Was ist Enterprise-Projektmanagement?

Definition des Enterprise-Projektmanagements

Das EPM ist ein strategischer Ansatz für das Management von Projekten, Programmen und Portfolios. Das Ziel besteht darin, diese Initiativen zu koordinieren und sie auf die übergeordneten Geschäftsziele abzustimmen, um die Ressourcenzuweisung zu optimieren, Risiken zu mindern und maximalen Nutzen zu erzielen. Das EPM geht über das Management einzelner Projekte hinaus. Der Schwerpunkt liegt auf der ganzheitlichen Betrachtung der Projektlandschaft des Unternehmens.

Unterschiede zwischen dem EPMO und dem PMO

Das Enterprise Project Management Office (EPMO) und das Project Management Office (PMO) spielen zwar beide entscheidende Rollen bei der Projektverwaltung, ihr Umfang und ihr Schwerpunkt unterscheiden sich jedoch. Das PMO konzentriert sich in der Regel auf das Management einzelner Projekte oder Programme. Es sorgt dafür, dass Projekte unter Einhaltung des Projektzeitplans, des Budgets und des definierten Projektumfangs abgeschlossen werden.

Die Aufgaben des EPMO sind dagegen weiter gefasst: Es richtet Projekte an den strategischen Zielen des Unternehmens aus, führt standardisierte Methoden ein und optimiert die Ressourcenauslastung im gesamten Projektportfolio. Das EPMO ist ein strategischer Partner, der sicherstellt, dass Projekte zum Gesamterfolg des Unternehmens beitragen.

Die wichtigsten Elemente des Enterprise-Projektmanagements

Beim EPM geht es darum, schon bei der Projektplanung für eine effektive Ausführung und Bereitstellung zu sorgen. Folgende Komponenten sind dafür entscheidend:

• Risikoanalyse: Ermittlung potenzieller Bedrohungen und Chancen, die sich auf den Erfolg eines Projekts auswirken könnten. Wenn Unternehmen die Wahrscheinlichkeit und die potenziellen Auswirkungen dieser Faktoren kennen, können sie Strategien entwickeln, um die Projektziele zu schützen.
• Projektschätzung: Prognosen zu den für das Projekt erforderlichen Ressourcen, der benötigten Zeit und den zu erwartenden Kosten. Eine genaue Schätzung ist entscheidend für die effektive Planung, Ressourcenzuweisung und Budgetierung.
• Projektüberprüfungen: Regelmäßige Projektüberprüfungen sind unerlässlich, um den Fortschritt zu beurteilen, Abweichungen vom Plan zu erkennen und notwendige Anpassungen vorzunehmen. Bei diesen Überprüfungen wird die Projektleistung anhand festgelegter Ziele und Metriken bewertet.
• Projektmanagement-Coaching: Die Beratung und Unterstützung von Projektmanagern ist eine wichtige Komponente des EPM. Das Coaching trägt dazu bei, Projektmanagementkompetenzen zu fördern, die Entscheidungsfindung zu optimieren und die Projektleistung zu verbessern.
• Eskalationsmanagement für Probleme: Klare Eskalationspfade für kritische Probleme sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass bei Problemen, die sich auf den Projekterfolg auswirken können, zeitnah eingegriffen und gehandelt wird.

• Zeiterfassung: Die genaue Erfassung der für Projektaktivitäten aufgewendeten Zeit ist für die Überwachung des Fortschritts, die Identifizierung von Engpässen und die Optimierung der Ressourcenauslastung unerlässlich. Zeiterfassungsdaten sind auch für die Projektabrechnung und das Finanzmanagement hilfreich.

Diese Komponenten bilden zusammen ein robustes EPM-Framework, das es Unternehmen ermöglicht, ihre Projektportfolios effektiv zu verwalten und auszuführen.

