Как преодолеть проблемы коммуникации на рабочем месте
Как перестать быть белкой в колесе и делать больше
Просмотр тем
Компании сталкиваются с трудностями по множеству причин, но одной из наиболее распространенных являются проблемы коммуникации. От взаимопонимания зависит успешное планирование проекта.
Недопонимание даже простого вопроса может усложнить ведение бизнеса. Проблемы коммуникации снижают эффективность и моральный дух в компании.
Из этой статьи вы узнаете, как выявить проблемы коммуникации в компании, определить их возможные причины и улучшить культуру общения.
Как выявить проблемы коммуникации
Проблемы коммуникации возникают, когда участники команд передают информацию неэффективно. В результате один человек слышит не то, что говорит другой.
Например, руководитель команды ожидает письменного отчета с подробным описанием последнего сбоя в программном обеспечении, но получает только короткое электронное письмо. Такое несоответствие часто является результатом проблем коммуникации.
Явные признаки неэффективной коммуникации — гнев или повышение голоса — бросаются в глаза, однако реальные проблемы могут быть не столь очевидны. Вот три способа выявить проблемы коммуникации на рабочем месте.
- Следите за недопониманиями при взаимодействии команд. Обратите внимание на общение между разными командами при совместной работе. Ясны ли их цели? Не кажется ли, что кто-то запутался или получил неверные сведения?
- Обратите внимание на срывы сроков и частые ошибки. Если сотрудники относятся к работе небрежно, например срывают сроки или игнорируют параметры проекта, возможно, они не в полной мере понимают свои обязанности.
- Отслеживайте циклы обратной связи. Недостаток обратной связи часто препятствует улучшению навыков общения. Например, руководитель может не осознавать, что дает неполные указания, если никто ему об этом не говорит.
Частые причины проблем коммуникации
Проблемы во внутреннем общении часто имеют ограниченный круг распространенных причин, среди которых недостаточно четкие инструкции и цели, отсутствие обратной связи или проблемы с иерархией. Культурные различия, языковые и физические барьеры, неэффективные каналы общения — все это также может создавать проблемы.
Подумайте, как происходит общение в вашей компании. Получают ли сотрудники понятные инструкции и могут ли сверяться с ними позже? Команда может увлеченно обсуждать план работы из пяти пунктов, однако энтузиазм пропадет впустую, если через неделю никто не сможет вспомнить подробностей. Проследите за тем, чтобы все понимали требования и конечную цель своей работы.
Один из способов держать всех в курсе — использовать несколько каналов связи. Платформа для совместной работы, такая как Confluence, идеально подходит для длинных инструкций, а чаты — для кратких оповещений. Наличие нескольких способов связи также помогает сотрудникам общаться, несмотря на культурные различия. Например, текстовые сообщения могут помочь сотруднику преодолеть языковой барьер.
Подумайте о других потенциальных препятствиях для общения. Организовать совместную работу над проектом бывает трудно, поскольку время совещаний может не подходить для сотрудников из других часовых поясов. А офис с открытыми пространствами мешает сосредоточиться.
Искать причины проблем коммуникации в компании полезно только в том случае, если кто-то может их решить. Бездействующее или отсутствующее руководство станет большой помехой, если вы хотите улучшить навыки общения сотрудников.
Стратегии решения проблем коммуникации на рабочем месте
Если вы заметили проблемы в общении на рабочем месте, очень важно действовать быстро. Почти 50 % респондентов опроса Forbes Advisor 2023 года заявили, что проблемы коммуникации влияют на их удовлетворенность работой.
К счастью, ущерб обратим. Вот несколько стратегий по улучшению коммуникации в рамках компании.
Поощряйте активное слушание
Иногда сотрудники упускают детали просто потому, что не слушают — думают о том, что сказать дальше, или отвлекаются на несвязанные темы. Поощрять активное слушание очень важно. Порекомендуйте сотрудникам не перебивать друг друга и по-настоящему сосредоточиться на разговоре.
Однако в основе эффективного общения лежит диалог, а не монолог. Периодически спрашивайте у собеседников, что они услышали. Это поможет оценить их понимание и поддержать дружеский, уважительный разговор.
Выражайтесь ясно и точно
Даже лучшие идеи обречены на провал, если сотрудники не уверены в целях компании. Все участники команды управления проектом и лица, ответственные за принятие решений, должны уметь давать четкие инструкции без использования сленга.
Например, вместо «Давайте поддадим жару» скажите: «Давайте в следующем квартале увеличим продажи на 5 %». По смыслу эти предложения похожи, но одно из них гораздо яснее описывает цель.
Если в компании приветствуются отзывы и вопросы, вы будете легко замечать возникающее недопонимание.
Используйте правильные инструменты
При совместной работе в команде приходится переключаться между электронными письмами, чатами, телефонными звонками, инструментами отслеживания проектов и т. д. Общаться будет куда проще, если выбрать правильные платформы и технологии.
Некоторые команды много путешествуют, и им нужны рабочие телефоны для частых звонков. Другие работают удаленно и общаются исключительно цифровыми средствами. Какой бы способ общения вы ни выбрали, донесите это до всей команды и объясните, как пользоваться выбранной технологией.
Если у вашей команды есть офис, соблюдайте баланс между перепиской и личным общением.
