Ein Leitfaden für Projektportfoliomanagement (PPM)

Was versteht man unter Projektportfoliomanagement?

Das Projektportfoliomanagement (PPM) stellt sicher, dass alle Projekte im Portfolio den strategischen Zielen entsprechen. Während sich das Projektmanagement auf bestimmte Projekte konzentriert, nimmt das PPM eine ganzheitliche Sichtweise ein. Jedes Projekt wird vom PPM-Team überprüft.

Wenn Unternehmen wachsen, übernehmen sie sich oft mit Projekten. Die Initiativen stapeln sich, bis die Mitarbeitenden überlastet sind und die Produktion darunter leidet.

PPM behebt dieses Problem. Die Kapazitätsplanung ist ein integraler Bestandteil der Aufgaben eines PPM-Experten und jedes Projekt im gesamten Unternehmen geht in die Berechnungen ein.

Wichtige Komponenten des Projektportfoliomanagements

Ein ausgereiftes PPM erfordert mindestens vier Elemente:

• Portfolio-Governance: Die Regeln für dein Portfolio sollten die Auswahl, Überprüfung und Priorisierung von Projekten regeln. Um diese Regeln zu erstellen, lege die lang- und kurzfristigen Ziele deines Unternehmens fest.
• Ressourcenmanagement: Eine sorgfältige Ressourcenplanung maximiert die Chancen, indem sie Arbeitskraft dort einteilt, wo sie am effektivsten ist. Innerhalb eines PPM-Frameworks fließen Ressourcen in wichtige Projekte ein.
• Risikomanagement: Identifiziere potenzielle Risiken, indem du einen Plan erstellst, der wichtige Branchenfaktoren berücksichtigt. Zum Beispiel sind die Kosten für Computerchips wichtig, wenn du ein Rechenzentrum betreibst. Eine Preiserhöhung könnte den Cashflow beeinträchtigen.
• Leistungsmanagement: Dein Team muss den Erfolg jedes Projekts definieren und die Leistung überwachen. Verwende für detailliertere Einblicke regelmäßige Statusberichte oder ein ausgeklügeltes PPM-Tool wie Jira.

Strategien für ein effektives Projektportfoliomanagement

Ein effektives PPM-Projekt sieht für jedes Unternehmen anders aus. Manche Unternehmen wollen ihren aktuellen Projektaufwand reduzieren, während andere kontinuierlich neue Ideen auf den Markt bringen wollen. Was auch immer deine ultimativen Ziele sind, es gibt Strategien, die du umsetzen kannst, wenn du möchtest, dass dein Unternehmen den PPM-Prinzipien folgt.

Portfolios an der Geschäftsstrategie ausrichten

Das Projektportfoliomanagement wird einfacher zu handhaben, wenn alle Projekte auf dieselben übergeordneten Ziele ausgerichtet sind, auch wenn sie auf unterschiedliche Weise dazu beitragen. Zum Beispiel könnte sich ein Projekt auf die Verbesserung der Softwarequalität konzentrieren, während ein anderes darauf abzielt, die Reaktionszeit des Kundenservice zu reduzieren. Beide Projekte fördern den Umsatz und bessere Bewertungen.

Um zu sehen, ob ein Projekt zu den Unternehmenszielen beiträgt, identifiziere seine Ziele und vergleiche sie mit den Leitregeln. Es ist auch empfehlenswert, Erfolgskennzahlen, beispielsweise einen erhöhten Marktanteil, zu identifizieren.

Projekte priorisieren

Wenn du Projekte für das Portfolio auswählst, berücksichtige bestimmte Kriterien, z. B. potenzielle Risiken, Kosten, den potenziellen ROI, Erfolgsindikatoren und das übergeordnete Ziel.

Nach der Analyse verfügbarer Projekte besteht der nächste Schritt in der Projektplanung darin, Projekte zu priorisieren. Ermittle, welchen Projekten die meisten Ressourcen zugewiesen werden, indem du ihren strategischen Wert und die damit verbundenen Risiken untersuchst.

