Was sind Ergebnisse im Projektmanagement?

Ergebnisse verstehen

Ergebnisse, die sich auf die spezifischen Outputs, Produkte oder Resultate beziehen, die ein Projekt hervorbringen und seinen Stakeholdern liefern soll, sind für das Projektmanagement von entscheidender Bedeutung. Diese können greifbar sein, wie ein Gebäude oder ein Bericht, oder nicht greifbar, wie eine Softwareanwendung oder ein Schulungsprogramm.

Ergebnisse sind wichtige Bestandteile des Projektumfangs. Projektmanager verwenden Tools wie Gantt-Diagramme oder eine Projektmanagement-Software, um Ergebnisse zu verfolgen und so eine termingerechte und hochwertige Fertigstellung sicherzustellen.

Arten von Ergebnissen

Die spezifischen Ergebnisse eines Projekts hängen von seinem Umfang, seinen Zielen und seinen Anforderungen ab. Hier sind verschiedene Arten von Projektergebnissen:

• Interne Ergebnisse: Diese werden für die Verwendung innerhalb des Unternehmens erstellt, wie Projektpläne, Statusberichte, Risikobewertungen und andere Dokumentation, die für die interne Verwaltung des Projekts erforderlich sind. Sie helfen dem Projektteam, Fortschritte zu verfolgen und sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt.
• Externe Ergebnisse: Dies sind die endgültigen Ergebnisse oder Produkte, die an den Kunden oder externe Stakeholder geliefert werden. Sie stellen den Hauptgrund für die Durchführung des Projekts dar. Beispiele hierfür sind eine neue Softwareanwendung, ein Gebäude, eine Marketingkampagne oder ein Schulungsprogramm.
• Prozessergebnisse: Dies sind Zwischenergebnisse, die während der Projektausführung erzielt werden und zum endgültigen Ergebnis beitragen. Sie markieren den Fortschritt auf dem Weg zum Endziel. Beispiele für Prozessergebnisse sind Prototypen, Testberichte, Designspezifikationen und Meilensteine von Projekten.
• Produktergebnisse: Dies sind Endprodukte oder Dienstleistungen, die aus einem Projekt hervorgehen sollen. Sie erfüllen direkt die Projektziele und Anforderungen. Beispiele hierfür sind ein neues Produkt, eine Website, ein Richtliniendokument oder ein Geschäftsprozess.
• Greifbare Ergebnisse: Dies sind quantifizierbare, greifbare oder messbare physische Ergebnisse. Beispiele hierfür sind Hardware, Ausrüstung, Einrichtungen, Produkte und Dokumentation.
• Nicht greifbare Ergebnisse: Dies sind nicht physische Ergebnisse, wie Software, Dienstleistungen, Fähigkeiten oder Fachwissen, das während des Projekts entwickelt wurde. Beispiele hierfür sind ein neuer Geschäftsprozess, ein Schulungsprogramm oder eine Marketingstrategie.

Bedeutung von Ergebnissen im Projektmanagement

Die Ergebnisse setzen klare Ziele, erleichtern die Projektverfolgung und sorgen für die Zufriedenheit der Stakeholder. Hier sind einige andere Gründe, warum Ergebnisse wichtig sind.

Projektmeilensteine

Ergebnisse dienen oft als Meilensteine und markieren wichtige Punkte in der Zeitleiste eines Projekts. Diese Meilensteine helfen Projektmanagern und Teams, den Abschluss kritischer Phasen zu erkennen und reibungslos in die folgenden Phasen überzugehen. Indem das Projekt in kleinere, überschaubare Teile aufgeteilt wird, erleichtern es Ergebnisse, den Fortschritt zu überwachen und die Dynamik während des gesamten Projektlebenszyklus aufrechtzuerhalten.

Fortschritte verfolgen und messen

Ergebnisse liefern etwas Konkretes, das man verfolgen und mit dem Projektplan vergleichen kann. Diese Nachverfolgung ermöglicht es Projektmanagern, zu beurteilen, ob das Projekt im Zeitplan und innerhalb des Budgets liegt. Mit Projektmanagement-Tools, wie Gantt-Diagrammen und Projektmanagement-Software, lässt sich der Status der zu erreichenden Ergebnisse visualisieren und überwachen. Dies hilft dabei, Abweichungen zu identifizieren und zu beheben.

Bessere Kommunikation mit den Stakeholdern

Klare Ergebnisse verbessern die Kommunikation mit den Stakeholdern, indem sie explizite Erwartungen an die Produktion stellen. Diese Transparenz schafft Vertrauen und stellt sicher, dass alle Parteien bezüglich der Ziele und des Projektfortschritts auf der gleichen Linie sind. Regelmäßige Updates zu den Ergebnissen halten Stakeholder auf dem Laufenden und binden sie mit ein. Dies reduziert das Risiko von Missverständnissen und ein unbemerktes Umfangswachstum ("Scope Creep").

