Современные внутренние социальные сети: всерьез и надолго

Социальный интранет не просто связывает сотрудников с контентом — он объединяет людей между собой.

Создание позитивного настроя. Даже в самых дружных компаниях порой есть сотрудники, которые чувствуют себя в стороне. Современный социальный интранет обеспечивает всем равные условия. При правильной настройке (с одинаковым доступом к инструментам общения и документам независимо от роли или уровня должности) ваш интранет может помочь людям спокойно и комфортно публиковать свои мысли о проектах других сотрудников и положительно воспринимать отзывы о своей работе. Когда есть безопасное пространство для обмена мнениями, сотрудники с большей вероятностью чувствуют свое единство с коллегами, командой и всей компанией.

Стирание границ между подразделениями. Социальный интранет позволяет сотрудникам находить точки соприкосновения между их работой и приоритетами других команд или офисов. Представьте: вдруг выясняется, что Михаил из отдела контент-маркетинга превзошел сам себя при выполнении целей SEO и мог бы стать отличным наставником для вашего проекта. Вы никогда бы не догадались об этом, потому что при встрече в коридоре вам хватает времени только кивнуть друг другу, но не поговорить.

Налаживание связей. По мере того как практика удаленной работы из разряда «модного безумия» становится «идеальным вариантом», поддержание коллег в едином культурном поле становится все более важным. Социальный интранет формирует виртуальные связи и помогает сотрудникам общаться и делиться идеями, невзирая на часовые пояса.

Спросите любую команду по внутренним коммуникациям, менеджера по персоналу или успешного создателя интранета о самой большой проблеме, с которой им пришлось столкнуться. Мы готовы поспорить, что в ответе прозвучит «увлечь людей». Когда вы запускаете интранет в компании, апатия сотрудников угрожает вам гораздо больше, чем всплывающие объявления, и избавиться от нее ничуть не проще.

Чтобы привлечь сотрудников в интранет и убедить их использовать его, сначала нужно разобраться, что их отпугивает.

Общение «сверху вниз». Находясь в верхней части пищевой цепочки, руководители часто оказываются вне игры, когда нужно рассмотреть обратную связь от команды или выслушать фантастическую идею, которая пришла в голову рядовому сотруднику. Интранет позволяет строить разговор снизу вверх, чтобы даже начинающие сотрудники чувствовали себя комфортно, высказывая собственные мнения. Приветливая атмосфера способствует обсуждению и включает начальство в процесс мгновенного получения обратной связи.

Невозможность быстро ответить. При сегодняшней скорости развития технологий появление собственных смартфонов у младенцев — это только вопрос времени. Мы привыкли свободно общаться с друзьями и семьей через эмодзи, гифки и лайки, быстро оценивая идеи и выражая свои мысли. Если сотрудники чувствуют, что ограничены в вариантах реагирования, они не станут активно взаимодействовать с коллегами или вносить свой вклад в проекты.

Техническая сложность. Традиционный интранет был предназначен для ИТ-команд. Публикация контента требовала выполнения нескольких утомительных шагов, а о быстром ответе в виде стикера никто и не думал. Когда же контент наконец оказывался в сети, доступ к нему регулировался мощными заслонами в виде ограничений прав. Если для взаимодействия в интранете сотрудникам нужно совершать прыжки через голову, они предпочтут поговорить лично в коридоре.

Устаревший контент. Когда ваш интранет становится «хранилищем для всего», как о нем говорят в Forrester, пролистать ленту до конца уже невозможно. Пользователи не станут тратить драгоценное время и силы на поиск нужных материалов, например руководства по брендингу или корпоративной политики, если контент в интранете не обновлялся с тех времен, когда информацию пересылали по факсу.

Медленная или бесполезная поисковая система. Современные поисковые системы позволяют получать мгновенные точные ответы на любой вопрос — иногда еще до того, как вы его введете. Поиск, который работает слишком медленно и (или) выдает бесполезную информацию, не может с ними конкурировать. Пользователям нужна релевантная информация, причем на бескомпромиссных условиях: «еще вчера».

