Was ist ein Risikoregister und wie wird es erstellt?

Was ist ein Risikoregister für das Projektmanagement?

Ein Risikoregister ist ein Projektmanagement-Tool zur Bewertung, Priorisierung und Bewältigung von Risiken für Projekte in deinem Unternehmen. Es dient als zentrales Repository für die Identifizierung von Risiken, sodass Projektmanager und Teams diese effektiv verfolgen und mindern können. Risiken und ihre Auswirkungen und Prioritäten zu verstehen, kann helfen, Arbeitsabläufe zu optimieren und sicherzustellen, dass Projekte auf Kurs bleiben.

Tools, die einen vernetzten Arbeitsbereich bereitstellen, sind die Grundlage für die Implementierung eines effektiven Risikoregisters. Confluence ermöglicht es Teams, Informationen in einem zentralen Repository zu erstellen, zu bearbeiten und zu teilen, um eine aktuelle, zentrale Informationsquelle zu erhalten. Mit einer Vorlage für ein Risikoregister können Teams schnell loslegen, Pläne zur Schadensbegrenzung entwickeln und Risiken während des gesamten Projektlebenszyklus verfolgen.

Hauptbestandteile eines Risikoregisters

Risiken gibt es in vielen Formen, einschließlich Datensicherheit, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Lieferkettenproblemen. Ein Risikoregister sollte alle potenziellen Risiken berücksichtigen, denen ein Projekt ausgesetzt sein könnte, egal in welche Kategorie diese fallen.

Ein Risikoregister besteht aus vier Hauptkomponenten:

• Risikoidentifikation: Die Zuweisung einer ID-Nummer und eines Namens hilft dabei, das Risiko während des gesamten Projektzeitplans zu verfolgen. Wenn du eine kurze Beschreibung des Risikos hinzufügst, sind alle auf demselben Stand, wenn sie auf das Risiko verweisen oder daran arbeiten.
• Risikobewertung: Dazu gehört, das Risiko zu analysieren und es einer Kategorie zuzuweisen, die auf dem Zeitplan, dem Budget oder dem Umfang basiert. Identifiziere die Wahrscheinlichkeit des Risikos und dessen Ergebnis anhand qualitativer Auswirkungen, wie Kundenzufriedenheit, oder quantitativer Auswirkungen wie Kosten. Diese Faktoren helfen dir, das Risiko zu priorisieren.
• Reaktion auf Risiken: Lege fest, wie du auf das Risiko reagierst, und dokumentiere es in einem Risikoabwehrplan. Die Verwendung eines zentralen Repositorys wie Confluence für den Reaktionsplan ermöglicht es jedem, auf den Plan zuzugreifen und entsprechend zu reagieren.

• Risikoverantwortung: Bestimme eine sachkundige Person, die für das Gesamtrisiko, einschließlich des Reaktionsplans, verantwortlich ist.

Wann sollte ein Risikoregister verwendet werden?

Es ist nie zu früh, um mit der Nutzung eines Risikoregisters zu beginnen. Teams identifizieren Risiken oft in den Phasen der Projektplanung und der Produktfindung, was ein ausgezeichneter Zeitpunkt ist, um mit der Verfolgung, Bewertung und strategischen Bewältigung von Risiken zu beginnen. Ein zu diesem Zeitpunkt angelegtes Risikoregister kann dann während des gesamten Projektlebenszyklus genutzt werden.

Projektänderungen sind nicht selten und die Neubewertung von Risiken sowie die Suche nach neuen Risiken sollten Teil des Veränderungsmanagements sein. Du solltest das Risikoregister auch in die standardmäßigen Projektbesprechungen mit Stakeholdern aufnehmen, um diese auf dem Laufenden zu halten.

Vorteile der Verwendung von Risikoregistern

Risiken frühzeitig zu verstehen, ihre Auswirkungen zu analysieren und einen Plan zu ihrer Bewältigung zu erstellen, kann dazu beitragen, dass dein Projekt den Zeitplan und das Budget einhält. Im Folgenden sind einige der Vorteile der Verwendung eines Risikoregisters aufgeführt.

Proaktives Risikomanagement

Es ist vielleicht nicht möglich, jedes Risiko frühzeitig zu erkennen, aber du kannst einen großen Prozentsatz durch Projektzusammenarbeit identifizieren. Teams, die in jeder Phase des Produkt- und Projektmanagement-Lebenszyklus die Risikoidentifikation einbeziehen, identifizieren frühzeitig Lösungen, die sie in den Projektplan integrieren können.

Verbesserte Kommunikation

Ein proaktiver Risikomanagementansatz ermöglicht es Teams, sich frühzeitig zu koordinieren, Ziele zu verstehen und zusammenzuarbeiten, um Risiken zu mindern. Auf diese Weise verfügen Teams bei neuen Risiken über einen Standardprozess zur Erfassung, Analyse, Zuweisung und Planung der Reaktion. Tools für die Zusammenarbeit wie Confluence bieten dabei jederzeit eine aktuelle Informationsquelle für jedes Risiko.

