The 8D problem-solving process: A step-by-step guide

What is the 8D problem-solving process?

The 8D process is a decision-making process designed specifically to help teams identify, correct, and prevent recurring problems. It focuses on root cause analysis, resolution, and prevention of problems that can degrade quality, efficiency, and customer satisfaction.

The Ford Motor Company developed the 8D process in the 1980s in response to a spate of quality issues with vehicle manufacturing. Despite its origin in the automotive industry, the 8D process is now widely used across various sectors, including healthcare, manufacturing, and technology. Alongside Six Sigma and total quality management, it is a proven and successful methodology for quality improvement.

D1: Establish the team

The first step toward success with the 8D process is selecting the right team. Remember that once your team uses collaboration and the 8D process to solve a problem, they must have the skills and leverage to implement the solution. Assemble a cross-functional team that can work with decision-makers across the company. Outline the roles and responsibilities of team members, keeping information updated and accessible.

D2: Describe the problem

Your team needs a clear, concise, focused description of the problem. Consider using the 5W2H method for a structured approach to developing and asking practical questions:

• Who does this involve or affect?
• What (что?) Какую конкретно проблему необходимо решить?
• When (когда?) Когда возникла или возникнет проблема?
• Where (где?) В какой области проблема возникает или затрагивает компанию?
• Why (почему?) Почему компания должна решить эту проблему?
• How (как?) Как это произошло или как команда будет решать эту проблему?

• How much (сколько?) Сколько будет стоить решение проблемы с точки зрения финансовых и других ресурсов?

Другой популярный метод разработки кратких формулировок проблем — диаграмма «Рыбья кость». С помощью этого визуального инструмента команды могут выявлять причины проблемы. Диаграмма напоминает скелет рыбы: голова обозначает проблему, а каждая из костей — потенциальную причину. Причины обычно относятся к одной из следующих пяти категорий.

• Проблемы с персоналом связаны с людьми, например их опытом или обучением.
• Проблемы с машинами затрагивают оборудование или механизмы.
• Проблемы с методами относятся к процедурам и процессам.
• Проблемы с материалами касаются компонентов, сырья или расходных материалов.

• Проблемы измерения имеют отношение к оценкам, проверкам или измерениям, что включает согласование с целями и ключевыми результатами (OKR).

Д3: разработка предварительных мер сдерживания

После того как команда определит проблему, она должна внедрить эффективные временные исправления, чтобы быстро и безопасно изолировать и ограничить последствия на время разработки долгосрочного решения. Эти временные исправления представляют собой предварительные меры сдерживания.

Для реализации действенных предварительных мер определите проблему, оцените риски и совместно продумайте варианты сдерживания. К ним относятся изоляция, смягчение последствий, коррекция и профилактика. Подумайте насчет осуществимости и вероятной эффективности каждого варианта, а затем внедрите самые перспективные из них. Следите за результативностью мер и при необходимости корректируйте их.

Д4: определение основных причин

Эта важная составляющая процесса восьми Д помогает предотвратить повторение проблем. Чтобы добиться успеха, команде нужно отделить основные причины от симптомов, которые только напоминают их и могут отвлекать внимание.

Один из популярных методов анализа основных причин, известный как «Пять "почему"», предлагает несколько раз задать вопрос «почему». Сделав это пять раз, вы сможете добраться до реальных основных причин.

Другой популярный метод — анализ дерева неисправностей. Этот визуальный инструмент напоминает диаграмму «Рыбья кость», но в качестве метафоры использует дерево. Корень дерева обозначает проблему, а ветви — причины, способствующие ее возникновению.

Д5: разработка постоянных корректирующих мер

После выявления основной причины и определения предварительных мер сдерживания, переключите внимание на постоянные корректирующие меры. Командными усилиями подготовьте предварительные меры сдерживания, а затем оцените их эффективность, чтобы реализовать постоянные корректирующие меры. Организуйте тщательную всестороннюю проверку и тестирование. Ошибки в корректирующих мерах могут нарушить или даже полностью остановить критически важные бизнес-операции. Не развертывайте постоянные корректирующие меры, пока тщательно не протестируете их действенность.

Д6: внедрение постоянных корректирующих мер

После разработки, тестирования и обеспечения безопасности и эффективности корректирующих мер составьте план внедрения. Четко и регулярно информируйте заинтересованные стороны об ожидаемом и возможном влиянии на их работу. Внимательно контролируйте каждую корректирующую меру при работе в реальном времени. Проверяйте результативность корректирующих мер с помощью регулярного тестирования и после каждого серьезного инцидента.

Д7: предотвращение повторения

Для наибольшей безопасности полностью интегрируйте постоянные корректирующие меры в политики, процедуры и процессы компании. Чтобы добиться этой цели, передавайте четкую и достоверную информацию всем заинтересованным сторонам и лицам, принимающим решения, до, во время и после каждого важного шага. Контролируйте и обновляйте все связанные процедуры и обучающие материалы по мере изменения среды или соответствующих условий. Тогда корректирующие меры будут оставаться действенными.

Д8: поздравление команды

Решение проблем и предотвращение их повторения требуют значительных и продолжительных усилий от каждого участника команды. Постоянно поддерживайте и поощряйте их и празднуйте успехи. Пользуйтесь любыми доступными инструментами и ресурсами для сбора, документирования и обеспечения доступа к полученным знаниям и выводам. Отмечайте соответствующие достижения в отчетах для команды, заинтересованных сторон и лиц, принимающих решения.

Стратегии, используемые в процессе восьми Д

Ключевая составляющая стратегии успеха при внедрении процесса восьми Д — инструменты и методы, облегчающие и ускоряющие достижение положительного результата. Изучите инструменты и методы сбора и анализа данных, совместной работы, документирования, управления качеством и других функций, которые уже используют ваши коллеги. Их внедрение в процесс восьми Д поможет сократить время и усилия, затрачиваемые на обучение и достижение успеха.

Но применение существующих инструментов, методов и опыта — это не единственная рекомендация, способствующая успешной работе по процессу восьми Д. Сюда можно также отнести создание и расширение возможностей многофункциональной команды, развитие и обеспечение четкого и регулярного общения, а также разработка понятных формулировок проблем.

Сосредоточьтесь на анализе основных причин, разработке, мониторинге и тестировании всех корректирующих мер до, во время и после развертывания. Также рекомендуется проводить регулярные стендапы или другие собрания, особенно если ваша компания поощряет проведение дебатов среди участников команды и фиксирует их.

Чтобы еще больше упростить процесс восьми Д, используйте Confluence в качестве центрального узла для ведения совместной работы, хранения документации и обмена информацией. Его органичная интеграция с другими инструментами поможет команде работать продуктивнее, а также обеспечить прозрачность и согласованность действий всех участников на каждом этапе процесса.

Преимущества процесса восьми Д для решения проблем

Процесс восьми Д дает множество преимуществ командам, которые занимаются решением повторяющихся проблем. Акцент на основных причинах помогает командам устранять фундаментальные проблемы, а не только их симптомы. Профилактические меры помогают предотвратить повторное возникновение проблем. А за счет особого внимания к командной работе и сотрудничеству коллективный опыт, точки зрения и навыки всех участников команды используются в полной мере.

Благодаря процессу восьми Д компании могут сократить производственные дефекты и ошибки, улучшить качество продуктов и услуг, а также повысить уровень удовлетворенности клиентов. Совершенствование подходов к совместной работе и решению проблем помогает им вести деятельность гибче и рациональнее.