Die 10 besten Tools für das Zeitmanagement 2024

Wie wählst du das richtige Zeitmanagementtool für dein Team aus?

Ziehe bei der Bewertung von Zeitmanagementtools die folgenden Schlüsselkriterien in Betracht:

• Benutzerfreundlichkeit: Suche nach einem Tool mit intuitivem Design, unkomplizierter Navigation und minimalem Lernaufwand. Ein reibungsloses Onboarding-Erlebnis und leicht verfügbare Tutorials stellen sicher, dass Teams sofort loslegen und das Potenzial des Tools voll ausschöpfen können.
• Funktionen: Überlege dir, welche Funktionen am besten zu deinen bestehenden Workflows passen. Sind robuste Aufgabenmanagementfunktionen mit Prioritätensetzung und Terminverfolgung wichtig? Benötigt das Team Funktionen für die Zusammenarbeit, Projektzeitleistenverfolgung und Zeiterfassung? Wie wichtig ist eine Berichtsfunktion und gehört sie zu den Anforderungen? Erweiterte Funktionen wie Aufgabenplanung, Berichterstellung oder Projektbudgetierung sind für manche unverzichtbar. Bei anderen wiederum stehen Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit im Vordergrund.
• Integrationen: Die Kompatibilität mit bestehenden Workflows ist entscheidend. Lässt sich das Tool nahtlos in Kalender, Kommunikations-Apps und Cloud-Speicherlösungen integrieren? Die optimierte Integration macht die manuelle Dateneingabe plattformübergreifend überflüssig und fördert einen effizienteren (und oft genaueren) Workflow.
• Kosten: Zeitmanagementtools bieten verschiedene Preismodelle. Kostenlose Optionen mit grundlegenden Funktionen können für Einzelpersonen ausreichen, während Teams möglicherweise Premium-Abonnements mit erweiterten Funktionen benötigen. Bewerte die Anforderungen im Verhältnis zu den Kosten, um die wertvollste und budgetverträglichste Lösung zu finden.
• Kundensupport: Zuverlässiger Kundensupport ist für die Behebung von Fehlern unerlässlich. Halte Ausschau nach einem Tool, das umfassende Supportoptionen bietet, darunter Wissensdatenbanken, FAQs, E-Mail-Support und auch Live-Chatfunktionen für Support in Echtzeit.

Dies sind einige der beliebtesten Zeitmanagementtools und ihre wichtigsten Funktionen, Vorteile sowie potenzielle Nachteile.

Jira

Jira ist ein leistungsstarkes Projektmanagementtool, das für agile Teams entwickelt wurde. Es eignet sich am besten für die Zusammenarbeit und agile Softwareentwicklungsprojekte, da es Teams ermöglicht, komplexe Projekte mühelos zu bewältigen.

Zu den Vorteilen von Jira gehören die Optimierung der Kommunikation und der Aufgabenzuweisung innerhalb eines Teams, die Sichtbarkeit und Transparenz von Projekten, die Verbesserung der Teamagilität und die Möglichkeit zu einer iterativen Entwicklung. Mit Jira können Teams Projekte in überschaubare Aufgaben aufteilen, Projektmanagementphasen organisieren und verfolgen und diese in den Gesamtfortschritt integrieren. Das hilft Teams dabei, den Zeitplan und das Budget einzuhalten.

Hier sind einige der wichtigsten Funktionen von Jira:

• Die Erstellung, Zuweisung und Priorisierung von Vorgängen hilft beim Aufgabenmanagement.
• Die Workflow-Phasen werden auf Kanban Boards visuell dargestellt.
• Tools für die Zusammenarbeit ermöglichen Teamdiskussionen und das Teilen von Dateien.
• Berichtsfunktionen und Analysen helfen dabei, Fortschritte zu verfolgen und Engpässe zu identifizieren.
• Individuelle Workflows passen sich den spezifischen Anforderungen des Teams an.

Jira hat auch ein paar vermeintliche Nachteile:

• Im Vergleich zu einfacheren Tools kann die Lernkurve steiler sein.
• Die Plattform ist möglicherweise zu umfangreich für die Zeitmanagementanforderungen von Einzelpersonen.

Trello

Trello ist ein visuelles Projektmanagementtool, das für seine intuitive Oberfläche und Einfachheit bekannt ist. Trello ist einfach zu erlernen und zu verwenden, auch für Benutzer ohne technische Kenntnisse. Die Plattform bietet einen klaren Überblick über Projekte und Aufgaben und fördert die Zusammenarbeit und Kommunikation. Trello ist ideal für individuelles Zeitmanagement, kollaboratives Brainstorming, die Planung der Projektausführung und Teams mit visuellen Lerntypen.