Optimierte Entscheidungsfindung

Das Risikoregister bietet Projektmanagern und Stakeholdern klare Informationen über jedes Risiko und das jeweilige Maß an Auswirkungen. Das ermöglicht eine bessere bzw. optimale Planbarkeit.

So kann z. B. ein gerade identifiziertes Risiko scheinbar eine hohe Priorität aufweisen, eine Analyse jedoch ergeben, dass es schnell oder einfach zu mindern ist. Genauso kann ein gerade ermitteltes Risiko scheinbar eine relativ niedrige Priorität aufweisen, nach der Analyse jedoch genau das Gegenteil der Fall sein. Dank des Risikoregisters ist es möglich, den Fokus zuerst auf die größten Risiken zu legen.

Dokumentation

Tools wie Confluence helfen Teams dabei, alle Informationen zum Risiko, z. B. den Schweregrad, das Maß an Auswirkungen, den Reaktionsplan und die verantwortliche Person in einem einzigen Repository zu speichern und zu verwalten. Diese zentrale Informationsquelle stellt sicher, dass Teammitglieder mit demselben Risikoverständnis arbeiten – unabhängig davon, wo sie sich befinden oder welchem Team sie angehören.

Verantwortungsbewusstsein

Jedem Risiko im Register wird ein Besitzer zugewiesen. So ist eine gesteigerte Produktivität möglich, da gewährleistet ist, dass die richtigen Personen am Reaktionsplan arbeiten. Durch die Planung, Überprüfung und Aktualisierung des Risikoregisters während Meetings zur Projektüberprüfung und des gesamten Projektlebenszyklus entsteht eine Momentaufnahme des Fortschritts in Echtzeit. So ist es möglich, Prioritäten zu ändern oder Zeitpläne anzupassen, wenn Risiken bewältigt werden oder neue aufkommen.

Eine Task-Verwaltungssoftware wie Jira hilft dabei, den Arbeitsfortschritt von der Risikoidentifizierung bis zur -bewältigung nachzuverfolgen.

Einschränkungen von Risikoregistern

Ein klarer und leicht anwendbarer Prozess hilft, viele Einschränkungen eines Risikoregisters zu überwinden. Allerdings lassen sich manche Risiken schwer identifizieren – z. B. Fehlfunktionen der Geräte –, wodurch Lücken im Risikoregister entstehen können.

Es kann sein, dass sich Risiken erst im Laufe der Zeit entwickeln. Daher ist es essenziell, das Register auf dem neuesten Stand zu halten, damit es die neuesten Informationen enthält. Werden Teammitglieder in der Risikobeurteilung, -bewertung oder -priorisierung geschult und vollständige sowie genaue Daten bereitgestellt, gewährleistet dies die Effektivität des Risikoregisters.

So erstellst du ein Risikoregister

Verwende einen Standardprozess und biete Schulungen für das gesamte Team an, um ein effektives Risikoregister zu erstellen. Im Folgenden findest du Schritte zum Erstellen und Pflegen eines Risikoregisters.

Risiken identifizieren

Beginne mit einer Brainstorming-Sitzung, an der das gesamte Team beteiligt ist. Verschiedene Personen bringen unterschiedliche Sichtweisen und Kompetenzen in Bereiche ein, in die andere vielleicht keinen Einblick haben.

Beispielsweise könnte ein Entwickler Kompatibilitätsprobleme erkennen, für die zusätzliche Software gekauft werden muss. Dahingegen weist die Finanzabteilung möglicherweise auf Haushaltsrisiken im Zusammenhang mit unerwarteten Käufen hin. Externe Partner teilen vielleicht persönliche Erfahrungen und können die Risiken, mit denen sie konfrontiert waren, detailliert beschreiben. Betrachte die Risiken in diesem Schritt aus möglichst vielen unterschiedlichen Perspektiven.

Risiken bewerten

Bewerte die Risiken mithilfe eines Standardbewertungsverfahrens. Wende denselben Standard für jedes Risiko an – egal ob es sich um finanzielle, technische, sicherheitsrelevante, qualitative oder sonstige Risiken handelt.

1. Bestimme zunächst die Wahrscheinlichkeit des Risikos, indem du sie in einer Risikomatrix mit "hoch", "mittel" oder "gering" bewertest.
2. Lege anschließend in derselben Risikomatrix das Maß an Auswirkungen auf das Projekt als "hoch", "mittel" oder "gering" fest.
3. Berechne abschließend die Risikobewertung, indem du die Wahrscheinlichkeit mit dem Maß an Auswirkungen multiplizierst.

