Простое распределение ресурсов в рамках нескольких проектов
Просмотр тем
Хороший план использования ресурсов обеспечивает оптимальную работу команды. При правильном распределении ресурсов проекты завершаются в срок, а производительность возрастает.
В рамках управления проектами распределение ресурсов может вызывать трудности, особенно у руководителей проектов. При работе с большими командами и множеством рабочих потоков легко ошибиться в управлении ресурсами компании. Необходимо согласовывать ресурсы и проекты, не допуская конфликтов, ведь одна-единственная неприятность может нарушить все планы.
В данной статье описано, в чем состоит распределение ресурсов и почему оно так важно при управлении проектами, а также рассмотрены распространенные проблемы, связанные с ним.
Используйте бесплатный шаблон расписания проекта в Jira, чтобы распределять ресурсы эффективнее.
Что такое распределение ресурсов?
При распределении ресурсов активы назначаются на конкретные задачи и проекты согласно установленным срокам. В зависимости от отрасли, к ресурсам могут относиться участники команды, оборудование и инфраструктура.
У каждого участника есть доступ к расписанию ресурсов, в котором указаны временные затраты и обязанности на протяжении жизненного цикла проекта, что исключает путаницу.
Для большинства команд распределение ресурсов заключается в ответе на следующие три вопроса.
- Какие ресурсы необходимы для выполнения этого проекта?
- Когда эти ресурсы понадобятся?
- Доступны ли эти ресурсы?
Когда все участники знают ответы на эти вопросы, работа идет по плану и без задержек.
Важность распределения ресурсов при управлении проектами
Без расписания ресурсов отслеживать меняющиеся приоритеты становится гораздо сложнее. Планирование ресурсов позволяет сотрудникам продолжать работу, когда ресурсов мало, а сроки поджимают.
Ниже описано, в чем состоит важность распределения ресурсов.
Повышение результативности проекта
Подорвать результативность проекта можно самыми разными способами: от назначения неподходящих ресурсов до слишком позднего делегирования задач. Распределение ресурсов позволяет руководителям видеть всю область проекта и потребности каждого проекта.
Представим, что вам нужен старший разработчик для работы над приложением компании, но вы не применяете методику распределения ресурсов. Вы можете забыть о том, что разработчику необходимо сотрудничать с финансовым отделом, пока не станет слишком поздно, что приведет к изменению хронологии проекта.
При распределении ресурсов все ресурсы и задачи назначаются на этапе планирования проекта. Благодаря этому вам не придется беспокоиться об устранении конфликтов ресурсов.
Предотвращение излишней нагрузки на ресурсы
Предположим, ваш старший разработчик трудится над новым приложением. Может быть, он еще и занимается новым веб-сайтом? А что насчет чат-бота, который руководство хочет запустить в то же время? Если в процессе принятия решений учитывать только время, когда разработчик доступен, его легко перегрузить.
Управление ресурсами позволяет равномерно распределять работу, чтобы избежать выгорания. Если кто-то перегружен или, напротив, нуждается в дополнительной нагрузке, вы точно узнаете об этом.
Избегать избыточного выделения ресурсов разумно с финансовой точки зрения. Если у вас некачественный план по использованию ресурсов или его вовсе нет, стоит ожидать, что на любой проект могут быть выделены излишние ресурсы. Из-за этого себестоимость проекта возрастает, а команды не могут заниматься другими задачами.
Использование ПО для планирования ресурсов предотвращает возникновение излишков. Однако на его освоение может потребоваться время. Оцените среднюю производительность своей команды, чтобы равномерно распределить задачи.
Эффективная хронология и реализация проекта
Как правило, у проекта может быть несколько дат выполнения. Например, чтобы внедрить новую функцию на веб-сайт, нужно запланировать проверку дизайна, пользовательское тестирование и анализ бюджета.
Если не использовать инструменты для управления ресурсами, легко запутаться. Избыточное выделение ресурсов, незамеченные зависимости между задачами и другие факторы могут привести к сорванным срокам.
Планирование ресурсов позволяет команде составить картину всех инициатив и активов, чтобы выстроить рациональную хронологию проекта. Так, например, лучше не тратить целые часы на то, чтобы отшлифовать дизайн веб-сайта, если в данный момент это замедлит выполнение других проектов.
Разумные сроки также способствуют реализации проектов. Все участники довольны, когда работа выполняется вовремя и с соблюдением главных требований.
Оптимальное использование ресурсов
При планировании ресурсов выясняется, как их использует команда. Есть ли среди участников те, кто сидит сложа руки, потому что проекты занимают не весь рабочий день? А те, кто загружен сверх своих возможностей?
Оптимальное использование ресурсов — это максимальная производительность с минимальными потерями. Вручную найти этот баланс практически невозможно.