Qualitätsstandards sichern

Ergebnisse halten während des gesamten Projekts den Qualitätsstandard aufrecht. Indem Projektmanager spezifische Kriterien für jedes Ergebnis definieren, können sie sicherstellen, dass die Ergebnisse das erforderliche Qualitätsniveau erfüllen. Dieser Fokus auf Qualität hilft, Nacharbeiten zu vermeiden und stellt sicher, dass das Endprodukt oder die Dienstleistung die Bedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder erfüllt.

Ergebnisse definieren

Um Ergebnisse auf der Grundlage des Projektumfangs und der Ziele zu identifizieren, muss das Projekt in kleinere, überschaubare Aufgaben aufgeteilt werden, die mit den Gesamtzielen übereinstimmen. Stelle sicher, dass jede Aufgabe ein bestimmtes, messbares Ergebnis hervorbringt, das zur Erreichung der Projektziele beiträgt. Das Erstellen eines Flussdiagramms kann helfen, die Beziehungen zwischen Aufgaben und Ergebnissen zu visualisieren.

Um die Anforderungen der Stakeholder zu erfassen und die Ergebnisse zu definieren, müssen alle relevanten Stakeholder identifiziert und einbezogen werden, damit ihre Bedürfnisse, Erwartungen und Ziele verstanden werden können. Mit Interviews, Workshops und Umfragen lassen sich detaillierte Informationen zusammentragen. Die Daten müssen dokumentiert, validiert und verfeinert werden, um Klarheit und Übereinstimmung mit den Projektzielen zu gewährleisten. Das hilft dabei, die Grundlage für die Definition spezifischer, messbarer Ergebnisse zu bilden.

Folge diesen Schritten, um ein Projekt mit einem Projektstrukturplan ("Work Breakdown Structure", WBS) in überschaubare Aufgaben zu unterteilen und die entsprechenden Ergebnisse zu identifizieren:

1. Umfang und Ziele des Projekts definieren: Definiere klar die Ziele und Vorgaben des Projekts, um den WBS-Prozess zu leiten.
2. Die wichtigsten Ergebnisse identifizieren: Teile das Projekt in übergeordnete Outputs oder Ergebnisse auf, wie zum Beispiel eine funktionale Anwendung oder einen Marketingplan.
3. Ergebnisse in Arbeitspakete zerlegen: Teile jedes wichtige Ergebnis in kleinere, überschaubare Komponenten auf, die als Arbeitspakete bezeichnet werden.
4. Aufgaben und Unteraufgaben definieren: Identifiziere die erforderlichen Aufgaben und Unteraufgaben, um jedes Arbeitspaket abzuschließen. Dies stellt eine detaillierte Projektplanung und Projektausführung sicher.
5. Aufgabenbeziehungen herstellen: Ermittle Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, um sie in eine Reihenfolge zu bringen und den Workflow zu verstehen.
6. Ressourcen und Dauer zuweisen: Ordne die erforderlichen Ressourcen zu und schätze den Zeitaufwand für jede Aufgabe oder jedes Arbeitspaket.
7. Projektstrukturplan überprüfen und optimieren: Überprüfe und verfeinere den Projektstrukturplan regelmäßig, um ihn an sich ändernde Anforderungen anzupassen und Herausforderungen zu bewältigen.
8. Projektstrukturplan visualisieren: Verwende visuelle Tools wie Baumdiagramme oder Gantt-Diagramme, um den Projektstrukturplan darzustellen und den Fortschritt zu verfolgen.

Ergebnisse verwalten

Die effektive Verwaltung von Ergebnissen stellt sicher, dass Projekte auf Kurs bleiben und die Erwartungen der Stakeholder erfüllen. Hier sind die wichtigsten Schritte zur Verwaltung von Ergebnissen.

Klare Kriterien definieren

Beginne mit der Definition klarer Akzeptanzkriterien für jedes Ergebnis. Diese Kriterien sollten spezifisch und messbar sein und von allen Beteiligten angenommen werden. Dieser Schritt stellt sicher, dass jeder versteht, was ein abgeschlossenes Ergebnis darstellt, und reduziert so das Risiko von Missverständnissen und ein unbemerktes Umfangswachstum.

Realistische Fristen

Lege unter Berücksichtigung des Projektumfangs, der verfügbaren Ressourcen und der potenziellen Risiken einhaltbare Fristen für jedes Ergebnis fest. Binde dein Team in den Prozess der Fristfestlegung ein, um sicherzustellen, dass die Zeitpläne realistisch und erreichbar sind. Dieser kollaborative Ansatz hilft, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen. Er ermöglicht auch eine bessere Planung und Ressourcenzuweisung.