Не работает на мобильных устройствах. Когда 20 лет назад интранет впервые вышел на сцену, люди еще читали печатные газеты. Сегодня смартфон воспринимается как естественное продолжение руки. Пользователи не хотят возвращаться в прошлое ради изучения интранета, в котором трудно сделать публикацию, поделиться чем-то или прочесть новости с телефона или планшета.

Неточная аналитика. Если ваша команда является основной движущей силой, призванной заменить или запустить социальный интранет, вы должны понимать, когда, как и почему люди используют эту сеть. Не стоит бродить наощупь в темноте: сосредоточьтесь на поиске качественной аналитики. Знание всех тонкостей поможет вам повышать удобство для пользователей, создавать более привлекательный контент, поддерживать важную и релевантную корпоративную информацию в актуальном состоянии и избавляться от любого контента, который не заслуживает и пары просмотров.

Обеспечьте процветание своего интранета, убедившись, что выбранное для него программное обеспечение обладает всеми подходящими возможностями и инструментами.

Авторы повсюду. Отличные идеи могут возникать в любой голове на любом уровне организации, иногда даже по счастливой случайности. (Мы бы до сих пор ели мороженое из вазочек, если бы однажды на одном из стендов Всемирной ярмарки они не закончились, в результате чего продавцам пришлось импровизировать с вафлями.) Простые инструменты публикации, например готовые шаблоны, вдохновляют пользователей из любой команды вносить свой вклад и помогают организациям наполнять интранет контентом без перебоев.

Тесное знакомство с авторами публикаций. Трудно выстраивать контакты, когда вы знаете своих коллег только по именам и стандартным аватарам. Люди хотят понимать, чем занимаются их коллеги, какова их роль в организации и над чем они сейчас работают. В социальном интранете нужно предусмотреть место для профилей, чтобы сотрудники могли сразу видеть, кто что делает и где находится.

Адаптация для мобильных телефонов. Поднимите руку, если вы читаете эту статью с телефона. За счет простой регистрации на ходу и гарантированной безопасности идеальный социальный интранет должен легко умещаться в кармане. Да, даже в кармане женских джинсов.

Привлекательный контент. Фразу «не судите книгу по обложке» пора отправить на пенсию. Сотрудники гораздо охотнее обращают внимание на контент, который красиво оформлен с использованием визуальных элементов, например картинок, видеороликов и гифок. Контент должен доставлять одинаковое эстетическое удовлетворение при просмотре как с телефона или планшета, как и с компьютера.

Возможность поделиться, как в социальной сети. В социальных сетях обрести «вирусную» популярность — это то же самое, что выиграть в онлайн-лотерее. Чтобы в вашем интранете информацией делились так же активно, нужна возможность легко передавать контент. Когда пользователи могут ставить лайки, оставлять комментарии, подписываться на коллег и @упоминать их с той же легкостью, как они отсылают мемы своим друзьям, интранет становится местом сосредоточения контента, которым действительно стоит делиться.

Легкий доступ. Забудьте телефон ИТ-поддержки. С помощью социального интранета вы можете самостоятельно настроить безопасный доступ и права для отделов и пользователей, позволяя сотрудникам создавать, редактировать и просматривать контент без препятствий. Эта гибкость позволяет ИТ-специалистам сосредоточиться на развертывании и настройке интранета, обходясь без постоянных совещаний и гор рабочих заявок.

Абсолютно новый контент. При таком количестве участников, которые взаимодействуют и вносят свой вклад, поток контента будет настолько свежим, что его можно продавать на фермерском рынке. Убедитесь, что у вас есть простая система настройки и доставки оповещений, чтобы убирать устаревшие части из поля зрения.

Точная аналитика. Чем больше знаешь, тем лучше развиваешься. Выбирайте аналитику, которая будет показывать вам, что ищут пользователи, какой контент они читают и чаще всего комментируют. Forrester предлагает организациям «ставить поиск на передний план», используя аналитику для точного понимания, как и когда пользователи выполняют поиск. Вам также нужно знать, когда поиск «не дает результатов или выводит слишком много результатов, чтобы быть полезным».

Сила команды определяется прочностью связей между людьми. Чтобы расширить возможности сотрудников, нужна среда, в которой общение и совместная работа будут развиваться естественным образом. Узнайте, где найти ресурсы, чтобы трансформировать свою организацию с помощью Confluence, программного обеспечения для интранета.