wenn Mitarbeiter Konsequenzen befürchten müssen, schweigen sie lieber und ignorieren potenzielle Probleme.
Manager müssen möglicherweise die Projektmanagementphasen noch einmal erklären oder wichtige Informationen wiederholen. Wenn du Mitarbeitende hast, die regelmäßig Feedback geben, kannst du diese Probleme ausräumen, bevor sie sich verschlimmern.
Organisiere regelmäßige Rücksprachen, Einzelgespräche und anonyme Umfragen. Wenn sich jemand beschwert, kümmere dich so schnell wie möglich darum. Es wird sich für dich auszahlen, wenn du auf das Feedback deiner Mitarbeitenden hörst.
Wie man eine positive Kommunikationskultur fördert
Jedes Unternehmen braucht eine positive Kommunikationskultur, um erfolgreich zu sein. Sehen wir uns die wesentlichen Strategien an, mit denen du ein Umfeld mit offener Kommunikation, Vertrauen und Transparenz fördern kannst, was letztlich jedem Einzelnen und dem Team als Ganzen zugutekommt.
Mit gutem Beispiel vorangehen
Wie man in den Wald hinein ruft, so schallt es heraus. Wenn Manager schlecht kommunizieren, tun das auch die Mitarbeitenden.
Wenn du ein gutes Kommunikationsumfeld am Arbeitsplatz möchtest, dann fang bei den Führungskräften an. Achte darauf, wie sie sprechen, lese ihre E-Mails und internen Memos und stelle sicher, dass sie wissen, wie man mit Feedback umgeht. Wenn du in einer Führungsposition bist, mache es dir zur Aufgabe, die Kommunikationsstandards so konsistent wie möglich einzuhalten.
Das Ziel ist, dass die Führungskräfte den Mitarbeitenden ein Beispiel sind, was gute Kommunikation angeht. Dabei ist Konsistenz sehr wichtig. Kommunikationsstandards müssen konsequent umgesetzt werden, bevor sie Verhalten beeinflussen können.
Baue Vertrauen und Transparenz auf
Misstrauen führt zu schweigenden Mitarbeitern. Niemand möchte auf Probleme hinweisen, wenn er damit rechnen muss, in Schwierigkeiten zu geraten. Kommunikation blüht auf, wenn Unternehmen Ehrlichkeit und Integrität respektieren.
Sei bereit für Beschwerden, mit denen du nicht einverstanden bist, oder beziehe wichtige Teamansprechpartner mit ein. Um die Transparenz zu wahren, bewerte jedes Anliegen und berichte über deine Ergebnisse.
Wenn Beschwerden zu betrieblichen Veränderungen führen, teile dies allen mit. Die Weitergabe von Informationen sollte ein ganz gewöhnlicher Vorgang sein.
Manchmal werden Falschinformationen verbreitet. Dabei könnte es um ein bestimmtes Teammitglied, eine neue Produktlinie oder etwas anderes gehen. Fehlinformationen verbreiten sich oft schnell zwischen verschiedenen Teams und bleiben in den Köpfen der Mitarbeiter haften. Wenn du ein Gerücht hörst, beende die Gerüchteküche sofort und teile die richtigen oder offiziellen Informationen mit.
Gute Kommunikation anerkennen
Das Lob guter Kommunikatoren beflügelt dein Team und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass dieses Verhalten zum Vorbild wird. Probiere verschiedene Belohnungsstrukturen aus, bis du die für deine Mitarbeiter passende findest.
Teams, die gut kommunizieren, verdienen auch Anerkennung. Lobe öffentlich, um zu motivieren und Teamerfolge vor dem ganzen Unternehmen zu feiern.
Eine erfolgreiche Kommunikation sollte sich auch auf die Leistungsbeurteilung auswirken. Wenn sich der Kommunikationsstil einer Person merklich verbessert, denke daran, die Änderung anzuerkennen.
Nutze Confluence für die effektive Kommunikation am Arbeitsplatz
Die Art und Weise, wie dein Team kommuniziert, hat weitreichende Auswirkungen, von der Produktqualität bis hin zur Mitarbeiterzufriedenheit. Plattformen wie Confluence helfen dir dabei, die Kommunikation zu koordinieren, sodass sich Verbesserungen leicht nachvollziehen lassen.
Confluence ist deine zentrale Informationsquelle. Mit Confluence können Teammitglieder Dokumente direkt teilen und kommentieren, sodass Daten nicht plattformübergreifend gesucht werden müssen. Alle am Projekt beteiligten Personen können gleichzeitig am selben Dokument arbeiten, als wären sie im selben Raum.
Wenn Mitarbeiter alleine arbeiten, können sie Änderungen rund um die Uhr nachverfolgen. Kommentare auf der Seite erzeugen eine Feedbackschleife, die den Austausch fördert und Missverständnisse ausräumen hilft. Wenn du mehr fachlichen Input benötigst, tagge den Experten im Kommentarbereich.
Mit Confluence kommunizieren Teams auch über integrierte Messaging-Tools. Teile Informationen mit dem gesamten Unternehmen oder schaffe Spaces für die Zusammenarbeit, um bestimmte Projekte zu besprechen. Jedes Dokument, jeder Kommentar und jede Überarbeitung im Zusammenhang mit dem Projekt wird zur Ansicht und Überprüfung bereitgestellt.
Möchtest du die Kommunikation deines Teams für immer verändern? Probiere Confluence jetzt kostenlos aus.
