Блок-схема процесса: в чем ее суть и как ее построить

Что такое блок-схема процесса?

Блок-схема позволяет наглядно представить структуру рабочего процесса. Она состоит из разных фигур, соединенных линиями, и каждая из фигур представляет собой отдельный этап.

Блок-схема полезна при управлении проектами, поскольку помогает наметить и визуализировать рабочие процессы. Например, с помощью схемы можно показать, как вы обрабатываете и выполняете заказы клиентов с момента их размещения до поставки.

Важность блок-схем процесса

Визуализация рабочего процесса позволяет лучше понять область проекта и спланировать его с учетом поставленных целей и сроков.

Четкое и наглядное представление процессов помогает улучшить командную работу и найти общий язык. С таким подходом участники получат полное представление о бизнес-процессах и поймут, как их усилия влияют на работу в целом.

Создав блок-схему процесса, вы отсеете виды деятельности, не приносящие добавленной стоимости, и таким образом повысите продуктивность. Команда, которая не тратит драгоценное время на лишние действия, всегда найдет возможности для роста и развития.

Типы блок-схем

Существует несколько разновидностей блок-схем, каждая из которых служит определенной цели. Ниже описаны некоторые из них.

• Базовая блок-схема. Простой вариант, который прекрасно подойдет для визуализации основных этапов без особых сложностей и подробностей.
• Блок-схема системы. Здесь можно узнать, как части системы взаимодействуют друг с другом.
• Диаграмма рабочего процесса. На диаграмме наглядно представлены этапы или процедуры, необходимые для выполнения проекта, что позволяет минимизировать расход ресурсов.
• Блок-схема потоков данных. Здесь показано, как данные перемещаются по вашей системе и другим подключенным системам.
• Блок-схема принятия решений. Эти блок-схемы незаменимы, когда вам нужно принять решение. Ситуацию разбивают на простые вопросы, по которым можно дойти до окончательного вывода.
• Блок-схема Swimlane. Дорожки на этих блок-схемах показывают, какой участник или какая группа отвечают за ту или иную часть процесса или проекта.

Компоненты блок-схемы процесса

На блок-схемах процессов используют несколько важных контекстуальных обозначений. Разные этапы обозначены символами и соединены между собой с помощью линий.

Каждая фигура или символ, например ромб или прямоугольник, представляют собой отдельный процесс или этап, которые соединяются линиями с другими символами. Начало и конец блок-схемы показаны линиями разного типа, а стрелки указывают, в каком направлении протекают операции.

Визуализация сведений на блок-схеме может сыграть решающую роль при планировании проекта. Вы без труда построите ее, когда познакомитесь с обозначениями.

Блок-схема процесса: этапы создания

Создать блок-схему процесса проще простого. Нужно лишь следовать нескольким рекомендациям. Ниже приведено пошаговое руководство, по которому вы сможете составить блок-схему своего следующего процесса.

Определите процесс

Для начала четко определите процедуру или рабочий процесс, которые нужно описать. При стратегическом планировании важно правильно выбирать проекты, которые вы будете визуализировать и оптимизировать. Выяснив, что нужно показать на блок-схеме, вы сможете приступить к ее построению.

Определите границы

Блок-схему процесса для предприятия всегда можно дополнить новыми сведениями или действиями, разбивающими процесс на мелкие части. Однако при ее создании лучше указывать только самое необходимое.

Определите область и границы блок-схемы, прежде чем приступать к ее заполнению. Так вы не потратите время на добавление информации, которая лишь помешает достижению основной цели. Подробные сведения — это хорошо, но важно не перестараться.

Соберите информацию

На этой стадии следует прибегнуть к обмену знаниями. Пора собрать подробную информацию об этапах, а также входных и выходных параметрах, задействованных в процессе. Обязательно отследите процесс от начала до конца, чтобы не пропустить важные шаги.

Определите последовательность действий

Теперь, когда вы изучили этапы описываемого процесса, их можно расположить в правильной последовательности, чтобы придать блок-схеме структуру. По блок-схеме нужно двигаться в одном и том же направлении на всем протяжении процесса. Каждый шаг должен приближать вас к его завершению.

Начертите блок-схему

На блок-схемах процессов отдельные этапы — это лишь часть истории. Чтобы рассказать ее целиком, потребуется единая цепочка. Дополните блок-схему символами и соедините этапы между собой, чтобы достоверно показать процесс от начала до конца.

