So erstellst du einfache, robuste Projektpläne
Gute Projektpläne sind mehr als eine Auflistung dessen, was wann zu tun ist.
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Beim Wort "Projektplan" stellen sich die meisten typischerweise einen Zeitplan vor, ähnlich einer To-do-Liste mit Aufgaben, die zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden müssen. Aber diese Liste ist nur ein ganz kleiner Teil eines Projektplans. Ein guter Projektmanager entwickelt einen Plan, der nicht nur das Problem, das er zu lösen versucht, abdeckt, sondern auch dessen Umfang, Ergebnisse, Risiken und Projektabhängigkeiten – und zeigt so den Weg zum Projekterfolg auf.
Wenn es keinen Projektplan gibt, können sich die Teammitglieder in einem Labyrinth aus Komplexität verlieren. Sie wissen vielleicht nicht, wo sie anfangen sollen, oder noch schlimmer, sie könnten sich mit ihren Aufgaben befassen, ohne genau zu verstehen, wie und wann ihre Arbeit in das Gesamtbild passt.
Was ist Projektplanung?
Projektplanung ist der Prozess der Definition von Zielsetzungen, Umfang und Aktivitäten, die für den Abschluss eines Projekts erforderlich sind. Sie stellt einen grundlegenden Aspekt des Projektmanagements dar, der das Setzen klarer Ziele, das Identifizieren von Ressourcen, das Schätzen der Kosten und die Entwicklung einer Roadmap für den Projekterfolg beinhaltet.
Die Projektplanung bildet die Basis für eine effektive Ausführung, Überwachung und Kontrolle. Dieser Prozess ermöglicht es Projektmanagern und Teams, ihre Anstrengungen und Ressourcen aufeinander abzustimmen, wodurch Unsicherheiten reduziert und die Chancen erhöht werden, ein Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets abzuschließen.
Was ist ein Projektplan?
Ein Projektplan ist das konkrete Ergebnis des Projektplanungsprozesses. Es handelt sich um ein umfassendes Dokument, das die wichtigsten Elemente des Projekts beschreibt. Dazu zählen Ziele und Zielsetzungen, Umfang, Zeitplan, Ressourcenanforderungen, Risiken und Abhängigkeiten.
Ein Projektplan dient als Roadmap für alle Stakeholder und bietet ein klares Verständnis des Zwecks, der Meilensteine und der erwarteten Ergebnisse des Projekts. In ihm werden die Teammitglieder benannt, die notwendigen Tools für die Projektplanung spezifiziert und die Schritte zum Erfolg detailliert beschrieben.
Ein gut strukturierter Projektplan steuert nicht nur die Projektabwicklung, sondern dient auch als Kommunikationsinstrument, um alle während des gesamten Projektlebenszyklus auf dem Laufenden zu halten.
Vorteile der Projektplanung
- Klarheit und Abstimmung: Die Projektplanung bietet ein gemeinsames Verständnis der Projektzielsetzungen und des Projektumfangs und stellt sicher, dass alle Teammitglieder und Stakeholder auf demselben Stand sind. Diese Klarheit reduziert Missverständnisse und widersprüchliche Erwartungen.
- Ressourcenzuweisung: Die Projektplanung hilft bei der Identifizierung und Zuweisung der benötigten Ressourcen, unabhängig davon, ob es sich um personelle, finanzielle oder materielle Ressourcen handelt. Dies optimiert die Ressourcenauslastung und verhindert eine Überlastung.
- Risikomanagement: Die Projektplanung ermöglicht die Identifizierung und Bewertung potenzieller Risiken. Durch die Risikoplanung kann das Projektteam diese proaktiv angehen und mindern.
- Zeitmanagement: Ein gut strukturierter Projektplan beinhaltet eine Zeitleiste mit Meilensteinen und Aufgabenabhängigkeiten. Dadurch wird es einfacher, Projektzeitpläne zu verwalten und Deadlines einzuhalten.