Du kannst Risiken mit hoher Wahrscheinlichkeit bzw. hohem Maß an Auswirkungen anhand ihrer Punktzahl schnell identifizieren und sie als Erstes priorisieren.

Risikoreaktionen planen

Entwickle Strategien, um die Wahrscheinlichkeit und das Maß an Auswirkungen einzelner Risiken zu mindern. Eine kollaborative Teamumgebung hilft, da die Teammitglieder über einzigartige Erfahrungen verfügen und persönliche Einblicke ermöglichen. Plane, welche bestimmten Maßnahmen im Risikofall ergriffen werden müssen.

Dank des Aktionsplans kann das Team sofort reagieren und Probleme lösen, falls sie auftreten. So läuft die Arbeit am Projekt nahtlos weiter. Er umfasst zudem frühzeitig Informationen, die auch für andere Teammitglieder wichtig sind – z. B. Finanzen.

Nimm Risiken mit hoher Wahrscheinlichkeit und hohem Maß an Auswirkungen in dein Roadmap-Softwaretool auf. So stellst du sicher, dass alle Stakeholder darüber Bescheid wissen.

Risikoverantwortung zuweisen

Weise einen Besitzer zu, der die Risikoart und -auswirkungen im Detail versteht. Das kann ein Entwickler mit Know-how im Bereich Cybersicherheit oder ein Partner Relationship Manager sein, der Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Lieferanten hat. Der Besitzer ist dafür verantwortlich, zusätzliche Informationen oder Lösungswege zu recherchieren, neue oder veränderte Angaben im Risikoregister zu aktualisieren und bei Bedarf zusätzliche Ressourcen anzufordern.

Risiken überwachen und überprüfen

Halte das Risikoregister immer auf dem neuesten Stand, damit es Änderungen der bestehenden Risiken und Fortschritte bei den geplanten Maßnahmen korrekt widerspiegelt sowie neue Risiken erfasst. Beim Meeting zur Projektüberprüfung sollte auch das Risikoregister überprüft werden. Es ist aber auch eine gängige Vorgehensweise, regelmäßig ein separates Meeting abzuhalten, das sich um das Risikoregister dreht.

Im Laufe des Projekts treten neue Risiken auf und identifizierte Risiken ändern sich. Wenn du das Risikoregister-Meeting als Standardbestandteil des Projektmanagement-Lebenszyklus durchführst, wozu auch die Aktualisierung von Gantt-Diagrammen und Zeitplänen zählt, vermeidest du Unerwartetes und kannst das Projekt auf Kurs halten.

Risikoregistervorlagen verwenden

Wenn Teams Risikoregistervorlagen verwenden, können sie schnell mit der Risikoidentifizierung und -nachverfolgung beginnen. Die Risikoregistervorlage von Confluence hilft Teams, die notwendigen Informationen zu sammeln, den Schweregrad und das Maß an Auswirkungen zu bestimmen sowie den Plan zur Risikominderung zu dokumentieren – für den Fall, dass das Risiko tatsächlich auftritt. Die gewählte Vorlage sollte dir die Zusammenarbeit in einer vernetzten Umgebung ermöglichen und die grundlegenden Funktionen für die Risikonachverfolgung während des gesamten Projektlebenszyklus umfassen. Dank geteilter Informationen sind alle Teammitglieder über den Plan informiert und können sofort reagieren, wenn Risiken Maßnahmen erfordern.

Risiko mit Confluence bewerten und reibungslosen Projektablauf gewährleisten

Unerkannte Risiken können tiefgreifende Folgen haben. Wenn du die Risiken für dein Projekt verstehst und Pläne zur Schadensbegrenzung vorbereitest, bevor Risiken entstehen, kann das den entscheidenden Unterschied beim Projektzeitplan, der Produktqualität und der Budgeteinhaltung machen.

Confluence organisiert Wissen team-, projekt- und zielübergreifend. So herrscht kein Chaos mehr! Dank des Tools wirst du dir über deine Ziele klar und erfährst, was nötig ist, um sie zu erreichen. Es umfasst unternehmensübergreifendes und projektbezogenes Wissen an einem zentralen Ort – wodurch du wichtige Informationen einfacher denn je finden kannst. Dank Bearbeitung in Echtzeit und Inline-Kommentaren kann das gesamte Team zusammenarbeiten, um im Zeitplan zu bleiben, das Projekt voranzubringen und Informationen problemlos organisationsübergreifend zu teilen.

Die Risikobewertungsmatrix-Vorlage von Confluence beschleunigt den Prozess. Sie führt dich durch die Schritte zur Risikoidentifizierung und -bewertung, Entwicklung eines geplanten Ansatzes, Dokumentation der Verantwortung und Änderungsnachverfolgung. Lege gleich los – und zwar gratis!