Масштабируйте адаптацию команды с помощью Confluence

Формирование четких (и конкретных) ожиданий от адаптации с помощью функций Confluence

В этом опросе SHRM 23 % респондентов сообщили, что преждевременный уход можно предотвратить при помощи четких инструкций, включая описание конкретных служебных функций и обязанностей. Универсальный документ по адаптации поможет разобраться в основах, а ресурс, посвященный конкретной должности, будет полезен для изучения мельчайших подробностей трудовых функций. В конце концов, каждому сотруднику следует быть в курсе своих уникальных обязанностей в организации.

Этого можно добиться, настроив разные элементы страницы в Confluence для тех или иных должностей. Вот несколько примеров.

• Создайте для сотрудников список задач, в котором они смогут отмечать задания по мере их выполнения. Например, с помощью такого списка можно помочь работнику оформить льготы к определенным датам.
• Создайте отдельные таблицы в Confluence. Укажите в них результаты, ожидаемые от сотрудников в рамках адаптации спустя 30, 60 или 90 дней после начала работы (эти сроки можно изменить).

• В основных материалах по адаптации укажите ссылки на конкретные проектные документы, чтобы новички могли сразу получить информацию по задачам, которые им предстоит решать.

Кроме того, вы можете создать отдельные страницы команд, чтобы определить уникальные роли в компании. Хотите, чтобы в отделе кадров уточнили обязанности, ответственность и ожидания в отношении каждого участника команды? Используйте ограничение доступа к странице, чтобы разрешить редактирование лишь тому или иному пользователю. Так новые сотрудники будут получать необходимую информацию от самых опытных команд и специалистов.

Масштабирование процесса адаптации с помощью шаблонов

Если вы ознакомились с приведенным выше разделом, возможно, вы уже недоумеваете и закатываете глаза:

«Новая страница для каждого сотрудника? Это же куча дополнительной работы, ведь в моем отделе уйма разных ролей!» Так, например, в отделе маркетинга может быть до 20 разных должностей, и вам наверняка покажется, что создание материалов для адаптации по каждой из них займет много времени. Но на деле шаблоны Confluence помогают сократить объем работы, поэтому воспользуйтесь ими при составлении последовательных планов адаптации и учебных ресурсов для новых участников команды. Заполните эти шаблоны всей необходимой информацией, включая следующие сведения.

• Сведения о проекте
• Руководства по маркетингу или брендингу
• Контактная информация, позволяющая обратиться за помощью к ключевым сотрудникам

• Автоматически встраиваемые справочники для работников

С помощью Confluence можно создать новую страницу на основе готового шаблона для отдела кадров. Заполняете страницу для нового сотрудника? Инструмент Confluence может автоматически указать справочную информацию для работника и добавить базовые сведения о компании без дополнительных действий с вашей стороны.

Передача актуальной информации новым сотрудникам с помощью встроенных комментариев

Рано или поздно вы столкнетесь с трудностями. Сколько бы информации ни получил сотрудник и сколько бы он ни обращался к имеющейся документации, ему нужно освоиться, прежде чем он полностью включится в проектную работу команды.

Но это не проблема. В Confluence имеются функции для совместной работы, такие как комментирование страниц и упоминание пользователей с помощью символа «@», которые помогают обеспечить согласованность при устранении неудобств. Новые сотрудники могут оставлять комментарии на страницах и задавать вопросы. Кроме того, у вас есть возможность привлечь представителя отдела кадров, чтобы помочь новичку войти в курс дела.

Например, если новый сотрудник впервые присоединяется к разделу команды, он может использовать встроенные комментарии, чтобы задать конкретные вопросы опытным коллегам. Это поможет избежать беспорядка и даст возможность адресовать комментарии нужным пользователям, а раздел команды сможет функционировать в обычном режиме, пока новичок постигает азы.

Хранение данных по адаптации сотрудников отдельно от проектов

В Confluence можно разграничить различные типы контента, снабдив их тегами. Это значительно упрощает поиск документов и сообщений сотрудников. Например, предположим, что новому участнику команды потребовалась документация по адаптации. В этом случае он может сначала выполнить поиск по тегу адаптация и тем самым отделить соответствующую информацию от других сведений по существующим проектам.

Теги подходят для любых целей. Например, вы можете объединить информацию о льготах, отпусках и требованиях к сотрудникам под тегом «политики компании», чтобы упростить навигацию для новичков.

Вы также можете использовать метки, чтобы новые участники команды четче понимали цели проекта. Отметьте тегами цели команды и проекта, а также соответствующие страницы, которые их дополняют, и убедитесь, что краткое описание проекта заметно отличается от сопроводительной документации. Так вы предоставите новым сотрудникам более наглядную дорожную карту для начала работы.

Пусть сотрудник почувствует себя частью команды

Печальный факт: число отстраненных сотрудников превышает количество вовлеченных почти в два раза. Следует помнить, что вовлеченность часто является результатом командной работы. Чем быстрее сотрудники почувствуют себя ценными участниками команды и начнут регулярно вносить вклад, тем выше вероятность того, что вам удастся по-настоящему вовлечь их в работу.

В журнале Harvard Business Review отмечают следующее: «Исследования показали, что сотрудники, находящиеся в теплых отношениях с коллегами, более продуктивны, лучше реализуют творческий потенциал и охотнее ведут сотрудничество».

Как укреплять командную работу с помощью ПО вроде Confluence? Очень просто: задействуйте доступные коммуникационные возможности в полной мере. Так, для адаптации подходит сочетание Confluence и Trello. Участники команды могут вести совместный блог или использовать эмодзи, чтобы выразить свою индивидуальность. Такая активность способствует формированию духа сотрудничества, и при этом вам не кажется, что вы просто ставите флажки напротив элементов. (В идеале с помощью Confluence и Trello можно делать и то, и другое одновременно.)

Provide communication training

Базу знаний Confluence можно встроить в один или несколько разделов команды или проекта, создав необходимые страницы. Со временем вы сможете полноценно внедрить ее в команде или организации, чтобы она обслуживала множество сотрудников. Выбирайте тип раздела по своему усмотрению. База знаний для адаптации может быть представлена в виде справочника для новых сотрудников, где подробно описывается, что им нужно знать и какие задания необходимо выполнить в ходе процесса. Раздел команды может быть представлен в виде общего раздела, к которому может присоединиться сотрудник, чтобы ознакомиться с целями и проектами своей команды.

Encourage open and honest feedback

Базу знаний Confluence можно встроить в один или несколько разделов команды или проекта, создав необходимые страницы. Со временем вы сможете полноценно внедрить ее в команде или организации, чтобы она обслуживала множество сотрудников. Выбирайте тип раздела по своему усмотрению. База знаний для адаптации может быть представлена в виде справочника для новых сотрудников, где подробно описывается, что им нужно знать и какие задания необходимо выполнить в ходе процесса. Раздел команды может быть представлен в виде общего раздела, к которому может присоединиться сотрудник, чтобы ознакомиться с целями и проектами своей команды.