Руководство по управлению портфелем проектов (PPM)
Просмотр тем
Развитие бизнеса немыслимо без новых и непрерывно развивающихся инициатив. Управляя портфелем проектов, вы можете централизовать инициативы и дать компании всестороннее представление о текущих и будущих начинаниях. Высокий уровень обзорности повышает согласованность между командами и упрощает выявление устаревших стратегий.
Что такое управление портфелем проектов?
Управление портфелем проектов (PPM) — это залог соответствия всех элементов портфеля стратегическим целям. В то время как управление проектами помогает реализовать конкретную инициативу, в случае с PPM используется целостный подход. Каждый проект подлежит проверке со стороны команды PPM.
По мере роста компании часто берут на себя слишком много проектов. Инициативы накладываются друг на друга, сотрудники начинают испытывать перегрузки, а производство теряет эффективность.
PPM решает эти проблемы. Планирование ресурсов — неотъемлемая обязанность эксперта по PPM, и каждый проект компании входит в расчет.
Управление портфелем проектов: ключевые компоненты
Качественный процесс PPM включает по меньшей мере четыре элемента:
- Управление портфелем. Правила, регулирующие портфель, должны учитывать нюансы выбора и анализа проектов, а также сортировки их по приоритету. Чтобы создать эти правила, определите долгосрочные и краткосрочные цели компании.
- Управление ресурсами. Тщательное планирование позволяет максимально использовать имеющиеся возможности благодаря устранению узких мест. В рамках PPM предпочтение по ресурсам отдается критически важным проектам.
- Управление рисками. Определите потенциальные риски и создайте план, учитывающий важные отраслевые факторы. Так, если вы управляете центром обработки данных, для вас будет актуальной стоимость процессоров, поскольку рост цен может привести к резкому снижению денежного потока.
- Управление эффективностью. Команде следует определить, что считается успехом в рамках того или иного проекта, а также отслеживать продуктивность работы. Для получения подробных данных пользуйтесь регулярными отчетами о состоянии или многофункциональным инструментом PPM, таким как Jira.
Стратегии эффективного управления портфелем проектов
Представление об эффективном проекте PPM будет различаться между командами. Некоторым компаниям нужно снизить текущую проектную нагрузку, в то время как другие хотят непрерывно внедрять новые идеи. Какими бы ни были ваши конечные цели, в рамках принципов PPM вы точно найдете для себя действенную стратегию.
Непрерывное отслеживание и настройка
Успех PPM зависит от непрерывного отслеживания и корректировки портфеля. Цели могут меняться из-за конкуренции, технологий и других факторов. Хотя хронология проекта в рамках вашего портфеля может быть правильной, рекомендуется сохранять гибкость. В случае, если появятся новые конкуренты, вам будет полезно подумать о доработке своей матрицы приоритетов.
Анализ целей, затрат и доходов проекта поможет оценить, нужно ли уделять ему больше либо меньше внимания. Также может потребоваться реорганизация проекта, чтобы он соответствовал бизнес-целям. Конкретные показатели, связанные с проектом, такие как окупаемость инвестиций и вовлечение благодаря рекламе, позволяют отслеживать эффективность с течением времени.
Jira Align: Best overall for project portfolio management
Jira Align is a project management tool that allows you to create a centralized hub where all your teams can stay on the same page with project portfolios and detailed roadmaps. All your work in Jira Align is visible in real-time, allowing everyone to track project progress and collaborate.
Jira Align is also an excellent tool for making decisions based on project portfolio data — from deploying the right team to choosing which project to focus on next.
Jira: Best for project tracking
Jira turns complex projects into easy-to-track tasks. Whether you’re working on a massive project involving several teams or a small, single-team project, Jira helps you organize work into milestones so everything is broken down into achievable steps.
You can also link individual tasks to goals so teams can see how their contributions affect the project as a whole. Jira templates simplify organizing and streamlining projects with powerful tools like Scrum and Kanban boards.
Jira Service Management: Best for service requests
Jira Service Management is designed to unite dev, IT, and business teams to deliver the best service. You can use Jira Service Management to track and manage IT and employee support requests, preventing these issues from delaying your workflows and projects. These service requests can even be integrated into project workflows to simplify tracking service requests and incidents. When you don’t have to worry about backlogged service requests or issues, you can focus on tackling the project(s) in front of you.
Confluence: Best for knowledge sharing and documentation
Confluence offers a simple solution for bringing teams together and ensuring everyone is on the same page. With Confluence, you can create pages and fill them with project details. Members across teams can access these pages to ensure they’re on the same page, which plays a key role in project planning.
