Научитесь использовать Confluence, как это делают в Atlassian

«Испробуйте все доступные способы, чтобы сделать контент более наглядным», — говорит Даниэль Данненберг, руководитель по персоналу.

Наглядные материалы уже давно используют для более эффективной передачи информации (по сравнению с обычным текстом). Доказано, что добавление визуального контента облегчает запоминание, поддерживает концентрацию внимания, активирует мозг, улучшает понимание и дает другие преимущества. Поэтому используйте визуальные элементы, чтобы сделать страницы Confluence максимально эффективными.

К сожалению, некоторые пользователи не задействуют весь потенциал страниц Confluence, создавая трудности для себя и своих команд. Благодаря множеству функций форматирования, доступных в Confluence, можно не только украсить страницы, но и сделать их более эффективными с точки зрения передачи информации. Ознакомившись с основами форматирования, вы сможете по-новому взглянуть на страницы Confluence и сделать их по-настоящему яркими и впечатляющими.

«Знания — ничто, если люди не могут их найти», — говорит Кристен Форд, руководитель программы по подбору персонала.

Без Confluence бывает трудно найти хороший способ, чтобы держать заинтересованных лиц в курсе дел. Всем нам случалось ломать голову над тем, кому нужно конкретное обновление и как им поделиться, кого пригласить на собрание, кому отправить копию электронного письма и так далее. Многие предпочитают перестраховаться и перегибают палку, в результате чего получатели тратят массу времени на чтение бесконечных входящих сообщений.

К счастью, Confluence помогает вырваться из цикла бесконтрольного распространения информации и не позволяет сделать сотрудников заложниками копии письма или очередного обновления статуса. Благодаря уведомлениям заинтересованные лица получают информацию об обновлениях страниц Confluence и могут следить за ходом проекта. При этом не обязательно проводить собрания, чтобы поделиться обновлениями статусов, основной информацией о проекте и отзывами. Более того, каждый участник может включить или отключить отслеживание страниц, чтобы получать только интересующие его уведомления.

«Копните глубже, чтобы понять, как работает та или иная возможность», — говорит Би Джей Шоне, руководитель отдела по подбору персонала и развитию организации.

В Atlassian решение Confluence играет роль виртуального офиса. Именно там сотрудники Atlassian проводят значительную часть своего рабочего времени, занимаясь планированием, обдумыванием, проектированием и совместной работой.

Когда инструмент занимает такое важное место в работе, имеет смысл потратить время на изучение всех его возможностей. Это потребует дополнительных усилий, однако они многократно окупятся в будущем благодаря экономии времени и энергии.

1. Просматривайте все задания в одном окне. Нажмите изображение профиля в правом верхнем углу и выберите Tasks (Задания).
2. Упорядочивайте страницы с помощью дерева страниц. Это облегчит поиск и позволит изменять структуру страниц в дереве путем перетаскивания.
3. Дублируйте страницы вместе с дочерними элементами. Вместо того чтобы дублировать все страницы по очереди, можно скопировать дерево страниц целиком. Выберите в меню More actions (Другие действия) пункт Copy (Копировать) и установите флажок для включения дочерних страниц.
4. Ограничивайте доступ к страницам. Прозрачность — это здорово, но иногда бывает нужно поработать над страницей в рамках небольшой группы. Используйте значок ограничений в правом верхнем углу страницы, чтобы разрешить доступ только основным заинтересованным лицам.
5. Добавляйте ссылки к изображениям. Это простая функция, но она необходима многим пользователям, например дизайнерам, которые хотят сослаться на исходные файлы или справочные материалы в Figma или Dropbox.
6. Используйте копирование и вставку из творческих программ. Еще один полезный совет для дизайнеров: вы можете копировать изображения, видео и другой контент в Confluence прямо из творческих программ, таких как Photoshop. Для этого не нужно сохранять файлы и выполнять их импорт.

Сотрудники Atlassian знают, что под поверхностью Confluence скрывается множество функций, которые выходят далеко за рамки обработки текстов. Они используют Confluence, чтобы вести совместную работу в одном месте, а также хорошо понимают возможности этого решения и ни с чем не сравнимые преимущества. И хотя для создателей инструмента его углубленное изучение естественно, вы должны таким же образом подходить к любому приложению, занимающему центральное место в вашей работе.

Готовы в полной мере раскрыть потенциал команды с помощью Confluence? Начните совместную работу уже сегодня, используя подход Atlassian.

Благодарим Би Джей Шоне, Блейна Баркера, Кори Скотта, Даниэль Данненберг, Эмили Кастро, Жана Гонсалкорала, Кристен Форд и Майлза Кэя за ценную информацию.