What is a project proposal outline? Steps and best practices

Understanding a project proposal outline

A project proposal outline aims to clearly explain a project in a way that convinces readers to support it. An effective project proposal outline is essential to strategic planning and influences your company’s decision-making process.

To create an effective project proposal outline, you must understand the stakeholders' primary goals and concerns. Draft your proposal outline to align with and address what those stakeholders care about and can expect from your project.

That effort begins with the outline’s title, which should persuade your audience to continue reading the outline. This approach will result in a project proposal outline that engages and persuades participants, stakeholders, and influencers to support your project.

Types of proposals

There are multiple types of project proposals, including academic proposals, business proposals, project proposals, and research proposals.

• Academic proposals intend to gain support for creating a specific dissertation, research paper, or thesis.
• Business proposals aim to secure funding from investors, persuade clients to sign a contract or gain support for a project.
• Research proposals aim to gain resources and support for a specific research project.
• Project proposals intend to garner support for a particular project from colleagues, decision-makers, and stakeholders.

The structure and components of each project proposal outline may vary depending on the type of proposal involved. Most of your proposals will likely be project management proposals, which aim to address a specific operational business need or pursue a specific business opportunity.

Components of a proposal outline

Every project proposal outline should include several key components. Use this project proposal format to write an effective outline:

• Title: Give your outline a title that captures the critical focus of your project. Don’t try to summarize the entire project; instead, provide a few words of incentive for people to continue reading the outline.
• Executive summary: This succinct project proposal overview focuses on its goals, objectives, and anticipated outcomes. This should be no more than one to two short paragraphs.
• Introduction: This section should cover the same grounds as the executive summary and provide more details centered on the content of the proposal outline. It should be brief and encourage further reading.
• Problem statement: Include a brief, clear statement of the business problem or opportunity the proposed project intends to address.
• Objectives: Provide details of the specific goals of the proposed project. Focus on stakeholder and company-wide benefits.
• Methodology: Briefly describe how the proposed project will achieve its objectives. Give information on which roles and teams will be active participants, and list all stakeholders.
• Budget: Detail the money, people, and other resources needed to complete the proposed project successfully. Where appropriate, include information about the source or sources of budgeted resources.
• Timeline: Detail the planned schedule for all stages of the proposed project. Highlight any anticipated decision or inflection points.
• Evaluation: Describe how you’ll evaluate the results and outcomes of the proposed project and what the next steps will be.
• Conclusion: Summarize the key points and include a call to action requesting feedback and questions from readers.
• Appendices: Add any appropriate supporting documents and links to online resources. Label each appendix and include a brief description of why you included it.

Schritte zur Erstellung einer Projektvorschlagsgliederung

Jetzt, da du eine brauchbare Struktur hast, kannst du mit der Erstellung deiner Gliederung beginnen. Hier ist eine Zusammenfassung der wichtigen Schritte.

Führe vorausgehende Recherchen durch

Beginne damit, deine Zielgruppe, ihre wichtigsten Ziele und Anliegen zu recherchieren und herauszufinden, wie dein geplantes Projekt am ehesten mit diesen übereinstimmen kann. Sammle Informationen durch Umfragen, Interviews und informelle Gespräche, um die Struktur und den Inhalt deiner Vorschlagsgliederung zu gestalten.

Führe gute Notizen und zeichne Gespräche wenn möglich auf, damit du alle für deine Recherchen wertvollen Informationen festhalten kannst.

Strukturiere die Gliederung

Strukturiere deine Gliederung, indem du die Primärforschung und die obige Liste der Komponenten anwendest. Organisiere Informationen logisch und erstelle Überschriften und Unterüberschriften für jeden Abschnitt, um die Lesbarkeit zu verbessern. Konzentriere dich darauf, deinen Projektvorschlag klar und präzise zu präsentieren.

Schreibe die Vorschlagsgliederung

Fange mit dem Schreiben an, sobald du eine Struktur hast. Verfasse jeden Abschnitt in einer klaren und professionellen Sprache und verwende dabei Begriffe, die deinem Hauptpublikum vertraut oder wichtig sind, wann immer dies angemessen ist.