Confluence pages can include knowledge base articles, FAQs about a project, team updates, technical specs and design docs, and project documentation. Even better, you can neatly organize that information to make it easy to digest.
Confluence whiteboards: Best for visual brainstorming and collaboration
Think of Confluence whiteboards as a virtual version of the whiteboards we use in real life. Like those whiteboards, Confluence whiteboards are a great tool for visual brainstorming and collaboration. You can use Confluence whiteboards to map out project ideas, brainstorm in real-time, and generate insights that help drive decision-making.
Jira Product Discovery: Best for road mapping and prioritization
Jira Product Discovery is an excellent tool for capturing ideas and creating a project roadmap. You can use Jira Product Discovery to map out product ideas to better understand what you should prioritize based on how it impacts your customers.
Data and customer insights help you prioritize ideas, while custom roadmaps make it easy to keep various teams and stakeholders informed about projects and product development.
Atlas: Best for goal-setting and tracking
Keeping teams aligned with your long-term goals and on the same page can be difficult, but Atlas offers a simple solution. Atlas is a central hub where team members can communicate and ensure they align with organizational goals.
Teams can use Atlas to ensure everyone knows which tasks they’re responsible for and their boundaries. You can also use Atlas to track team progress, giving you a better understanding of what you’re doing, why you’re doing it, and how it’s going. All Atlas' features and functionality are moving to the Platform, meaning iff you are a current Atlassian customer who owns Jira, Jira Product Discovery, Confluence or Compass, you can join the Early Access Program in the Admin Hub.
Loom: Best for async video communication
With remote work becoming the norm and people working across different time zones, live video chat tools aren’t always effective. Loom offers an alternative to live video chat tools, allowing you to record asynchronous (async) videos that other team members can view on their own time.
Team members can use Loom to record a quick video update or offer feedback on a project, keeping everyone on the same page even if they’re not in the same time zone.
Рекомендации по PPM
Внедрение и обслуживание среды PPM требует сосредоточенных усилий от компании любого размера. Вот несколько полезных рекомендаций.
- Создайте систему PPM. Перед внедрением сформулируйте стратегию PPM. Подумайте о критериях отбора проектов и показателях приоритизации. Ориентируйте все проекты на заявленные цели.
- Используйте инструменты и ПО для PPM. Для платформ управления проектами, таких как Jira, характерно наличие функциональных возможностей PPM. Стандартное ПО для бизнеса, например QuickBooks, часто оснащено PPM-инструментами. Эти программные средства полезны, если вы управляете портфелем по методологии Agile и хотите оптимально сочетать различные виды проектов.
- Соберите команду PPM. Для эффективной ежедневной работы менеджеру портфеля нужна поддержка команды. Четко определите обязанности участников во избежание путаницы. Всегда поощряйте межфункциональную совместную работу: разнообразные точки зрения — один из факторов успеха в PPM.
- Внедрите эффективное управление. Соблюдение корпоративных процессов может быть затруднено по многим причинам, включая отсутствие подотчетности и нечеткие инструкции. PPM с надежными протоколами управления устраняет эти риски, обеспечивая соответствие всех проектов одним и тем же рекомендациям и целям компании.
- Непрерывно совершенствуйте процесс. Практика PPM должна естественным образом развиваться вслед за меняющимися бизнес-целями. Сдвиги могут происходить из-за изменения рыночной конъюнктуры, появления новых продуктовых линеек и т. д. Если вы регулярно изучаете важнейшие показатели эффективности, такие как процент завершения проектов, то можете оценить состояние портфеля и извлечь уроки из ошибок, допущенных в прошлых проектах.
Функция «Планы» в Jira упрощает стратегию PPM, служа единым достоверным источником информации для планирования работы, сопоставления зависимостей и не только. Эта функция может быть известна вам под прежним названием — Advanced Roadmaps.
Добейтесь максимального успеха с помощью стратегического управления проектным портфелем
PPM помогает компании двигаться в правильном направлении. Проекты, которые не оправдывают потраченных денег или отклоняются от установленных стандартов, не пройдут проверку PPM. Внедрение методов PPM помогает достигать максимального успеха за счет выявления наиболее эффективных проектов.
Управление проектным портфелем с помощью Jira дает следующие дополнительные преимущества.
- Соответствие требованиям и координация.
- Адаптация планов к новым правилам.
- Реагирование на изменения в отрасли.
- Моделирование возможных результатов на основе данных.
Готовы преобразить свою деятельность с помощью PPM? Начните работу с Планами Jira прямо сейчас.