Руководство по управлению портфелем проектов (PPM)

Что такое управление портфелем проектов?

Управление портфелем проектов (PPM) — это залог соответствия всех элементов портфеля стратегическим целям. В то время как управление проектами помогает реализовать конкретную инициативу, в случае с PPM используется целостный подход. Каждый проект подлежит проверке со стороны команды PPM.

По мере роста компании часто берут на себя слишком много проектов. Инициативы накладываются друг на друга, сотрудники начинают испытывать перегрузки, а производство теряет эффективность.

PPM решает эти проблемы. Планирование ресурсов — неотъемлемая обязанность эксперта по PPM, и каждый проект компании входит в расчет.

Управление портфелем проектов: ключевые компоненты

Качественный процесс PPM включает по меньшей мере четыре элемента:

• Управление портфелем. Правила, регулирующие портфель, должны учитывать нюансы выбора и анализа проектов, а также сортировки их по приоритету. Чтобы создать эти правила, определите долгосрочные и краткосрочные цели компании.
• Управление ресурсами. Тщательное планирование позволяет максимально использовать имеющиеся возможности благодаря устранению узких мест. В рамках PPM предпочтение по ресурсам отдается критически важным проектам.
• Управление рисками. Определите потенциальные риски и создайте план, учитывающий важные отраслевые факторы. Так, если вы управляете центром обработки данных, для вас будет актуальной стоимость процессоров, поскольку рост цен может привести к резкому снижению денежного потока.
• Управление эффективностью. Команде следует определить, что считается успехом в рамках того или иного проекта, а также отслеживать продуктивность работы. Для получения подробных данных пользуйтесь регулярными отчетами о состоянии или многофункциональным инструментом PPM, таким как Jira.

Стратегии эффективного управления портфелем проектов

Представление об эффективном проекте PPM будет различаться между командами. Некоторым компаниям нужно снизить текущую проектную нагрузку, в то время как другие хотят непрерывно внедрять новые идеи. Какими бы ни были ваши конечные цели, в рамках принципов PPM вы точно найдете для себя действенную стратегию.

Согласование портфелей с бизнес-стратегией

Управление портфелем становится удобнее, когда все проекты преследуют одни и те же всеобъемлющие цели (применяемые методы могут отличаться). Например, один проект может быть направлен на улучшение качества ПО, а другой — на сокращение времени реагирования в службе поддержки клиентов. Оба проекта способствуют увеличению продаж и улучшению отзывов.

Чтобы понять, способствует ли проект достижению целей компании, определите его задачи и сравните их с руководящими правилами. Также следует отметить показатели успеха, такие как увеличение доли рынка.

Сортировка проектов по приоритету

При выборе проектов для портфеля учитывайте конкретные критерии, такие как возможные риски, затраты, потенциальная рентабельность инвестиций, показатели успеха и общая цель.

Проанализировав доступные проекты в рамках планирования, займитесь определением приоритетов. Отследите, какие проекты получают больше всего ресурсов, после чего изучите их стратегическую ценность и присущие им риски.

Матрица приоритизации проектов поможет повысить ясность, ведь на ней проекты показаны с учетом таких критериев, как стоимость, время выполнения и потенциальный доход. Модель взвешенной оценки придает больше значения факторам, наиболее важным для команды.

Балансировка портфеля

Портфель, состоящий только из рискованных, но высокодоходных проектов, таких как создание ПО, может окупиться либо же истощить ваши средства и привести к проблемам с заработной платой.

Страх перед высокими ставками может спасти компанию от катастрофы, но вместе с этим закрывает путь к крупной выгоде. Лучшие портфели — сбалансированные, в которых присутствуют как рискованные проекты, так и предсказуемые.

Чтобы разобраться в рисках, связанных с отдельными проектами, можно провести моделирование.

Непрерывное отслеживание и настройка

Успех PPM зависит от непрерывного отслеживания и корректировки портфеля. Цели могут меняться из-за конкуренции, технологий и других факторов. Хотя хронология проекта в рамках вашего портфеля может быть правильной, рекомендуется сохранять гибкость. В случае, если появятся новые конкуренты, вам будет полезно подумать о доработке своей матрицы приоритетов.

Анализ целей, затрат и доходов проекта поможет оценить, нужно ли уделять ему больше либо меньше внимания. Также может потребоваться реорганизация проекта, чтобы он соответствовал бизнес-целям. Конкретные показатели, связанные с проектом, такие как окупаемость инвестиций и вовлечение благодаря рекламе, позволяют отслеживать эффективность с течением времени.

