Графики проекта для улучшенного управления

Что такое график управления проектом?

График управления проектом — это полное расписание проекта, от начала до завершения. В нем весь проект разбивается на мелкие задания, выделяются контрольные точки и назначается срок выполнения для каждого этапа.

Такой график позволяет вам и вашей команде не только видеть, когда требуется завершить отдельные части, но и понимать, когда будет выполнен весь проект.

Что такое график управления проектом?

График управления проектом — это полное расписание проекта, от начала до завершения. В нем весь проект разбивается на мелкие задания, выделяются контрольные точки и назначается срок выполнения для каждого этапа.

Такой график позволяет вам и вашей команде не только видеть, когда требуется завершить отдельные части, но и понимать, когда будет выполнен весь проект.

1. Предоставьте поверхностный обзор проекта всем участникам

Всем известно, что когда усердно работаешь над проектом, легко закопаться в деталях. График проекта позволяет команде получить широкое представление о проекте, чтобы можно было посмотреть на него в другом масштабе и понять, какие еще этапы должны быть выполнены и когда. Это обеспечивает контекст для отдельных частей проекта и помогает видеть, как все они сочетаются друг с другом.

Кроме того, вы можете заранее — до начала проекта — определить все потенциальные препятствия или требования.

2. Эффективнее управляйте ресурсами

Для выполнения проекта нужны ресурсы, такие как оборудование, бюджет и рабочее время участников команды. Конечно, в мечтах можно представлять, что все нужное для проекта будет доступно именно тогда, когда потребуется, но ваш план выполняется не в вакууме.

В опросе PMI за 2018 год 21 % опрошенных называли в качестве основной причины неудачи проектов ограниченные ресурсы или чрезмерную нагрузку на них.

Знание того, когда выполняются конкретные задания, помогает более эффективно распределять ресурсы проекта и управлять ими. И если вы знаете, что графический дизайнер компании занят до конца месяца и не может участвовать в переработке дизайна сайта, вы будете планировать работу соответствующим образом.

3. Превратите громоздкие проекты в более управляемые

Как съесть слона? По кусочку!

Сроки проекта превращают колоссальные проекты в более выполнимые. Чтобы создать свой график, вам придется разбить проект на обозримые шаги. Это предоставит команде дорожную карту, по которой можно идти шаг за шагом и в результате «съесть слона», не перегружаясь.

Нужна помощь? Наш шаблон для списка дел поможет записать все нужные задания и убедиться, что ваша тарелка не окажется перегруженной.

4. Не давайте проектам сбиться с курса

Одним из главных преимуществ графика проекта является то, что он помогает вам не сбиваться с пути. Когда весь объем разбит на части, проще обнаруживать пробелы или несоответствия, а также следить за прогрессом. Если срок пропущен для одной из частей, вы понимаете, что весь проект рискует отстать от графика.

График проекта также повышает в команде ответственность за результат, поскольку теперь каждый видит, кто за что отвечает (и когда это должно быть готово).

Такой уровень причастности очень важен, особенно если учесть, что 91 % сотрудников называют ответственность одной из самых важных вещей, которых им недостает на рабочем месте.

Как создать график управления проектом

График проекта является обязательным условием для его завершения без лишнего стресса, поскольку помогает решить целый ряд задач, от укрепления в команде настроя «вместе мы обязательно с этим справимся» до поддержания организованной работы на каждом этапе.

Преимущества могут быть очевидными, но без ответа остается важный вопрос: а как же создать такой график? Следуйте указанным далее шагам, и вы получите черновой вариант графика проекта, который поможет вашей команде выполнить работу наилучшим образом.

Как создать график управления проектом

График проекта является обязательным условием для его завершения без лишнего стресса, поскольку помогает решить целый ряд задач, от укрепления в команде настроя «вместе мы обязательно с этим справимся» до поддержания организованной работы на каждом этапе.

Преимущества могут быть очевидными, но без ответа остается важный вопрос: а как же создать такой график? Следуйте указанным далее шагам, и вы получите черновой вариант графика проекта, который поможет вашей команде выполнить работу наилучшим образом.

1. Определите область проекта

Представьте, что вас попросили сделать сэндвич с арахисовым маслом и джемом. Как думаете, сколько времени это займет? Не больше пяти минут?

Но вам не сказали в самом начале, что сэндвич должен быть на домашнем хлебе. И джем тоже требуется особенный, с конкретного фермерского рынка, который открыт только по утрам в воскресенье. А еще нужно обязательно срезать корочку и оформить сэндвич в форме звезды. Неожиданно получается, что приготовление этого сэндвича будет не таким уж быстрым, да?