Без планирования ресурсов вы теряете из виду общую картину ресурсов и их доступности. Становится сложно обнаружить недостаточную или чрезмерную загруженность ресурсов, что может мешать эффективному распределению ролей.
В системе планирования ресурсов задачи каждого участника команды отображаются в реальном времени, и при возникновении проблем можно быстро внести коррективы. Например, можно передать задачу коллеге, у которого больше времени и навыков, или сбалансировать нагрузку команды.
Распространенные трудности при планировании ресурсов
В идеальном мире планирование ресурсов было бы безошибочным. Расписания бы выстраивались без всяких накладок, а ресурсы всегда были бы доступны.
В реальности же команды часто сталкиваются с ограничениями проекта, изменениями в объеме входящих в него работ и конкурирующими интересами. Так, например, команда по контенту хочет привлечь нового фрилансера к созданию блогов на веб-сайте, а рекламный отдел считает, что сначала хорошо бы составить новый текст объявления.
Расстановка приоритетов — важная часть планирования ресурсов. Вот четыре распространенные проблемы, которые могут возникнуть.
Конфликты и избыточное выделение ресурсов
Избыточное выделение ресурсов может стать самой большой проблемой для команды. Базовое планирование ресурсов обычно помогает предотвратить самые вопиющие случаи. Однако полностью изжить эту проблему не так просто.
Допустим, вы поручаете кому-либо три параллельные задачи, каждая из которых занимает треть рабочего дня. Так у исполнителя не остается места для маневра. Если на одном проекте образуется задержка, она перейдет и на остальные. Это создаст стресс для сотрудника и заставит его в спешке доделывать работу. Это — конфликт ресурсов в команде.
Возможно, планирование ресурсов не поможет полностью решить проблему их избыточного выделения, но подобные ситуации будут возникать реже. Обязательно составьте план управления ресурсами и своевременно его обновляйте.
Управление доступностью ресурсов и навыками сотрудников
Планирование ресурсов позволяет легко назначать задачи, но что делать, если исполнитель занят?
Вероятнее всего, вы найдете нужной информации на досках и в таблицах. Общие сведения о распределении исполнителей между проектами бесполезны, если вам нужно узнать о конкретных навыках или доступности сотрудников.
С помощью такого ПО, как Jira, и его встроенных инструментов для управления ресурсами можно отслеживать расписание и навыки каждого участника команды. Это решение позволяет заблаговременно выявлять потенциальные узкие места и применять различные тактики, например выравнивание ресурсов.
При выравнивании даты выполнения задач переносят с учетом ограничений по ресурсам. Так, например, если дизайнер работает над двумя рекламными кампаниями, вместо того чтобы нанять ему помощника, можно продлить проектные сроки.
Управление изменениями и неопределенностями
Планируя ресурсы, команда по управлению проектом может реагировать на изменения — но только при условии, что в расписании достаточно свободного места.
У вас может появиться новый клиент, или одна из сотрудниц — уйти в декретный отпуск. Как действовать в подобном случае, если расписание заполнено и дополнительных ресурсов нет?
У вас есть три варианта: приостановить проект, сдвинуть сроки или нанять помощников.
Использование ПО облегчает управление изменениями. Благодаря Jira вы получаете автоматические уведомления об изменениях, и у вас появляется больше времени на то, чтобы решить, что делать.
Оптимальный баланс между разными проектами и приоритетами
У каждого участника команды есть свои проекты и приоритеты. Правильное планирование ресурсов избавляет от известных трудностей, но само по себе не является панацеей. Следует также учитывать индивидуальные мотивы, и для этого нужно регулярно общаться с командой.
Запрашивайте новости о проекте и будьте готовы принимать критику.
Даже если цели участников совпадают, вам все равно придется искать баланс между несколькими проектами. Планирование ресурсов не даст вам ответ на вопрос о том, как расставить приоритеты. Для этого выделите время и критически обдумайте цель каждого проекта.
Приоритизация и планирование ресурсов при управлении проектами с помощью Jira
Управление проектами — единый и в то же время сложный процесс со множеством составляющих. Одной из них является оптимальный план по управлению ресурсами. Доска Kanban в Jira помогает балансировать командные обязанности и выполнять проекты вовремя. В Jira можно без труда назначить задачи нужному участнику. А на досках Jira можно в реальном времени отслеживать ресурсы команды и каждую задачу.
Такие возможности Jira, как доски для нескольких проектов и аналитика, облегчат вам работу. Jira может проанализировать детали проекта и предложить идеи, основанные на типе задачи и результатах прошлых спринтов. А если что-то пойдет не так, в Jira можно быстро перераспределить задачи между участниками команды.
Планирование ресурсов — это непрерывный процесс. Регулярно проводите оценку и корректировку, чтобы получить максимальную отдачу от каждого проекта и команды. Инструменты и аналитику для этого вам предоставит Jira.