Was versteht man unter einer Prozessabbildung?

Definition und Zweck der Prozessabbildung

Die Prozessabbildung stellt den Arbeitsfluss innerhalb eines Prozesses visuell dar. Sie findet während der Projektplanung statt und beinhaltet die Erstellung von Diagrammen, die die Abfolge von Schritten, Entscheidungspunkten, Beiträgen und Ergebnissen eines bestimmten Prozesses darstellen. Die Methode bietet Folgendes:

• Visualisierung: Die chronologische Visualisierung von Aufgaben hilft Teams, den Arbeitsablauf von Anfang bis Ende schnell zu verstehen.
• Verbesserung: Teams können Hindernisse und Ineffizienzen visuell identifizieren, sodass sie den Prozess präzisieren und so ein besseres Ergebnis erzielen können.
• Standardisierung: Das Einbeziehen der Prozessabbildung in den Lebenszyklus der Produktentwicklung hilft Teams, effizienter zu arbeiten, verbessert die Qualität und identifiziert Lücken.
• Schulung: Prozesslandkarten sind effektive Schulungstools für neue Mitarbeiter und vermitteln ein umfassendes Verständnis der Arbeit und einer spezifischen Rolle bei der Ausführung.
• Kommunikation: Prozesslandkarten informieren Teammitglieder, Partner und Stakeholder über wichtige Aktivitäten im Zusammenhang mit Aufgaben, ihren Ablauf und mögliche Engpässe.

Arten von Prozesslandkarten

Es gibt verschiedene Arten von Prozesslandkarten. Einige sind eher auf bestimmte Aufgaben ausgerichtet, wie z. B. Agile-Projektmanagement oder Fertigung, während andere gleichzeitige Arbeitsaktivitäten in mehreren Bereichen darstellen können. Abhängig von der Komplexität des Prozesses und der Anzahl der Beiträge, Ergebnisse und Ressourcen muss eine Entscheidung in Hinblick auf die Art der Prozesslandkarte getroffen werden. Die folgenden sind die am häufigsten verwendeten Typen.

Flussdiagramm

Flussdiagramme zeigen die aufeinanderfolgenden Schritte innerhalb eines Prozesses. In Flussdiagrammen werden Abbildungssymbole verwendet, um Beiträge, Ergebnisse und Entscheidungspunkte zu identifizieren. Dein Team kann sie für jeden Prozess verwenden, einschließlich für Projekte im Rahmen von kontinuierlicher Verbesserung, Informationstransfer und Integration.

Du kannst mit einem Flussdiagramm veranschaulichen, wie Produktinformationen aus Anforderungen entstehen, bevor sie Design, Entwicklung, Test und Deployment durchlaufen. Das Flussdiagramm kann auch technische Mitteilungen und deren Ausgabe in Form einer Endbenutzerdokumentation beinhalten.

Swimlane-Diagramm

Swimlane-Diagramme zeigen die notwendigen Schritte in einem Prozess, der sich über mehrere Funktionsbereiche erstreckt. Jede Bahn konzentriert sich auf einen bestimmten Bereich, wie zum Beispiel Entwicklung oder QS (Qualitätssicherung). Jeder Schritt ist auf den Schritt davor abgestimmt, wird aber innerhalb des Zuständigkeitsbereichs – oder der Zuständigkeits-Lane – angezeigt.

Bei der Sprintplanung können Entwickler z. B. zum nächsten Entwicklungsschritt übergehen, wenn die QS den Code erhält. Gleichzeitig führt das Team Regressionstests in der QS-Lane durch.

Wertstromanalyse

Die Wertstromanalyse, eine häufig eingesetzte Lean-Praxis, verbindet die Arbeit direkt mit dem Wert, den sie dem Kunden bietet. Sie stammt aus dem verarbeitenden Gewerbe, um Verschwendung zu vermeiden und kontinuierliche Verbesserungen zu fördern, ist aber ein nützliches Instrument für Unternehmen aller Branchen. Wertstromanalysen veranschaulichen die Schritte, mit denen ein Produkt oder ein Service den Weg vom Rohmaterial oder der Idee zum Kunden durchläuft.

Bei Wertstromanalysen wird folgende Frage gestellt: Welchen Nutzen hat das für den Kunden? Durch diesen Ansatz entfallen überflüssige und unwichtige Aufgaben, was in Scrum-Umgebungen mit häufigen, schnellen Produktveröffentlichungen hilfreich ist.

