Erfolgreiches Verfassen eines Business Case

Was ist ein Business Case?

Ein Business Case rechtfertigt in einem Dokument die Durchführung eines Projekts oder einer Initiative. Der Hauptzweck besteht darin, die potenziellen Vorteile, Kosten und Risiken zu bewerten und Entscheidungsträgern Belege dafür zu liefern, weshalb sich die Investition lohnt.

Die wichtigsten Elemente eines Business Case

Ein gut strukturierter Business Case beinhaltet in der Regel folgende Schlüsselelemente:

• Zusammenfassung: Das ist ein kurzer Überblick über den Business Case, in dem das Geschäftsproblem, die vorgeschlagene Lösung und die erwarteten Vorteile hervorgehoben werden.
• Problemstellung: Beschreibt eindeutig das Geschäftsproblem oder die Geschäftschance, die das Projekt angehen soll.
• Optionsanalyse: Dazu gehört die Bewertung potenzieller Lösungen, einschließlich ihrer Vor- und Nachteile und der geschätzten Kosten.
• Empfohlene Lösung: Basierend auf der Analyse ist das die vorgeschlagene Vorgehensweise und eine Begründung dieser Wahl.
• Implementierungsplan: Beinhaltet das Erstellen einer allgemeinen Roadmap, die den Projektzeitplan, die Meilensteine, die erforderlichen Ressourcen und die wichtigsten Ergebnisse umreißt.
• Finanzanalyse: Umfasst eine Kosten-Nutzen-Analyse, in der die zu erwartenden Kosten, der Nutzen und die Kapitalrendite (ROI) des Projekts aufgeschlüsselt werden.
• Risikobewertung: Hilft dabei, potenzielle Risiken im Zusammenhang mit dem Projekt und Strategien zu deren Minderung zu erkennen, einschließlich Sensitivitätsanalysen.
• Analyse der Beteiligten: Das ist ein Überblick über die Personen oder Gruppen, auf die sich das Projekt auswirkt, sowie über den jeweiligen Einfluss und das jeweilige Interesse.
• Fazit: Fasst die wichtigsten Punkte zusammen und bietet Entscheidungsträgern einen überzeugenden Aktionsaufruf für die Genehmigung des Projekts.

Wer verfasst normalerweise Business Cases?

Der Business Case wird normalerweise von der Einzelperson oder Gruppe verfasst, die das Projekt vorschlägt. Dabei könnte es sich um Projektmanager, Unternehmer oder andere Beteiligte handeln, die sich für eine bestimmte Vorgehensweise einsetzen. Manche Unternehmen haben möglicherweise eine bestimmte Rolle oder ein Team, das für die Ausarbeitung von Business Cases verantwortlich ist.

Der Projektsponsor bereitet in der Regel den Business Case vor, aber alle relevanten Teammitglieder sollten ebenfalls dazu beitragen. Dazu gehören Fachexperten aus der Finanz-, HR- und IT-Abteilung und anderen relevanten Funktionen, die spezielle Einblicke und Informationen bieten können.

Wodurch unterscheiden sich Business Case und Geschäftsplan?

Business Cases und Geschäftspläne dienen unterschiedlichen Zwecken:

• Ein Business Case rechtfertigt ein bestimmtes Projekt, indem er dessen Vorteile, Kosten und Risiken umreißt. Er konzentriert sich auf eine einzige Initiative, um die Genehmigung und Finanzierung zu erhalten.
• Ein Geschäftsplan bietet einen umfassenden Überblick über ein gesamtes Unternehmen, in dem Geschäftsstrategie, Marktanalysen, Finanzprognosen und Betriebspläne detailliert beschrieben werden. Er dient als langfristige Roadmap für das Unternehmen.

Zusammenfassend ist ein Business Case eine gezielte, kurz- bis mittelfristige Analyse eines bestimmten Projekts. Im Gegensatz dazu ist ein Geschäftsplan umfassender und auf die langfristige Strategie des gesamten Unternehmens ausgelegt.

Welche Vorteile bietet ein Business Case?

Ein gut ausgearbeiteter Business Case bietet Unternehmen, die Projekte oder Initiativen durchführen, zahlreiche Vorteile.