Überprüfe und überarbeite jeden Abschnitt, um maximale Genauigkeit und Vollständigkeit zu erreichen. Wenn es die Zeit und die Umstände erlauben, solltest du versuchen, deine Gliederung von mindestens einem oder zwei Mitgliedern deiner Hauptzielgruppe überprüfen und kommentieren zu lassen, bevor du deine endgültige Version entwickelst und teilst.

Best Practices für die Erstellung von Vorschlagsgliederungen

Bei der Erstellung einer Projektvorschlagsgliederung ist es wichtig, dass du deine Arbeit kurz und prägnant hältst und auf deine Ziele und Vorgaben (und die deiner Hauptzielgruppe) abstimmst. Verwende eine vertraute, angenehme Sprache und füge glaubwürdige, unterstützende Daten in den Hauptteil deiner Gliederung oder als Anlagen ein. Verwende einheitliche Formatierungen und Schriftarten, um visuelle Unruhe zu vermeiden und dafür zu sorgen, dass sich die Leser auf den Inhalt deiner Gliederung konzentrieren können.

Erstelle effektive Projektvorschlagsgliederungen mit Confluence

Die richtige Software kann deinen gesamten Prozess zur Erstellung von Projektvorschlägen vereinfachen und beschleunigen, einschließlich der kollaborativen Überprüfung und Bearbeitung. Hier liegt die Stärke von Confluence.

Confluence bietet einen vernetzten Arbeitsbereich, in dem Teams Projekte voranbringen können. Teams können Projektpläne erstellen, bearbeiten oder teilen und bleiben so stets auf dem Laufenden. Jedes Projekt, jeder Vorschlag und jede Gliederung kann mehrere Arten von Informationen enthalten, darunter Aufgaben, zugewiesene Personen, Termine, Tabellen und mehr.

Confluence bietet eine Reihe verfügbarer Vorlagen, einschließlich einer Vorlage für Projektvorschläge, damit du schnell und effizient loslegen kannst. Entdecke die Projektpostervorlage in Confluence und verwende Confluence, um deine Projektvorschlagsgliederung kostenlos zu verfassen.

Vorschlagsgliederung: Häufig gestellte Fragen

Warum ist eine Vorschlagsgliederung wichtig?

Eine Projektvorschlagsgliederung hilft dir, deine Gedanken zu ordnen und sicherzustellen, dass du alle kritischen Punkte abdeckst. Sie macht außerdem den Schreibprozess effizienter und ermöglicht dir, die Ziele und Methoden des Vorschlags den Prüfern und Stakeholdern klar zu vermitteln. Eine solide Projektvorschlagsgliederung kann in allen Phasen des Projektmanagements von Vorteil sein, einschließlich der Projektplanung.

Kann man dieselbe Vorschlagsgliederung für verschiedene Arten von Vorschlägen verwenden?

Du kannst dieselbe grundlegende Vorschlagsgliederung für verschiedene Arten von Vorschlägen verwenden. Passe jede Gliederung an den spezifischen Kontext und die Ziele jedes Vorschlags sowie an die Bedürfnisse und Erwartungen deiner Hauptzielgruppe und der Stakeholder an. Primärforschung kann dir helfen, den besten Vorschlagstyp und die beste Struktur für deine Gliederung auszuwählen.

Welche häufigen Fehler solltest du bei der Erstellung einer Vorschlagsgliederung vermeiden?

Einige häufige Fehler, die du bei der Erstellung einer Vorschlagsgliederung vermeiden solltest, sind das Überladen der Gliederung mit Informationen, unklare Anweisungen und mangelnde Präzision. Weitere Fehler sind das Ignorieren der Bedürfnisse und Erwartungen deiner Hauptzielgruppe, fehlende Zusammenhänge und ein schlechter Informationsfluss.

Wenn du dich strikt an eine gut ausgearbeitete Struktur hältst, wie sie in diesem Artikel beschrieben wird, kann dir das helfen, diese und andere Fallstricke zu vermeiden. Lässt du deine Gliederung während der Erstellung von Mitgliedern der Zielgruppe und von Stakeholdern prüfen, kannst du sicherstellen, dass deine finale Version bei deinem Publikum gut ankommt und überzeugt.