Eine Matrix zur Priorisierung von Projekten kann für mehr Klarheit sorgen – die Projekte werden anhand von Kriterien wie Kosten, Zeit bis zur Fertigstellung und Umsatzpotenzial abgebildet. Ein Bewertungsmodell mit Gewichtung verleiht den Faktoren, die deinem Team am wichtigsten sind, mehr Wert.

Portfolio ausbalancieren

Ein Portfolio voller hochriskanter und vielversprechender Projekte, zum Beispiel die Entwicklung neuer Software, könnte sich auszahlen. Es könnte aber auch deine Mittel aufbrauchen und dich in Zahlungsschwierigkeiten bringen.

Der Verzicht auf risikoreiche Vorhaben könnte das Unternehmen vor einer Katastrophe bewahren, nimmt aber auch die Chance auf unverhältnismäßig großen Profit. Die besten Portfolios bieten ein Gleichgewicht zwischen riskanteren und besser kalkulierbaren Projekten.

Die Durchführung einer Simulation kann dir helfen, die Nuancen einzelner Projektrisiken genauer zu untersuchen.

Kontinuierlich überwachen und anpassen

Der Erfolg von PPM hängt von kontinuierlicher Überwachung und Anpassung ab. Die Ziele schwanken aufgrund von Wettbewerb, Technologie und anderen Veränderungen. Der Projektzeitplan für dein Portfolio mag zwar korrekt sein, aber es schadet nicht, flexibel zu bleiben. Neue Konkurrenz könnte die Überarbeitung deiner Priorisierungsmatrix erforderlich machen.

Wenn du eine Überprüfung durchführst, in der die Projektziele, Kosten und Einnahmen dargelegt werden, kannst du besser beurteilen, ob ein bestimmtes Projekt mehr oder weniger Aufmerksamkeit erfordert. Eine Neuausrichtung des Projekts kann auch notwendig sein, um mit den Geschäftszielen im Einklang zu bleiben. Mit spezifischen projektbezogenen Kennzahlen wie ROI und Anzeigeninteraktion kannst du die Leistung im Laufe der Zeit verfolgen.

Vorteile des Projektportfoliomanagements

Unternehmen, die PPM einsetzen, können maßgeblich davon profitieren. Die Vorteile reichen von einer besseren Ressourcennutzung bis hin zu einer verbesserten Zusammenarbeit im Team. Der allumfassende Ansatz von PPM hält jedes Projekt an die Unternehmensideale gebunden und erhöht so die Erfolgschancen.

Dies sind einige klare Vorteile von PPM:

Verbesserte Ressourcennutzung

Wenn ein Projektmanager nur den Umfang seiner eigenen Arbeit kennt, kann es passieren, dass er während der Sprintplanung zu viele Ressourcen zuweist. Das ist unvermeidlich, da Unternehmensprojekte aus demselben begrenzten Ressourcenpool schöpfen. Der Manager eines Programmiererteams möchte das Sprint-Backlog leeren. Dabei sind die Finanzierung des Forschungsteams oder die Festlegung des Produktentwicklungsbudgets nicht Teil seiner Berechnung.

PPM präsentiert das Gesamtbild und ermöglicht eine optimale Ressourcenzuweisung.

Optimierte Entscheidungsfindung

Die besten Entscheidungen werden getroffen, wenn alle Informationen verfügbar sind. Agile Workflows generieren ständig Daten über deine Projekte und Prozesse. PPM-Strategien ermöglichen es dir, diese Daten zu aggregieren und die gewonnenen Erkenntnisse zu nutzen. Du erhältst die Fakten, die du brauchst, um über die nächsten Schritte zu entscheiden.

Zum Beispiel kann das PPM-Team beurteilen, ob das Unternehmen über die nötigen Ressourcen verfügt, um neue Projekte zu initiieren. Mit den gesammelten Daten kannst du auch kleinste Leistungsveränderungen verfolgen.

Risk management

Die meisten Unternehmen überwachen Projektrisiken bereits. Wenn du eine Risikostrategie auf Portfolioebene einführst, wird die Resilienz deines Unternehmens gestärkt. Ist deine Produktlinie von einer unsicheren Lieferkette abhängig? Mit PPM kannst du die Fallstricke vorhersehen und die Reaktion der Vertriebs-, Finanz- und Lagerteams vorbereiten. Ein einfacheres Projektmanagementsystem führt eher zu Stückwerk.

