Einen Risikomanagementplan erstellen

Was ist ein Risikomanagementplan?

Ein Risikomanagementplan ist ein detailliertes Dokument, das die Prozesse und Personen, die für die Identifizierung, Bewertung, Verwaltung, Überwachung und Minderung von Risiken verantwortlich sind, erfasst und kodifiziert. Dein Unternehmen benötigt einen Unternehmensrisikomanagementplan und einen Projektrisikomanagementplan für jedes wichtige Unternehmensprojekt.

Warum sind Risikomanagementpläne wichtig?

Ignorierte Risiken können zu Bedrohungen werden, die ein kritisches Projekt oder dein gesamtes Unternehmen zum Erliegen bringen können. Risikomanagementpläne helfen dir dabei, wirksame Abwehrmaßnahmen zu ergreifen, indem sie mehrere Vorteile bieten:

• Proaktive Risikoidentifikation: Effektive Risikomanagementpläne können deinem Unternehmen helfen, Risiken zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen, um sie zu mindern, bevor sie einen kritischen Projektzeitplan oder Geschäftsabläufe beeinträchtigen.
• Bessere Entscheidungsfindung: Risikomanagementpläne können dir helfen, bessere Risikodaten zu sammeln und zu nutzen und deine Bemühungen zur Risikovermeidung und -minderung zu verbessern.
• Effiziente Ressourcenzuweisung: Klare, gut durchdachte Risikomanagementpläne können die Ressourcenplanung verbessern. Das hilft dabei, jedem Risikomanagement-Projekt die richtigen Mitarbeitenden und Ressourcen zuzuweisen, wodurch Doppelarbeit und unerledigte Aufgaben reduziert oder vermieden werden.
• Verbesserte Kommunikation: Deine Risikomanagementpläne können dazu beitragen, Projekt- und Risikomanagementteams, Entscheidungsträger und Stakeholder über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten. Diese Pläne können auch Zeitpläne für regelmäßige Bewertungen, Updates und Informationen über Teammitglieder enthalten.
• Projekterfolg: Gut ausgearbeitete Risikomanagementpläne bieten alle Informationen, die du benötigst, um deine Projekte und dein Geschäft optimal vor Bedrohungen zu schützen. Jede deiner Projektmanagementphasen – Projektplanung, Projektausführung und Projektmanagement – muss Risikomanagementmaßnahmen beinhalten. Ein effektives Bedrohungsmanagement und ein wirksamer Schutz sind an und für sich schon ein erfolgreiches Projekt. Es erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass du deine wichtigsten Meilensteine im Projektmanagement erreichst.

7 Schritte für einen erfolgreichen Risikomanagementplan

Jeder Risikomanagementplan muss sieben Schritte befolgen, um einen effektiven Schutz vor Risiken für Projekte und dein Unternehmen zu bieten.

Risiken identifizieren

• Nutze Techniken wie Brainstorming und SWOT-Analysen (Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen), um potenzielle Risiken aufzudecken.
• Arbeite eng mit IT-Leitern und -Teams zusammen, um Cyber- und Nicht-Cyber-Risikomanagementmaßnahmen zu integrieren und zu synchronisieren, wo immer dies möglich ist.
• Führe detaillierte Listen aller identifizierten Risiken.
• Beauftrage bestimmte Personen mit der Pflege und Aktualisierung der Risikolisten.

Risikobewertung durchführen

• Bewerte jedes Risiko anhand qualitativer und quantitativer Methoden.
• Priorisiere die Risiken entsprechend ihrer potenziellen Auswirkungen auf das Projekt oder den Geschäftsbetrieb.

Auslöser von Risiken analysieren

• Ermittle, welche Ereignisse oder Bedingungen das jeweilige Risiko auslösen könnten.
• Überwache deine Umgebung kontinuierlich auf Anzeichen eines Risikos. Nutze nach Möglichkeit automatisierte Überwachungs- und Benachrichtigungslösungen.
• Entwickle, dokumentiere, teste und aktualisiere regelmäßig Notfallpläne und händige diese aus, um schnell auf einen identifizierten Auslöser reagieren zu können.

Plan zur Risikobewältigung definieren

• Wähle für jedes Risiko die passende Strategie. Zu den Optionen gehören Vermeidung, Minderung, Selbstbehalt, Streuung, vertraglich vereinbarte Übertragung, Versicherungspolicen sowie Risikoakzeptanz.
• Entwickle, dokumentiere, teste und aktualisiere regelmäßig gründlich erarbeitete Pläne für den Umgang mit einschneidenden Risiken und händige diese aus.

Risikoverantwortliche benennen

• Weise bestimmten Teammitgliedern detaillierte Verantwortlichkeiten zu.
• Stelle sicher, dass jeder seine Aufgaben und Verantwortlichkeiten versteht.
• Überprüfe regelmäßig alle Aufgaben und aktualisiere sie bei Bedarf, um auf Veränderungen der Mitarbeitenden oder der Risikoumgebung zu reagieren.

Risikomanagementplan umsetzen

• Setze den Risikomanagementplan in die Tat um, nachdem du alle beteiligten Projektteammitglieder und Stakeholder in Kenntnis gesetzt hast.
• Stelle sicher, dass die Umsetzung projektspezifischer Risikomanagementpläne jene Geschäftsabläufe, die nicht am Projekt beteiligt sind, nur geringfügig oder gar nicht behindert.