Вот почему очень важно оценить область проекта. Тогда вы охватите все, что требуется для его выполнения (включая отдельные задания, время и ресурсы).

Определение того, что нужно сделать, с самого начала не только позволяет вам сформировать более реалистичный график проекта, но и предотвращает неконтролируемое расширение области проекта, когда его требования выходят за рамки тех, что были согласованы первоначально. Это типичное бедствие: область так или иначе расползается у 52 % проектов (кошмарная цифра).

Collaboration capabilities

Чтобы определить область действия, установите для проекта следующие моменты.

• Цели. Что должно быть достигнуто в вашем проекте?
• Результаты. Что нужно получить на выходе по завершении проекта?
• Задания и действия. Какие шаги нужно предпринять, чтобы получить эти результаты?
• Исключения. Что вы не будете делать в рамках этого проекта?
• Ограничения. С какими ограничениями вам придется столкнуться?

Затем вы объедините все это в документ для определения области проекта, на который вы и ваша команда сможете ссылаться в процессе дальнейшей работы. С этим документом под рукой можно сосредоточиться на основных задачах проекта и сказать «в другой раз» всем прочим.

2. Определите задания в рамках проекта

График проекта — это не определение даты его окончания. Вам нужно установить контрольные точки, то есть даты выполнения отдельных заданий в рамках проекта.

Если вам близок технический подход, считайте это схемой разбивки работ, которая делит ваш большой проект на несколько конечных этапов. В результате намного проще определить, какие задачи требуется выполнить на каждом из таких этапов.

Если вернуться к примеру с приготовлением сэндвича, окончательный результат — это готовое нежное угощение с арахисовым маслом и джемом без корочки и в форме звезды. Но чтобы сделать такой сэндвич, нужно получить несколько других результатов (ведь помните, что было сказано: купленный в магазине хлеб для этого не годится). Вот что потребуется:

• буханка домашнего хлеба;
• специальный джем с фермерского рынка;
• арахисовое масло.

Теперь, когда у нас есть представление о каждом из наших промежуточных результатов, проще увидеть задания, связанные с каждым из них.

Результат 1: хлеб

• Выберите рецепт хлеба
• Купите ингредиенты для выпечки хлеба
• Испеките хлеб
• Оставьте хлеб на час, чтобы он остыл
• Нарежьте хлеб

Результат 2: джем

• Найдите время и место работы фермерского рынка
• Поезжайте на фермерский рынок
• Купите джем
• Вернитесь домой

Результат 3: арахисовое масло

• Сходите в продуктовый магазин
• Купите арахисовое масло
• Вернитесь домой

Как создать график управления проектом

График проекта является обязательным условием для его завершения без лишнего стресса, поскольку помогает решить целый ряд задач, от укрепления в команде настроя «вместе мы обязательно с этим справимся» до поддержания организованной работы на каждом этапе.

Преимущества могут быть очевидными, но без ответа остается важный вопрос: а как же создать такой график? Следуйте указанным далее шагам, и вы получите черновой вариант графика проекта, который поможет вашей команде выполнить работу наилучшим образом.

Как создать график управления проектом

График проекта является обязательным условием для его завершения без лишнего стресса, поскольку помогает решить целый ряд задач, от укрепления в команде настроя «вместе мы обязательно с этим справимся» до поддержания организованной работы на каждом этапе.

Преимущества могут быть очевидными, но без ответа остается важный вопрос: а как же создать такой график? Следуйте указанным далее шагам, и вы получите черновой вариант графика проекта, который поможет вашей команде выполнить работу наилучшим образом.

1. Understand the project scope

Imagine you’re asked to make a peanut butter and jelly sandwich. Initially, it might seem like a quick task. However, if you then specified that you wanted it on homemade bread from a specific recipe, with a unique jelly only available from a particular farmer's market open on Sunday mornings, and requested that the crust be removed and the sandwich cut into a star shape, suddenly, the process becomes more complex and time-consuming.

This analogy highlights the importance of understanding the scope of a project. The project scope encompasses everything needed to complete the project, including tasks, time, and resources. By identifying all requirements from the outset, you can create a more realistic timeline and proactively address scope creep—when project requirements expand beyond the initial agreement. Scope creep is a common issue, affecting 52% of projects.

