Проведение плодотворных собраний и отказ от бесполезных звонков

Собрания, которые представляют собой мозговой штурм амбициозной концепции, оказываются неэффективными. Это происходит по той причине, что людей сдерживает опасение получить отказ, если они предложат «глупую» идею. Кроме того, участники мозгового штурма в реальном времени часто отклоняются от темы и в итоге не добиваются ощутимых результатов. Асинхронная совместная работа перед плодотворным собранием позволит участникам заранее проработать и систематизировать свои идеи, поэтому они будут увереннее делиться ими в ходе встречи.

По данным HBR, более 65 % собраний «проводят для обмена информацией, опроса мнений или группового обсуждения», то есть, говоря иными словами, большинство встреч можно заменить электронным письмом. Собрания для группового обсуждения вряд ли можно назвать полезными, но стоит заметить, что электронная почта — тоже не лучшее решение.

В общем и целом, электронная почта плохо масштабируется, если вам нужно провести эффективный мозговой штурм. Цепочки писем быстро превращаются в непроходимые дебри из вложений и ответов, где участники пытаются разгадать, какая информация сейчас наиболее актуальна, например какой сотрудник должен выполнить ту или иную задачу. Вместо того чтобы подготавливать почву для плодотворного собрания, повестка разделяет команду и уводит обсуждение с верного курса еще до его начала.

Инструмент для совместной работы команд может посодействовать процессу мозгового штурма, упростив его асинхронное проведение. Так участники смогут внимательно изучить описание встречи и более творчески подойти к размышлениям.

Такой процесс длительного мозгового штурма с периодическим обменом мыслями иногда называют общением всплесками. Оно заключается в «интервалах стремительного общения с долгими периодами затишья между ними». Представьте, насколько яснее может работать ваша голова, когда вы вольны в течение продолжительного отрезка времени обдумать и оценить задачи, вместо того чтобы постоянно разбираться с ворохом проблем по мере их возникновения. Первый подход явно кажется более продуктивным и менее напряженным, не правда ли?

Убедитесь, что у вашей команды есть запас времени (пара дней или больше) на мозговой штурм, особенно если вы работаете в разных часовых поясах. Это позволит учесть сделанные заметки при составлении повестки собрания.

Даже самое плодотворное собрание окончится ничем, если для зародившихся в его ходе решений и заданий не назначены ответственные лица или дальнейшие действия.

Всегда оставляйте последние пять минут собрания, чтобы у вас была возможность составить план действий. Помните: ваша повестка — «живой» документ, поэтому вернитесь к протоколу собрания, чтобы понять, что делать дальше. Используйте раздел списка задач в шаблоне протокола собрания, чтобы назначить ответственных лиц среди участников на этой же странице.

Вам не придется копаться в электронных письмах, заметках и документах, чтобы выяснить, какой сотрудник должен выполнить ту или иную задачу к определенному сроку — все сведения записаны в централизованном месте и доступны каждому.