Успешный старт проекта

Подготовка

Вводное совещание не должно превратиться в «информационную сводку». Если вам необходимо предварительно предоставить справочную информацию, сделайте это в общем документе, таком как страница Confluence. В вводных совещаниях должны активно участвовать команда, заинтересованные стороны, а также все, чья деятельность каким-то образом зависит от проекта.

Составьте повестку совещания, чтобы оно прошло организованно и с пользой. Набросайте список вопросов, которые хотите задать участникам команды. (А еще лучше — заранее отправьте им эти вопросы, чтобы у них была возможность подумать над ответами.) Подготовьте ответы на вопросы, которые могут возникнуть у команды.

Организация совещания

Подход к составлению повестки совещания будет зависеть от проекта. Однако ее ключевые пункты должны раскрывать вопросы кто, что, где, когда, почему/зачем и как:

• Представление участников
• Каковы предпосылки проекта?
• Зачем нужен этот проект?
• Каков объем работ по проекту?
• Какой план действий?
• Кто и что делает?
• Как будет организована совместная работа?
• Каковы критерии успеха?

Не забудьте также рассказать повестку вводного совещания команде и выяснить, есть ли какие-либо вопросы, которые необходимо обсудить заранее.

В чем разница между вводным совещанием с командой и вводным совещанием с клиентами?

Предположим, вы планируете старт внутреннего проекта, например по внедрению новой системы управления документооборотом или созданию нового компонента для разработки, или же это может быть внешний проект для клиента. В обоих случаях вводное совещание преследует одинаковую основную цель: задать правила, стиль и концепцию проекта в целом и с проектной командой определить общие цели, задания и график.

При работе с клиентом вводное совещание будет посвящено знакомству с командой, задействованной на проекте, обсуждению с клиентом этапов проекта и согласованию эффективных способов совместной работы для успешной реализации проекта. Для команды данное совещание — это возможность глубже изучить контекст проекта, продемонстрировать понимание проекта и желание над ним работать, а также заложить основу для конструктивных рабочих взаимоотношений с клиентом.

Какие темы рассматриваются на вводном совещании?

Итак, вы все предварительно спланировали и готовы начать замечательное вводное совещание со своей командой. Вы все отлично организовали! Все проекты разные, однако попытайтесь раскрыть в рамках совещания следующие темы:

Представление участников

Начните беседу. Не думайте, что все друг друга знают. Предложите каждому участнику совещания представиться, рассказать о своей роли в проекте и о том, чем он будет заниматься. Будет здорово, если вы сможете придумать веселый и быстрый способ разогреть аудиторию.

Техническое задание, объем работ по проекту, график и результаты проекта

Из всех обсуждаемых на вводном совещании тем это одна из наиважнейших. Ее обсуждение позволяет окончательно утвердить составляющие компоненты проекта и убедиться, что все понимают, о чем идет речь.

В техническом задании, которое вы отправили клиенту, указано, какие работы вы выполните и к какому сроку.

Документ, определяющий объем работ по проекту, содержит подробное описание результатов проекта и работ, которые требуется выполнить для их достижения.

График реализации проекта — это общий обзор того, что предполагается выполнить, с указанием сроков. Его можно составить настолько подробно, насколько это необходимо для проекта.

Результаты проекта — это конкретные результаты, которые вы отправите клиенту. Как правило, они уже отмечены в графике.

Отслеживание прогресса/контрольных точек и сообщение о них

Во время вводного совещания определите основной принцип информирования заинтересованных сторон и клиентов о достигнутом прогрессе. Можно составить отчет о статусе, чтобы показать, как в рамках проекта отслеживаются бюджетные расходы, задания, контрольные точки и график реализации. Данный отчет предоставляется всем заинтересованным сторонам, а также всем тем, чья деятельность так или иначе зависит от проекта, чтобы они могли узнать о прогрессе (или задержках). По проектам для клиентов важно согласовать с последними уровень детализации данных в предоставляемых им отчетах о статусе, чтобы упростить процедуру выставления счетов и оплаты.

Инструменты и методы

Определите набор инструментов для совместной работы, которые планируете использовать на протяжении проекта, и решите вместе с командой, как будете пользоваться ими для связи. Как вы будете обмениваться отчетами о статусе и другими документами? Согласование этих вопросов на раннем этапе поможет оптимизировать коммуникацию в рамках проекта. Полезно также проверить наличие у команды или клиента доступа ко всем инструментам, которые решено использовать для обмена информацией о проекте. Некоторые из инструментов, которые можно использовать на проекте, перечислены далее.

• Система управления работой для отслеживания незавершенных элементов, например Jira, Basecamp или Asana.
• Система общей документации, чтобы у каждого (включая клиента) был доступ к важным проектным документам и данным. Например, можно использовать документы Microsoft Office в Интернете, Google Документы или систему со встроенной иерархией и средствами организации, такую как Confluence.
• Инструмент коммуникации (например, электронная почта или Slack), который позволяет команде быть на связи для решения любых возникающих вопросов или запросов.

Для работы с клиентами могут потребоваться другие инструменты. Доступ к ним необходимо получить до начала работы. Продумайте ресурсы для разработки, такие как логотипы, шрифты, руководства по стилю, шаблоны, базы данных, данные для входа (в систему управления контентом, в социальные сети, в средства аналитики и т. д.), организуйте доступ к внутренней сети клиента и уточните данные для выставления счетов.

Управление рисками и проблемами

Обсудите с командой (и клиентом) порядок совместного поиска и решения проблем. Даже при идеальном планировании иногда случаются неожиданности. Грамотное управление рисками в рамках внутренних и внешних проектов означает, что вы со своей командой будете постоянно определять, анализировать, приоритизировать и снижать риски, которые могут препятствовать выполнению проекта в срок и в рамках установленного бюджета. Это может предусматривать ведение участниками команды учета своих оплачиваемых часов и отслеживание ожидаемых обновлений программного обеспечения и изменений технических инструментов, используемых в рамках проекта.

Рекомендуется также в ходе вводного совещания с клиентами поинтересоваться, как они относятся к разного рода изменениям, например когда дело касается создания пространства для маневра в бюджете.