Projektauftrag und Projektposter: Was ist der Unterschied?

Projektaufträge spielen eine zentrale Rolle im Projektmanagementprozess, da sie eine strukturierte Grundlage schaffen und verschiedene Vorteile bieten. Erstens dienen sie als Orientierungshilfe mit einer klaren Richtungszielsetzung für das Projektteam, weil sie den Zweck, die Zielsetzungen und den Umfang des Projekts umreißen. Diese Klarheit trägt dazu bei, die Bemühungen auf gemeinsame Ziele auszurichten, und minimiert das Risiko abweichender Prioritäten. Zudem sind Projektaufträge eine effektive Möglichkeit zur Risikominderung, weil potenzielle Herausforderungen und Unsicherheiten im Voraus identifiziert und proaktive Planungs- und Risikomanagementstrategien entwickelt werden.

Darüber hinaus tragen Projektaufträge entscheidend dazu bei, die Ressourcenzuweisung zu optimieren. Wenn du die Projektanforderungen, einschließlich Aufgaben, Kosten und Deadlines, detailliert beschreibst, kannst du sicherstellen, dass sowohl persönliche als auch finanzielle Ressourcen mit Bedacht und in Übereinstimmung mit den Projektanforderungen zugewiesen werden. Das wiederum erhöht die Effizienz und verhindert Ressourcenengpässe. Ein weiterer wichtiger Vorteil ist, dass Projektaufträge fundierte Entscheidungen ermöglichen. Stakeholder, die den Projektzweck, den erwarteten Nutzen und die potenziellen Risiken klar verstehen, können während des gesamten Projektlebenszyklus fundierte Entscheidungen treffen.

Zu guter Letzt dienen Projektaufträge als dokumentierte Vereinbarung zwischen Stakeholdern. Sie umfassen Arbeitsnachweise und bieten eine Grundlage für die Rechenschaftspflicht. Das fördert die Transparenz und hilft, Streitigkeiten oder Missverständnisse zu klären, die möglicherweise während der Projektausführung auftreten. Zusammengefasst tragen Projektaufträge zum Projekterfolg bei, da sie klare Anweisungen, Strategien zur Risikominderung, optimale Ressourcenzuweisung und ein Framework für fundierte Entscheidungen bieten.

Ein Projektposter ist ein Mittel zur Projektplanung, mit dem deine Projektmanager und Teammitglieder ein bestimmtes Problem, mögliche Lösungen und das ideale Endergebnis deines Projekts durchdenken können. Projektposter stellen keine Aktivität dar, die ab und an durchgeführt wird – sondern ein Dokument, das als Projektübersicht dient. Im Gegensatz zu einem statischen Projektauftrag ist ein Projektposter so konzipiert, dass es sich weiterentwickelt und aktualisiert wird, während das Projektteam Fortschritte bei seinen Forschungs- und Projektaktivitäten erzielt.

Das Projektposter ist ein dynamisches Tool, das es Teams ermöglicht, Probleme zu durchdenken, mögliche Lösungen zu ermitteln und die Projektvision zu präzisieren. Wenn das Poster kontinuierlich aktualisiert wird, dient es während des gesamten Projektzyklus als relevante und wertvolle Ressource und passt sich an die Projektentwicklung an.

Mit einem Projektposter beginnt die Projektplanung deines Teams. Letztlich hilft es dir und deinem Team, Entscheidungen hinsichtlich Projektrisiken zu treffen, eine Lösung auszuwählen und dann die ideale Projektvision der erwünschten Ergebnisse und den Weg dorthin zu dokumentieren.

Projektposter helfen Teams, wichtige Fragen zu beantworten – unter anderem folgende:

• Welches Problem löst ihr?
• Warum ist es wichtig, dass ihr dieses Problem löst?
• Was sind die Ziele des Projekts?
• Was wisst ihr schon und welche Informationen fehlen euch?
• Welche möglichen Lösungen gibt es?

Es gibt einige Unterschiede zwischen einem Projektposter und einem Projektauftrag. Im Gegensatz zu einem Projektauftrag ist das Projektposter ein dynamisches Dokument. Du kannst es aktualisieren, wenn du Informationen über die Problemstellung erarbeitest, Annahmen hinterfragst, Lösungen überprüfst, Feedback einholst und vor dem nächsten Schritt den Kurs korrigierst.

Ein Projektposter umfasst drei Kategorien, in die du deine Informationen unterteilen kannst, darunter:

Problemstellung: Dies ist die Darstellung des Projekts. Beschreibe, wieso es für Kunden und das Unternehmen wichtig ist, dieses Problem zu lösen. Lege die Projektzielsetzungen fest und identifiziere mögliche Lösungsansätze.

Überprüfung: Identifiziere Wissenslücken und Risiken. Was weißt du schon und was musst du noch in Erfahrung bringen?