- Kostenkontrolle: Durch die Schätzung der Projektkosten während der Planungsphase eines Projekts können Organisationen die Ausgaben effektiver verfolgen und kontrollieren.
- Bessere Kommunikation: Der Projektplan dient als Kommunikationsinstrument, das alle Stakeholder auf dem Laufenden hält und sicherstellt, dass jeder über den Projektfortschritt, Änderungen und Probleme informiert ist.
- Qualitätssicherung: Die Planung kann Qualitätsstandards und -prozesse beinhalten, um sicherzustellen, dass das Projekt hochwertige Ergebnisse liefert.
- Höheres Verantwortungsbewusstsein: In den Projektplänen werden Besitzer von Aufgaben benannt. So wird deutlich, wer für bestimmte Aktivitäten zuständig ist, wodurch das Verantwortungsbewusstsein gefördert wird.
- Effiziente Entscheidungsfindung: Die Planung hilft dabei, Entscheidungsprozesse zu definieren, wodurch es einfacher wird, Probleme anzugehen und wichtige Entscheidungen zu treffen, sobald sie während des Projekts auftreten.
Projektplanungsprozess (mit Schritten)
Einen Projektplan Schritt für Schritt zu erstellen mag unnötig erscheinen, aber für den Aufbau einer soliden und erfolgreichen Strategie ist dies von entscheidender Bedeutung. Bevor du in den Planungsprozess eintauchst, nimm dir etwas Zeit, um über dein Team, deine Organisation, verfügbare Ressourcen und Projektziele nachzudenken. Direkt von Beginn der Projektplanungsphase an ist es wichtig, ein gemeinsames Verständnis mit deinem Team zu fördern.
Schritt 1: Stelle dir deinen Projektplan als Karte vor
Stelle dir folgende Fragen, während du den Plan entwickelst:
- Wo soll es hingehen?
- Woher weißt du, wann das Projekt vorbei ist?
- Welche Mitarbeiter werden sich an den Plan halten?
- Welche Meilensteine werden sie unterwegs passieren?
- Auf welche Hindernisse könnten sie stoßen?
Gibt es alternative Routen?
Schritt 2: Lerne deine Stakeholder kennen.
Erfahre mehr über Unternehmenspolitik, schwierige Charaktere und mögliche Streitpunkte, die während des Projektmanagementprozesses auftreten können. Larry W. Smith, PMP, Projektmanager beim Software Technology Support Center, betont, wie wichtig eine Stakeholderanalyse ist. Laut Smith wünschen sich alle Beteiligten, dass das Projekt erfolgreich ist. Wenn man aber vergisst, die Bedürfnisse von nur einem einflussreichen Stakeholder zu erfüllen, könnte dies selbst die besten Pläne gefährden.
Smith empfiehlt, sich für Folgendes Zeit zu nehmen:
- Zu klären, wer die Projekt-Stakeholder sind
- Deren Erwartungen und Einfluss zu verstehen
- Zu entscheiden, wie man Feedback von Kollegen und Stakeholdern im laufenden Projekt berücksichtigen kann
- Einen Bezug zwischen sämtlichen Anforderungen und Erwartungen und den Aktivitäten für Risikoplanung und Risikobewältigung herzustellen
- Gewissenhaft alle Kommunikationsstrategien für das Projekt zu planen
Du kannst die Bedeutung einer klaren Kommunikation nicht genug betonen. Deshalb beginnt Bernie Ferguson, Projektleitungsexperte bei Atlassian, schon in den frühesten Phasen eines Projekts mit den Stakeholdern zu kommunizieren:
"Wir verwenden das Projektposter, damit Teammitglieder und Stakeholder gleich wissen, was Sache ist. Was machen wir? Welchen Wert hat das für die Kunden und das Unternehmen? Warum glauben wir, dass dies die richtige Lösung ist? Wir erhalten Feedback zu den Antworten auf all diese Fragen, bevor etwas in die Roadmap des Teams aufgenommen wird." – Bernie Ferguson, Atlassian
Schritt 3: Sei realistisch und arbeite einen Zeitplan aus.
