Структура распределения работ (WBS) в управлении проектами
Просмотр тем
Никто не застрахован от ситуаций, когда проекты выходят из-под контроля: упускаются из виду задания, срываются сроки. В таких случаях приходит на помощь структура распределения работ (WBS). Тщательно проработанная структура WBS — дорожная карта, которая приведет вас к успеху. С ее помощью можно разбить проект на выполнимые части, чтобы эффективно распределить задания и соблюсти сроки.
Благодаря этим инструментам все сотрудники компании будут четко понимать цели проекта, а каждый участник будет точно знать, что от него требуется. Таким образом, вы будете застрахованы от неприятных сюрпризов.
В этой статье рассказывается, что такое структура WBS, из чего она состоит и как ее создать, чтобы преобразить управление проектами.
Что такое структура распределения работ (WBS)?
WBS в управлении проектами — не что иное, как иерархическая схема разбивки проекта на небольшие компоненты. На ее вершине указывается общая цель проекта, от которой ответвляются более мелкие и удобные в управлении ожидаемые результаты.
По мере перехода от верхнего уровня (с целью проекта) к нижестоящим описание работ становится все более подробным. Так, вслед за целью описываются основные, затем промежуточные ожидаемые результаты и, наконец, рабочие пакеты.
Назначение WBS в управлении проектами
WBS помогает упорядочить и определить область проекта, разбив ее на выполнимые части. Такая четкая структура облегчает планирование, выполнение проектов и контроль над ними.
Все задания в WBS четко описаны, за счет чего проще назначать обязанности. В каждом рабочем пакете содержатся сведения, которых достаточно для того, чтобы точно спрогнозировать длительность выполнения работы и требования к ресурсам. А на основе этой информации можно оценить затраты и сроки.
С помощью WBS удобно отслеживать ход выполнения плана и следить за тем, чтобы проект не отставал от графика.
Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта — это наглядное представление жизненного цикла проекта. На ее хронологии отображаются задания с указанием сроков, зависимостей и прогресса. Этот инструмент отлично подходит для команд, которым нужны четкие инструкции по расписанию проекта.
Сама по себе диаграмма не является WBS, однако вместе эти инструменты способны повысить эффективность планирования и работы с расписаниями.
WBS на основе конечных результатов
WBS на основе конечных результатов создается исходя из цели проекта. Здесь проект разбивается не по этапам, а по основным конечным результатам. Такой подход удобнее для проектов с четко определенным конечным продуктом или результатом.
Kanban
Kanban — это визуальный метод управления работой над проектом по мере продвижения процесса. Задания отображаются в виде карточек на досках Kanban, а столбцы обозначают разные стадии рабочего процесса.
Этот метод рассчитан на постоянный мониторинг и частые корректировки, поэтому он идеально подходит для agile-проектов.
Структура распределения работ (WBS) на основе этапов
В отличие от WBS на основе конечных результатов, WBS на основе этапов разбивает проект с учетом его этапов (или стадий). Каждый этап — это один из основных разделов хронологии проекта. В свою очередь, этапы делятся на задания и действия.
Такой тип отлично подойдет для проектов с четко определенными стадиями, например в разработке программного обеспечения или строительстве.
Календари
Календари в управлении проектами позволяют распределить работы по времени. Они помогают обеспечить выполнение заданий в установленные сроки. Также с помощью этого метода удобно отслеживать сроки, контрольные точки и доступность ресурсов.
Календарный метод лучше всего подходит для проектов с жесткими сроками и твердо установленными графиками.
Ключевые компоненты структуры распределения работ
Все компоненты WBS имеют разное назначение. Каждый из них выполняет свою функцию и обеспечивает свой уровень детализации. Самый высокий уровень показывает конечную цель, а самый низкий описывает конкретные детали.
Ниже перечислены ключевые компоненты WBS.
- Этапы. Это основные стадии жизненного цикла проекта. На каждом этапе выполняются соответствующие действия и задания.
- Задания. Отдельные действия, выполняемые на каждом этапе проекта.
- Подзадачи. Каждое задание делится на подзадачи для более точного планирования и выполнения.