SIPOC-Diagramm

Ein SIPOC-Diagramm veranschaulicht die Lieferanten, Beiträge, Prozesse, Ergebnisse und Kunden für wichtige Prozesselemente. Es ist in fünf Spalten unterteilt und enthält Schritte, die jedem einzelnen SIPOC-Bereich zugeordnet sind. Diese Art von Diagramm kann komplex sein, ist aber nützlich, wenn du den Umfang eines Projekts oder Prozesses mit mehreren Stakeholdern, Beiträgen und Ergebnissen definierst.

Vorteile der Abbildung deiner Workflows

Die Prozessabbildung hat zahlreiche Vorteile:

• Verbesserte Effizienz: Durch die Visualisierung des Workflows können Teams Engpässe, Termin- und Ressourcenkonflikte sowie unnötige Schritte schnell erkennen. Als Tool zur kontinuierlichen Verbesserung ermöglicht die Prozessabbildung den Teams, Diagramme zum aktuellen und zukünftigen Zustand zu erstellen, um Effizienzsteigerungen zu messen.
• Verbesserte Kommunikation: Unabhängig von der Rolle bieten visualisierte Workflows allen Teammitgliedern, auch Personen ohne technischen Hintergrund, einen leicht verständlichen Überblick über die Arbeit und ihren Ablauf. Sie bieten eine klare Momentaufnahme davon, wo sich die Arbeit im Prozess befindet und was vor uns liegt.
• Bessere Qualitätskontrolle: Durch die Identifizierung der Prozessschritte wird Verschwendung reduziert, die Markteinführungszeit wird verkürzt und potenzielle Hindernisse werden verdeutlicht. Wenn Teams verstehen, dass Beiträge in jeder Phase erforderlich sind, können sie besser planen und innerhalb des Zeitplans liefern.
• Fundierte Entscheidungsfindung: Die Verwendung standardisierter Prozesslandkarten hilft den Stakeholdern, den Arbeitsumfang frühzeitig zu verstehen, Hindernisse zu antizipieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Die Auswirkungen von Entscheidungen lassen sich auch anhand visuell dargestellter Aufgaben leichter erkennen, wodurch das Risiko von Fehlkalkulationen reduziert wird.
• Einfachere Schulung und Einarbeitung: Prozesslandkarten eignen sich hervorragend, um neue Teammitglieder zu schulen und ihnen zu zeigen, wo sie einen Mehrwert bieten. Sie helfen auch neuen Mitgliedern, sich schneller zu integrieren, da sie genau sehen können, wer ihre wichtigsten internen Ansprechpartner sind.

So erstellst du eine Prozesslandkarte

Das Erstellen einer Prozesslandkarte beinhaltet die Identifizierung des Prozesses, den du abbilden möchtest, das Festlegen der Start- und Endpunkte, das Zusammenstellen von Informationen, das Festlegen der Reihenfolge von Schritten und Entscheidungen und das anschließende Zeichnen und Verfeinern der Karte.

Start- und Endpunkte definieren

Der Prozess, den du abbildest, kann umfangreich sein, etwa der komplette Zyklus von der Kundenanfrage bis zur Markteinführung, oder eher klein, wie die Schritte zur Erfassung und Bestätigung der Benutzeranforderungen. Durch die Festlegung der Start- und Endpunkte kannst du feststellen, wie deine spezifische Landkarte in den übergeordneten Geschäftsprozess einfließt.

Beim Startpunkt kann es sich um eine Kundenanfrage, eine Funktion auf der Produkt-Roadmap oder ein Gerät handeln, das gewartet werden muss. Wenn man den Startpunkt kennt, kann man Hindernisse wie unvollständige Anforderungen später im Prozess besser aus dem Weg räumen.

Der Endpunkt könnte die Markteinführung eines neuen Produkts oder die Übergabe des Produkts zu Testzwecken sein. Stelle sicher, dass es einen klaren Endpunkt gibt, denn das hilft dir, den Erfolg zu messen.

Stakeholder befragen

Beziehe alle Teammitglieder, Stakeholder, Partner, Lieferanten und Entscheidungsträger ein, die einen Beitrag zum Prozess leisten oder konkrete Schritte abschließen werden. Befrage jede Person gründlich, um alle notwendigen Details zusammenzutragen. Wenn der Prozess von der Einhaltung von Compliance-Standards abhängt, beziehe die Verantwortlichen für die behördliche Zertifizierung mit ein.