Zuständigkeiten zuweisen

Weise bestimmten Teammitgliedern die Verantwortlichkeiten für jedes Ergebnis zu. Stelle sicher, dass jeder seine Rolle und die wichtigsten Erwartungen kennt. Dieser Schritt fördert nicht nur die Verantwortlichkeit, sondern hilft auch dabei, Fortschritte zu verfolgen und eventuell auftretende Probleme zu lösen. Mit einer Verantwortungszuweisungsmatrix lässt sich bestimmen, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist.

Fortschritt verfolgen

Regularly track the progress of deliverables using project management software. Monitor the status, quality, and any risks associated with each deliverable. Regular updates and reviews help identify issues early and allow for timely adjustments. Tools like dashboard reporting and status reports can provide real-time insights into the project’s progress.

Jira offers robust features for tracking progress, such as time tracking, progress bars, and detailed reports. It provides real-time insights into the status of deliverables, which helps project managers make informed decisions and keep the project on track.

Häufige Herausforderungen im Zusammenhang mit Ergebnissen

Die Verwaltung der Projektergebnisse kann aufgrund mehrerer Faktoren eine Herausforderung sein:

• Scope Creep: Das passiert, wenn der Umfang des Projekts über die ursprünglichen Anforderungen hinausgeht. Gründe dafür können sich ändernde Bedürfnisse der Stakeholder oder schlechtes Änderungsmanagement sein.
• Ressourcenbeschränkungen: Die begrenzte Verfügbarkeit von qualifizierten Mitarbeitern, Ausrüstung und Materialien oder ein begrenztes Budget können die termingerechte Fertigstellung behindern und einen negativen Einfluss auf die Qualität haben.
• Qualitätsprobleme: Unklare Anforderungen, unzureichende Tests und fehlende Qualitätssicherungsprozesse können zu unterdurchschnittlichen Ergebnissen führen.
• Erwartungen der Stakeholder: Falsch ausgerichtete oder unrealistische Erwartungen von Stakeholdern können zu Unzufriedenheit führen, selbst wenn das Projekt seine ursprünglichen Ziele erreicht.

Hier sind wichtige Strategien zum Umgang mit diesen Herausforderungen:

• Definiere den Projektumfang, die Anforderungen und die Ergebnisse von Anfang an und beziehe dabei alle Beteiligten mit ein.
• Implementiere einen soliden Änderungsmanagement-Prozess, um die Kontrolle über einen möglichen Scope Creep zu behalten und die Erwartungen der Stakeholder zu erfüllen.
• Führe eine gründliche Ressourcenplanung und -zuweisung durch und berücksichtige dabei Einschränkungen und potenzielle Risiken.
• Richte Qualitätssicherungs- und Qualitätskontrollprozesse ein, einschließlich Tests und Überprüfungen.
• Pflege eine offene und regelmäßige Kommunikation mit den Stakeholdern, um sämtliche Erwartungen aufeinander abzustimmen und jegliche Bedenken auszuräumen.

Ergebnisse mit Confluence identifizieren und priorisieren

Wenn du Schwierigkeiten beim Verfolgen und Priorisieren deiner Projektergebnisse hast, kann das dazu führen, dass Fristen verpasst werden und die Stakeholder unzufrieden sind. Ohne ein klares System werden wichtige Aufgaben leicht vergessen, was zu Verzögerungen und Verwirrung in deinem Team führt.

Mit Confluence kannst du das Identifizieren und Priorisieren von Ergebnissen optimieren:

• Eine Projekt-Roadmap erstellen: Beschreibe deine wichtigsten Ergebnisse für verschiedene Arten von Projekten. Dafür steht dir eine Vielzahl miteinander verbundener Tools wie Whiteboards, Datenbanken und Videos auf jeder Confluence-Seite zur Verfügung.
• Mit anderen zusammenarbeiten: Lade deine Kollegen ein, in Echtzeit mit dir zusammenzuarbeiten und Kommentare zu hinterlassen. Beteilige dein Team an der Definition klarer Kriterien für jedes Ergebnis und verbessere so die Projektzusammenarbeit.
• Realistische Fristen setzen: Lege für jede Aufgabe einen Zeitplan fest, der eingehalten werden kann.
• Zuständigkeiten zuweisen: Ordne Aufgaben direkt auf der Plattform zu.
• Den Fortschritt in Echtzeit verfolgen: Nutze die Integration von Confluence mit Jira, um deinen Projektzeitplan und deine Ziele zu überwachen. Verwende Jira-Projekte oder führe eine Synchronisierung mit deinen Lieblingsprodukten durch, ohne die App zu wechseln.

Wenn du soweit bist, kannst du deine Projektpläne und Fortschritte einfach mit allen in deinem Unternehmen teilen. Nutze Confluence noch heute, um deine Projekte auf Kurs zu halten, gemeinsam an Plänen zu arbeiten und deine Ziele effizient zu erreichen.