Problemdefinition und -lösung

Ein Business Case definiert das Problem oder die Chance klar und skizziert einen Lösungsvorschlag. Er legt eine Roadmap für das Projekt fest und sorgt dafür, dass alle Beteiligten die Geschäftsziele und sonstigen Zielsetzungen verstehen.

Analysen als fundierte Entscheidungsgrundlage

Ein Business Case ermöglicht fundierte Entscheidungen durch eine gründliche Kosten-Nutzen-Analyse. Dadurch können Führungskräfte die Vorzüge des Projekts mit anderen Prioritäten abwägen und ihre Entscheidungen auf Fakten stützen.

Effiziente Ressourcennutzung

Ein Business Case trägt zu einer optimierten Ressourcenzuweisung bei, indem er die für das Projekt notwendigen Investitionen rechtfertigt. Das unterstützt beim gezielten Einsatz von Personal und Geldern für die Initiativen mit dem wichtigsten strategischen Wert und ROI.

Erkennen und Abschwächen von Risiken

Ein Business Case identifiziert potenzielle Fallstricke anhand einer umfassenden Risikobewertung und skizziert Strategien zur Risikominderung. Dieser proaktive Ansatz erhöht die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs und minimiert die Auswirkungen möglicher Herausforderungen.

Klares Erwartungsmanagement

Ein Business Case stimmt die Erwartungen der Beteiligten aufeinander ab, indem er die erwarteten Ergebnisse, Zeitpläne und Verantwortlichkeiten dokumentiert. Er dient auch als Kommunikationsmittel und als Bezugspunkt während des gesamten Projektlebenszyklus und sorgt dafür, dass sich alle auf die vereinbarten Ziele konzentrieren.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines Business Case

Die Entwicklung eines überzeugenden Business Case umfasst einen systematischen Ansatz zur Informationserfassung, zur Optionsanalyse und zur Abgabe einer klaren Empfehlung.

DEFINIEREN DES PROBLEMS

Ermittle zunächst die Problemstellung oder Chance, mit der sich das Projekt befassen soll. Formuliere die Problemstellung und ihre Auswirkungen auf das Unternehmen klar und deutlich. Sammle relevante Daten und Belege wie Kundenfeedback, Markttrends oder interne Metriken, um die Problemstellung zu untermauern.

Brainstorming möglicher Lösungen

Binde wichtige Beteiligte ein, um verschiedene mögliche Lösungen auszuarbeiten. Berücksichtige dabei sowohl interne Fähigkeiten als auch externe Ressourcen. Bewerte jede Option auf der Grundlage ihrer Machbarkeit, der damit verbundenen Kosten und der Ausrichtung auf die Unternehmensziele. Eine Brainstorming-Vorlage kann dazu beitragen, dass die Gespräche produktiv bleiben.

Finanzen analysieren

Führe eine gründliche Finanzanalyse für die vorgeschlagenen Lösungen durch. Schätze die mit jeder Option verbundenen Kosten, einschließlich der Vorabinvestitionen und laufenden Ausgaben. Projiziere den erwarteten Nutzen und den ROI über einen definierten Zeitraum.

Risiko beurteilen

Identifiziere potenzielle Risiken jeder Lösung wie technische Herausforderungen, Marktunsicherheiten und Ressourcenbeschränkungen. Entwickle Strategien zur Minderung, um diesen Risiken zu begegnen und ihre Auswirkungen auf den Projekterfolg zu reduzieren. Eine Vorlage für eine Risikobewertungsmatrix vereinfacht den Prozess.

Kontakt mit Beteiligten pflegen

Arbeite während des gesamten Prozesses mit wichtigen Beteiligten zusammen, um Beiträge einzuholen, einen Konsens zu erzielen und die Zustimmung zu sichern. Kommuniziere Fortschritte regelmäßig und hole Feedback ein, um sicherzustellen, dass hinsichtlich der empfohlenen Lösung Übereinstimmung besteht und diese unterstützt wird.

Business Case entwerfen

Trage die gesammelten Informationen in einem umfassenden Dokument zusammen. Füge eine Zusammenfassung, eine Problemstellung, eine Analyse der Optionen, eine empfohlene Lösung, einen Implementierungsplan, eine Finanzanalyse und eine Risikobewertung hinzu. Drücke dich dabei klar und präzise aus und verwende Grafiken, um die wichtigsten Punkte zu vermitteln.