Wenn du alle zur Zusammenarbeit einlädst, kann jedes Mitglied den gesamten Prozess verstehen und es entsteht ein Gefühl der Eigenverantwortung. Oftmals sind es die Erfahrungen der Menschen, die zu neuen Ideen und kreativen Lösungen führen.

Schritte der Reihe nach auflisten

Ordnet die Schritte in Zusammenarbeit in einer logischen Reihenfolge vom Start- bis zum Endpunkt. So entsteht eine einfache, lineare Ansicht der Schritte von Anfang bis Ende.

Entscheidungspunkte einbeziehen

Nachdem du die Reihenfolge festgelegt hast, füge Entscheidungspunkte hinzu, die den Ablauf des Prozesses beeinflussen. Zum Beispiel kann ein Hersteller medizinischer Geräte Entscheidungspunkte dafür festlegen, ob die Rohstoffe geliefert wurden, ob bestimmte Komponenten behördlichen Standards entsprechen und so weiter. Softwareentwickler können Code-Reviews, QA-Tests oder Benutzerakzeptanz einbeziehen.

Die Prozesslandkarte zeichnen

Wähle die Art der Prozesslandkarte, die deinen Bedürfnissen am besten entspricht. Stelle den Prozess visuell dar. Verwende Standardsymbole für die Prozessabbildung, um sicherzustellen, dass deine Landkarte allgemein verständlich ist. Viele Softwaretools für die Produktentwicklung enthalten Standardsymbole und -funktionen für die Abbildung, um den Prozess zu beschleunigen. Verwende Pfeile, um die Schritte im Prozess miteinander zu verbinden und den Ablauf zu veranschaulichen.

Confluence-Whiteboards bieten Teams einen Raum, in dem sie ihrer Kreativität gemeinsam auf einer unendlichen Leinwand freien Lauf lassen können. Dank ihrer Flexibilität können Teams ihre Schritte visuell verschieben und gleichzeitig vernetzte Entscheidungspunkte beibehalten.

Überprüfen und bestätigen

Teile die Prozesslandkarte mit den Stakeholdern und nimm bei Bedarf Änderungen vor. So wird sichergestellt, dass nichts aus der Reihe tanzt, unnötig ist oder fehlt. Sicherzustellen, dass alles seine Richtigkeit hat, ist entscheidend für eine frühzeitige Einführung, das Änderungsmanagement und die kontinuierliche Verbesserung. Alle Mitglieder sollten ein Verantwortungsgefühl für die endgültige Prozesslandkarte entwickeln.

Prozesslandkarte implementieren

Sobald du die Prozesslandkarte implementiert hast, überwache ihre Leistung. Deine Prozesslandkarte wird sich weiterentwickeln, wenn dein Unternehmen wächst, du neue Anforderungen erkennst oder sich die Kundenanforderungen ändern.

Die Prozesslandkarte sollte in der Task-Management-Software, Gantt-Diagrammen und in der Roadmap-Software enthalten sein, damit du sie einfacher aufrufen kannst. Die Workflow-Automatisierung baut auf deiner Prozesslandkarte auf und sollte sie widerspiegeln.

Als Kernkomponente deiner kontinuierlichen Verbesserungsbemühungen solltest du bei künftigen Änderungen mit deinen implementierten Prozesslandkarten beginnen.

Bewährte Verfahren zur Prozessabbildung

Die Verwendung von Standardsymbolen, die Identifizierung klarer Start- und Endpunkte und die Definition von Entscheidungspunkten sind für eine erfolgreiche Prozessabbildung unerlässlich.

Es ist wichtig, Mitarbeitende aus allen Arbeitsbereichen an einen Tisch zu bringen und als Team zusammenzuarbeiten. Achte auf Einfachheit und erlaube dem Team, Ideen zu sammeln, Strategien zu entwickeln und den Prozess anzupassen, bis er den Bedürfnissen deines Unternehmens entspricht.

Prozessabbildung mithilfe von Confluence-Whiteboards

Confluence-Whiteboards bieten die Flexibilität eines digitalen Whiteboards im Arbeitsbereich deines Teams, sodass ihr brainstormen, planen und umsetzen könnt wie nie zuvor. Whiteboards lassen sich nahtlos in Atlassian-Tools integrieren, um Produkt-Roadmaps, Aufgabenmanagement, Projektmanagement und andere Produktentwicklungstools miteinander zu verknüpfen.

Bei der grafischen Darstellung neuer Abläufe, der Entwicklung langfristiger Visionen und der Echtzeit-Durchführung von Projekt-Retrospektiven sind der Kreativität deines Teams keine Grenzen gesetzt.

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