Семь советов для проведения эффективных сеансов работы с доской

Что такое работа с доской?

Работа с доской предполагает совместный мозговой штурм, в ходе которого сведения наглядно фиксируются на физической или виртуальной доске. Команды могут записывать предложения и иллюстрировать концепции в интерактивном режиме, что способствует творчеству и вовлечению участников.

При работе с доской ожидается, что в сеансе мозгового штурма будут участвовать все члены команды, поскольку это улучшает коммуникацию внутри нее. Кроме того, с таким подходом формируется творческая среда, в которой сотрудники могут дорабатывать полученные задумки и создавать на их основе практические стратегии. Работа с доской — это мощный инструмент, с помощью которого можно решать проблемы и визуализировать идеи. В нем используются диаграммы, графики и наглядные пособия, благодаря чему сложные инициативы становятся доступными и выполнимыми для всех участников.

Сеансы работы с доской помогают согласовать общие цели проекта с заинтересованными сторонами. Таким образом, они полезны в ходе инициации жизненного цикла проекта, важном этапе управления, на котором руководитель определяет рабочую область и цели. В процессе инициации команда и заинтересованные стороны могут генерировать идеи по реализации проекта, на основе которых позднее будет создан подробный план.

Зачем бизнес-команды проводят сеансы работы с доской?

Сеансы работы с доской — это динамичная платформа, способствующая сотрудничеству. Такие сеансы помогают генерировать идеи для решения проблем или открытия новых источников дохода. Вот основные задачи, которые решает работа с доской.

• Взаимодействие. Работа с доской способствует активному вовлечению участников команды. Организуйте пространство, где они будут свободно делиться идеями и отзывами, а также смогут почувствовать свою значимость благодаря тому, что их предложения будут обсуждать коллеги.
• Визуализация. Изложив идеи на доске, можно превратить абстрактные концепции в конкретные наглядные элементы. Так участникам группы будет проще упорядочить разрозненные задумки, а также усвоить и доработать их. Например, если ваша команда обсуждает новый дизайн проекта, создайте блок-схему и покажите на ней, как связаны между собой этапы работы над проектом.
• Вовлечение. Наглядные доски способствуют взаимодействию и повышают заинтересованность участников. В некоторой степени это связано с тем, что в ходе сеанса работы с доской очень просто внести свой вклад. Кроме того, участникам приятно осознавать, что они высказывают ценные предложения и что их идеи занимают отдельное место на доске.

• Продуктивность. Работа с доской повышает результативность команды, позволяя быстро фиксировать идеи и сосредотачивать усилия. Записывая или рисуя что-либо на доске, участники реализуют свои творческие способности, благодаря чему у вас будет больше качественных идей.

Семь рекомендаций по работе с доской

Работа с доской здорово помогает командам сотрудничать в режиме реального времени, независимо от местоположения участников. С таким подходом можно обсуждать идеи, обмениваться файлами и оставлять отзывы в едином пространстве.

Ниже приведены семь рекомендаций, которые помогут эффективнее разрабатывать стратегии в ходе сеансов работы с доской.

1. Ставьте цели

Без целей сеанс работы с доской может быстро выйти из-под контроля. Ставьте задачи для каждого сеанса, а также четко излагайте ожидания относительно результатов и уровня вовлеченности участников.

2. Обеспечьте порядок с помощью повестки дня

Поделитесь с участниками понятной повесткой дня, как вы делаете это на собраниях команды. Укажите цели и расписание собрания. Например, обозначьте, сколько времени вы хотите уделить самостоятельному мозговому штурму, обмену идеями и проработке наиболее перспективных из них. В последнем разделе рассмотрите результаты работы команды, а также приведите дальнейшие шаги или список задач.

3. Управляйте доской

Управление идеями на доске — важнейший аспект сеанса. Это помогает понять, как идеи соотносятся друг с другом. При управлении воспользуйтесь одним из следующих способов.

• Разделите доску на части с помощью линий или фигур.
• Промаркируйте идеи, присвоив каждой категории идей свой цвет.
• Запишите идеи на стикерах. Так вам не придется стирать их и записывать заново, когда потребуется изменить их порядок.

• Создайте ассоциативную карту, соединив похожие идеи с помощью линий.

4. Поощряйте интересные и креативные идеи

Если вы хотите, чтобы сеанс работы с доской был увлекательным, нужно заранее установить базовые правила и сформировать среду, в которой поощряется творчество. Донесите до участников, что собрание — это безопасное пространство, где приветствуются любые идеи. Сотрудникам нужно понять: что бы они ни предложили, это не повлечет неприятных последствий.

Привлеките активного и энергичного организатора, который настроит участников на совместную работу и проследит за тем, чтобы они не сбились с курса. Сеанс можно начать с игры или упражнения для разогрева. Это раскрепостит команду и подготовит ее к творческому процессу, в котором участники будут предлагать идеи.

5. Объединяйте идеи для дальнейшей реализации

Зафиксировав идеи на доске, определите их основные темы или общие черты между ними. Затем объедините их, чтобы в будущем иметь возможность распланировать действия. Вам нужно проследить, как отдельные задумки соотносятся друг с другом, и распределить их по категориям. Если вы уже поделили доску на части, просто задокументируйте темы или разделы.

