What is a project proposal outline? Steps and best practices

Understanding a project proposal outline

A project proposal outline aims to clearly explain a project in a way that convinces readers to support it. An effective project proposal outline is essential to strategic planning and influences your company’s decision-making process.

To create an effective project proposal outline, you must understand the stakeholders' primary goals and concerns. Draft your proposal outline to align with and address what those stakeholders care about and can expect from your project.

That effort begins with the outline’s title, which should persuade your audience to continue reading the outline. This approach will result in a project proposal outline that engages and persuades participants, stakeholders, and influencers to support your project.

Types of proposals

There are multiple types of project proposals, including academic proposals, business proposals, project proposals, and research proposals.

• Academic proposals intend to gain support for creating a specific dissertation, research paper, or thesis.
• Business proposals aim to secure funding from investors, persuade clients to sign a contract or gain support for a project.
• Research proposals aim to gain resources and support for a specific research project.
• Project proposals intend to garner support for a particular project from colleagues, decision-makers, and stakeholders.

The structure and components of each project proposal outline may vary depending on the type of proposal involved. Most of your proposals will likely be project management proposals, which aim to address a specific operational business need or pursue a specific business opportunity.

Components of a proposal outline

Every project proposal outline should include several key components. Use this project proposal format to write an effective outline:

• Title: Give your outline a title that captures the critical focus of your project. Don’t try to summarize the entire project; instead, provide a few words of incentive for people to continue reading the outline.
• Executive summary: This succinct project proposal overview focuses on its goals, objectives, and anticipated outcomes. This should be no more than one to two short paragraphs.
• Introduction: This section should cover the same grounds as the executive summary and provide more details centered on the content of the proposal outline. It should be brief and encourage further reading.
• Problem statement: Include a brief, clear statement of the business problem or opportunity the proposed project intends to address.
• Objectives: Provide details of the specific goals of the proposed project. Focus on stakeholder and company-wide benefits.
• Methodology: Briefly describe how the proposed project will achieve its objectives. Give information on which roles and teams will be active participants, and list all stakeholders.
• Budget: Detail the money, people, and other resources needed to complete the proposed project successfully. Where appropriate, include information about the source or sources of budgeted resources.
• Timeline: Detail the planned schedule for all stages of the proposed project. Highlight any anticipated decision or inflection points.
• Evaluation: Describe how you’ll evaluate the results and outcomes of the proposed project and what the next steps will be.
• Conclusion: Summarize the key points and include a call to action requesting feedback and questions from readers.
• Appendices: Add any appropriate supporting documents and links to online resources. Label each appendix and include a brief description of why you included it.

Этапы создания плана проектного предложения

Теперь у вас есть схема работы, и можно приступить к созданию плана. Вот краткое описание важнейших шагов.

Проведите предварительное исследование

Начните с изучения своей аудитории, ее основных целей и проблем, а также того, как ваш проект может наиболее точно отвечать им. Соберите информацию с помощью таких инструментов, как опросы, интервью и неформальные беседы. Она ляжет в основу структуры и содержания вашего плана предложения.

Тщательно записывайте полученную информацию, а если есть возможность — и сами разговоры, чтобы зафиксировать все ценные данные, полученные в ходе исследования.

Подготовьте структуру плана

Составьте структуру плана по информации из первичного исследования, используя перечисленные выше компоненты. Логично систематизируйте информацию и создайте заголовки и подзаголовки для каждого раздела, чтобы план было легче читать. Постарайтесь представить проектное предложение максимально четко и кратко.

Напишите сам план предложения

Когда структура будет готова, начните писать план. Сначала набросайте черновой вариант каждого раздела. Пишите понятным и профессиональным языком, используя при необходимости термины, знакомые или важные для вашей основной аудитории.

Перечитайте и отредактируйте план, чтобы каждый раздел был максимально точным и полным. Если хватит времени, перед публикацией окончательного варианта покажите план одному или двум членам основной аудитории и попросите прокомментировать его.

Рекомендации по составлению плана проектного предложения

При составлении плана проектного предложения важно, чтобы текст был кратким и посвященным одной теме, а также соответствовал целям и задачам — как вашим, так и вашей основной аудитории. Используйте понятный, знакомый читателям язык и подкрепляйте информацию достоверными данными — прямо в тексте плана или в приложениях к нему. Поддерживайте единообразие формата и шрифтов, чтобы не отвлекать внимание читателей и сосредоточить его на содержании плана.

Создавайте эффективные планы проектных предложений в Confluence

С правильным ПО весь процесс создания проектного предложения, включая совместную проверку и редактирование, проходит проще и быстрее. Именно здесь вам пригодится Confluence.

Confluence — это рабочее пространство, объединяющее всех сотрудников для выполнения проектов. Команды могут создавать планы проектов, редактировать их и делиться ими, чтобы скоординировать свою работу. Каждый проект, предложение и план могут содержать несколько типов информации: задачи, исполнителей, даты, таблицы и многое другое.

В Confluence предусмотрен ряд шаблонов, включая шаблон проектного предложения, которые помогут вам начать работу быстро и эффективно. Ознакомьтесь с шаблоном карты проекта и бесплатно создайте план проектного предложения в Confluence.

План предложения: часто задаваемые вопросы

В чем важность плана предложения?

План проектного предложения помогает систематизировать мысли и учесть все критические моменты. За счет этого будет проще написать само предложение и четко изложить цели и методологию предложения рецензентам и заинтересованным сторонам. Подробный план проектного предложения может быть полезен на всех этапах управления проектом, включая планирование.

Можно ли использовать один и тот же план предложения для разных типов предложений?

Для разных типов предложений можно использовать одну и ту же базовую структуру. Адаптируйте каждый план под конкретный контекст и цели предложения, а также под потребности и ожидания вашей основной аудитории и заинтересованных сторон. Первичное исследование поможет оптимально подобрать тип и структуру предложения для конкретного плана.

Каковы распространенные ошибки при составлении плана предложения?

При создании плана предложения следует избегать некоторых распространенных ошибок, например перегрузку плана информацией, неясные указания или недостаточную точность. Также сюда можно внести игнорирование потребностей и ожиданий основной аудитории, разрозненность и нелогичную подачу информации.

Чтобы уберечься от этих ошибок и других проблем, опирайтесь на хорошо продуманную структуру плана (например, описанную в этой статье) и внимательно следуйте ей. Запрашивайте отзывы и комментарии от членов аудитории и заинтересованных сторон при составлении плана: так окончательная версия наверняка найдет отклик у аудитории и убедит ее в ценности вашего предложения.