Überprüfen und verfeinern

Teile den Entwurf des Business Case zur Überprüfung und für Feedback mit den relevanten Beteiligten. Berücksichtige ihre Beiträge und präzisiere das Dokument, damit es möglichst klar, genau und überzeugend ist. Bereite dich darauf vor, den Business Case Entscheidungsträgern zu präsentieren und auf alle Fragen oder Bedenken einzugehen.

Implementieren und überwachen

Entwickle nach der Genehmigung einen detaillierten Implementierungsplan, z. B. mit einer Projektplanvorlage. Weise Verantwortlichkeiten sowie Ressourcen zu und lege Zeitpläne fest. Überwache regelmäßig den Fortschritt anhand von Meilensteinen und wichtigen Leistungsindikatoren. Informiere die Beteiligten über Neuigkeiten und nimm bei Bedarf Anpassungen vor, um eine erfolgreiche Projektabwicklung sicherzustellen.

Mit Confluence einen erfolgreichen Business Case erstellen

Egal, ob du einen Machbarkeitsnachweis vorlegst oder die Genehmigung für eine groß angelegte Initiative einholst: Ein gut ausgearbeiteter Business Case ist unerlässlich. Dadurch wird nachgewiesen, dass das Projekt mit dem strategischen Plan des Unternehmens übereinstimmt und dass die zeitlichen, personellen und finanziellen Investitionen gerechtfertigt sind.

Confluence vereinfacht diesen Prozess mit integrierten Best Practices und Vorlagen. Die Lösung ermöglicht es, wichtiges unternehmensweites und projektbezogenes Wissen an einem Ort zu zentralisieren, sodass es sofort zugänglich ist und zum Vorantreiben deiner Geschäfte genutzt werden kann.

Erstelle mit Confluence einen Business Case, der Aufmerksamkeit und Zustimmung findet:

• Teamübergreifende Zusammenarbeit: Lade deine Kollegen ein, mit dir in Echtzeit zusammenzuarbeiten und Inline-Kommentare zu hinterlassen. Die Projektzusammenarbeit ist wichtig für die Entwicklung eines umfassenden Business Case, den du mit der gesamten Organisation teilen kannst.
• Vorlagen und Struktur: Organisiere deine Inhalte mit Vorlagen für Business Cases und Projekte logisch und professionell. Diese Vorlagen helfen dabei, alle wichtigen Aspekte abzudecken, vom Projektumfang bis zur Finanzanalyse.
• Optisch ansprechend: Verwende Diagramme, Grafiken und andere visuelle Elemente, um deine Daten überzeugend und leicht verständlich zu gestalten. Überzeugende Grafiken können helfen, den Nutzen und die Machbarkeit deines vorgeschlagenen Projekts zu vermitteln.
• Zentralisierte Informationen: Bewahre all deine Dokumente, Daten und dein Feedback an einem Ort auf, sodass alle auf dem gleichen Stand sind. Zentralisierte Informationen ermöglichen eine effiziente Projektplanung und Projektdurchführung.
• Einfaches Teilen: Teile deinen Business Case mühelos mit Beteiligten und erhalte Feedback in Echtzeit, um notwendige Anpassungen vorzunehmen. Durch reibungsloses Teilen und Zusammenarbeiten wird der Genehmigungsprozess optimiert.

Mit Confluence lassen sich Probleme durch verstreute Dokumente, unzuverlässige Informationen und geografisch verteilte Teammitglieder vermeiden, indem du deine gesamte Arbeit in einem einzigen, verbundenen Arbeitsbereich zusammenfasst. Inhaltsintegrierte Seiten werden in sichere Arbeitsbereiche eingespeist, die zur Informationsquelle deines Unternehmens werden – egal, ob es sich dabei um ein Start-up oder einen Konzern handelt.

Mit Confluence kannst du einen Business Case entwickeln, der den strategischen Nutzen deines Projekts effektiv kommuniziert. Von der Definition des Projektumfangs bis hin zur Erstellung des Implementierungsplans bietet Confluence die Tools für eine erfolgreiche Projektzusammenarbeit. Beginne noch heute mit der Erstellung deines überzeugenden Business Cases und lass deine Ideen Wirklichkeit werden.

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