Устав проекта и карта проекта: в чем разница?

Устав играет ключевую роль в управлении проектом, обеспечивая структурированную основу и предоставляя ряд преимуществ. Во-первых, он служит ориентиром: с ним у проектной команды будет четкое описание цели, задач и области проекта. Такая ясность помогает согласовать усилия для достижения общих целей и сводит к минимуму риск расхождений по приоритетам. Кроме того, устав способствует эффективному снижению рисков, ведь с его помощью можно заблаговременно выявить потенциальные проблемы и источники неопределенности, а также обеспечить упреждающее планирование и управление рисками.

Более того, уставы проектов играют важную роль в оптимизации распределения ресурсов. Они подробно описывают требования к проекту, включая задания, затраты и сроки, и тем самым обеспечивают разумное распределение ресурсов, как людских, так и финансовых, в соответствии с потребностями проекта. Это, в свою очередь, повышает эффективность и предотвращает возникновение узких мест в отношении ресурсов. Еще одно существенное преимущество уставов проектов заключается в том, что они способствуют принятию взвешенных решений. Комплексное понимание цели проекта, ожидаемых выгод и потенциальных рисков поможет заинтересованным сторонам обосновывать решения на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Наконец, уставы проектов выступают в роли документированного соглашения между заинтересованными сторонами, предоставляя доказательство работы и основу для подотчетности. Это способствует прозрачности и помогает разрешать возможные споры или недоразумения в ходе реализации проекта. Таким образом, устав способствует успеху проекта, поскольку предусматривает четкие рекомендации, стратегии снижения рисков, оптимальное распределение ресурсов и систему принятия обоснованных решений.

Карта проекта — это инструмент планирования, позволяющий руководителям проекта и команде обдумать насущные проблемы, найти возможные решения и определить оптимальный результат. Карту проекта составляют не за один раз, а постепенно — как обзорный документ. В отличие от неизменного устава проекта, карту нужно дорабатывать и обновлять по мере того, как проектная команда изучает материалы и ведет работы по проекту.

Динамичная карта проекта помогает командам прорабатывать проблемы, изучать потенциальные решения и уточнять видение проекта. Поскольку карту постоянно адаптируют к меняющемуся характеру проекта, она останется актуальным и ценным ресурсом на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Карта проекта служит отправной точкой для планирования проекта в вашей команде. В конечном итоге она поможет сделать выводы о рисках проекта, выбрать решение и создать идеальное представление о том, какой продукт вы собираетесь поставить в рамках проекта и что для этого нужно.

Карта проекта помогает командам получить ответы на важные вопросы, в том числе следующие.

• Какую проблему вы решаете?
• Почему важно решить эту проблему?
• Каковы цели и задачи проекта?
• Что вы знаете и какой информации вам не хватает?
• Каковы потенциальные решения?

В чем разница между картой и уставом проекта? В отличие от проектных уставов, карта проекта — «живой» документ. Обновляйте ее по мере того, как исследуете предметную область, проверяете предположения, испытываете решения, собираете обратную связь и корректируете свой курс перед продвижением вперед.

Карта проекта разбивает информацию на три категории.

Предметная область — это ваше проектное задание. Объясните, почему для клиентов и для бизнеса важно решить эту проблему. Уточните цели проекта и возможные решения.

Проверка — выявите пробелы в знаниях и риски. Что вы знаете и что вам нужно выяснить?

Готовность к выполнению — придайте решению конкретную форму и реализуйте план проекта.

Чтобы настроить команду на успешное выполнение проекта, проведите сеанс сценария карты проекта по шаблону. Он поможет проверить предположения и понять проблему, которую вы решаете. В готовом виде этот простой совместный документ будет содержать все основные сведения по проекту. Благодаря этому каждый участник сможет легко вникнуть в контекст и бизнес-сценарий проекта.

В ходе стартового сеанса определите проблему и цели проекта. Затем как можно раньше поделитесь результатом с куратором проекта, чтобы получить от него обратную связь, которую вы будете учитывать на последующих сеансах по мере развития проекта.

Ознакомьтесь с шаблоном карты проекта Confluence

Начнем с простого. В верхний раздел шаблона вносится такая информация, как название проекта, владелец, участники команды, текущий статус и краткое описание того, как этот проект вписывается в общую стратегию. Как правило, руководитель проекта заполняет эту часть в качестве инициатора проекта.

Тщательно продумайте проблему, которую вы пытаетесь решить, прежде чем приступать к разработке проекта. Этот процесс помогает определить цель проекта.

В чем состоит проблема? Как она влияет на ваших клиентов или участников вашей команды? Как узнать, что вы решили ее? Какие возможные решения сразу приходят на ум?

Все эти вопросы следует продумать и записать здесь. Не торопитесь с этим. Скорее всего, вы еще не раз вернетесь к этому разделу, прежде чем продолжить работу над проектом, или даже внесете некоторые коррективы по мере сбора отзывов и аналитических данных. Все это — нормальная часть процесса обучения.

На стадии определения проблемы вы, вероятно, сделали много предположений. В следующем разделе шаблона их можно проверить фактами и цифрами.

Здесь два раздела: в первом перечислите то, что вам уже известно, а во втором запишите вопросы, на которые еще предстоит ответить.

Допустим, вы планируете изменить дизайн блога своей компании, чтобы сделать его более удобным для пользователей. Вы уже знаете, что 56 % посетителей покидают ваш блог после прочтения одной публикации. Это нужно вписать в первую часть раздела проверки. Но вы также хотите выяснить, что могло бы удержать их на вашем сайте дольше. Это пойдет во вторую часть раздела.

Помните, что на этом этапе ваша цель — подтвердить или опровергнуть критические элементы решения, к которому вы пришли по итогам мозгового штурма. Только после этого можно двигаться дальше. Если вы пока не в состоянии уверенно сделать это, возможно, стоит вернуться к предметной области или обдумать другие возможные решения.

В последнем разделе процесс достигает кульминации. Вы уже поработали над определением проблемы и выбором проверенного решения. Используйте этот раздел, чтобы объяснить свое решение и резюмировать, почему оно устроит клиента. Добавьте заметки и используйте команду /image для добавления снимков экрана и набросков. Здесь также есть место, где можно определить масштаб и область проекта, например размер команды, которая вам понадобится.

Прояснив все детали, вы сможете сосредоточиться на том, что действительно важно для ключевых заинтересованных сторон, и удостовериться, что проект соответствует вашим возможностям и ресурсам.

План проекта — это универсальное место для хранения всей важной информации по проекту. Используйте команду /link, чтобы включить любой справочный материал, который может понадобиться участникам. Эта функция позволяет добавлять связанные материалы, такие как рекламные материалы или примеры, чтобы план проекта стал исчерпывающим и легкодоступным ресурсом для всех заинтересованных сторон.

Добавьте все концепции и примеры, к которым бы вы хотели вернуться позже, на эту страницу, чтобы они всегда были под рукой.