Projektmanager sind oftmals zu optimistisch. Statt sich auf das bestmögliche Ergebnis zu konzentrieren, sollten sich PMs Gedanken über potenzielle Probleme machen und ermitteln, wie sich diese auf die Zeitleiste für das Projektmanagement auswirken.
Eine gebührende Sorgfaltspflicht, Workshops zu Horrorszenarien oder Einzelgespräche mit wichtigen Stakeholdern sind eine großartige Möglichkeit, potenzielle Hindernisse zu identifizieren.
Denke darüber nach, eine vorläufige Zeitleiste zu entwerfen, indem du andere Projektmanager fragst, wie lange die Planung ähnlicher Projekte gedauert hat. Triff dich mit Teams, mit denen du zusammenarbeiten wirst, um zu erfahren, wie lange bestimmte Projektaufgaben dauern werden. Verwende Projektmanagementtools und durchsuche Projektarchive nach alten Projektzeitplänen.
Betone, wie wichtig Kommunikation ist, indem du ihre Bedeutung bekräftigst. Halte alle relevanten Beteiligten über die Einzelheiten des Projekts auf dem Laufenden. Die würdest du schließlich auch wissen wollen. Vereinfachte Gantt-Diagramme sind eine effektive Möglichkeit, Projektzeitleisten zu visualisieren und so für jeden leicht verständlich zu machen.
Schritt 4: Rekrutiere Freunde und Kollegen
Als Projektmanager liegt es an dir, den Projektplan (und letztendlich das Projekt) zu erstellen. Diesen schreibst du aber nicht im stillen Kämmerlein. Während du den Projektplan ausarbeitest, musst du alle wichtigen Stakeholder einbeziehen und mit ihnen nahezu ständig in Kontakt bleiben. Du wirst feststellen, dass sie eine hervorragende Informationsquelle sind.
Indem du die Gedanken deines Teams sammelst und ihr gemeinsam Ideen ausarbeitet, kannst du schnell zu aussagekräftigen Schlussfolgerungen kommen. Die Zusammenarbeit im Team fördert das Gefühl der Unterstützung durch die Gemeinschaft und führt daher zu besseren Projektplänen.
Wir bei Atlassian nutzen Vorlagen, um den mit dem Planungsprozess verbundenen Aufwand zu reduzieren und Diskussionen anzustoßen, die für die Best Practices der Projektplanung unerlässlich sind. Projektplanvorlagen sind eine hervorragende Möglichkeit, um Mitarbeiter dazu zu bringen, über die Aspekte des Projektmanagements nachzudenken, die sie vorher vielleicht nicht berücksichtigt haben.
Eine gute Kurzpräsentation für dein Projekt ist eine Sache, aber das Erstellen eines soliden und effektiven Plans ist ein ganz anderes Unterfangen. Seien wir ehrlich: Projektrisiken und -abhängigkeiten abzubilden, macht nicht besonders viel Spaß. Die leistungsstarken Vorlagen und hilfreichen Eingabeaufforderungen von Atlassian ermöglichen es Projektmanagern, methodisch über die Erstellung von Projektplänen nachzudenken. Dies führt zu weniger Flüchtigkeitsfehlern und einer höheren Produktivität.
Schritt 5: Denke über Ziele und den Projektumfang nach
Formuliere eine Problemstellung, die konkret aufführt, was genau du zu lösen versuchst. Entwickle als Nächstes eine Hypothese, die besagt, was deiner Meinung nach passieren sollte, um dein Problem zu lösen. Gib dann einen kurzen Überblick über den Kontext des Projekts und alle relevanten Daten oder Erkenntnisse, die dein Vorhaben unterstützen. Lege abschließend die wichtigsten Metriken fest, anhand derer du den Erfolg des Projekts messen wirst. Diese Erfolgsmetriken werden wahrscheinlich verschiedene Aspekte deines Plans beeinflussen und dessen Ausrichtung und Fokus prägen.