Vorteile des Enterprise-Projektmanagements

Das EPM bietet Unternehmen, die ihre Projektausführung optimieren und strategische Ziele erreichen möchten, klare Vorteile. Durch die Implementierung von Best Practices für das EPM können Unternehmen die betriebliche Effizienz steigern, die Ressourcenauslastung verbessern und Risiken mindern. Hier einige konkrete Vorteile des EPM:

Verbesserung von Transparenz und Kontrolle bei Projekten

Das EPM schafft eine zentrale Plattform für die Überwachung und Verwaltung von Projekten im gesamten Unternehmen. Mit Echtzeiteinblicken in den Projektfortschritt, die Ressourcenzuweisung und KPIs (Key Performance Indicators) ermöglicht das EPM allen Beteiligten eine fundierte Entscheidungsfindung und bei Bedarf passende Korrekturmaßnahmen. Durch diese verbesserte Transparenz im gesamten Projektlebenszyklus können Unternehmen potenzielle Risiken frühzeitig erkennen und wirksam mindern.

Verbesserte Zusammenarbeit

Das EPM fördert die Zusammenarbeit, indem es Silos zwischen Teams beseitigt. Die gemeinsame Plattform für Kommunikation und Informationsaustausch unterstützt den effizienten Wissenstransfer und -austausch. Dieser kollaborative Ansatz verbessert die Entscheidungsfindung, steigert die Produktivität und optimiert die Projektergebnisse.

Einbindung von Stakeholdern

Beim EPM wird die Einbindung der Stakeholder priorisiert. Klare Kommunikation und Einbeziehung werden erleichtert. Mit Einblicken in die Projektziele, Fortschritte und Herausforderungen sorgt das EPM für Vertrauen und Zuversicht unter den Stakeholdern. Dabei kann die Kommunikation auf bestimmte Interessengruppen zugeschnitten werden, um deren Bedürfnisse und Erwartungen zu erfüllen.

So implementierst du das Enterprise-Projektmanagement

Zur Implementierung des EPM sind folgende sorgfältig geplante, gut durchdachte Schritte erforderlich:

• Definiere die Ziele und Vorgaben für das EPM. Formuliere klar und deutlich die gewünschten Ergebnisse des EPM, beispielsweise Verbesserung der Projekterfolgsraten, Ressourcenoptimierung und Ausrichtung auf die Geschäftsstrategie.
• Lege eine Verwaltungsstruktur fest. Richte eine zentrale Stelle ein, die für die Überwachung von EPM-Initiativen, die Definition von Standards und das Treffen wichtiger Entscheidungen zuständig ist.
• Bewerte das Projektportfolio. Analysiere das aktuelle Projektportfolio, um Abhängigkeiten, Risiken und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
• Wähle eine Projektmanagement-Methode. Wähle einen Ansatz, der zu den Projektmerkmalen und deiner Unternehmenskultur passt. Beispiele sind Scrum, das Wasserfallmodell, Agile und Kanban.
• Implementiere Projektmanagement-Tools. Implementiere und nutze Projektmanagement-Software, die EPM-Prozesse, Zusammenarbeit und Berichterstattung unterstützt.
• Richte klare Kommunikationskanäle ein. Lege Kommunikationsprotokolle und Kanäle fest, um einen effektiven Informationsfluss zwischen den Stakeholdern sicherzustellen.
• Entwickle ein Wissensmanagementsystem. Erstelle ein zentrales Repository für Projektdokumentation, Best Practices und gewonnene Erkenntnisse.
• Biete Schulungen und Unterstützung an. Stelle Projektmanagern und Teammitgliedern die notwendigen Kompetenzen und Kenntnisse zur Verfügung, um das EPM effektiv zu implementieren.

• Überwache und bewerte die Leistung. Beurteile die EPM-Leistung auf fortlaufender Basis. Nimm gegebenenfalls Anpassungen vor und nutze die kontinuierliche Verbesserung, um Ergebnisse zu optimieren.

Herausforderungen bei der Implementierung von Enterprise-Projektmanagement

Die Implementierung von EPM kann mehrere Herausforderungen mit sich bringen, unter anderem in Form von Widerstand seitens der Benutzer. Die Mitarbeiter sträuben sich möglicherweise, neue Prozesse und Tools zu nutzen, vor allem, wenn sie normalerweise in Silos arbeiten. Das kann daran liegen, dass sie Angst vor dem Unbekannten haben oder dass sie sich nicht gerne in neue Tools einarbeiten, die überwältigend wirken können. Versichere Teammitgliedern, dass Schulungen und Support verfügbar sind und dass das Unternehmen sie bei der Einführung und Implementierung begleiten wird.