Vorbereitung auf die Umsetzung: Visualisiere die Lösung und setze einen Projektplan um.

Um dein Team auf Erfolgskurs zu bringen, kannst du mithilfe der Projektpostervorlage das Spiel "Projektposter" durchführen. Das Spiel "Projektposter" hilft euch, Annahmen zu überprüfen und das zu klärende Problem zu verstehen. Wenn ihr das Spiel abgeschlossen habt, enthält dieses einfache, kollaborative Dokument alle wichtigen Projektdetails. Das hilft allen dabei, den Kontext und Business Case des Projekts zu verstehen.

Konzentriere dich in der ersten Sitzung darauf, das Problem zu definieren und die Projektziele festzulegen. Teile diese dem Projektsponsor frühestmöglich mit, um Feedback zu erhalten, das du in künftigen Sitzungen berücksichtigen kannst.

Hier findest du die Confluence-Vorlage "Projektposter".

Beginnen wir mit dem einfachen Teil. Der obere Abschnitt der Vorlage bietet Platz für Informationen – z. B. für den Projektnamen, den Besitzer, die Teammitglieder, den aktuellen Status und für eine kurze Beschreibung, wie sich das Projekt in deine allgemeine Strategie einfügt. Normalerweise erledigt der Projektmanager, der das Projekt initiiert hat, diesen Teil.

Denke gründlich über das zu lösende Problem nach, bevor du dich mit den Projektdetails beschäftigst. Dieser Prozess hilft dabei, den Zweck des Projekts zu erfassen.

Was ist das Problem? Wie wirkt es sich auf deine Kunden oder Projektteammitglieder aus? Woher weißt du, dass du das Problem gelöst hast? Welche Lösungen fallen dir spontan ein?

Solche Fragen solltest du dir stellen und hier dokumentieren. Nimm dir dafür genug Zeit. Wahrscheinlich wirst du diesen Abschnitt noch einige Male anpassen, bevor du bei deinem Projekt Fortschritte erzielst, und möglicherweise musst du Änderungen vornehmen, je mehr Feedback und Erkenntnisse du sammelst. Das ist ganz normal und Teil des Lernprozesses.

Bei der Problemdefinition sind wahrscheinlich einige Annahmen zusammengekommen. Im nächsten Abschnitt der Vorlage kannst du diese Annahmen anhand von Zahlen und Fakten überprüfen.

Hierfür gibt es zwei Bereiche: In einem listest du auf, was du bereits weißt, und im anderen notierst du die Fragen, die noch beantwortet werden müssen.

Stelle dir beispielsweise vor, du möchtest deinen Unternehmensblog benutzerfreundlicher gestalten. Vielleicht weißt du bereits, dass 56 % der Besucher deinen Blog wieder verlassen, nachdem sie einen einzigen Beitrag gelesen haben. Diese Information würdest du in den ersten Bereich des Überprüfungsabschnitts eintragen. Doch du möchtest auch herausfinden, wie du die Besucher länger auf deiner Site halten kannst. Alles hierzu notierst du im zweiten Bereich des Abschnitts.

Denke daran, dass du hier die kritischen Elemente der gefundenen Lösung bestätigen oder widerlegen möchtest, bevor du fortfährst. Wenn du dir noch nicht sicher bist, musst du dich eventuell noch einmal mit der Problemstellung befassen oder nach weiteren Lösungen suchen.

In diesem letzten Abschnitt nimmt dein Projekt Fahrt auf. Du hast dein Problem bereits definiert und dich für eine validierte Lösung entschieden. Nun erklärst du deine Lösung und fasst zusammen, warum sie bei Kunden gut ankommen wird. Es gibt Platz für Screenshots, Skizzen und Notizen sowie einen Bereich zur Definition von Größe und Projektumfang, z. B. der erforderlichen Teamgröße.

Wenn du jetzt alle Details zusammenstellst, kannst du dich auf das konzentrieren, was für die wichtigsten Projekt-Stakeholder von Bedeutung ist, und sicherstellen, dass das Projekt deinen Fähigkeiten und Kapazitäten entspricht.

Dein Projektplan sollte die zentrale Anlaufstelle für alle ausschlaggebenden Projektinformationen sein. Verwende den Befehl "/link", um Referenzmaterial hinzuzufügen, das möglicherweise erforderlich ist. Mit dieser Funktion kannst du relevantes Material, z. B. einen Kreativplan oder Beispiele, hinzufügen, um sicherzustellen, dass der Projektplan als umfassende und leicht zugängliche Ressource für alle beteiligten Stakeholder dient.

Sammle auf dieser Seite alles, was gut geordnet und zugänglich sein sollte – von Kreativplänen bis hin zu Beispielen, auf die sich die Beteiligten beziehen sollen.