Close

Преобразуйте командную работу с помощью Confluence. Узнайте, почему Confluence является центром совместной работы над контентом для всех команд. Получите решение бесплатно

Выполняйте задачи быстрее с помощью шаблонов

Шаблоны помогают командам победить прокрастинацию и сформировать ожидания, а также облегчают путь к цели

Просмотр тем
Человечки из разных команд

Так или иначе, самые важные результаты даются труднее всего, даже если работать над ними интересно и приятно (а если нет, то и подавно). Когда вы с трудом продвигаетесь к цели, бесполезно винить себя в бездействии или нехватке воли и мотивации. Вам может мешать множество блокеров. Среди них могут быть психологические факторы, такие как тревога, перфекционизм, страх провала, усталость от принятия решений и синдром самозванца. Но проблема замедления прогресса также может крыться в размытых целях и массе параллельных заданий и отвлекающих факторов, которые перетягивают на себя все внимание. Неудивительно, что Американская психиатрическая ассоциация в ходе исследования обнаружила, что прокрастинацией хронически страдают 15–20 % взрослых людей.

На работе мы часто сталкиваемся с еще одним губителем продуктивности — размытыми ожиданиями. Неопределенность не дает вам уверенно двигаться вперед, ведь вы понимаете, что ваша работа может оказаться никому не нужной или нежелательной, в результате чего время и усилия будут потрачены впустую. Это обстоятельство вызывает так много стресса у сотрудников, что исследователи Gallup пришли к выводу о том, что четко сформулированные ожидания работодателей могут уменьшить текучесть кадров в компании на целых 22 %.

Исследователи Gallup пришли к выводу о том, что четко сформулированные ожидания работодателей могут уменьшить текучесть кадров на целых 22 %.

Шаблоны — это катализатор работы

Приятно разобраться с причинами, по которым вам трудно взяться за дело, однако это вряд ли поможет выполнить задачу. Как увеличить шансы на успех для себя и участников команды? Рецепт прост: шаблоны.

Шаблоны помогают организовать работу так, чтобы вы могли разбить процесс на небольшие части, с которыми легко справиться. Это лекало для действий и центральный репозиторий для всей информации, связанной с проектом. Но важнейшее их преимущество в том, что они позволяют примерно определить желаемый результат. С их помощью можно прояснить цели, сформировать реалистичные ожидания и распределить ответственность. Кроме того, шаблоны упрощают отслеживание прогресса и управление ресурсами, так что даже асинхронный подход не помешает команде работать эффективно.

Чтобы централизовать работу, в шаблон Confluence можно встроить почти все что угодно: визуальные материалы, дорожные карты и не только. Благодаря такой интеграции вы сможете наладить эффективную совместную работу с командами, которые используют другие инструменты или подходы.

Шаблон найдется для любой задачи

В Confluence есть более 100 настраиваемых шаблонов, от таких классических документов, как протоколы собраний и ретроспективы, до других шаблонов, отвечающих разнообразным стандартам. Предусмотрены шаблоны для основных операций профильных команд, от отдела кадров до команд разработки и ИТ, которые подойдут как стартапам, так и международным корпорациям.

Кроме того, мы непрерывно разрабатываем новые шаблоны, поэтому почаще проверяйте список, чтобы не пропустить новинки. Так, в декабре 2021 года мы добавили шаблоны, которые приведены выше, а также еще три десятка других. Помните о том, что у нас есть замечательные партнеры, например Figma и MURAL. Мы отражаем их рекомендации в совместно разрабатываемых шаблонах, которые помогут вам повысить продуктивность и улучшить процесс принятия решений. Чтобы узнать о том, как создать единый достоверный источник информации для пробных периодов продукта, вы можете ознакомиться с шаблоном планирования эксперимента и получения результатов от Optimizely. А если вам нужно пополнить штат, воспользуйтесь соответствующими шаблонами от компании Indeed, чтобы составить описание вакансии и наладить процедуру найма.

Не стоит беспокоиться, если вам не удалось найти шаблоны со всеми нужными характеристиками. Вы можете легко создать свои собственные и применять их сколько угодно раз для оптимизации всевозможных процессов, от совместной работы над проектом и мозгового штурма до взаимодействия с заинтересованными лицами и всего, что связано с отслеживанием хода работы над проектом. А если вам понравится страница другой команды, просто скопируйте ее, чтобы сделать эту страницу своим шаблоном. Достаточно перейти на страницу, открыть меню действий (•••) в правом верхнем углу и нажать Copy (Копировать). Проще простого.

Вот несколько наших любимых шаблонов, которые помогут вам успешно завершить любой проект.