Trello umfasst unter anderem die folgenden Funktionen:

• Trello bietet Boards zur Visualisierung von Aufgaben und Workflow-Phasen.
• Die Drag-and-drop-Funktionalität erleichtert die Koordinierung und Priorisierung von Aufgaben.
• Kartenkommentare, Checklisten und Dateianhänge verbessern die Zusammenarbeit.
• Power-Ups bieten zusätzliche Funktionen, wie Projektzeiterfassung oder Kalenderintegration.

Jedoch hat Trello auch Nachteile:

• Eingeschränkte Funktionen im Vergleich zu umfassenderen Projektmanagementtools reduzieren die Gesamtfunktionalität.
• Die Boards und ihre Funktionen reichen für hochkomplexe Projekte möglicherweise nicht aus.

Todoist

Todoist ist eine weit verbreitete Aufgabenmanagement-App, die für ihre übersichtliche Oberfläche und den Fokus auf individuelle Produktivität bekannt ist. Sie legt den Schwerpunkt auf Priorisierung und Fokussierung, was Mitarbeitern hilft, ihren Workload effektiv zu bewältigen.

Die Anwendung bietet eine einfache, benutzerfreundliche Oberfläche zur schnellen Erfassung und Strukturierung von Aufgaben. Sie verfügt zudem über eine Gamification-Funktion, die die Motivation und das Engagement steigern kann. Todoist eignet sich am besten für individuelles Zeitmanagement, das Erstellen und Verwalten von To-Do-Listen und das Setzen persönlicher Ziele.

Todoist hat mehrere nützliche Funktionen:

• Die solide Funktion zur Aufgabenerstellung hilft bei Fälligkeitsdaten, Prioritäten und Stichwörtern.
• Routineaufgaben helfen dabei, sich wiederholende Aktionen zu optimieren.
• Projektmanagementfunktionen optimieren gruppenbezogene Aufgaben.
• Die Möglichkeit zur Integration verschiedener Kalender und Produktivitätstools steigert die Produktivität.
• Mit Karma-Punkten und Produktivitätseinblicken kannst du die Erledigung von Aufgaben und die Fortschrittsverfolgung spielerisch gestalten.

Todoist hat ein paar Nachteile:

• Für Teamprojekte gibt es nur begrenzte Funktionen für die Zusammenarbeit.
• Der Plattform fehlen möglicherweise erweiterte Funktionen für komplexe Workflows.

Microsoft To Do

Microsoft To Do ist eine kostenlose App für das Aufgabenmanagement, die in andere Microsoft-Produkte integriert ist. Sie ist relativ einfach zu bedienen und bietet Microsoft-Benutzern eine vertraute Oberfläche, sodass sie leicht in andere Microsoft-Produktivitätstools integriert werden kann. Das Tool eignet sich am besten für das Zeitmanagement von Einzelpersonen, die Erstellung täglicher Aufgabenlisten und für Benutzer, die bereits in das Microsoft-Ökosystem investiert haben.

Microsoft To Do hat mehrere wichtige Funktionen:

• Die unkomplizierte Aufgabenerstellung erleichtert das Erstellen von Fälligkeitsdaten, Flags und Prioritätsstufen.
• Die Ansicht "Mein Tag" hilft Benutzern, sich auf die wichtigsten Aufgaben des Tages zu konzentrieren.
• Die Integration mit Microsoft Outlook-Aufgaben vereinheitlicht Aufgabenlisten auf allen Plattformen.
• Intelligente Listen kategorisieren Aufgaben automatisch nach Dringlichkeit und Fälligkeitsdaten.
• Die plattformübergreifende Verfügbarkeit unterstützt das Aufgabenmanagement auf verschiedenen Geräten.

Microsoft To Do hat jedoch auch Grenzen:

• Microsoft To Do erfordert eine steilere Lernkurve für diejenigen, die mit Microsoft-Anwendungen nicht vertraut sind.
• Das Tool ist möglicherweise nicht effizient für Unternehmen oder Einzelpersonen, die nicht mit einem größeren Unternehmen verbunden sind.