Когда нужно быстро отправить сообщение, чат — идеальный выбор, но вдохновение зачастую приходит только при личном обмене идеями. Например, при живом общении сотрудник может представить свою стратегию работы с доской и сразу получить непосредственную реакцию коллег.
Проводите тренировочные сеансы общения
Есть ли у вас сотрудники, которым сложно высказываться из-за замкнутости или ограниченных навыков личного общения? Тренировочные сеансы помогут им научиться выражать свое мнение.
Сотрудники могут отвлекаться или не иметь привычки слушать. Они хотят показывать хорошие результаты, но им нужна дополнительная подготовка.
Краткий семинар по общению может включать уроки красноречия, активного слушания и интерпретации невербальных сигналов. Такие уроки наиболее эффективны, когда адаптированы к конкретным задачам команды. Например, если ваши публикации в социальных сетях пестрят ошибками из-за того, что отвечающая за контент команда делится устаревшей информацией, проведите тренировочную сессию, посвященную сотрудничеству между командами, чтобы исправить эту проблему.
Поощряйте открытые и честные отзывы
Люди, которые не стесняются указывать на проблемы в общении, становятся хорошими товарищами по команде. Однако такая откровенность возможна только в рабочей среде, где поощряются открытые и честные отзывы. Если сотрудники опасаются последствий, они будут молчать и игнорировать возможные проблемы.
Руководитель иногда может забыть объяснить этапы управления проектом или передать важную информацию. Если сотрудники будут регулярно предоставлять обратную связь, это позволит решить подобные проблемы до того, как они усугубятся.
Организуйте регулярные собрания, личные встречи и анонимные опросы. При появлении жалоб решайте их как можно скорее. Сотрудники увидят ценность своих отзывов, если те будут приводить к дальнейшим действиям.
Как развивать позитивную культуру общения
Позитивная культуры общения необходима для процветания любого бизнеса. Рассмотрим ключевые стратегии по созданию среды, в которой процветают открытое общение, доверие и прозрачность, что в конечном итоге принесет пользу как отдельным участникам, так и всей команде в целом.
Подавайте пример
Сотрудники берут пример с руководства. Если руководители не умеют общаться, то и у сотрудников будут с этим проблемы.
Чтобы работать в условиях четкой коммуникации, обратите особое внимание на руководителей на рабочих местах. Сосредоточьтесь на том, как они говорят, почитайте их электронные письма и внутренние заметки, проверьте, понимают ли они, как реагировать на отзывы. Если вы занимаете руководящую должность, постарайтесь как можно тщательнее соблюдать стандарты общения.
Цель в том, чтобы руководители служили примером поведения для сотрудников. Однако важна последовательность. Чтобы стандарты общения могли влиять на поведение, они должны быть надежными.
Укрепляйте доверие и повышайте прозрачность
Недоверие порождает молчание среди сотрудников. Никто не захочет указывать на проблемы, если это сулит неприятности. Общение процветает, когда в компании уважают честность и порядочность.
Будьте готовы к жалобам, которые не совпадают с вашим мнением или касаются ваших любимых участников команды. Чтобы сохранить прозрачность, оцените каждую проблему и сообщите о своих выводах.
Если жалобы повлекут за собой перенос операционных работ, об этом следует знать всем участникам. Обмен информацией должен быть привычным явлением.
Иногда в коллективе обсуждается ложная информация. Она может касаться, например, конкретного участника команды или новой линейки продуктов. Нередко бывает так, что ложные сведения стремительно расползаются среди команд и застревают в головах сотрудников. Если до вас дошел слух, немедленно опровергните его, а также поделитесь правильной информацией, которая составляет официальную позицию.
Отмечайте полезную коммуникацию
Хвалите сотрудников, которые эффективно делятся сведениями, чтобы стимулировать команду и поощрить полезные практики. Пробуйте различные способы вознаграждения, пока не найдете тот, который имеет успех у сотрудников.
Команды, которые эффективно ведут общение, также заслуживают признания. Отмечайте успехи команды на публике, чтобы мотивировать участников и поделиться их достижениями со всей компанией.
Выгоды от коммуникации также должны благотворно влиять на оценку эффективности. Если чей-то стиль общения заметно улучшился, обязательно подчеркните это изменение.
Используйте Confluence для эффективной коммуникации на рабочем месте
Способ общения команды влияет на все, от качества продукции до уровня удовлетворенности сотрудников. Такие платформы, как Confluence, помогают координировать коммуникацию и отслеживать улучшения.
Confluence — это единый достоверный источник информации. Confluence позволяет участникам команды обмениваться документами и сразу оставлять комментарии, избавляя от необходимости искать данные на разных платформах. Вся проектная команда может одновременно работать над одним документом, как если бы участники находились в одной комнате.
Сотрудники, работающие в одиночку, могут просматривать изменения в любое время. Комментарии на странице создают цикл обратной связи, который стимулирует обсуждения и устраняет недопонимание. Если вам нужно больше специальных знаний, отметьте эксперта в разделе комментариев.
Кроме того, решение Confluence позволяет командам общаться с помощью интегрированных инструментов обмена сообщениями. Делитесь информацией со всей компанией или создавайте разделы для совместной работы, чтобы обсудить конкретные проекты. Все документы, комментарии и редакции, относящиеся к проекту, будут доступны для просмотра.
Хотите преобразовать коммуникацию в команде? Попробуйте Confluence бесплатно уже сегодня.