6. Подведите итоги сеанса работы с доской

Объединив идеи в группы, резюмируйте основные моменты и достижения сеанса, чтобы команда понимала, как результаты могут повлиять на нее или компанию. Это поможет участникам вспомнить важные моменты беседы, благодаря чему они точно будут в курсе результатов обсуждения.

7. Обсудите дальнейшие действия

В конце сеанса работы с доской определите список задач и назначьте дальнейшие действия соответствующим участникам команды. Затем получившиеся задания можно внести в ПО для управления проектами, чтобы отслеживать их выполнение.

Усовершенствуйте стратегию работы с доской при помощи досок Confluence

Внедрив перечисленные рекомендации по работе с доской и получив четкое представление о том, какую пользу она приносит, вы сможете поднять ее на новый уровень и повысить ее эффективность.

Для этой задачи лучше всего подойдет инструмент совместной визуализации. Важно выбрать решение, с которым участники команды смогут работать независимо от своего местоположения.

Доски Confluence — это встроенный в Confluence виртуальный инструмент, который придает проектам гибкость. Без труда импортируйте на доску задачи Jira или переносите идеи на страницы Confluence, а также редактируйте такие задачи и страницы прямо в разделе доски.

Сложно найти более удобный инструмент для совместного творчества и проведения мозговых штурмов в команде, чем доски Confluence с бесконечным холстом. Участники многофункциональных команд могут быстро перейти от генерации идей к их воплощению, сокращая разрыв между словом и делом. Так как доски встроены в Confluence, у вас под рукой всегда будет единый достоверный источник информации, объединяющий все ваши идеи, планы и задания.

Попробуйте интерактивные доски Confluence

Как провести сеанс работы с доской?

Перед началом сеанса определите его цели и программу. Затем предоставьте всем участникам доступ к необходимым инструментам (например, к ПО для работы с виртуальными досками). Приведите примеры идей, чтобы участники команды понимали, чего от них ждут.

Первым делом проведите игру или упражнение для разогрева. Это поможет всем почувствовать себя непринужденно и настроиться на сотрудничество. Проводя мозговой штурм в крупной команде, разделите участников на небольшие группы, чтобы все смогли проявить себя.

Отведите каждому участнику равное время на представление своих идей, чтобы ни одна из них не осталась без внимания. Не отбрасывайте и не дорабатывайте идеи на этапе мозгового штурма. Вы сможете сделать это позже. Старайтесь, чтобы обсуждения не отклонялись от темы. И наконец, запишите и сохраните все идеи на доске, чтобы в будущем использовать их при принятии решений.

Как проводят мозговой штурм на доске?

Мозговой штурм на доске — это процесс совместной генерации свежих идей. При этом доска служит наглядным холстом для фиксации идей в виде списков, рисунков, записок или вложенных файлов. Команды могут присутствовать на сеансе лично или подключиться к нему удаленно с помощью программного инструмента для работы с досками. По итогу сеанса идеи, сгенерированные и доработанные командой, наглядно оформляются и могут быть использованы для будущей работы.

Почему доски так эффективны?

Эффективность досок обусловлена простотой их использования. Кроме того, на них очень удобно быстро фиксировать идеи. Наличие подходящего визуального инструмента для этой задачи — половина успеха любого творческого начинания, будь то поиск идей для новых функций продукта, определение дат выполнения на хронологии проекта или создание воронки для рекламной рассылки по электронной почте.

На досках любую концепцию можно подкрепить простой диаграммой или иллюстрацией. Идеи можно связать друг с другом линиями или другими визуальными элементами. В целом доски, представляющие собой пространство для визуализации идей и концепций, улучшают взаимодействие в команде и способствуют предметному обсуждению.

Какие сложности могут возникнуть при реализации стратегий работы с досками?

Как и при любом другом формате, сеанс творческого мозгового штурма на доске может вызвать определенные сложности у команды или фасилитатора. Вот несколько тому примеров.

• Существует вполне реальная вероятность информационной перегрузки. Если на доске слишком много идей, из-за визуальной неразберихи может быть трудно выделить из них действительно стоящие. Идеи могут затеряться в огромном ворохе зафиксированной информации. Если не следить внимательно за сеансом, то потом задокументировать его результаты будет непросто.
• Еще одна сложность, с которой вы столкнетесь, — это разная активность участников. На любом собрании найдутся те, кто захочет перетянуть все внимание на себя, и те, кто будет отмалчиваться. Чтобы все смогли высказать свое мнение, фасилитатор должен предоставить каждому участнику ограниченное время для выступления.

• Бывают также и технические сложности. При использовании традиционных досок не получится делать снимки экрана или манипулировать идеями в реальном времени с помощью цифровых возможностей. Документировать результаты сеанса придется вручную, в том числе делать заметки и фотографировать доску на камеру или телефон.

Эти проблемы легко решаются с помощью подходящей платформы. Доски, встроенные в платформу Confluence, упрощают проведение личных и виртуальных встреч. Вы можете быстро фиксировать идеи и использовать разнообразные цифровые инструменты, повышающие эффективность сеанса, такие как записки, стикеры, метки и таймеры. Более того, благодаря возможности совместного редактирования каждый может представить на доске свои идеи.

• Привести несколько примеров возможных сложностей, таких как ограничения по времени, проблемы с доступностью, технические проблемы и т. д.

• Рассказать, как преодолеть эти сложности с помощью правильных инструментов для работы с досками (например, досок Confluence).