Проверьте и доработайте

Упорядочив блок-схему, проверьте ее и убедитесь, что она служит точным, полным и понятным изображением процесса. Если обнаружатся какие-либо проблемы, блок-схему можно будет доработать.

Проверка и доработка — это непрерывный процесс. Завершив работу над блок-схемой, регулярно просматривайте и обновляйте ее, чтобы она оставалась точной. Также следите за тем, чтобы изменения отражались на блок-схеме по мере их возникновения.

Блок-схемы процессов: примеры использования

Хорошо составленная блок-схема процесса дает предприятиям ряд преимуществ. Вот некоторые из распространенных примеров использования блок-схем.

• Улучшение процессов. Когда процесс представлен наглядно, его проще оптимизировать, чтобы сэкономить время и деньги.
• Обучение и адаптация сотрудников. Четкое понимание процедуры обучения и адаптации позволит упростить ее и обеспечить ее единообразие для всех сотрудников.
• Обмен информацией. Блок-схемы помогают выявлять пробелы в коммуникации на разных этапах проекта; закрытие этих пробелов поможет всем участникам оставаться в курсе событий.
• Документация. Визуальные элементы помогают всем участникам придерживаться передовых методов документирования — как в проектных, так и в командных материалах.
• Соответствие требованиям и обеспечение качества. Наглядное пошаговое представление процесса помогает обнаружить потенциальные проблемы с соблюдением требований или обеспечением качества до того, как они выйдут из-под контроля.

Рекомендации по созданию эффективных блок-схем процессов

С помощью эффективной блок-схемы можно оптимизировать бизнес-процессы, повысить продуктивность и улучшить совместную работу над проектами. Ниже дано несколько рекомендаций — следуйте им, и вы будете на верном пути.

Не усложняйте блок-схему процесса. Дополняйте ее только ключевыми действиями и сведениями.

Единообразие символов и соединительных линий делает блок-схему процесса более четкой, что упрощает совместную работу и повышает продуктивность. В процесс можно вовлечь и заинтересованные стороны.

Когда блок-схема готова, работа над ней не заканчивается. Обновляя блок-схемы и поддерживая их в актуальном состоянии, вы сможете непрерывно визуализировать процессы, на которых держится ваш бизнес.

Создавайте блок-схемы процессов на досках Confluence

Блок-схемы процессов дают предприятиям ряд преимуществ: повышают продуктивность, улучшают командную работу и отсеивают лишние действия. Доски Confluence помогут визуализировать идеи и создать задания на их основе.

Confluence — это рабочее пространство, объединяющее всех сотрудников для выполнения проектов. Команды могут создавать, редактировать и размещать планы проектов в едином пространстве, чтобы все оставались в курсе событий.

В Confluence можно быстро создавать эффективные блок-схемы по шаблонам, а также преобразовывать стикеры в задачи Jira всего за несколько нажатий.

Визуализируйте рабочий процесс и оптимизируйте бизнес с помощью блок-схем процессов на досках Confluence.

Блок-схемы процессов: часто задаваемые вопросы

Что может служить примером блок-схемы процесса?

Отличным примером станет поставка продукта. С помощью блок-схемы процесса можно наглядно показать все этапы, от обращения клиента до завершения работы. Так, первым шагом может быть момент, когда клиент обращается к вам (или вы к нему), а последним — выполнение заказа и отправка клиенту электронного письма с уведомлением о прибытии.

На блок-схеме процесса можно отобразить практически что угодно, включая производство, предоставление услуг, поставку продукции и управление проектами.

Какие инструменты можно использовать для создания блок-схемы процесса?

В Confluence можно создавать блок-схемы процессов, которые точно визуализируют ваши бизнес-процедуры. Confluence легко использовать, а начать можно с шаблона блок-схемы, чтобы вам не пришлось выполнять всю работу с нуля. Выберите шаблон, а затем добавьте отдельные этапы и обозначения, чтобы сделать схему понятнее. А еще Confluence можно легко интегрировать с Jira и разными сторонними инструментами.

Как часто следует обновлять блок-схемы процессов?

При изменении процедуры или рабочего процесса, описанных в блок-схеме, обновляйте и саму блок-схему. Неточная схема вряд ли будет вам полезна, и вполне вероятно, что вы добавляете или удаляете шаги из различных процедур и рабочих процессов чаще, чем думаете. Поэтому регулярно пересматривайте и обновляйте блок-схемы процессов, чтобы они всегда работали на благо вашего бизнеса.