Monday.com

Monday.com ist ein vielseitiges Work Operating System (WorkOS), das eine anpassbare Plattform für Projektmanagement und Teamzusammenarbeit bietet. Die Plattform kann Projekte unterschiedlicher Komplexität unterstützen und bietet flexible Projektmanagementfunktionen, die an verschiedene Workflows angepasst werden können, was ihr Potenzial für ein hochgradig maßgeschneidertes Erlebnis unter Beweis stellt.

Monday.com fördert Transparenz, den Informationsaustausch im Team sowie die Automatisierung zur Steigerung der Effizienz und eignet sich am besten für alle mit komplexeren Workflows, die von Anpassungen profitieren können.

Monday.com bietet mehrere nützliche Funktionen:

• Flexible Bausteine machen es einfach, Boards und Listenansichten für die Aufgabenplanung zu erstellen.
• Individuell anpassbare Workflows passen sich den spezifischen Teamanforderungen und Projekttypen an.
• Automatisierte Tools optimieren sich wiederholende Aufgaben und Benachrichtigungen.
• Funktionen zur Zeiterfassung überwachen die Projektdauer und die Teamproduktivität.
• Die Integration mit verschiedenen Produktivitäts- und Kommunikationstools vereinfacht die Bedienung.

Monday.com hat ein paar Nachteile:

• Die Benutzer müssen für die effektive Einrichtung und Anpassung von Workflows eine Lernkurve durchlaufen.
• Kostenlose Tarife bieten eingeschränkte Funktionen und die Premium-Tarife können für kleinere Teams teuer sein.

Asana

Asana ist ein beliebtes Projektmanagementtool, das für seinen Fokus auf Klarheit, Kommunikation und das Erreichen von Teamzielen bekannt ist. Die übersichtliche und benutzerfreundliche Oberfläche für Aufgabenzuweisungen, Fortschrittsverfolgung und Zielsetzung hilft Teams, sich auf das Gesamtbild zu konzentrieren. Asana eignet sich hervorragend für Teams, die an Projekten zusammenarbeiten, Workflows optimieren und die interne Kommunikation und Transparenz verbessern möchten.

Asana hat mehrere wichtige Funktionen:

• Listen- und Board-Ansichten verbessern das Aufgabenmanagement und die Visualisierung.
• Zielsetzungs- und Nachverfolgungsfunktionen sorgen für die Ausrichtung von Teams auf Ziele.
• Funktionen wie Aufgabenkommentare, @Erwähnungen und Projektdiskussionen verbessern die Kommunikation.
• Die integrierte Zeiterfassung überwacht die Workloads von Einzelpersonen und Teams.
• Die Integration mit verschiedenen Produktivitäts- und Kommunikationstools fördert die Zusammenarbeit.

Es gibt jedoch auch einige Einschränkungen:

• Der kostenlose Tarif hat begrenzte Optionen und schränkt Funktionen und Teamgröße ein.
• Asana ist im Vergleich zu einigen WorkOS-Optionen möglicherweise nicht ideal für hochkomplexe Anforderungen im Projektmanagement.

Clockify

Clockify ist eine Freemium-App zur Zeiterfassung mit Projektmanagementfunktionen. Die Plattform hat eine benutzerfreundliche Oberfläche und beschränkt sich auf die wichtigsten Zeiterfassungsfunktionen. Dazu gehören individuelle Zeiterfassung, Teamzeiterfassung für einfache Projekte und Erfassung fakturierbarer Stunden für Freiberufler. Der kostenlose Tarif bietet wertvolle Grundfunktionen für einzelne Benutzer und kleine Teams und lässt sich gut in bestehende Projektmanagement-Workflows integrieren.

Clockify bietet die folgenden Hauptfunktionen:

• Die einfache und intuitive Zeiterfassung bietet eine Start-/Stoppfunktion und eine Projektauswahl.
• Detaillierte Arbeitszeittabellen ermöglichen die Analyse der Produktivität von Einzelpersonen und Teams.
• Funktionen wie Aufgabenerstellung, -zuweisung und Fälligkeitstermine (im kostenlosen Tarif begrenzt) unterstützen das Projektmanagement.
• Mit Berichtstools können Projektarbeitszeiten visualisiert und Bereiche mit Verbesserungspotenzial ermittelt werden.
• Durch die Integration in beliebte Projektmanagement- und Kommunikationstools werden tägliche Workflows optimiert.