Frag deine Teammitglieder, was sie brauchen, und nicht, was ganz nett wäre oder unnötig ist. Wenn du dir schon früh im Planungsprozess ein klares Bild vom Projektumfang verschaffst, einschließlich dessen, was explizit ausgeschlossen ist, minimierst du das Risiko von Missverständnissen mit den Stakeholdern. Es hilft dir auch, eine angemessene Zeiteinteilung für die Projektbeteiligten festzulegen. Diese Klarheit macht es einfacher, auf Veränderungen am Projektumfang zu reagieren, sobald sie auftreten.
Schritt 6: Erwarte Überraschungen
Fast alle Projektpläne enthalten Angaben zu Budgets, Projektzeitplänen und Umfang. Ein guter Plan beantwortet jedoch auch wichtige Fragen zum Projekt, wie:
- Ressourcen: Welche Fähigkeiten erfordert das Projekt? Wer ist verfügbar? Wie hoch ist das Budget?
- Entscheidungen: Wer wird Empfehlungen aussprechen? Wer wird Anfragen genehmigen oder ablehnen?
- Kommunikation: Wer wird für die Kommunikation von Fortschritten und Hindernissen verantwortlich sein?
- Risiko: Worauf sollten Teammitglieder achten? Wie sieht der Prozess zur Protokollierung und Verfolgung von Risiken aus?
- Reviews: Wie sammelst du Feedback, bevor das Projekt geliefert wird?
- Genehmigungen: Wer muss das noch abzeichnen? Wer trifft die endgültige Entscheidung?
Zeitplanung: Sind die Arbeitspläne deiner Teammitglieder auf die Projektzeitleiste abgestimmt? Wie hast du deine Projektdeadline ausgewählt?
Dein Plan muss nicht im Detail auf jedes dieser Probleme eingehen, er sollte aber genügend Informationen liefern, damit du das Projekt reibungslos und ohne große Überraschungen abwickeln kannst.
Häkchen
Tipp: Verwende die DACI-Methode, um rechtzeitig fundierte Entscheidungen über dein Projekt zu treffen.
Schritt 7: Entscheide dich für einen Projektmanagementansatz
Die meisten PMs wählen beim Projektmanagement entweder einen Wasserfall- oder einen agilen Ansatz. Ein agiler Ansatz liefert durch einen iterativen Prozess, der Projektpläne, Anforderungen und Ergebnisse kontinuierlich bewertet, schnell Ergebnisse. Bei dieser Methode betrachten wir Zeit und Ressourcen als fix.
Der Wasserfall-Ansatz ist ein linearer, sequenzieller Prozess, bei dem das Projekt Schritt für Schritt, Team für Team voranschreitet. Hier gilt der Projektumfang als fix, Zeit und Ressourcen bleiben aber flexibel.
Schritt 8: Schreibe deinen Plan auf und überprüfe ihn.
Sobald du alle Fragen beantwortet, alle Diskussionen geführt und einen Haufen Notizzettel angesammelt hast, wird es Zeit, den Projektplan zu schreiben. Gestalte ihn hinsichtlich Wortwahl, Formatierung und Design möglichst einfach.
Hier sind einige nützliche Details, die dein Plan auf jeden Fall enthalten sollte:
- Projektname
- Lieferdatum
- Budgetmittel
- Ziele des Plans
- Hervorgehobene Meilensteine und erwartete messbare Auswirkungen
- Erwartete Starts und Fertigstellungen jeder Aufgabe
- Anmerkungen, die Verantwortliche für einzelne Aufgaben hervorheben
- Aufgabendetails und Hinweise, die verdeutlichen, was passieren soll
Anmerkungen zu Risiken und Aufgaben (oder Teams), die voneinander abhängig sind, um Verzögerungen zu vermeiden
Wenn dein Projektplan fertig ist, nimm dir einen Moment Zeit und bitte jemanden, der nicht an der Erstellung beteiligt war, ihn zu überprüfen. Ein zweites Paar Augen kann dir helfen, Fehler zu erkennen.
