Ein Leitfaden für Projektportfoliomanagement (PPM)
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Geschäftswachstum erfordert neue und sich ständig weiterentwickelnde Initiativen. Das Projektportfoliomanagement zentralisiert jede Initiative und bietet deinem Unternehmen einen umfassenden Überblick über aktuelle und zukünftige Projekte. Der breite Anwendungsbereich verbessert die Abstimmung zwischen den Teams und macht es einfacher, überholte Strategien zu identifizieren.
Was versteht man unter Projektportfoliomanagement?
Das Projektportfoliomanagement (PPM) stellt sicher, dass alle Projekte im Portfolio den strategischen Zielen entsprechen. Während sich das Projektmanagement auf bestimmte Projekte konzentriert, nimmt das PPM eine ganzheitliche Sichtweise ein. Jedes Projekt wird vom PPM-Team überprüft.
Wenn Unternehmen wachsen, übernehmen sie sich oft mit Projekten. Die Initiativen stapeln sich, bis die Mitarbeitenden überlastet sind und die Produktion darunter leidet.
PPM behebt dieses Problem. Die Kapazitätsplanung ist ein integraler Bestandteil der Aufgaben eines PPM-Experten und jedes Projekt im gesamten Unternehmen geht in die Berechnungen ein.
Wichtige Komponenten des Projektportfoliomanagements
Ein ausgereiftes PPM erfordert mindestens vier Elemente:
- Portfolio-Governance: Die Regeln für dein Portfolio sollten die Auswahl, Überprüfung und Priorisierung von Projekten regeln. Um diese Regeln zu erstellen, lege die lang- und kurzfristigen Ziele deines Unternehmens fest.
- Ressourcenmanagement: Eine sorgfältige Ressourcenplanung maximiert die Chancen, indem sie Arbeitskraft dort einteilt, wo sie am effektivsten ist. Innerhalb eines PPM-Frameworks fließen Ressourcen in wichtige Projekte ein.
- Risikomanagement: Identifiziere potenzielle Risiken, indem du einen Plan erstellst, der wichtige Branchenfaktoren berücksichtigt. Zum Beispiel sind die Kosten für Computerchips wichtig, wenn du ein Rechenzentrum betreibst. Eine Preiserhöhung könnte den Cashflow beeinträchtigen.
- Leistungsmanagement: Dein Team muss "Erfolg" für jedes Projekt definieren und die Leistung überwachen. Verwende für detailliertere Einblicke regelmäßige Statusberichte oder ein ausgeklügeltes PPM-Tool wie Jira.
Strategien für ein effektives Projektportfoliomanagement
Ein effektives PPM-Projekt sieht für jedes Unternehmen anders aus. Manche Unternehmen wollen ihren aktuellen Projektaufwand reduzieren, während andere kontinuierlich neue Ideen auf den Markt bringen wollen. Was auch immer deine ultimativen Ziele sind, es gibt Strategien, die du umsetzen kannst, wenn du möchtest, dass dein Unternehmen den PPM-Prinzipien folgt.
Kontinuierlich überwachen und anpassen
Der Erfolg von PPM hängt von kontinuierlicher Überwachung und Anpassung ab. Die Ziele schwanken aufgrund von Wettbewerb, Technologie und anderen Veränderungen. Die Projektzeitleiste für dein Portfolio mag zwar korrekt sein, aber es schadet nicht, flexibel zu bleiben. Neue Mitbewerber könnten die Überarbeitung deiner Priorisierungsmatrix erforderlich machen.
Wenn du eine Überprüfung durchführst, in der die Projektziele, Kosten und Einnahmen dargelegt werden, kannst du besser beurteilen, ob ein bestimmtes Projekt mehr oder weniger Aufmerksamkeit erfordert. Eine Neuausrichtung des Projekts kann auch notwendig sein, um mit den Geschäftszielen im Einklang zu bleiben. Mit spezifischen projektbezogenen Metriken wie ROI und Anzeigeninteraktion kannst du die Leistung im Laufe der Zeit verfolgen.
Jira Align: Best overall for project portfolio management
Jira Align is a project management tool that allows you to create a centralized hub where all your teams can stay on the same page with project portfolios and detailed roadmaps. All your work in Jira Align is visible in real-time, allowing everyone to track project progress and collaborate.
Jira Align is also an excellent tool for making decisions based on project portfolio data — from deploying the right team to choosing which project to focus on next.
Jira: Best for project tracking
Jira turns complex projects into easy-to-track tasks. Whether you’re working on a massive project involving several teams or a small, single-team project, Jira helps you organize work into milestones so everything is broken down into achievable steps.
You can also link individual tasks to goals so teams can see how their contributions affect the project as a whole. Jira templates simplify organizing and streamlining projects with powerful tools like Scrum and Kanban boards.
Jira Service Management: Best for service requests
Jira Service Management is designed to unite dev, IT, and business teams to deliver the best service. You can use Jira Service Management to track and manage IT and employee support requests, preventing these issues from delaying your workflows and projects. These service requests can even be integrated into project workflows to simplify tracking service requests and incidents. When you don’t have to worry about backlogged service requests or issues, you can focus on tackling the project(s) in front of you.
Confluence: Best for knowledge sharing and documentation
Confluence offers a simple solution for bringing teams together and ensuring everyone is on the same page. With Confluence, you can create pages and fill them with project details. Members across teams can access these pages to ensure they’re on the same page, which plays a key role in project planning.