- Конечные результаты. Материальные или нематериальные результаты выполнения заданий.
- Промежуточные результаты. Более мелкие результаты, которые способствуют достижению более крупных конечных результатов.
- Рабочие пакеты. Наименьшие единицы работы в WBS. Это подробные описания заданий или групп заданий с конкретными конечными результатами.
- Зависимости. Это взаимосвязи между заданиями. Они показывают, в какой очередности должны выполняться задания.
- Оценки. Приблизительные оценки необходимых ресурсов, времени и расходов. Помогают планировать бюджет и расписание.
Контрольные точки. Отмечают завершение ключевых этапов, получение конечных результатов или достижение других важных целей проекта.
WBS разбивает проект на более мелкие и подробные части, превращая его в упорядоченный набор управляемых компонентов. Четко определенные компоненты упрощают распределение обязанностей, оценку затрат, составление графиков и отслеживание прогресса.
Как создать структуру распределения работ
Чтобы не допустить путаницы и беспорядка, WBS должна создаваться по определенному алгоритму. Не принимайте решения наспех: чем тщательнее будет проработана структура, тем выше будет шанс на успех проекта.
Ниже приведена пошаговая инструкция по созданию WBS.
Определите область и задачи проекта
Как можно точнее определите общую область проекта и его конкретные задачи. Для этого следует внимательно изучить цели проекта, ограничения и требования. Четко определенная область проекта станет фундаментом всей WBS. Чем он прочнее, тем выше шансы на успех.
Определите основные конечные результаты
Теперь определите основные конечные результаты проекта. Перечислите ключевые результаты, которых нужно достичь в рамках проекта. Например, для проекта по разработке мобильного приложения это могут быть дизайн пользовательского интерфейса, разработка серверной части, настройка базы данных и т. п.
Разбейте конечные результаты на промежуточные
Определив основные конечные результаты проекта, разбейте их на более мелкие, достижимые промежуточные результаты. Например, для пользовательского интерфейса это могут быть макеты, прототипы и анализ проектных решений.
Определите рабочие пакеты
Теперь нужно разбить промежуточные результаты на конкретные рабочие пакеты. Перечислите все рабочие пакеты, необходимые для достижения промежуточных результатов. Например, для макета это могут быть начальные эскизы, проверка образцов и окончательное утверждение.
Определите действия в каждом рабочем пакете
Определите и подробно опишите все действия, необходимые для выполнения каждого рабочего пакета. Перечислите все необходимые задания по управлению, а также ресурсы и зависимости.
В примере с созданием эскизов для начальных макетов в список действий могут входить сбор требований, создание базового слоя и отправка начального эскиза на рассмотрение.
Постройте схему WBS
На последнем этапе компоненты WBS изображаются в виде упорядоченной схемы или диаграммы. Это иерархическая структура, в которой область проекта разбивается на более мелкие компоненты вплоть до отдельных административных заданий. Для этого хорошо подходит модель диаграммы Ганта.
Этот процесс можно упростить с помощью шаблона структуры распределения работ. Он разбивает большие задания на более мелкие фрагменты, чтобы сделать их более управляемыми и легкодостижимыми. Рабочие процессы Jira повышают эффективность работы команд управления проектами.
Создайте структуру распределения работ для своего проекта с помощью Jira
Помощь WBS в деле организации проектов и эффективного управления ими сложно переоценить, но найти хороший инструмент для ее создания не так просто. Теперь это в прошлом!
С Jira этот процесс еще никогда не был таким простым. Для управления отдельными заданиями и их отслеживания используются задачи Jira. Это дает уверенность, что на всем протяжении проекта не будет упущен ни один важный шаг. Можно также воспользоваться готовыми шаблонами Jira для эффективного создания проектов и управления ими. Коллективное планирование проектов поможет вашей команде общими усилиями в реальном времени отслеживать WBS для проектов и управлять ею, не покидая платформы.
Готовы оптимизировать управление проектами? Получите Jira с тарифным планом Free уже сегодня и оцените все преимущества тщательно структурированной WBS.