Создание плана управления рисками

Что такое план управления рисками?

План управления рисками — это подробный документ, в котором зафиксированы и упорядочены процессы и лица, ответственные за выявление, оценку, отслеживание и снижение рисков, а также за управление ими. В работе со значимым проектом предприятию нужен план управления корпоративными и проектными рисками.

Почему важны планы управления рисками?

Неустраненные риски могут превратиться в угрозы, которые нарушат работу важнейшего проекта или всей компании. Планы управления рисками помогают эффективно защититься от этого, предоставляя множество преимуществ:

• Упреждающее выявление. Эффективные планы управления позволяют выявить риски и принять меры по их снижению до того, как они повлияют на сроки важных проектов или бизнес-операции.
• Эффективное принятие решений. Планы управления рисками позволяют собирать и задействовать точные данные, что повышает эффективность мер по предотвращению и снижению угроз.
• Эффективное распределение. Четкие и проработанные планы управления рисками принесут пользу при планировании ресурсов. Вам будет проще назначить нужных сотрудников и ресурсы для каждого проекта по управлению рисками, сокращая или исключая двойную работу и невыполненные задания.
• Эффективная коммуникация. Планы управления рисками помогают передавать сведения о прогрессе командам по управлению проектами и рисками, а также ответственным за решения и заинтересованным лицам. Эти планы также могут включать графики регулярного анализа, обновлений и подробную информацию об участниках команды.
• Успех проекта. Проработанный план управления рисками содержит всю информацию, необходимую для максимальной защиты от угроз для компании и проектов. Все этапы управления проектом, а именно планирование, реализация и управление, должны включать в себя меры по управлению рисками. Эффективный контроль угроз и защита от них — это тоже самостоятельный успешный проект. Это повышает вероятность достижения самых важных контрольных точек в управлении проектами.

Семь шагов для создания эффективного плана управления рисками

Каждый план управления рисками должен соответствовать этим семи шагам, чтобы обеспечить эффективную защиту от угроз для проектов и компании.

Выявите риски

• Проводите мозговой штурм и анализ сильных и слабых сторон, возможностей и угроз (SWOT), а также пользуйтесь другими методиками, чтобы выявить потенциальные риски.
• Тесно сотрудничайте с руководителями и командами ИТ-подразделений, чтобы интегрировать и синхронизировать все возможные усилия по управлению рисками в сфере кибербезопасности и других областях.
• Подробно фиксируйте выявленные угрозы в отдельных списках.
• Назначайте конкретных сотрудников для ведения и обновления таких списков.

Проводите оценку рисков

• Используйте качественные и количественные методы для оценки каждого риска.
• Расставляйте приоритеты по рискам в зависимости от их потенциального влияния на проект или бизнес-операции.

Анализируйте триггеры рисков

• Будьте в курсе событий и условий, которые могут привести к возникновению того или иного риска.
• Непрерывно отслеживайте среду на предмет признаков риска. По возможности пользуйтесь автоматическим отслеживанием и оповещением.
• Разрабатывайте, документируйте, распространяйте, регулярно тестируйте и обновляйте планы действий в чрезвычайных ситуациях, чтобы оперативно отреагировать на тот или иной выявленный триггер.

Определяйте план реагирования на риски

• Выбирайте подходящие стратегии для каждого риска. Возможные варианты включают предотвращение, снижение, удержание, распространение, передачу через контракты и политики страхования, а также принятие.
• Разрабатывайте, документируйте, распространяйте, регулярно тестируйте и обновляйте комплексные планы по управлению рисками с высоким приоритетом.

Назначайте владельцев рисков

• Распределяйте подробно описанные обязанности между конкретными участниками команды.
• Убедитесь, что все понимают свои роли и задачи.
• Регулярно анализируйте все назначенные задания и при необходимости обновляйте их с учетом изменений в составе команды или ситуации по рискам.

Внедрите план управления рисками

• Приведите план управления рисками в действие, уведомив об этом всех участников проектной команды и заинтересованных лиц.
• Убедитесь, что внедрение планов по конкретным проектам не вызывает сбоев по части бизнес-операций, не задействованных в проекте.