Confluence pages can include knowledge base articles, FAQs about a project, team updates, technical specs and design docs, and project documentation. Even better, you can neatly organize that information to make it easy to digest.
Confluence whiteboards: Best for visual brainstorming and collaboration
Think of Confluence whiteboards as a virtual version of the whiteboards we use in real life. Like those whiteboards, Confluence whiteboards are a great tool for visual brainstorming and collaboration. You can use Confluence whiteboards to map out project ideas, brainstorm in real-time, and generate insights that help drive decision-making.
Jira Product Discovery: Best for road mapping and prioritization
Jira Product Discovery is an excellent tool for capturing ideas and creating a project roadmap. You can use Jira Product Discovery to map out product ideas to better understand what you should prioritize based on how it impacts your customers.
Data and customer insights help you prioritize ideas, while custom roadmaps make it easy to keep various teams and stakeholders informed about projects and product development.
Atlas: Best for goal-setting and tracking
Keeping teams aligned with your long-term goals and on the same page can be difficult, but Atlas offers a simple solution. Atlas is a central hub where team members can communicate and ensure they align with organizational goals.
Teams can use Atlas to ensure everyone knows which tasks they’re responsible for and their boundaries. You can also use Atlas to track team progress, giving you a better understanding of what you’re doing, why you’re doing it, and how it’s going. All Atlas' features and functionality are moving to the Platform, meaning iff you are a current Atlassian customer who owns Jira, Jira Product Discovery, Confluence or Compass, you can join the Early Access Program in the Admin Hub.
Loom: Best for async video communication
With remote work becoming the norm and people working across different time zones, live video chat tools aren’t always effective. Loom offers an alternative to live video chat tools, allowing you to record asynchronous (async) videos that other team members can view on their own time.
Team members can use Loom to record a quick video update or offer feedback on a project, keeping everyone on the same page even if they’re not in the same time zone.
Best Practices für das PPM
Die Einführung und Pflege einer PPM-Umgebung erfordert konzentrierten Einsatz, unabhängig von der Größe deines Unternehmens. Folgende Best Practices sind zu empfehlen:
- Etabliere ein PPM-Framework: Definiere vor der Implementierung deine PPM-Strategie. Denke über Projektauswahlkriterien und Metriken zur Priorisierung nach. Richte alle Projekte an deinen erklärten Zielen aus.
- Nutze PPM-Tools und -Software: Die PPM-Funktionalität ist ein entscheidendes Merkmal von Projektmanagement-Plattformen wie Jira. Standardsoftware für Unternehmen, wie Quickbooks, beinhaltet oft PPM-Tools. Diese Software-Hilfsmittel sind von Vorteil, wenn du ein Agile-Portfolio verwaltest und verschiedene Projekte in Einklang bringen musst.
- Baue ein PPM-Team auf: Ein Portfoliomanager kann die täglichen Abläufe gestalten, benötigt aber ein Team zur Optimierung seiner Bemühungen. Stelle sicher, dass jedes PPM-Team klare Verantwortlichkeiten hat, um Verwirrung zu vermeiden. Fördere stets eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit – die unterschiedlichen Perspektiven des Teams sind Teil eines erfolgreichen PPM.
- Implementiere eine effektive Governance: Die Einhaltung von Unternehmensprozessen kann aus vielen Gründen ins Stocken geraten, unter anderem aufgrund von mangelndem Verantwortungsbewusstsein und unklaren Anweisungen. PPM in Kombination mit soliden Governance-Protokollen beseitigt diese Risiken, indem sichergestellt wird, dass alle Projekte denselben Richtlinien folgen und den Unternehmenszielen entsprechen.
- Kontinuierliche Verbesserung: PPM-Praktiken sollten sich natürlich weiterentwickeln, damit sie weiterhin zu den sich ändernden Geschäftszielen passen. Veränderungen können aufgrund des veränderten Marktdrucks, neuer Produktlinien usw. auftreten. Wenn du regelmäßig wichtige Leistungsindikatoren wie die Abschlussquoten von Projekten überprüfst, kannst du den Zustand des Portfolios beurteilen und aus Fehlern in früheren Projekten lernen.
Die Jira-Funktion "Plans" erleichtert strategisches PPM, indem sie eine zentrale Informationsquelle schafft, die Arbeitsplanung, Zuordnung von Abhängigkeiten und mehr ermöglicht. Du kennst Jira Plans vielleicht noch als Advanced Roadmaps, dem ursprünglichen Namen der Funktion.
Maximaler Erfolg mit strategischem Projektportfoliomanagement
PPM hilft dabei, dein Unternehmen auf Kurs zu halten. Projekte, bei denen Geld verloren geht oder die von definierten Standards abweichen, werden PPM-Überprüfungen nicht bestehen. Die Anwendung von PPM-Methoden hilft, den Erfolg zu maximieren, indem Projekte mit der besten Leistung hervorgehoben werden.
Die Verwendung von Jira zur Verwaltung deines Projektportfolios bietet noch mehr Vorteile. Die Software hilft bei Folgendem:
- Compliance und Koordination
- Anpassung deiner Pläne an neue Regeln
- Reaktionen auf Veränderungen in der Branche
- Nutzung von Daten zur Simulation möglicher Ergebnisse
Möchtest du herausfinden, welche Auswirkungen PPM auf deine Arbeitsvorgänge haben kann? Starte noch heute kostenlos mit Jira Plans durch.