Risiken überwachen und überprüfen

• Stelle sicher, dass jeder Risikomanagementplan Schritte und Zeitpläne für regelmäßige Tests und Überprüfungen beinhaltet.
• Überwache alles, was mit den einzelnen Risikomanagementmaßnahmen zu tun hat, und verwende, wo immer möglich, automatisierte Überwachungs- und Benachrichtigungslösungen.
• Überprüfe und aktualisiere den Risikomanagementplan regelmäßig, um neuen Informationen und Änderungen Rechnung zu tragen.

Best Practices für Risikomanagementpläne

Ohne Hilfe und Unterstützung können selbst die besten Risikomanagementpläne keine Risiken identifizieren, bewerten, priorisieren, überwachen oder mindern. Einige zusätzliche Best Practices werden dir helfen, deine Risikomanagementpläne in effektive Risikomanagementmaßnahmen umzusetzen:

• Schaffe eine Risikomanagement-Kultur. Anwender, einschließlich Kollegen, Kunden, Entscheidungsträger und Partner, stellen zusammen das größte Risiko für dein Unternehmen dar. Das gilt insbesondere für deine IT-Umgebung, in der Cyberrisiken dein gesamtes Unternehmen lahmlegen können. Aufklärungsarbeit, Schulungen und regelmäßige Kommunikation zu Risiken und deren Minderung können dazu beitragen, vom Anwender ausgelöste Risiken zu reduzieren. Diese Bemühungen können eine Risikomanagement-Kultur schaffen, in der Anwender Risiken vermeiden, anstatt sie auszulösen oder zu ignorieren.
• Binde deine Stakeholder ein. Deine Risikomanagementpläne sollten konkrete Schritte zur Identifizierung, Einbindung und regelmäßigen Kommunikation mit den von diesem Plan am stärksten betroffenen Personen beinhalten. Diese Schritte tragen dazu bei, Unterbrechungen zu minimieren und zu verhindern, dass Stakeholder überrumpelt werden. Außerdem können sie dafür sorgen, dass sich einige passive Beobachter aktiv beteiligen.
• Ignoriere nicht die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Die Vorschriften im Hinblick darauf, wie Unternehmen mit personenbezogenen, privaten und geschützten Informationen umgehen, entwickeln sich ständig weiter. Größere Unternehmen verlangen zunehmend die Einhaltung mehrerer Rahmenwerke und Vorschriften. Zu den bemerkenswerten Beispielen für Risikomanagementpläne gehören das SOC (System and Organization Controls) 2 Cybersecurity Framework und der internationale Informationsmanagementstandard ISO/IEC 27001. Die Nichteinhaltung von Vorschriften kann für Ihr Unternehmen erhebliche Geldstrafen, ein Reputationsrisiko und eine eingeschränkte Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit größeren Partnern nach sich ziehen. Es ist daher von entscheidender Bedeutung, alle relevanten Compliance-Probleme als Teil deiner Risikomanagementpläne zu verstehen und anzugehen.
• Nutze Projektmanagementtools. Deine Risikomanagement-Bemühungen sollten auf die Systeme, Prozesse und Personen zurückgreifen, die dein Unternehmen für das Projektmanagement einsetzt. Vertrautheit, Fachwissen und Ressourcen wie Vorlagen und Integrationen mit anderen Unternehmenssystemen können deine Arbeit erleichtern und beschleunigen. Das gilt insbesondere, wenn dein Unternehmen leistungsstarke, flexible und leicht anpassbare Tools wie Confluence verwendet.

Mache dein Unternehmen mit einem Risikomanagementplan zukunftssicher

Risikomanagementpläne können deinem Unternehmen helfen, Risiken konsequent und effektiv zu erkennen, zu verwalten und zu mindern. Die Minimierung und Minderung von Risiken verschafft deinem Unternehmen eine flexiblere, zuverlässigere und sicherere Grundlage für Wachstum und digitale Transformation.

Mithilfe folgender Funktionen hilft dir Confluence dabei, effektive Risikomanagementpläne zu erstellen und umzusetzen:

• Ordnung ins Chaos bringen: Confluence kann dabei helfen, Informations- und Erfahrungssilos in einer gemeinsamen, umsetzbaren Ressource zusammenzuführen. Es bringt wichtiges unternehmensweites und projektbezogenes Wissen an einem Ort zusammen, sodass es sofort und sicher zugänglich ist. Confluence hilft deinen Projekt- und Risikomanagern, zu finden, wonach sie suchen, und herauszufinden, was sie brauchen.
• Teamübergreifende Zusammenarbeit: Deine Teamleiter und -mitglieder können ihre Kollegen zur Zusammenarbeit via Bearbeitung in Echtzeit und Inline-Kommentare einladen. Wenn du Risikomanagementpläne und andere Dokumente fertigstellst, kannst du sie mit den Stakeholdern und Entscheidungsträgern deines Unternehmens teilen.
• Vorlagen bereitstellen und bei ihrer Erstellung helfen: Confluence bietet kostenlose Vorlagen, die dir bei der Planung und beim Risikomanagement in deinem Unternehmen sowie während des gesamten Projektmanagement-Lebenszyklus helfen können.

Fange gleich heute mit der kostenlosen Risikobewertungsmatrix-Vorlage an.