Projektstrukturpläne im Projektmanagement
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Wenn du jemals das Gefühl haben solltest, dass dir dein Projekt aufgrund von verpassten Deadlines und nicht bearbeiteten Aufgaben entgleitet, kann ein Projektstrukturplan helfen. Ein gut ausgearbeiteter Projektstrukturplan ist deine Roadmap zum Erfolg. Du brichst Projekte auf überschaubare Bestandteile herunter, um sicherzustellen, dass du Aufgaben effizient zuweist und keine Deadlines verpasst.
Diese Tools stellen sicher, dass alle Ziele im gesamten Unternehmen klar kommuniziert werden, wodurch Überraschungen auf ein Minimum reduziert werden und verhindert wird, dass Mitarbeiter ihre Rolle nicht kennen.
In diesem Artikel wird erläutert, was eine Projektstrukturplanung ist, was ihre wichtigsten Komponenten sind und wie du einen solchen Plan für dein Projekt erstellen und deinen Projektmanagementansatz verändern kannst.
Was ist ein Projektstrukturplan?
Ein Projektstrukturplan im Projektmanagement ist eine hierarchische Aufspaltung eines Projekts in kleinere Komponenten. Er setzt beim Gesamtziel des Projekts an und unterteilt es dann in kleinere, effizientere Teilergebnisse.
Jede Ebene eines Projektstrukturplans enthält detailliertere Beschreibungen der Projektaufgaben, angefangen bei der übergeordneten Ebene, die das Projektziel definiert. Die nächste Ebene beschreibt die wichtigsten Ergebnisse, gefolgt von den Teilergebnissen und schließlich den Aufgabenpaketen.
Zweck eines Projektstrukturplans im Projektmanagement
Ein Projektstrukturplan im Projektmanagement organisiert und definiert den Projektumfang, indem er ihn in überschaubare Abschnitte unterteilt. Er legt ein eindeutiges Framework für die Projektplanung, -ausführung und -kontrolle fest.
Der Projektstrukturplan beschreibt jede Aufgabe klar und deutlich, um die Zuweisung von Verantwortlichkeiten zu erleichtern. Jedes Aufgabenpaket enthält genügend Informationen, um den Ressourcenbedarf und die Dauer genau vorherzusagen, was bei der Schätzung von Kosten und Zeitrahmen hilft.
Verwende einen Projektstrukturplan, um die Abarbeitung des Projektplans nachzuverfolgen und sicherzustellen, dass dein Projekt auf Kurs bleibt.
Gantt-Diagramm
Ein Gantt-Diagramm ist eine visuelle Darstellung des Projektlebenszyklus. Es listet Aufgaben entlang einer Zeitleiste auf und zeigt Zeitrahmen, Abhängigkeiten und Fortschritte an. Dieses Tool ist sehr effektiv für Teams, die klare Anweisungen zum Projektzeitplan benötigen.
Es ist zwar kein Projektstrukturplan, aber du kannst es mit einem solchen kombinieren, um die Planung und Terminierung zu verbessern.
Ergebnisbasierter Projektstrukturplan
Ein auf Ergebnissen basierender Projektstrukturplan konzentriert sich auf den Output des Projekts. Er unterteilt das Projekt in wichtige Ergebnisse statt in Phasen, da dies bei Projekten, bei denen das Endprodukt oder der Output klar und deutlich ist, den größeren Nutzen bietet.
Kanban
Kanban ist eine visuelle Methode zur Verwaltung von Projektarbeit, während das Projekt einen Prozess durchläuft. Dabei werden Aufgaben mit Karten auf Kanban Boards dargestellt und verschiedene Workflow-Phasen in Spalten angezeigt.
Diese Methode ist ideal für Agile-Projekte und erfordert eine kontinuierliche Überwachung und häufige Anpassung.
Phasenbasierter Projektstrukturplan
Im Gegensatz zu leistungsorientierten Projektstrukturplänen unterteilt eine phasenbasierte Projektplanung das Projekt nach seinen Phasen. Jede Phase stellt einen großen Abschnitt des Projektzeitplans dar und alle Phasen gliedern sich in weitere Aufgaben und Aktivitäten auf.
Dieser Typ ist ideal für Projekte mit klar definierten Phasen, wie in der Softwareentwicklung oder im Bauwesen.
Kalender
Kalender im Projektmanagement bieten eine zeitbasierte Struktur für den Projektstrukturplan. Mit ihnen wird die Erledigung der Aufgabe innerhalb festgelegter Zeitrahmen sichergestellt. Diese Methode hilft auch dabei, Fristen, Meilensteine und Ressourcenverfügbarkeit im Auge zu behalten.
Die Kalendermethode eignet sich am besten für Projekte mit strengen Fristen oder festen Zeitrahmen.
Die Hauptbestandteile eines Projektstrukturplans
Jede Komponente eines Projektstrukturplans dient einem anderen Zweck. Sie haben alle bestimmte Rollen und Detailebenen. Die höchste Ebene steht für das endgültige Ziel und die niedrigste Ebene definiert konkrete Details.
Zu den wichtigsten Komponenten eines Projektstrukturplans gehören:
- Phasen: Phasen stellen die Hauptphasen des Projektlebenszyklus dar. Jede Phase gruppiert relevante Aktivitäten und Aufgaben.
- Tasks: Tasks sind einzelne Aktivitäten innerhalb jeder Phase eines Projekts.
- Sub-Tasks: Jede Task ist in Sub-Tasks aufgeteilt, was eine präzise Planung und Ausführung ermöglicht.
- Ergebnisse: Ergebnisse ergeben sich aus der Erledigung von Tasks und können sowohl materiell als auch immateriell sein.
