4 Möglichkeiten, die Kommunikation mit Teams und Stakeholdern zu verbessern

1. Konsistente Strategien und Kampagnen erstellen

Kein Team arbeitet im luftleeren Raum. Die Kommunikationsstrategien, Kampagnen und Workflows deines Teams werden ständig ergänzt. Und wenn du in einem dynamischen und agilen Umfeld arbeitest, werden deine Strategien und Kampagnen wahrscheinlich regelmäßig um neue Ideen erweitert. Zwischen E-Mails, Direktnachrichten und Videoanrufen kann die Kommunikation unüberschaubar werden und Ideen können unzusammenhängend und schwer umzusetzen sein. Hier kommen Confluence-Vorlagen ins Spiel.

Vorbei sind die Zeiten, in denen einzelne Dokumente erstellt und per E-Mail gesendet wurden, wenn etwas bearbeitet oder hinzugefügt wurde. Mit den Confluence-Vorlagen können du und dein Team Projektdokumente, Marketingstrategien, Unternehmensupdates und mehr zentral entwickeln. Vorlagen erleichtern auch die Kommunikation mit Stakeholdern, da deine Dokumentation schnell aktualisiert und zum Überfliegen oder gründlichen Lesen zur Verfügung gestellt werden kann. So können Entscheidungsträger die wichtigsten Punkte schnell finden und nachvollziehen.

Vorlagen machen es deinem Team leicht, eine Vielzahl von Projekten in Angriff zu nehmen, von Marketingplänen bis hin zu Produktanforderungen. Ganz gleich, welche geschäftlichen Anforderungen du hast, es gibt eine Confluence-Vorlage, mit der du für Konsistenz und Klarheit sorgst – vor allem, wenn du Stakeholder über den Stand eines Projekts informierst. Confluence-Vorlagen gibt es unter anderem zu folgenden Themen:

• Unternehmensstrategie
• Design
• Dokumente und Berichte
• Human Resources
• Marketing und Vertrieb
• Persönlich
• Produktmanagement
• Produktivität
• Projektplanung
• Softwareentwicklung/IT
• Start-up
• Teamwork

Verwende Vorlagen als Ausgangspunkt für deine Projekte und Kampagnen und stelle von Anfang an Konsistenz her.

2. Einblicke und Feedback in Echtzeit teilen

Wenn dein Team mit unzusammenhängenden Dokumenten auf mehreren Plattformen arbeitet, ist es gut möglich, dass Kommunikation nicht bemerkt wird. Manchmal bilden sich Informationssilos, wenn Teams abteilungs- oder projektübergreifend arbeiten. Wissen und Daten werden möglicherweise nur in einer bestimmten Gruppe geteilt und sind für andere Mitarbeiter unzugänglich. Egal, ob es um Initiativen, Ergebnisse oder Team- und Stakeholder-Kommunikation geht, du benötigst ein Tool für Arbeitsbereiche, das all deine Anforderungen an den Wissensaustausch erfüllt.

Confluence macht die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Stakeholdern in Bereichen einfach. Teams erstellen Seiten in einem organisierten und offenen Bereich, sodass sie leicht zu finden sind. Diese Seiten enthalten nützliche Unternehmens- oder Projektinformationen und Benutzer können sofort Einblicke und Feedback geben, indem sie Text auswählen und einen Kommentar hinzufügen. Sie können auch einen ganzen Inhalt am Ende der Seite oder des Beitrags kommentieren.

Wenn Teammitglieder oder Stakeholder Kommentare beantworten oder mit einem Like versehen, wird der ursprüngliche Verfasser des Kommentars benachrichtigt. Die Teammitglieder erhalten außerdem zeitnah Benachrichtigungen über alle Änderungen, die an den bestehenden Inhalten vorgenommen wurden, oder wenn etwas Neues hinzugefügt wird. Das ist besonders praktisch für asynchrone Arbeit, weil jeder genau weiß, warum eine Änderung vorgenommen wurde.

Confluence geht über persönliche Ordner hinaus und bietet team- und projektorientierte Arbeitsbereiche. Das ermöglicht Teammitgliedern und Stakeholdern einfachen Zugriff, eine durchsuchbare Dokumentation und eine skalierbare Organisationsstruktur. Wenn Mitarbeiter Teams verlassen oder ihnen beitreten, bleiben ihre Dokumente und Projekte weiterhin verfügbar.