Отслеживайте и анализируйте

• Убедитесь, что каждый план управления рисками включает шаги и графики регулярного тестирования и анализа.
• Отслеживайте все, что связано с работой по управлению рисками. По возможности пользуйтесь автоматизированным отслеживанием и оповещением.
• Регулярно анализируйте и обновляйте план управления рисками, чтобы отразить новую информацию и изменения.

Рекомендации по созданию планов управления рисками

Даже самый лучший план по управлению рисками не поможет выявить, оценить, отсортировать по приоритету, отследить и снизить угрозы без должной поддержки. Ниже приведены дополнительные рекомендации, которые позволят эффективно применить план по управлению рисками на практике.

• Развейте культуру управления рисками. Пользователи (коллеги, клиенты, ответственные за решения и партнеры) в совокупности представляют наибольший риск для компании. Это особенно актуально для ИТ-среды, где риски кибербезопасности могут привести к нарушению работы всей компании. Обучение, тренинги и регулярное информирование о рисках и способах их снижения помогут снизить влияние угроз, спровоцированных пользователями. С помощью этих мер можно развить культуру управления рисками, в которой пользователи будут предотвращать угрозы, а не провоцировать или игнорировать их.
• Привлекайте и задействуйте заинтересованных лиц. Планы управления рисками должны включать конкретные шаги по выявлению, привлечению и регулярному информированию тех, на кого этот план оказывает наибольшее влияние. Описанные шаги помогают свести к минимуму сбои в работе и не допустить, чтобы участники находились в неведении. Кроме того, они могут превратить пассивных наблюдателей в активных сторонников.
• Следите за соблюдением нормативных требований. Нормы, влияющие на то, как компании обращаются с личной, частной и конфиденциальной информацией, постоянно меняются. Крупные компании все чаще требуют соблюдения множества правовых положений. В качестве примера плана управления рисками можно привести систему кибербезопасности SOC (System and Organization Controls) 2 и международный стандарт управления информацией ISO/IEC 27001. Несоблюдение норм может грозить вашей компании значительными штрафами, репутационными рисками и ограничением возможности работы с крупными партнерами. Понимание и решение всех соответствующих вопросов, связанных с соблюдением требований, в рамках планов управления рисками имеет ключевое значение.
• Используйте инструменты управления проектами. Для управления рисками лучше всего подойдут системы, процессы и сотрудники, которые уже задействованы при менеджменте проектов в компании. Знания, опыт и ресурсы, такие как шаблоны и интеграции с другими корпоративными системами, могут облегчить и ускорить работу. Это особенно актуально, если ваша компания использует эффективные, гибкие и адаптируемые инструменты, такие как Confluence.

Подготовьте свою компанию к будущему с помощью плана управления рисками

Планы управления рисками могут помочь компании непрерывно и эффективно выявлять, снижать и контролировать риски. Сведение к минимуму и снижение рисков позволяет создать гибкую, надежную и безопасную основу для роста и цифрового преобразования компании.

Confluence поможет вам создать и внедрить эффективные планы управления рисками благодаря своим возможностям.

• Никакого хаоса. Система Confluence поможет собрать разрозненные хранилища информации и опыта в одном полезном ресурсе. Решение позволяет объединить ключевые знания компании по проектам, обеспечивая быстрый и безопасный доступ к ним. Confluence поможет вашим руководителям по проектам и рискам сориентироваться и найти то, что требуется.
• Обмен информацией между командами. Руководители и участники команд могут приглашать коллег к совместной работе благодаря функции редактирования в режиме реального времени и встроенным комментариям. Завершив работу над планами управления рисками и другими документами, вы можете поделиться ими с заинтересованными лицами и ответственными за решения в компании.
• Готовые шаблоны, а также помощь в их разработке. В Confluence доступны бесплатные шаблоны, помогающие планировать риски и управлять ими в компании (в том числе на протяжении всего жизненного цикла управления проектом).

Начните с бесплатного шаблона матрицы для оценки рисков.