Что такое время выполнения? Определение и стратегии оптимизации

Что такое время выполнения

Время выполнения — это время от начала некоего процесса до его завершения. Это понятие применимо к любому процессу, который включает набор действий. Например, очень индивидуальный продукт, такой как произведение искусства, может обладать длительным временем выполнения из-за уникальных требований, ориентированных на клиента. Стандартизированные продукты, такие как пылесосы, могут иметь короткое время выполнения благодаря налаженным производственным процессам и управлению запасами.

Чтобы понимать и оптимизировать различные бизнес-процессы, крайне важны показатели времени выполнения. Это неотъемлемая часть стратегического планирования и принятия решений, ведущих к повышению удовлетворенности клиентов и постоянному совершенствованию.

Типы времени выполнения

Существует три типа времени выполнения.

• Время выполнения для клиента — это время между оформлением заказа клиентом и его получением. Обычно оно отсчитывается с момента подтверждения заказа, но может учитывать и время на оформление заказа. Сюда включена подготовка продукта, упаковка и поставка, а заканчивается процесс вручением клиенту.
• Время выполнения для материалов — типичный показатель на производстве. Оно отражает время между выявлением потребности в материалах и их получением. Например, если производитель использует необработанную сталь, время выполнения для материалов включает определение необходимого количества и марки, размещение заказа у поставщика, сроки производства материалов в соответствии со спецификациями, упаковку и поставку.
• Время выполнения для продукции — это время, необходимое на создание продукта, после того как получены все материалы. Этот внутренний показатель времени выполнения не включает поставку клиентам, а заканчивается, когда продукт готов. Например, время выполнения для продукции при разработке программного обеспечения включает сбор требований, создание спецификаций дизайна и разработки, разработку самого программного обеспечения, тестирование и выпуск.

Несмотря на то, что разные типы измеряются отдельно, их можно включить в совокупное время выполнения, учитывающее весь цикл поставок — например, от заказа сырья до вручения клиенту.

Составляющие времени выполнения

Время выполнения можно разбить на отдельные элементы, чтобы было проще измерять, отслеживать и оптимизировать процессы. Некоторые составляющие перечислены ниже.

• Предварительная обработка включает действия, которые необходимо выполнить перед закупкой материалов или продуктов: определить требования, создать задачу или техническое задание и провести закупку. Эти действия предшествуют фактическому размещению заказа и могут отличаться в зависимости от отрасли.
• Обработка включает время от получения заказа до производства продукта. В разработке программного обеспечения это время на создание новой функции. В производстве это время на создание физического продукта.
• Время ожидания — это время между предыдущими двумя пунктами. Например, если продукт находится на стратегической дорожной карте, но до него есть другие проекты, время ожидания показывает срок между размещением заказа и началом обработки.
• Хранение показывает, как долго продукт хранится на объекте, например на складе, перед отправкой.
• Транспортировка — это время, в течение которого товар находится в пути от склада до клиента.
• Проверка — за это время клиент должен проверить, соответствует ли продукт его требованиям. Для готовых изделий это может быть проверка правильной работы продукта. В разработке программного обеспечения это обычно период приемочного тестирования пользователями. Во всех примерах проверка может включать время на внесение исправлений в продукт.

Факторы, влияющие на время выполнения

На время выполнения могут влиять многие факторы, среди которых следующие:

• Доступность поставщиков. Точность ваших прогнозов времени напрямую зависит от точности прогнозов поставщика. Если поставщик не может получить материалы, время выполнения для них увеличивается.
• Надежность поставщиков. Качество полученных поставщиком материалов может повлиять на ваше время выполнения, особенно если продукция потребует ремонта или замены.
• Производственные процессы. Каждый этап производственного процесса способен увеличить или сократить время выполнения. Эффективные процессы сокращают его, а непрозрачные или запутанные могут его увеличить.
• Количество запасов. Малые запасы при высоком спросе могут увеличить время выполнения. Однако слишком крупные запасы требуют много места для хранения, что сказаться на эффективности обработки заказов.
• Транспортировка. Расстояние, которое продукция должна пройти от склада до клиента, а также таможенный контроль или проверки со стороны регулирующих органов могут повлиять на время выполнения.
• Качество. Недостаточная надежность продукции или несоответствие ожиданиям клиентов может повлечь за собой поставку продуктов на замену. В таких случаях время выполнения от заказа до вручения клиенту вырастает примерно вдвое.
• Спрос. Спрос на продукцию может быть сезонным. Например, если вы производите садовую мебель, спрос увеличивается в теплое время года. Если спрос превышает производственные мощности, это может привести к задержкам выполнения заказов. Каждая задержка заказа увеличивает среднее время выполнения.
• Коммуникация. Плохая коммуникация между командами или с поставщиками и грузоотправителями может снизить эффективность. К этой категории относятся случаи, когда продукт не поставляется, хотя доступен, или задержки с заказами сырья.
• Внешние события. Пандемия Covid нарушила цепочку поставок, что привело к росту времени выполнения. Другие события, такие как стихийные бедствия, перебои в подаче электроэнергии, дорожное строительство и политические события, также могут повлиять на время выполнения.

Как измерить время выполнения

Общая формула для расчета времени выполнения — дата завершения процесса минус дата его начала.

Для конкретных типов времени выполнения используются следующие формулы.

• Время выполнения для продукции — это сумма времени производства, закупки и поставки.
• Время выполнения для материалов — это сумма времени поставки и задержки из-за повторного заказа.
• Время выполнения для клиентов — это разница между датой поставки и датой получения заказа продавцом.

Способы сократить время выполнения

Сократить время выполнения можно множеством способов, и все они ведут к разработке стратегии, которая поможет измерять, отслеживать и оптимизировать все процессы. Этот итеративный процесс крайне важен для общей стратегии продукта. Вот несколько способов сократить время выполнения.

Оптимизация процессов

Изучите процессы, которые влияют на время выполнения. Исключите необязательные и бесполезные шаги, если такие есть. Помните, что оптимизация процессов может потребовать новых шагов для сокращения времени выполнения.

Например, если проверки регулирующих органов влияют на время выполнения, определите скорость доработки готовой продукции. Поручите отдельному сотруднику или команде разобраться с требованиями и проверить, соответствуют ли им характеристики. Могут помочь и такие дополнительные шаги, как тестирование готовой продукции на соответствие требованиям. Хотя поначалу это может потребовать дополнительного времени, впоследствии общее время выполнения вашей для вашей продукции сократится.

Если вы покупаете сырье, проверьте количество повторных заказов и отказов из-за проблем с качеством. Поищите способы повысить качество — например, сформулировать более четкие требования к необходимым материалам, сравнить качество у различных поставщиков и проанализировать, как вы храните и используете материалы.

Автоматизация

Автоматические отчеты во время планирования проекта и на каждом этапе управления проектом могут предупредить о нехватке запасов, более длительном, чем обычно, времени выполнения, колебаниях спроса клиентов и несоответствии требованиям. С помощью таких инструментов, как отчеты Jira, вы можете отслеживать время цикла и влияющие на него проблемы. Например, сводная диаграмма процесса помогает выявлять задержки в режиме реального времени, а контрольный график позволяет получить представление о времени цикла и выполнения.

Дополнительные этапы автоматизации могут включать в себя оповещения о достижении определенного уровня запасов, критических ошибках в процессе тестирования продукта или срабатывании триггеров на базе отзывов клиентов. Чтобы наладить бесперебойную поставку, внедрите в управление проектами и регулярно используйте автоматизацию, основанную на влиянии времени выполнения.

Управление взаимоотношениями с поставщиками

Познакомьтесь со своими поставщиками и проведите необходимую подготовку. Самые дешевые продукты могут стать самыми дорогими, если время выполнения увеличивается из-за необходимости их доработки, а также ненадежности или периодической недоступности. Управление взаимоотношениями с поставщиками играет важную роль в закупке качественных материалов, согласовании цен, возврате брака или передаче продукции на доработку.