- Teilergebnisse: Teilergebnisse sind kleinere Ergebnisse, die zur Fertigstellung größerer Ergebnisse beitragen.
- Arbeitspakete: Arbeitspakete sind die kleinsten Aufgabeneinheiten in einem Projektstrukturplan. Es handelt sich um detaillierte Tasks oder Task-Gruppen mit bestimmten Ergebnissen.
- Abhängigkeiten: Abhängigkeiten geben die Beziehungen zwischen Tasks an. Sie zeigen an, welche Tasks erledigt werden müssen, bevor andere beginnen können.
- Schätzungen: Schätzungen sind ungefähre Angaben zu den benötigten Ressourcen, der Zeit und den Kosten. Sie helfen bei der Budgetierung und Terminplanung.
Meilensteine: Meilensteine kennzeichnen den Abschluss wichtiger Phasen, Ergebnisse oder anderer wichtiger Projektziele.
Der Projektstrukturplan strukturiert das Projekt in überschaubare Komponenten, indem der Umfang in detaillierte, kleinere Teile aufgeteilt wird. Klar definierte Komponenten erleichtern die Zuweisung von Zuständigkeiten, die Schätzung von Kosten, die Planung von Zeitleisten und die Überwachung des Projektfortschritts.
Wie erstelle ich einen Projektstrukturplan?
Die Erstellung eines Projektstrukturplans umfasst eine Reihe von Schritten für ein gut geplantes und organisiertes Projekt. Nimm dir für den Entscheidungsprozess ausreichend Zeit. Eine sorgfältig ausgearbeitete Struktur ist für den Erfolg deines Projekts unerlässlich.
Mit diesen Schritten erstellst du einen Projektstrukturplan:
Umfang und Ziele des Projekts definieren
Grenze den Gesamtumfang des Projekts klar ab und lege konkrete Ziele fest. Hierfür musst du die Ziele, Einschränkungen und Anforderungen des Projekts genau kennen. Ein klar definierter Umfang bildet die Grundlage für den gesamten Projektstrukturplan. Je stärker das Fundament, desto größer sind deine Erfolgschancen.
Wichtige Ergebnisse definieren
Als Nächstes identifizierst du die wichtigsten Ergebnisse oder die Projektergebnisse. Nenne die wichtigsten Ergebnisse, die mit dem Projekt erzielt werden sollen. Die wichtigsten Ergebnisse für ein Mobilanwendungsprojekt könnten zum Beispiel UI-Design, Backend-Entwicklung, Datenbankeinrichtung usw. sein.
Ergebnisse in Teilergebnisse aufteilen
Sobald du die Hauptergebnisse des Projekts identifiziert hast, teilst du sie in kleinere, besser überschaubare Teilergebnisse auf. Zu den Teilergebnissen könnten zum Beispiel Wireframes, Mockups und Designüberprüfungen für ein Benutzeroberflächenprodukt gehören.
Arbeitspakete identifizieren
Nachdem du die Ergebnisse aufgeschlüsselt hast, teilst du die Teilergebnisse in bestimmte Arbeitspakete auf. Liste alle Arbeitspakete auf, die zum Erreichen der Teilleistungen erforderlich sind. Zum Beispiel könnten Arbeitspakete für Wireframe-Teilergebnisse erste Skizzen, die Überprüfung von Proben und die Fertigstellung des Wireframes beinhalten.
Aktivitäten der einzelnen Arbeitspakete definieren
Identifiziere und beschreibe die detaillierten Aktivitäten, die erforderlich sind, um das jeweilige Arbeitspaket abzuschließen. Liste alle Verwaltungsaufgaben, Ressourcen und Abhängigkeiten auf, die erforderlich sind, um die Ziele des Arbeitspakets zu erreichen.
Kommen wir noch einmal auf das Beispiel zurück, bei dem es darum ging, die ersten Wireframes zu skizzieren: Aktivitäten könnten das Sammeln von Anforderungen, das Erstellen einer Basisebene und das Präsentieren der ersten Skizze zur Überprüfung umfassen.
Diagramm des Projektstrukturplans erstellen
Organisiere abschließend die Projektstrukturplan-Komponenten in einem visuellen Diagramm. Dieses Diagramm stellt die Hierarchie des Projektumfangs dar, vom Gesamtprojekt bis hin zu einzelnen Verwaltungsaufgaben. Verwende das Gantt-Diagrammmodell für diesen Schritt.
Diesen Prozess kannst du erfreulicherweise mit einer Vorlage für Projektstrukturpläne vereinfachen. Sie zerlegt große Tasks in kleinere Teile, damit sie überschaubarer werden und sich leichter erledigen lassen. Jira-Workflows tragen dazu bei, die Effizienz von Projektmanagementteams zu verbessern.
Einen Projektstrukturplan für dein Projekt mit Jira erstellen
Die Erstellung eines Projektstrukturplans ist entscheidend für die effektive Organisation und Verwaltung deines Projekts, aber die Anschaffung der richtigen Tools kann schwierig sein. Das hat sich nun jedoch geändert.
Jira macht diesen Prozess einfacher als je zuvor. Die Software verwendet Jira-Vorgänge, um einzelne Tasks zu verwalten und zu verfolgen, damit während des Projektlebenszyklus auf keinen Fall etwas übersehen wird. Du kannst auch die vorgefertigten Vorlagen von Jira verwenden, um Projekte effizient zu erstellen und zu verwalten. Die kollaborative Projektplanung stellt sicher, dass dein Team in Echtzeit zusammenarbeiten kann, um den Projektstrukturplan für Projekte innerhalb der Plattform zu verfolgen und zu verwalten.
Möchtest du dein Projektmanagement optimieren? Hol dir noch heute Jira Free und sieh dir an, welchen Unterschied ein gut strukturierter Projektstrukturplan machen kann.