Кто такой руководитель проекта и чем он занимается?

Роль руководителя проекта

Руководитель проекта — это движущая сила его реализации. Это лидер, который не только управляет повседневной командной работой, но и активно вовлекается в нее. В отличие от высшего руководства, сосредоточенного на глобальной стратегии, руководитель проекта непосредственно работает с командой, помогает решать проблемы и устранять препятствия.

Эти специалисты играют важную роль в принятии решений и стратегическом планировании и часто в тесном сотрудничестве с заинтересованными лицами следят за своевременным выполнением проектов. Они не боятся рутины и напрямую вносят вклад в ежедневную работу. При этом в роли руководителя они регулярно направляют команду.

В чем отличия между руководителем и менеджером проекта?

Руководителя проекта часто путают с менеджером проекта, но это совершенно разные роли. Основные различия заключаются в их обязанностях. Руководитель проекта обычно уделяет больше внимания техническому управлению и практическому руководству, в то время как менеджеры проектов сосредоточены на административных задачах и координации ресурсов.

Руководитель проекта, как капитан спортивной команды, «выходит на поле» вместе с остальными участниками, успевая одновременно играть и руководить ими. В свою очередь, менеджер проекта больше похож на тренера, который наблюдает за игрой со стороны. Организация может задействовать обе роли, если сложному проекту требуется как техническое руководство, так и специализированное управление.

Ключевые обязанности руководителя проекта

Руководитель проекта совмещает множество обязанностей, обеспечивая при этом сосредоточенность и продуктивность команды. Он одновременно часть команды и ее лидер. Его основные обязанности следующие.

• Руководство командой: руководитель проекта управляет повседневной деятельностью команды, поощряет сотрудничество и следит за тем, чтобы каждый понимал свою роль и зону ответственности. Он должен принимать важные решения и устранять препятствия, которые могут замедлить работу.
• Отслеживание контрольных точек: руководитель проекта отслеживает прогресс по ключевым результатам и по мере необходимости корректирует планы, чтобы продолжать движение вперед. Сюда входит управление объемом работ по проекту и приоритетное планирование ресурсов для предотвращения узких мест.
• Работа с заинтересованными сторонами. Руководители команд информируют важных участников о статусе проекта, трудностях и успехах. Регулярные обновления и четкая коммуникация с заинтересованными сторонами помогают сохранить доверие и получить поддержку для инициатив.
• Оценка рисков. Руководители проектов отслеживают технические и командные трудности. Так они могут выявить потенциальные проблемы на ранних стадиях и разработать практические решения до того, как они негативно скажутся на проекте.
• Контроль качества. Руководители проектов обеспечивают соответствие результатов требованиям, при этом поддерживая высокие стандарты на протяжении всего проекта. Сюда входит оценка работы и предоставление конструктивной обратной связи участникам команды.
  

Готовы к выполнению этих обязанностей? Наш шаблон отслеживания проекта поможет всегда оставаться в курсе дел.

Попробовать шаблон отслеживания проекта бесплатно

Преимущества работы с руководителем проекта

Руководитель проекта может значительно улучшить результаты и динамику команды. Ниже перечислены основные преимущества работы с руководителем проекта.

• Повышенная эффективность. Руководители проектов ускоряют принятие решений и устраняют узкие места с помощью быстрого и взвешенного выбора. Таким образом они обеспечивают последовательное продвижение работы по проектам.
• Повышенный уровень ответственности. Руководители проектов обеспечивают четкое распределение ответственности за результаты среди участников команды и следят за тем, чтобы каждый был в курсе своих обязанностей. Они отслеживают прогресс и помогают участникам сосредоточиться на целях.
• Более эффективная совместная работа. Руководители проектов создают условия для продуктивного командного сотрудничества. Они помогают преодолеть разрозненность и поощряют обмен знаниями между участниками команды.
• Помощь по техническим вопросам. Сильный и компетентный руководитель проекта помогает команде решать сложные вопросы и эффективно принимать технические решения.
• Информирование заинтересованных сторон. Руководители проектов информируют всех участников о целях проекта, его прогрессе и трудностях, с которыми столкнулась команда. Регулярное общение помогает получать поддержку для проекта и управлять ожиданиями.
• Снижение рисков. Руководители проектов выявляют и устраняют потенциальные проблемы на ранней стадии — до того, как они серьезно скажутся на работе. Они используют опыт для выявления тревожных признаков и принятия превентивных мер.

Лидерство и управление командой

Эффективное управление командой — это не только распределение задач. Руководители проектов должны знать, что мотивирует каждого участника команды, и находить правильный подход, чтобы добиться лучших результатов. Условия должны быть такими, чтобы люди ощущали поддержку, но в то же время сталкивались с препятствиями, благодаря которым их профессионализм будет расти.