EPM in bestehende Systeme und Prozesse zu integrieren kann zudem komplex und zeitaufwendig sein. Die Sicherstellung der Kompatibilität und des Datenflusses zwischen verschiedenen Systemen erfordert eine sorgfältige Planung und Ausführung. Für den Erfolg ist es unerlässlich, kulturelle Hürden für die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zu überwinden. Der Aufbau einer Kultur der Transparenz und des Vertrauens kann schwierig sein, ist aber entscheidend, um Silos aufzubrechen und effektive Teamarbeit zu fördern.

Best Practices für erfolgreiches Enterprise-Projektmanagement

Die erfolgreiche Implementierung von EPM erfordert einen strategischen, mehrdimensionalen Ansatz. Hier sind einige Best Practices, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und die Vorteile zu maximieren:

• Sichere dir die Förderung durch die Geschäftsleitung. Es ist von entscheidender Bedeutung, aktive Unterstützung und Zuspruch von Führungskräften zu erhalten. Die Förderung durch die Geschäftsleitung sorgt für eine Kultur der Exzellenz im Projektmanagement und erleichtert die Zuweisung von Ressourcen für EPM-Initiativen.
• Investiere in Schulungen und Weiterbildung. Stelle Projektmanagern und Teammitgliedern die notwendigen Kompetenzen und Kenntnisse zur Verfügung, um EPM-Tools und -Methoden effektiv zu nutzen. Die Schulungsprogramme können Best Practices für das Projektmanagement, ausgewählte Methoden (zum Beispiel Agile) und spezifische EPM-Softwarefunktionen umfassen.
• Setze auf kontinuierliche Verbesserung. Betrachte EPM als einen fortlaufenden Prozess, keine einmalige Implementierung. Evaluiere regelmäßig die Effektivität von EPM-Praktiken und -Tools und nimm auf der Grundlage von gewonnenen Erkenntnissen und neuen Geschäftsanforderungen Anpassungen vor.
• Führe Leistungsbeurteilungen durch. Implementiere regelmäßige Nachbesprechungen und Bewertungen nach Projekten, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren. Analysiere Daten aus Projektmanagement-Tools wie Jira Plans (früher Advanced Roadmaps), um Einblicke in die Effizienz bei der Projektausführung und die Effektivität der Ressourcenzuweisung zu erzielen.
• Nutze Tools für die Zusammenarbeit. Tools für die Zusammenarbeit wie Jira fördern die Teamkommunikation, den Wissensaustausch und die Informationstransparenz. Mit Jira Plans können Teams den Projektfortschritt, Abhängigkeiten und die Ressourcenzuweisung im gesamten Projektportfolio verfolgen. Das trägt zu einem proaktiven Risikomanagement bei und ermöglicht fundierte Entscheidungen.

• Sorge für eine Kultur der Zusammenarbeit. Fördere offene Kommunikation, Teamwork und Rechenschaftspflicht in und zwischen Teams. Diese funktionsübergreifende Zusammenarbeit stärkt ein Gefühl von Eigenverantwortung und Projekterfolg.

Durch die Implementierung dieser Best Practices können Unternehmen die Herausforderungen bei der EPM-Implementierung bewältigen, ein ideales Umfeld für erfolgreiche Projekte schaffen und ihre strategischen Ziele erreichen.

Effektives Enterprise-Projektmanagement mit Jira

Effektives EPM ist entscheidend für den Unternehmenserfolg. Durch die Umsetzung der oben genannten Strategien und Best Practices können Unternehmen die Transparenz von Projekten erhöhen, die Zusammenarbeit verbessern und die Ressourcenzuweisung optimieren.

Jira ist ein leistungsstarkes Tool zur Unterstützung von EPM-Initiativen. Es bietet robuste Funktionen wie Aufgabenverfolgung, erweiterte Planung, anpassbare Workflows und Automatisierungsfunktionen, die die Projektausführung optimieren und die Transparenz steigern. Mit Jira können Teams ganz einfach den Projektfortschritt verfolgen, Aufgaben zuweisen und effektiv zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass Projekte auf Kurs bleiben und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden.

Mit Jira als EPM-Plattform kannst du das volle Potenzial deines Projektportfolios ausschöpfen. Mit Jira Free kannst du direkt loslegen und dein Projektmanagement effizienter und erfolgreicher gestalten.