Выбирая поставщиков, изучите их время выполнения, местоположение и надежность. Местные поставщики часто могут быстрее поставлять продукцию, а близкое расположение позволяет наладить более прочные отношения. Тесное сотрудничество с поставщиком поможет вам оперативно справиться с возможными проблемами.

Методы бережливого производства

Бережливое производство — это философия и практика, разработанная компанией Toyota, которую многие компании переняли и используют для устранения потерь в своих процессах. Она направлена на создание наибольшей ценности для клиентов с помощью наименьшего количества ресурсов. Ниже приведены принципы бережливого производства.

• Определение ценности с помощью систематизации потока ценности. Это анализ пользы, приносимой клиенту на каждом этапе процесса. Компании могут определить, какая деятельность требует затрат времени и ресурсов, но при этом приносит незначительную пользу или не приносит ее вовсе, и отказаться от этих операций.
• Создание потока за счет устранения узких мест и определения эффективной последовательности для всех этапов процесса.
• Создание «вытягивающей» системы путем выпуска продуктов в соответствии с фактическим спросом. Это оберегает от накопления избыточных запасов, поскольку производится только то, что необходимо, и тогда, когда возникает потребность.

Принципы бережливого производства направлены на создание первоклассных продуктов и процессов путем включения мер непрерывного совершенствования в цикл разработки продукта.

Оптимизируйте время выполнения с помощью Jira

Аналитические данные в Jira доступны в режиме реального времени и позволяют уменьшить время выполнения и в целом улучшить управление работой. Jira помогает командам на ранних этапах выявлять и решать проблемы в любой сфере — от управления прогнозами до отслеживания времени решения.

С помощью agile-отчетов в Jira команды могут выявлять непосильные обязательства и расширение области проекта в спринтах. На диаграммах Burndown удобно отслеживать прогресс, а диаграммы скорости помогут лучше оценить работу.

В средах, построенных по бережливой модели или методике Agile, Jira используется для оптимизации рабочих процессов в целях непрерывной поставки и совершенствования.

Время выполнения: часто задаваемые вопросы

Как выглядит пример времени выполнения?

Это понятие применимо к любому продукту или услуге. Так, например, у брокера по недвижимости, помогающего семье приобрести жилье, могут быть следующие сроки выполнения.

• Изучение доступной недвижимости занимает четыре часа.
• Демонстрация потенциального жилья занимает два дня.
• Скрепление сделки на условиях принятого предложения может занять два дня.
• Осмотр жилищной комиссией занимает 10 дней.
• Процедура оформления эскроу занимает пять дней.

Кроме того, возможны дополнительные этапы, например обеспечение финансирования, согласование ремонта и т. д. При оптимизации процесса время выполнения от начала покупки до переезда семьи в новый дом может составлять всего 31 день.

В чем разница между временем выполнения и временем обработки?

Время выполнения и время обработки служат для измерения разной деятельности. Время выполнения — это срок, прошедший от начала и до конца работы, например исполнения заказа клиента или изготовления какой-либо детали.

Время обработки отражает продолжительность процедур, например заказа еды в ресторане или посещения медицинской клиники. В клинике время обработки — это срок, в течение которого пациент находится в учреждении, от регистрации и ожидания приема до посещения врача и выписки. Время выполнения обычно короче и включает больше факторов. Так, например, пациент может дольше ожидать приема, если другому пациенту с более срочной проблемой отдается приоритет.

Является ли время выполнения тем же самым, что и время поставки?

Хотя эти понятия часто используют как синонимы, время выполнения и время поставки — это не одно и то же. Время выполнения — это время, затраченное на определенный бизнес-процесс, который может, но не обязательно должен включать поставку. Время поставки — более конкретный термин, измеряющий время, прошедшее с момента размещения клиентского заказа до момента его поставки.