Шаблоны для планирования проектов

Чтобы выполнить крупный проект, определите каждый этап работы с помощью шаблона дорожной карты или планирования, после чего установите сроки и назначьте исполнителей для каждого задания. Воспользуйтесь такими универсальными страницами, как «план проекта» или «запуск продукта», чтобы четко распределить роли и обязанности, а также обозначить контрольные точки и сроки.

Кроме того, можно глубже проработать отдельные аспекты, связанные с планированием проекта и ведением над ним совместной работы. Так, благодаря планированию производительности вы получите реальное представление о работоспособности каждого участника команды и сможете рационально управлять нагрузкой, а шаблон «На пути к результату» поможет нарастить темп совместной работы над проектом, направив усилия каждого участника в нужное русло.

Шаблоны для мозгового штурма

Свежие идеи — источник жизненной силы для бизнеса. Чтобы обеспечить поток творческих предложений и сохранить все блестящие находки, попробуйте шаблоны для классического мозгового штурма и варианта с disrupt-подходом. Ниже приведены советы по работе с ними.

  • Подготовьте и отправьте шаблон заранее. Укажите ссылки на ресурсы и попросите команду ознакомиться с ними до собрания, чтобы все время встречи можно было уделить творческой работе.
  • Шаблоны помогут вам определить цели и ожидания, а также применить различные модели и подходы для поиска полезных идей во время встречи. Фиксируйте предложения и затем делитесь ими, встроив на страницу визуальные шаблоны от Jira, Trello или сторонних разработчиков.
  • Если кому-то из сотрудников не удалось поприсутствовать на встрече, он сможет добавить свои соображения в шаблон. Можно пригласить рецензентов, менеджеров и прочих участников из других команд.

Если шаблон мозгового штурма нужен для конкретного задания или конкретному отделу, вам повезло! Например, такой шаблон для технических команд, как карта ИТ-проекта, поможет найти самое эффективное решение (а не то, которые первым бросается в глаза). Определив проблему, пользователи смогут предложить потенциальные решения, критически рассмотреть свои предположения и проверить идеи, чтобы в итоге найти оптимальный выход из ситуации.

Шаблоны для выполнения работы

Когда неопределенность и неизвестные переменные парализуют работу над проектом, шаблоны могут стать настоящим спасением. Чтобы не блуждать в потемках, просто заполните сведения об ожидаемом конечном результате по схеме, предложенной в шаблоне. (Это будет непросто, но вы заметно облегчите себе работу, задав направление движения.)

Если работа застопорилась и вы не можете сдвинуться с места на этапе запуска, попробуйте составить суперэффективный план с помощью шаблона маркетинговой кампании. Выберите цели, проведите мозговой штурм по способам их достижения, определите сроки, выделите бюджет и, наконец, назначьте задания участникам команды. Так все смогут отследить вычеркнутые задания и предстоящую работу.

Шаблоны также отлично помогают наладить общение в команде, которое необходимо для эффективного планирования и выполнения проектов. Координируйте работу многочисленных прямых подчиненных и участников многофункциональных команд, а также держите их в курсе дел при достижении целей и ключевых результатов с помощью одноименного шаблона. Мотивируйте новых сотрудников на успешную работу, составляя индивидуальные 90-дневные планы, в которых перечислены ключевые ресурсы и контрольные точки. Они помогут новичкам быстро освоиться и влиться в продуктивную командную работу.

Шаблоны помогают двигаться вперед

Чрезмерное количество вариантов действий, отсутствие четких целей и неудачные попытки направлять внимание команды могут заставлять сотрудников нервничать и испытывать неуверенность, мешая хорошо выполнять свою работу. Шаблоны устраняют эти блокеры, а также помогают команде сохранять концентрацию внимания и держать верный курс. Применяйте эти модели в качестве дорожной карты или репозитория проекта, которыми можно пользоваться по мере необходимости. Так вы сможете отслеживать текущие задачи, сроки их выполнения и конечные цели, а также будете в курсе того, какие сотрудники отвечают за выполнение той или иной задачи (что, пожалуй, важнее всего).

Шаблоны помогут начать работу и успешно прийти к финишу при любой задаче, от управления совместной работой над проектом с участием географически распределенных отделов до проведения сеанса мозгового штурма для нового продукта.

Связанные ресурсы

Вам также может понравиться

Значок Confluence
Шаблоны Confluence

Создайте все необходимое — от требований к продукту до маркетинговых планов — с помощью шаблонов Confluence

Значок: планирование DACI
Шаблон «DACI: документирование решений»

Эффективно направляйте команду в процессе принятия информированных групповых решений

Ускорьте совместную работу над контентом для каждой команды с помощью Confluence

продолжение темы
Стратегическое планирование