Преимущества управления проектным портфелем

Компании, внедряющие PPM, получают значительные преимущества — от более рационального использования ресурсов до более тесного командного сотрудничества. Всеобъемлющий подход PPM позволяет увязать каждый проект с идеалами компании, что повышает шансы на успех.

Вот несколько явных преимуществ PPM.

Оптимальное использование ресурсов

Менеджер проекта, который учитывает объем только своей работы, в ходе планирования спринта неизбежно будет тянуть одеяло на себя. И неудивительно: пул ресурсов, которые компания выделяет на все свои проекты, ограничен, а руководителя команды программистов прежде всего заботит реализация бэклога спринта. Он не склонен думать о финансировании исследовательской группы или бюджете на разработку продукта.

PPM дает полную картину для оптимального распределения ресурсов.

Принятие более эффективных решений

Лучшие решения рождаются при наличии исчерпывающей информации. В рабочих процессах Agile постоянно появляются данные о проектах и процессах, которые можно обобщить с помощью стратегий PPM. Полученная аналитика чрезвычайно полезна: это факты, необходимые для принятия решений о том, как действовать дальше.

Так, например, команда PPM может оценить, есть ли у компании ресурсы для запуска новых проектов. Собранные данные также позволяют замечать малейшие изменения производительности.

Управление рисками

Большинство компаний уже отслеживают риски в отдельных проектах. Поднимая стратегию управления рисками на уровень портфеля, вы укрепляете свою устойчивость. Так, если для продуктовой линейки действует нестабильная цепочка поставок, с помощью PPM можно предугадать подводные камни и в случае сбоя скоординировать действия финансового отдела, отдела продаж и склада. Управление проектами становится проще, и можно шаг за шагом решать любые проблемы.

Согласование со стратегией

Чтобы достичь согласованности, с помощью PPM определяют конкретную проектную работу и увязывают ее с целями компании. Кроме того, в стратегию включают непрерывные проверки, чтобы выявлять проекты, переставшие отвечать замыслам бизнеса. Этот строгий и постоянный анализ способствует максимальному увеличению коммерческой ценности продукта.

Рекомендации по PPM

Внедрение и обслуживание среды PPM требует сосредоточенных усилий от компании любого размера. Вот несколько полезных рекомендаций.

• Создайте систему PPM. Перед внедрением сформулируйте стратегию PPM. Подумайте о критериях отбора проектов и показателях приоритизации. Ориентируйте все проекты на заявленные цели.
• Используйте инструменты и ПО для PPM. Для платформ управления проектами, таких как Jira, характерно наличие функциональных возможностей PPM. Стандартное ПО для бизнеса, например QuickBooks, часто оснащено PPM-инструментами. Эти программные средства полезны, если вы управляете портфелем по методологии Agile и хотите оптимально сочетать различные виды проектов.
• Соберите команду PPM. Для эффективной ежедневной работы менеджеру портфеля нужна поддержка команды. Четко определите обязанности участников во избежание путаницы. Всегда поощряйте межфункциональную совместную работу: разнообразные точки зрения — один из факторов успеха в PPM.
• Внедрите эффективное управление. Соблюдение корпоративных процессов может быть затруднено по многим причинам, включая отсутствие подотчетности и нечеткие инструкции. PPM с надежными протоколами управления устраняет эти риски, обеспечивая соответствие всех проектов одним и тем же рекомендациям и целям компании.
• Непрерывно совершенствуйте процесс. Практика PPM должна естественным образом развиваться вслед за меняющимися бизнес-целями. Сдвиги могут происходить из-за изменения рыночной конъюнктуры, появления новых продуктовых линеек и т. д. Если вы регулярно изучаете важнейшие показатели эффективности, такие как процент завершения проектов, то можете оценить состояние портфеля и извлечь уроки из ошибок, допущенных в прошлых проектах.

Функция «Планы» в Jira упрощает стратегию PPM, служа единым достоверным источником информации для планирования работы, сопоставления зависимостей и не только. Эта функция может быть известна вам под прежним названием — Advanced Roadmaps.

Добейтесь максимального успеха с помощью стратегического управления проектным портфелем

PPM помогает компании двигаться в правильном направлении. Проекты, которые не оправдывают потраченных денег или отклоняются от установленных стандартов, не пройдут проверку PPM. Внедрение методов PPM помогает достигать максимального успеха за счет выявления наиболее эффективных проектов.

Управление проектным портфелем с помощью Jira дает следующие дополнительные преимущества.

• Соответствие требованиям и координация.
• Адаптация планов к новым правилам.
• Реагирование на изменения в отрасли.
• Моделирование возможных результатов на основе данных.

Готовы преобразить свою деятельность с помощью PPM? Начните работу с Планами Jira прямо сейчас.