3. Fundierte Entscheidungen treffen

Laut Qatalog und Ellis Idea Lab der Cornell University geben 43 % der Angestellten an, zu viel Zeit damit zu verbringen, zwischen Anwendungen und Online-Tools zu wechseln. Wenn Zeit Geld ist, können es sich diese Endnutzer nicht leisten, wertvolle Minuten mit Kontextwechsel zu verschwenden. Indem wir den Stakeholdern Kontext bieten, können sie das Gesamtbild schneller nachvollziehen. Confluence unterstützt eine Vielzahl von Inhalten, die dazu beitragen können, deine Botschaft abzurunden und Stakeholdern zu helfen, Entscheidungen mit mehr Selbstvertrauen zu treffen.

• Analysen: Indem du Analyseberichte von Google, Adobe oder anderen Anbietern in die Seiten deiner Team-Arbeitsbereiche einbettest, können Stakeholder Wachstumschancen, Erkenntnisse und Trends in Kundendaten leicht erkennen.
• Tabellen: Tabellen helfen dir und deinem Team, eine große Menge an Informationen auf einen Blick zu kommunizieren, aber dazu musst du deine Zellen optimal formatieren.
• Bilder: Durch das Einbetten relevanter Bilder und Mediendateien in Confluence-Seiten kannst du den Zuschauern schnell mehr Kontext bieten.
• Intelligente Links zu anderen Tools (z. B. Jira, Figma): Wenn deine Arbeit in einem Tool (von Atlassian oder einer anderen unterstützten Plattform eines Drittanbieters) gespeichert ist und du sie in Confluence anzeigen möchtest, können dir intelligente Links dabei helfen. Kopiere einfach die Seite, das Projekt-Board, den Kalender oder einen anderen Link und füge ihn an einem beliebigen Ort in Confluence ein. Über den Link können Stakeholder eine Vorschau der Seite ansehen oder sie direkt bearbeiten oder einbetten.

Kontext für Stakeholder umfasst mehr als Diagramme, Grafiken, Bilder und Links – es ist auch wichtig, Bereiche zu veranschaulichen, die möglicherweise mehr organisatorische Unterstützung benötigen. Schließe die folgenden Elemente ein, wenn du Projekt-Updates erstellst:

• Projektdetails: Name, Projektmanager und Datum des Berichts
• Zusammenfassung des Projekts: Ort, Zeitleiste, Ziel und Budget
• Projektzeitplan: Meilensteine und individuelle Task-Details, einschließlich der bereits abgeschlossenen Tasks
• Beteiligte Parteien: Teammitglieder, wichtige Interessenvertreter und Kunden
• Risiken: Mögliche Probleme, Engpässe und erforderliche Änderungen
• Budgetstatus: Bereits getätigte und verbleibende Investitionen
• Wichtige Ressourcen: Anhänge und Links zu relevanten Dokumenten
• Nächste Schritte: Aufgaben

Beim Aufbau einer Unternehmenskultur der Transparenz ist es wichtig, dass du deinem Team und deinen Stakeholdern detaillierten Kontext zur Verfügung stellst.

4. Projekt-Updates und Kampagnenergebnisse präsentieren

Eine der besten Möglichkeiten, Neuigkeiten und Ergebnisse von Projekten und Kampagnen zu veranschaulichen, besteht darin, sie in einer Präsentation zu teilen. Und mit Confluence ist es einfach, in den Moderatormodus zu wechseln. Dieses Layout eignet sich hervorragend, um Seiten- oder Blogeintragsinhalte mit weniger Ablenkungen zu präsentieren – außerdem musst du keine zusätzlichen Folien oder Präsentationen erstellen. In diesem Modus wird der Inhalt in einer übersichtlichen Vollbildansicht angezeigt – ohne Seitenleisten, Inline-Kommentare und optionale Menüs.

Im Moderatormodus kannst du auch das Aussehen der Präsentation ändern, indem du Cursor-Spotlight oder das dunkle Design auswählst. Cursor-Spotlight verwandelt den Cursor in einen großen Kreis, sodass das Publikum ihm leichter folgen kann. Das dunkle Design kann die Augen bei Nacht entlasten und die Akkulaufzeit verlängern. Es kann nach Belieben aktiviert werden.

Benutzer haben auch die Möglichkeit, die Vorlage für den Moderatormodus zu verwenden. Diese Vorlage führt Benutzer durch die Erstellung einer Seite, die für Präsentationen optimiert ist.

Teams und Stakeholder mit Confluence vereinen

Wenn Transparenz für dich im Vordergrund steht, ist es viel einfacher, Stakeholder-Gruppen aufeinander abzustimmen. Confluence erleichtert die offene Kommunikation mit Tools und Vorlagen, die für Teams entwickelt wurden.

Du kannst Confluence kostenlos testen und erfahren, wie du damit alle Mitarbeiter in deinem Unternehmen erreichst – von Entscheidungsträgern bis hin zu einzelnen Beitragenden.