Таким руководителям также необходимо соблюдать баланс между стремлением к достижению результатов и поддержанием морального духа команды. Нужно чувствовать, когда команде требуется передышка, когда стоит отпраздновать успех (большой или не очень) и когда уместно помочь с выполнением задач, если срок сдачи уже близко.

Тайм-менеджмент

Продуманный тайм-менеджмент играет решающую роль в успехе проекта. Руководители должны помогать своим командам эффективно расставлять приоритеты и соблюдать важные сроки.

Такие инструменты, как программное обеспечение для планирования проектов, помогают отслеживать сроки и зависимости, однако руководители проектов также должны понимать, как реалистично распределять время. Нужно учитывать непредвиденные задержки и выделять запас времени для сложных задач.

Общение и ведение переговоров

Руководителям проектов нужно уметь не только объяснять технические детали высшему руководству, но и обсуждать статус с участниками команды. Также пригодится навык слушания и сбора мнений каждой из заинтересованных сторон.

Руководители проектов ведут переговоры на любые темы, будь то поиск ресурсов, разрешение конфликтов или корректировка сроков. Лучшие из них знают, как найти взаимовыгодные решения, благодаря которым отношения между участниками останутся позитивными, а проект будет двигаться вперед.

Управление рисками

Управление рисками — важный навык для руководителя проекта. На этой должности необходимо постоянно выявлять потенциальные проблемы и разрабатывать планы по их решению, чтобы ничего не препятствовало выполнению проекта. Нужно уметь находить баланс, быть готовым ко всему и не бояться большого количества вариантов.

Например, руководитель проекта может заметить признаки выгорания у незаменимого участника команды. Вместо того чтобы ждать, когда ситуация станет плачевной, он берет на себя инициативу и перераспределяет работу или привлекает дополнительную поддержку. Так можно предотвратить задержки и поддержать работоспособность команды.

Решение проблем

Руководителям проектов нужны крепкие навыки решения проблем, чтобы справляться с непредвиденными сложностями. Они должны быстро анализировать ситуацию, рассматривать несколько решений и выбирать наилучший вариант.

Главное — сохранять спокойствие в условиях давления и принимать взвешенные решения, даже если перед глазами нет полной картины ситуации. Хорошие руководители проектов знают, когда выбор нужно сделать быстро, а когда можно взвесить варианты и обсудить их с командой.

Влияние руководителя на успех проекта

Квалифицированные руководители проектов могут значительно улучшить результаты с помощью умелого сочетания технического опыта с навыками лидера. Они помогают командам эффективнее справляться с проблемами, уделяя при этом особое внимание ключевым результатам и стандартам качества. Глубокое понимание технических требований проекта и динамики команды помогает руководителям принимать решения, благодаря которым проекты будут выполнены в соответствии с графиком.

Они организуют среду, которая способствует развитию навыков и создает возможности для роста — в таких условиях формируются более сильные команды. В краткосрочной перспективе это поможет улучшить результаты проекта, а в долгосрочной — значительно повышает организационный потенциал. Руководители проектов способствуют продуктивному сотрудничеству и выстраиванию четких процессов. Они создают рабочую среду, в которой команды могут успешно выполнять проекты один за другим.

Как стать руководителем проектов

Чаще всего руководителями проектов становятся сильные участники команды, которые умеют брать на себя больше ответственности. Если вы готовы к этому переходу, вот несколько шагов, чтобы начать.

• Изучите основы. Необходимо обладать крепкими техническими навыками и глубоким пониманием отрасли. Прежде чем претендовать на руководящие должности, сосредоточьтесь на том, чтобы стать экспертом в своей основной области.
• Возьмите на себя дополнительные обязанности. Вызывайтесь руководить небольшими проектами или помогайте координировать командные инициативы. Это даст практический опыт управления проектами и покажет, что вы способны проявлять инициативу.
• Развивайте лидерские способности. Работайте над коммуникативными навыками, а также над умением делегировать задачи и решать проблемы. Ищите возможности стать наставником: помогайте младшим участникам команды с работой или вводите новых коллег в курс дела.
• Получите соответствующие сертификаты. Рассмотрите возможность получения сертификатов по методологиям управления проектами, таких как «Специалист по управлению проектами» (PMP) или PRINCE2, либо же сертификатов по agile-методикам, например «Профессиональный scrum-мастер» (PSM) или «Сертифицированный специалист по Agile» (PMI-ACP).
• Накапливайте опыт работы с заинтересованными сторонами. Практикуйтесь работать с различными отделами и взаимодействовать с клиентами. Навыки сотрудничества с заинтересованными сторонами имеют решающее значение для руководителей проектов.

Оптимизируйте управление проектами с помощью Jira

Руководители проектов используют Jira, чтобы организовать повседневные рабочие процессы и согласовать действия команд. В Jira можно назначать задачи, отслеживать прогресс и управлять сроками, не переключаясь между разделами.