Clockify hat ein paar Nachteile:

• Im kostenlosen Tarif sind die Projektmanagementfunktionen begrenzt.
• Der Funktionsumfang ist möglicherweise nicht für komplexe Projekte mit umfangreichen Abhängigkeiten geeignet, zumal der Schwerpunkt auf der Zeiterfassung liegt.

Notion

Notion ist ein vielseitiges Workspace-Tool, das einen flexiblen Arbeitsbereich für Notizen, Aufgabenmanagement und Projektzusammenarbeit bietet. Die App bietet Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten, sodass Administratoren den Arbeitsbereich an die Bedürfnisse des Teams anpassen können.

Die Plattform fördert den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit und lässt sich gut in bestehende Workflows und Tools integrieren. Notion eignet sich am besten für individuelles Wissensmanagement. Es bietet eine flexible Projektplanung mit dem Schwerpunkt auf Anpassungsfähigkeit und Teamarbeit bei kreativen Projekten.

Notion hat mehrere bemerkenswerte Funktionen:

• Der frei anpassbare Arbeitsbereich bietet Blöcke für Text, Listen, Tabellen und verschiedene Multimedia-Elemente.
• Zu den leistungsstarken Aufgabenverwaltungsfunktionen gehören Fälligkeitstermine, Erinnerungen und Prioritätsstufen.
• In der Board-Ansicht können Workflows und der Aufgabenfortschritt visualisiert werden.
• Teamfunktionen ermöglichen die Bearbeitung in Echtzeit, Kommentare und Erwähnungen.
• Beliebte Produktivitäts- und Kommunikationstools lassen sich einfach integrieren.

Auch Notion hat jedoch Nachteile:

• Das offene Design kann zu einer Informationsflut führen, wenn die Oberfläche nicht effektiv strukturiert wird.
• Es kann eine echte Herausforderung sein, sich mit den verschiedenen Funktionen vertraut zu machen und zu lernen, wie effiziente Workflows erstellt werden.

ClickUp

ClickUp ist eine umfassende Projektmanagement-Plattform, die viele Funktionen für Aufgabenmanagement, Zusammenarbeit und Teamkommunikation bietet. ClickUp kann mehrere Funktionen in einer einzigen Plattform konsolidieren und so Workflows optimieren.

Das Tool bietet solide Zeiterfassungsfunktionen für Einblicke in die Produktivität von Einzelpersonen und Teams. Flexible Ansichten und Funktionen ermöglichen unterschiedliche Projektmanagement-Ansätze. ClickUp ist ideal für die Zusammenarbeit an einfachen bis komplexen Projekten und für Teams, die eine einheitliche Plattform für Aufgabenmanagement, Kommunikation und Zeiterfassung suchen.

ClickUp bietet die folgenden Hauptfunktionen:

• Flexible Listenansichten, Boards und Mind-Maps helfen dabei, Aufgaben und Projekte visuell zu organisieren.
• Zielsetzungs- und Nachverfolgungsfunktionen sorgen für die Ausrichtung von Teams auf Ziele.
• Die integrierte Zeiterfassung umfasst Start-/Stopp-Timer, eine automatische Erfassung und detaillierte Berichte.
• Die Teamfunktionen ermöglichen die Bearbeitung in Echtzeit, Kommentare, Chat und die Freigabe von Dokumenten.
• Verschiedene Produktivitäts- und Kommunikationstools lassen sich nahtlos integrieren.

ClickUp hat ein paar Nachteile:

• Die funktionsreiche Oberfläche könnte im Vergleich zu einfacheren Tools eine steilere Lernkurve haben.
• Im kostenlosen Tarif sind Funktionen und Speicherplatz begrenzt. Für größere Teams oder komplexe Projekte sind Upgrades erforderlich.

RescueTime

RescueTime ist ein Tool für das persönliche Zeitmanagement, das Computeraktivitäten im Hintergrund verfolgt und Berichte generiert, um Produktivitätsmuster zu identifizieren. Die Anwendung sorgt für wertvolle Einblicke in die täglichen Computernutzungsmuster und hilft Benutzern, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und unproduktive Aktivitäten zu reduzieren. Die Plattform bietet Fokustools, um die Konzentration zu fördern und Kontextwechsel zu minimieren.