To define your scope, you'll figure out your project's:

• Goals: What will your project accomplish?
• OKRs:  How will you measure the success of your project?
• Deliverables: What is the output of your project?
• Tasks and activities: What steps must you take to produce those deliverables?
• Exclusions: What won't you complete as part of this project? 
• Constraints: What limitations are you working with? 

Once you have this information, you can consolidate it into a project scope statement. This statement serves as a reference for you and your team throughout the project, enabling you to focus on the essential aspects while setting aside anything that falls outside the scope.

2. Identify your project tasks

Your project timeline shouldn't revolve around a single end date for the entire project. Instead, you must establish milestone dates for various tasks throughout the project.

To get technical, this process is called creating a Work Breakdown Structure (WBS), which involves breaking down your large project into different deliverables. This approach simplifies the identification of tasks associated with each deliverable.

In our PB&J example, the ultimate deliverable is a finished, gooey, crustless, star-shaped PB&J sandwich. However, several other deliverables must be completed to achieve this final product. These might include:

• Homemade loaf of bread
• Specific jelly from the farmer's market
• Peanut butter

Now that we have identified each of our separate deliverables, it's simpler to discern the tasks associated with each one:

Deliverable #1: Bread

• Choose a bread recipe
• Purchase ingredients to bake bread
• Bake bread
• Give bread an hour to cool
• Slice bread

Deliverable #2: Jelly

• Find the time and location of the farmer's market
• Drive to the farmer's market
• Purchase the jelly
• Return home

Deliverable #3: Peanut butter

• Visit the grocery store
• Purchase the peanut butter
• Return home

Deliverable #4: Finished sandwich

•  
• Gather a knife and other supplies
• Spread peanut butter on one slice of bread
• Spread jelly on another slice of bread
• Put two pieces of bread together
• Remove crust
• Slice the sandwich into a star-shape
• Put the sandwich on a plate to serve
•  

Looking at all those steps, it's clear that the process isn't as straightforward as it may seem. While you might initially be tempted to jot everything down on paper to ensure nothing is overlooked, it's essential to make this information accessible to your entire team.

Consider using a collaborative knowledge-sharing platform like Confluence to store notes, responsibilities, and project details. This allows everyone to create consistent documentation that all teammates can access.

3. Assign time estimates to each task

You've outlined your deliverables and their associated tasks, but we haven't discussed time yet, so we're not quite at the stage of creating a timeline. In this step, you'll estimate the time required to complete each task. Review the tasks outlined under each deliverable and estimate the time needed for each one.

It's crucial to involve your project team in this process, as they'll have a more realistic understanding of how long their assigned tasks typically take. This collaboration helps guard against the planning fallacy, which suggests that people tend to underestimate the time required for tasks. Your team can provide valuable insights and act as a reality check to ensure your time estimates are accurate.

4. Put your tasks in order

Now that you have your project tasks and time estimates ready, it's time to arrange them in chronological order to establish a logical sequence for you and your team to follow. As you create this sequence, there are a few key considerations to keep in mind:

• Task and resource dependencies: These are resources or tasks that cannot be used simultaneously or completed until a subsequent task is done. For example, you can't spread the peanut butter until you've baked and sliced the bread.
   
• Concurrent tasks: Some steps can happen simultaneously, allowing you to save time. For instance, you can run to the farmer's market while the bread is cooling off.

By paying attention to these factors, you can develop a realistic and efficient timeline for your project.

5. List deadlines

It's important to remember that time estimates alone do not constitute a schedule. You must assign firm deadlines to tasks. "This should take three hours" is different from stating, "This task will be completed by Tuesday."

Thankfully, your time estimates will aid in setting more realistic deadlines for your project tasks. To err on the side of caution, include a buffer to ensure you don't cut things too close. Unexpected surprises are inevitable, and you'll appreciate having some flexibility built into the timeline.

Определите, когда ваш проект дойдет до финиша

Говоря о сюрпризах, мы прекрасно понимаем, что обстоятельства в любой момент могут повернуться против ваших проектных планов, и предусмотреть абсолютно все невозможно. Тем не менее, выстраивание четкого графика проекта заслуживает ваших усилий.

Отсутствие графика проекта в целом означает, что участники команды с трудом распределяют свою рабочую нагрузку, никто не знает, что делать дальше, и любые ваши проекты превращаются в зацикленный кошмар.

Ваш график не обязательно должен оставаться незыблемым — запас гибкости никогда не помешает, и при необходимости можно вносить изменения. Но даже если вы не придерживаетесь своего плана в точности, формирование этой основы на начальном этапе проекта все равно устраняет путаницу, повышает ответственность и помогает проектам двигаться вперед.