Ein Leitfaden für das Projektdesign im Projektmanagement

Was ist Projektdesign?

Das Projektdesign umfasst die Planung der Ziele, der Struktur, der Aufgaben und der Ergebnisse eines Projekts und den Entscheidungsprozess über die Definition von "Erledigt". Projektmanager führen den Designprozess vor der Implementierung durch, um die Teams auf die Projektziele auszurichten.

Die Entwicklung alternativer Designs erleichtert den Stakeholdern die Entscheidung über den besten Ausführungsplan. Ein gut gemanagtes Projektdesign kann die Zustimmung der Stakeholder sicherstellen. Diese sollte möglichst frühzeitig eingeholt werden. So lässt sich vermeiden, dass es durch verspätetes Feedback der Stakeholder zu einer Verzögerung kommt.

So funktioniert Projektdesign

Das Projektdesign erfolgt zu Beginn der fünf Projektmanagementphasen und dient als allgemeine Vorlage vor einer weiteren detaillierten Projektplanung.

Das Projektdesign verschafft anhand von Gantt-Diagrammen und Flussdiagrammen einen Projektüberblick. Im Design werden der Projektplan, die Zeitleiste und die Roadmap erläutert, sodass eine Grundlage für das Team und die Stakeholder geschaffen wird. Eine Vorlage für einen Projektplan umreißt das Projektdesign.

Warum ist Projektdesign wichtig?

Das Projektdesign stellt die Durchführbarkeit und den Erfolg eines Projekts sicher und erleichtert es, den Stakeholdern den Nutzen des Projekts zu vermitteln. So kannst du Stakeholdern z. B. zeigen, was du vorhast, und Erwartungen für das gesamte Projekt festlegen.
Zu den weiteren Vorteilen des Projektdesigns gehören:

• Sicherstellung des Projekterfolgs: Ohne vorher eine Bestandsaufnahme des potenziellen Umfangs und der Ressourcen eines Projekts vorzunehmen, tappst du bei der Erstellung des Projektplans im Dunkeln.
• Minimierung von Risiken: Ein Projektdesign berücksichtigt potenzielle Hindernisse. Auf diese Weise kannst du dir im Voraus überlegen, wie du sie umgehen kannst.
• Maximaler Einsatz von Ressourcen: Mit einem Projektdesign weißt du, welche Ressourcen verfügbar sind und wie du sie besser nutzen kannst.

In der Designphase eines Projekts werden die benötigten Ressourcen ermittelt und es wird eine effiziente Nutzung der Ressourcen sichergestellt.

Schritte im Prozess des Projektdesigns

Die sieben Schritte im Projektdesignprozess sind wichtig für agile Teams, um den agilen Projektmanagementprozess zu vereinfachen und die Entwicklung des Projekts zu planen.

Für ein effektives Projektdesign müssen Teams diese sieben Schritte befolgen:

Ziele definieren

Die Projektziele sollten klar und erreichbar sein und niemals die Fähigkeiten der Teammitglieder übersteigen.

Die Ziele sollten mit dem Projektzweck und den Geschäftszielen übereinstimmen. Als Projektmanager solltest du dir überlegen, ob die Ziele deines Projekts einen Mehrwert für die Produkte und Kunden deines Unternehmens bieten.

Das SMART-System (SMART steht für specific, measurable, achievable, relevant und time-bound, also spezifisch, messbar, erreichbar, relevant, termingebunden) ist eine bewährte Methode zur Festlegung von Zielen. Du kannst die Vorlage in Confluence zur Unterstützung verwenden. Die Verwendung der Vorlage ermöglicht es deinem Team, spezifische und messbare Ziele zu setzen.

Ergebnisse festlegen

Skizziere die erforderlichen Projektergebnisse und richte sie an deinen Projektzielen aus. Die Ergebnisse sollten Produktprobleme für deine Benutzer lösen, etwa in Bezug auf Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit. Kurz gesagt: Sie sollten dein Produkt weiter verbessern. Ein Ergebnis kann z. B. darin bestehen, den Vertriebsablauf für ein Produkt zu verbessern.

Achtung: Ergebnisse sind nicht mit erbrachten Leistungen oder dem Output der Arbeit gleichzusetzen! Die Ergebnisse legen vielmehr fest, wie Kunden die erbrachten Leistungen nutzen und welchen Mehrwert sie für die Kunden und das Unternehmen haben.

Die Beschreibung von Projektergebnissen ist ein Maßstab für den Erfolg und eine Definition von "Erledigt". Anhand dieser Ergebnisse kannst du ihre Wirkung besser einschätzen.

Risiken identifizieren

Risikomanagement ist für das Projektdesign unerlässlich. Deine Aufgabe als Projektmanager ist es, Probleme zu antizipieren. Du musst auf potenzielle Hindernisse achten und z. B. die aktuellen Kapazitäten der Entwicklung im Auge behalten und deren Auswirkungen auf das Projekt ermitteln.

Zu den Risiken gehören überlastete Ressourcen, hohe Kosten oder Scope Creep (unbemerkte Zunahme des Umfangs). Wenn du beispielsweise Scope Creep als potenzielles Risiko identifiziert hast, kannst du dieses Risiko mindern, indem du klare Projektparameter festlegst und die Ergebnisse identifizierst und einhältst.

Eine Projektstrategie erstellen

Die Strategie ist die Grundlage des Projektplans und stellt sicher, dass das Team seine Ziele unter Berücksichtigung der Projektvorgaben erreicht. Du solltest die Strategie gleichzeitig mit der Projektübersicht erstellen, um eine präzise Ausführung zu gewährleisten.