RescueTime umfasst diese wichtigen Funktionen:

• Die automatische Zeiterfassung im Hintergrund überwacht die Website- und Anwendungsnutzung.
• In detaillierten Berichten wird die Zeit kategorisiert, die für produktive, unproduktive und neutrale Aktivitäten aufgewendet wird.
• Fokustools ermöglichen den Benutzern, unerwünschte Websites und Anwendungen während festgelegter Arbeitszeiten zu blockieren.
• Über anpassbare Einstellungen lassen sich basierend auf individuellen Anforderungen produktive und unproduktive Kategorien definieren.
• Das Tool kann in einige Projektmanagement- und Kommunikationstools integriert werden.

Zu den Einschränkungen von RescueTime gehören folgende:

• RescueTime hat nur wenige Funktionen, die über die persönliche Zeiterfassung hinausgehen.
• Bei der Kategorisierung von Websites und Anwendungen verlässt sich die Plattform auf die Ehrlichkeit der Benutzer.
• Das Tracking von Aktivitäten im Hintergrund wirft möglicherweise Fragen hinsichtlich des Datenschutzes auf.

Mit dem besten Zeitmanagementtool die Produktivität steigern

Die perfekte Zeitmanagement-App ermöglicht Teams, die Kontrolle über ihren Arbeitstag zu übernehmen und maximale Effizienz zu erzielen. Manche Teams benötigen zuverlässige Funktionen für die gemeinsame Bearbeitung komplexer Projekte, andere in erster Linie einen anpassbaren Arbeitsbereich für individuelles Wissensmanagement. Es liegt an dir, ein Zeitmanagement-Tool auszuwählen, das am besten zu den Anforderungen, dem Budget und den geplanten Integrationen des Teams passt.

Die beste Wahl für alle, die eine leistungsstarke Lösung suchen, um Team-Workflows zu optimieren und agile Methoden anzuwenden, ist Jira. Die intuitive Oberfläche, die robusten Funktionen und der Fokus auf Projekttransparenz machen Jira zu einem wertvollen Asset für die Maximierung der Teamproduktivität. Entdecke Jira und finde heraus, wie es den Ansatz eines Unternehmens in Bezug auf Zeitmanagement und Projekterfolg verändern kann.

Tools für das Zeitmanagement: Häufig gestellte Fragen

Wie verbessern Zeitmanagement-Tools die Produktivität?

Zeitmanagement-Tools steigern die Produktivität, indem sie Möglichkeiten bieten, den Arbeitstag zu strukturieren, Aufgaben zu priorisieren und Ablenkungen zu minimieren. Diese Tools helfen dabei, Workloads zu visualisieren, Fristen festzulegen und den Fortschritt zu verfolgen. Sie sorgen dafür, dass sich Teams darauf konzentrieren, Ziele zu erreichen und Projekte effizient abzuschließen.

Wie helfen Zeitmanagement-Tools bei der Remote-Arbeit?

Zeitmanagement-Tools sind für die Remote-Arbeit unverzichtbar. Sie erleichtern die Kommunikation und Zusammenarbeit über weite Entfernungen hinweg, damit Teammitglieder sich abstimmen können und auf Kurs bleiben. Teammitglieder können Aufgaben, Dokumente und Updates an einem zentralen Ort teilen, was die Transparenz erhöht und die Rechenschaftspflicht stärkt.

Welche Vorteile bieten Zeiterfassungstools?

Die Verwendung einer Zeiterfassungs-App und anderer Tools zur Zeiterfassung ermöglicht wertvolle Einblicke in die Nutzung der Arbeitszeit. Sie können helfen, Bereiche zu identifizieren, in denen Zeit verloren geht, und Workflows zu optimieren, um die Effizienz zu steigern. Darüber hinaus zeigen Zeiterfassungstools Einzelpersonen und Teams mögliche Engpässe auf und wie der Zeitaufwand für bestimmte Aufgaben reduziert werden kann. Eine Analyse der Arbeitszeit kann auch in zukünftige Budgets und Projektschätzungen einfließen, wodurch insgesamt ein schlankerer, effizienterer Prozess entsteht.

Wie kann ich Zeitmanagement-Tools in andere Software integrieren?

Viele Zeitmanagement-Tools lassen sich in andere Software integrieren und ermöglichen so einen nahtlosen Datenfluss zwischen Plattformen. Wenn du zum Beispiel eine Zeiterfassungs-App mit einem Projektmanagement-Tool verbindest, kannst du den Zeitaufwand für bestimmte Aufgaben innerhalb von Projekten ganz einfach automatisch protokollieren. Die Nutzung von Integrationen und Automatisierung macht die manuelle Dateneingabe überflüssig und sorgt für einen besseren Überblick über den Arbeitsprozess.