Как сформировать культуру обмена знаниями
Положите конец неконтролируемому накоплению информации и создайте условия для открытой коммуникации.
Просмотр тем
Вы работаете в действительно открытой команде? Или сотрудники компании соревнуются друг с другом в накоплении информации и, заполучив ее, не спешат делиться с остальными?
Обмен знаниями на рабочем месте — это процесс формирования пространства, в котором можно свободно рассказывать о победах и поражениях, а также вынесенных уроках, с которыми сталкивается команда. Без среды, которая располагает к такому открытому обмену, результаты командной работы могут оказаться под угрозой.
Оптимизация корпоративной культуры для обмена знаниями
На изменения в корпоративной культуре может понадобиться время. Однако вы всегда можете начать с применения правильных методов обмена знаниями, которые помогут командам, руководителям и отдельным сотрудникам встать на верный путь.
Проектирование корпоративной инфраструктуры для обмена знаниями
Выбор правильных инструментов
Одним из столпов инфраструктуры компании служат технические инструменты, которые команда использует в работе. Правильное сочетание ПО поможет расположить команду к обмену знаниями. В Atlassian для этой цели используют два инструмента: Confluence (полагаем, вы не удивитесь этому) и Slack.
Confluence
В Confluence мы ведем внутренние блоги, делимся информацией, тратим меньше времени на собрания, создаем документы, связанные со стратегией и планированием, а также рассказываем о победах, неудачах и сделанных выводах, с которыми сталкивается коллектив. По умолчанию вся работа ведется открыто. Мы не ограничиваем доступ с помощью автоматических прав, поэтому совместно накопленные знания доступны каждому.
You can create three different types of spaces to make your marketing knowledge base navigable:
- Team spaces ensure that each team has a space to focus on the work that is most relevant to their specific area. This means that product marketers can keep user research insights and positioning consolidated in their space; while performance marketers can compile campaign strategy, channel plans, and retros.
- Project spaces keep project-related information in one place. Cross-functional project teams can reference pages and work on their initiatives directly in Confluence, not having to email back and forth, where messages can easily get lost or overlooked.
Personal spaces store what individuals are working on. To-do lists and pages can be updated and polished before moving it to a shared space. This will help keep the collaboration documents centralized, rather than hosting every single team member’s individual work.
Slack
Подключив Slack к пространству Confluence, мы ушли от необходимости использовать электронную почту (которая замедляет открытую коммуникацию и препятствует ей). Slack позволяет быстро обмениваться мнениями по любому вопросу с дальнейшей публикацией обратной связи в Confluence, где она вместе с контекстом будет доступна на случай будущей необходимости. Выступая в роли основного инструмента для чата, Slack делает возможным мгновенный обмен знаниями, а Confluence надежно хранит всю совокупность информации.
Эти инструменты эффективно применяются в Atlassian. Для продуктивной работы очень важно подобрать инструменты, которые подойдут именно вашей команде.
What’s great about labels is their versatility. Add them to Confluence pages, blog posts—or even attachments. You’re free to enter in whatever you want for the labels, categorizing them as you see fit.
For example, say you have documentation related to how email campaigns should be fun. Create a new label “email” in Confluence. Even if “email” doesn’t explicitly show up in specific pages or filenames, the tag will highlight them whenever someone searching for “email” wants to reference your marketing practices.
These labels don’t only apply to pages, either—you can also apply labels to spaces. The more your team grows, the more important it will be to establish space categories that make sense for internal groups—and labels help you manage them with a quick search.
AI-powered search in now also native in Confluence. Find the information you need without the frustrating manual labor of sifting through contextual information. You’re free to focus on work, neither needing to ask or answer questions about your documentation.
Собрания, которые способствуют общению
Ни одна компания не обходится без собраний. Есть несколько действенных приемов, с помощью которых можно изменить структуру встреч, сделав их более открытыми и располагающими к общению и обмену информацией. Любое собрание рекомендуется начинать с непринужденной беседы. Можно рассказать о прошедших выходных или поделиться впечатлениями от вчерашнего вечера, проведенного за столиком нового ресторана.
Такая практика помогает участникам команды взглянуть на совместную работу с точки зрения обычных человеческих отношений. Когда коллеги открываются друг другу с более личной стороны, это благотворно влияет на рабочий стиль команды и сближает людей.
Попробуйте этот прием. Уделите 10 минут разогреву. Проведите его в форме игры в начале собрания. Вы посмеетесь вместе и узнаете друг о друге что-то новое. Это позволит расслабиться и почувствовать спокойствие перед предстоящим обсуждением.
Организация офисного пространства для обмена информацией
Один из самых действенных способов поддержать культуру обмена знаниями — повлиять на физическое пространство. Оно тесное, в нем много закрытых зон и барьеров? Это может мешать людям полноценно общаться и обмениваться информацией.
Рекомендуется сделать перепланировку или оформить пространство таким образом, чтобы сделать его более открытым. Так сотрудники смогут спонтанно собираться в располагающих для этого местах и находиться в насыщенной информационной среде, в которой в любой момент можно узнать что-то новое и подключиться к любой беседе.
Эти небольшие изменения очень просты, но заметно прибавят команде динамики и непринужденности во взаимодействиях. Отличная совместная работа начинается с доверительных отношений между коллегами, а развитая культура обмена знаниями гарантирует успех.
Integrate with project management solutions
If your knowledge base doesn’t connect to other tools, is it centralized or siloed?
By integrating Confluence with the other tools your team uses the most, you keep your knowledge base responsive to your team’s evolving needs. Confluence provides the content and the context so you have everything you need to complete a project on your terms.
Here’s two examples of powerful Confluence integrations.
Using Trello and Confluence together, you can paste Trello links into Confluence with preview/edit features, allowing you to edit Trello tasks directly within Confluence. Or embed fully-interactive Trello boards on the Confluence page, ensuring your team can use the full range of Trello features within a Confluence knowledge base.
Integrating Confluence with Jira, you’ll be able to track Jira issues directly in Confluence. Keep the team aware of potential challenges right from within your knowledge base. Having Jira tasks on a Confluence page can also allow simple setups for future project timelines. Or you can use it to estimate launch dates and keep your team on track.
Create your living, breathing centralized knowledge base
It’s not that you don’t have a strong marketing plan. Sometimes, successful marketing comes down to getting an entire organization on the same page, all speaking with the same voice. You want to be more than a conversation. To set your brand messaging and marketing apart, you should be more like a stadium full of people cheering in unison.
But you can’t achieve that without internal communication. That begins with a centralized knowledge base for all of your brand and marketing insights. What branding messaging is working? What needs to be updated? Create a centralized knowledge base with Confluence and you can keep your team on the same page—and speaking with the same voice.