Um eine ausgezeichnete Projektstrategie zu entwickeln, solltest du dir ähnliche Projekte ansehen und von ihnen lernen. So kannst du gängige Fallstricke erkennen und entsprechend planen. Sobald du mehrere potenzielle Strategien identifiziert hast, solltest du die jeweiligen Vor- und Nachteile abwägen und auf dieser Basis die beste Strategie ermitteln. Dieser Prozess ist Teil der kontinuierlichen Verbesserung.

Ein Budget festlegen

Der nächste Schritt besteht darin, anhand der in den vorherigen Schritten gesammelten Informationen ein Budget zu erstellen. Das Projektbudget hängt von den benötigten Projektressourcen ab. Die kostenlose Budgetvorlage in Jira ist für die Erstellung eines Projektbudgets äußerst nützlich.

Durch die Erstellung eines Budgets sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Kosten steigen und Ressourcen falsch zugewiesen werden. Stakeholder schätzen es, wenn Projektmanager ein Budget einhalten.

Einen Notfallplan vorbereiten

Es ist wichtig, einen Notfallplan für alle identifizierten Risiken zu erstellen. Zum Beispiel musst du möglicherweise deinen Kunden eine Änderung mitteilen, vor allem, wenn sich die Änderung grundlegend auf die zentrale Funktion des Produkts auswirkt. Diese Art von Änderung könnte ein Risiko darstellen, das zur Abwanderung von Benutzern führt, wenn du sie nicht angemessen über die Änderung informierst. Dein Notfallplan könnte Onboarding und Kundenerfolgstraining beinhalten, sodass du Kunden über alle Änderungen informierst.

Ergebnisse nachverfolgen

Ein ausgewogenes Projektdesign enthält Details zu den Projektergebnissen. Es ist wichtig, den Fortschritt der Ergebnisse während des Projekts zu überwachen und nachzuverfolgen, um sicherzustellen, dass das Team seine Ziele, das Budget und die Fristen einhält.

Jira hilft Projektmanagern, Ergebnisse mithilfe von Gantt-Diagrammen oder Kanban Boards zu verfolgen, um den Überblick über den Projektfortschritt zu behalten.

So erstellst du das beste Projektdesign

Um ein effektives Projektdesign für dein Unternehmen zu entwickeln, gibt es ein paar wichtige Dinge, die du beachten solltest, wie zum Beispiel:

• Kommuniziere effektiv. Kommunikation und Transparenz sind für den Projekterfolg von entscheidender Bedeutung. Jira enthält Advanced Roadmaps, um die Kommunikation zu vereinfachen. Diese ermöglichen es Teams, zusammenzuarbeiten und Boards, Projekte und Filter zu visualisieren, um Einblicke in das Projektdesign zu erhalten. Du kannst Confluence verwenden, um die Dokumentation für dein Projekt zu erstellen und das Team zu organisieren.
• Beziehe Stakeholder mit ein. Indem du so schnell wie möglich die Zustimmung der Stakeholder einholst, stellst du sicher, dass ein Projekt ihre Erwartungen erfüllt.
• Passe das Projekt an Veränderungen an. Reagiere umgehend auf Änderungen, indem du den Notfallplan überprüfst und Probleme schnell löst, sobald sie auftreten. Jira ermöglicht dir, deinen Plan auszuführen, indem du mögliche Hindernisse im Voraus hervorhebst. Jira lässt sich in Confluence integrieren, um ein nahtloses Projektmanagement zu gewährleisten.

Erstklassiges Projektdesign mit Jira

Jetzt, da du das Konzept hinter dem Projektdesign verstehst, kannst du die Vorgehensweise für dein nächstes Projekt verwenden. Effektives Projektdesign bildet die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt. Somit wird gewährleistet, dass Projekte pünktlich und unter Einhaltung des Budgets abgeschlossen werden.

Jira hilft dir dabei, ein effektives Projektdesign zu erstellen und unterstützt dein Team dabei, Projektziele zu verstehen und mit anderen Teammitgliedern zu teilen. Verwende Confluence und Jira, um dein Projekt zu verfolgen und deine Dokumentation zu erstellen.

Was versteht man unter dem Projektumfang?

Der Projektumfang legt alle Aspekte eines Projekts fest, einschließlich Fristen und Ergebnisse. Er beschreibt die Projektgrenzen und hilft dabei, den wichtigsten Stakeholdern die genaue Art des Projekts mitzuteilen.

Der Projektumfang wird zu einem Dokument, das Teammitgliedern hilft, die Projektergebnisse zu verstehen.

Worin besteht der Unterschied zwischen Projektumfang und Projektzielen?

Der Projektumfang ist das Gesamtergebnis des Projekts. Beispielsweise wirst du alle Aufgaben und Ergebnisse für dieses spezielle Projekt skizzieren. Die Projektziele definieren die Projektergebnisse und das, was das Team erreichen will. Ein Ziel könnte zum Beispiel ein Ergebnis sein, das die Produktleistung erhöht.

Wie trägt das Projektdesign zum Gesamterfolg des Projekts bei?

Ein gut durchdachter Projektplan erhöht die Effizienz, minimiert Risiken und führt das Projekt zum Erfolg. Das Projektdesign fasst Projektdetails zusammen, um Klarheit zu schaffen, sodass das Team das nötige Selbstvertrauen hat, das Projekt effektiv durchzuführen.