Strategische Ausrichtung

Mithilfe von PPM kannst du spezifische Projektbeiträge identifizieren und mit den Unternehmenszielen verknüpfen, um sie besser aufeinander abzustimmen. Weil kontinuierliche Überprüfungen Teil der Strategie sind, weißt du sofort, wenn Projekte nicht mehr zum Unternehmensethos passen. Diese strenge und kontinuierliche Überprüfung maximiert den Geschäftswert.

Best Practices für das PPM

Die Einführung und Pflege einer PPM-Umgebung erfordert konzentrierten Einsatz, unabhängig von der Größe deines Unternehmens. Folgende Best Practices sind zu empfehlen:

• Etabliere ein PPM-Framework: Definiere vor der Implementierung deine PPM-Strategie. Denke über Projektauswahlkriterien und Metriken zur Priorisierung nach. Richte alle Projekte an deinen erklärten Zielen aus.
• Nutze PPM-Tools und -Software: Die PPM-Funktionalität ist ein entscheidendes Merkmal von Projektmanagement-Plattformen wie Jira. Standardsoftware für Unternehmen, wie Quickbooks, beinhaltet oft PPM-Tools. Diese Software-Hilfsmittel sind von Vorteil, wenn du ein Agile-Portfolio verwaltest und verschiedene Projekte in Einklang bringen musst.
• Baue ein PPM-Team auf: Ein Portfoliomanager kann die täglichen Abläufe gestalten, benötigt aber ein Team zur Optimierung seiner Bemühungen. Stelle sicher, dass jedes PPM-Team klare Verantwortlichkeiten hat, um Verwirrung zu vermeiden. Fördere stets eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit – die unterschiedlichen Perspektiven des Teams sind Teil eines erfolgreichen PPM.
• Implementiere eine effektive Governance: Die Einhaltung von Unternehmensprozessen kann aus vielen Gründen ins Stocken geraten, unter anderem aufgrund von mangelndem Verantwortungsbewusstsein und unklaren Anweisungen. PPM in Kombination mit soliden Governance-Protokollen beseitigt diese Risiken, indem sichergestellt wird, dass alle Projekte denselben Richtlinien folgen und den Unternehmenszielen entsprechen.
• Kontinuierliche Verbesserung: PPM-Praktiken sollten sich natürlich weiterentwickeln, damit sie weiterhin zu den sich ändernden Geschäftszielen passen. Veränderungen können aufgrund des veränderten Marktdrucks, neuer Produktlinien usw. auftreten. Wenn du regelmäßig wichtige Leistungsindikatoren wie die Abschlussquoten von Projekten überprüfst, kannst du den Zustand des Portfolios beurteilen und aus Fehlern in früheren Projekten lernen.

Die Jira-Funktion "Plans" erleichtert strategisches PPM, indem sie eine zentrale Informationsquelle schafft, die Arbeitsplanung, Zuordnung von Abhängigkeiten und mehr ermöglicht. Du kennst Jira Plans vielleicht noch als Advanced Roadmaps, dem ursprünglichen Namen der Funktion.

Maximaler Erfolg mit strategischem Projektportfoliomanagement

PPM hilft dabei, dein Unternehmen auf Kurs zu halten. Projekte, bei denen Geld verloren geht oder die von definierten Standards abweichen, werden PPM-Überprüfungen nicht bestehen. Die Anwendung von PPM-Methoden hilft, den Erfolg zu maximieren, indem Projekte mit der besten Leistung hervorgehoben werden.

Die Verwendung von Jira zur Verwaltung deines Projektportfolios bietet noch mehr Vorteile. Die Software hilft bei Folgendem:

• Compliance und Koordination
• Anpassung deiner Pläne an neue Regeln
• Reaktionen auf Veränderungen in der Branche
• Nutzung von Daten zur Simulation möglicher Ergebnisse

Möchtest du herausfinden, welche Auswirkungen PPM auf deine Arbeitsvorgänge haben kann? Starte noch heute kostenlos mit Jira Plans durch.