HäkchenTipp: Wenn du den Aufwand für jede Aufgabe abschätzt, solltest du der Versuchung widerstehen, dich zu tief in die Materie einzuarbeiten. Du sollst schließlich nur eine wohl begründete Vermutung anstellen.
Schritt 9: Teile deinen Plan mit anderen!
Sobald dein Projektplan fertiggestellt und gründlich geprüft ist, ist es an der Zeit, ihn mit den aktiv beteiligten Personen und den Stakeholdern zu teilen, die auf dem Laufenden bleiben müssen. Bereite dich auf einen aufregenden Projektstart vor, der alles in Bewegung setzt. Sei dir bewusst, dass Veränderungen und Herausforderungen ein integraler Bestandteil jedes Projekts sind, also ist es wichtig, darauf gut vorbereitet zu sein.
Befolge deinen Plan während des gesamten Projektlebenszyklus und überprüfe ihn laufend. Konzentriere dich auf die Kernelemente des Projekts, den beabsichtigten Umfang und die vereinbarten Schritte. Dieser Ansatz stellt sicher, dass du auf Kurs bleibst und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass dein Projekt erfolgreich umgesetzt wird, auch angesichts unerwarteter Entwicklungen.
Beispiel für einen Projektplan
Hier ist ein vereinfachtes Beispiel für einen Projektplan für eine Marketingkampagne:
Projektname: Frühjahrskampagne zur Produkteinführung
- Ziele und Vorgaben des Projekts:
- Die Sichtbarkeit der Marke um 20 % erhöhen.
- 1.000 Leads innerhalb von drei Monaten generieren.
- Den Umsatz in der Frühjahrssaison um 15 % steigern.
- Umfang:
- Eine Reihe von Online- und Offline-Marketingmaterialien erstellen.
- Eine neue Produktlinie auf den Markt bringen.
- Digitale Werbekampagnen durchführen.
- Projektzeitplan:
- Phase 1 (Monat 1–2): Kampagnenstrategie und Erstellung von Inhalten.
- Phase 2 (Monat 3): Markteinführung und Marketingeinführung.
- Ressourcen:
- Marketingteam (4 Mitglieder).
- Budget von 50.000 USD für Werbung und Materialien.
- Risiken:
- Unvorhersehbares Wetter, das sich auf Veranstaltungen im Freien auswirkt.
- Marktwettbewerb führt zu Preiskämpfen.
- Abhängigkeiten:
- Abschluss der Produktentwicklung (vor dem Start der Kampagne).
- Verfügbarkeit von Marketingmaterialien (vor der Werbung).
- Qualitätssicherung:
- Regelmäßige Bewertungen und Feedback-Sitzungen, um qualitativ hochwertige Inhalte sicherzustellen.
- Aufgabeninhaber:
- Kampagnenstrategie: Sarah
- Erstellung von Inhalten: John
- Produkteinführung: Emily
Werbekampagnen: Mark
Dieser Beispielplan deckt Projektziele, Umfang, Zeitleisten, Ressourcen, Risiken, Abhängigkeiten und Qualitätsmaßnahmen ab und ist somit eine wertvolle Referenz für Stakeholder und Mitglieder des Projektteams während der gesamten Kampagne.
Erstellung effektiver Projektpläne
Im Projektmanagement ist ein umfassender und gut strukturierter Projektplan der Kompass, der Teams und Stakeholder zum erfolgreichen Projektabschluss führt. Die Projektplanung ist nicht nur eine Checkliste von Aufgaben, sondern ein komplizierter Prozess, der Projektziele definiert, Ressourcen zuweist, Risiken bewertet und eine Roadmap zur Zielerreichung vorgibt.
Durch einen durchdachten Schritt-für-Schritt-Ansatz können Projektmanager Klarheit, Zusammenarbeit und Anpassungsfähigkeit während des gesamten Projektlebenszyklus fördern, was letztlich die Chancen erhöht, Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abzuwickeln.
