Karta projektu a plakat projektu: na czym polega różnica?

Karty projektów odgrywają zasadniczą rolę w procesie zarządzania projektami, zapewniając zorganizowaną podstawę i oferując kilka konkretnych korzyści. Po pierwsze służą jako kompas, przekazując zespołowi projektowemu jasne wskazówki przez określenie zastosowania, celów i zakresu projektu. Ta jasność pomaga dostosować wysiłki do wspólnych celów i minimalizuje ryzyko powstania rozbieżnych priorytetów. Ponadto karty projektów przyczyniają się do skutecznego ograniczania ryzyka przez identyfikację z góry potencjalnych wyzwań i niewiadomych, co umożliwia zastosowanie aktywnych strategii planowania i zarządzania ryzykiem.

Ponadto karty projektów odgrywają zasadniczą rolę w optymalizacji przydzielania zasobów. Dzięki wyszczególnieniu w nich wymagań projektu, w tym zadań, kosztów i terminów, możliwe jest rozsądne i zgodne z potrzebami projektu przydzielane zasobów kadrowych i finansowych. To z kolei zwiększa wydajność i zapobiega powstawaniu wąskich gardeł związanych z zasobami. Kolejną istotną zaletą kart projektów jest to, że ułatwiają podejmowanie merytorycznych decyzji. Dzięki kompleksowemu zrozumieniu celu projektu, oczekiwanych korzyści i potencjalnych zagrożeń interesariusze mogą podejmować przemyślane decyzje w całym cyklu życia projektu.

Wreszcie karty projektów działają jak udokumentowana umowa między intresariuszami, stanowiąc dowód wykonanej pracy i narzędzie wzmacniające poczucie odpowiedzialności. Sprzyja to przejrzystości i pomaga rozstrzygać spory lub wyjaśniać nieporozumienia, które mogą pojawić się w toku realizacji projektu. Podsumowując, karty projektów przyczyniają się do powodzenia projektu, ponieważ zapewniają jasne wytyczne i strategie ograniczania ryzyka oraz określają sposoby optymalnego przydzielania zasobów i ramy podejmowania merytorycznych decyzji.

Plakat projektu to narzędzie do planowania projektu pozwalające kierownikom projektu i zespołowi przeanalizować problem, który wymaga rozwikłania, zaproponować możliwe rozwiązania i zastanowić się, jaki będzie idealny efekt końcowy projektu. Nie jest to aktywność wymagająca sporadycznego zaangażowania, a dokument pełniący rolę przeglądu projektu. W przeciwieństwie do statycznej karty projektu plakat projektu podlega ciągłym zmianom i aktualizacjom w miarę postępów zespołu projektowego w prowadzeniu badań i realizowaniu aktywności związanych z projektem.

Plakat projektu to dynamiczne narzędzie, które pozwala zespołom przemyśleć problemy, odkrywać potencjalne rozwiązania i udoskonalić wizję projektu. Ciągłe aktualizowanie zapewnia, że plakat pozostaje istotnym i cennym zasobem przez cały cykl życia projektu, dostosowując się do zmieniającego się charakteru projektu.

Plakat projektu to miejsce, w którym rozpoczyna się planowanie projektu Twojego zespołu. W ostatecznym rozrachunku pomaga on wyciągnąć wnioski co do zagrożeń projektu, wybrać rozwiązanie, ku któremu będziecie się skłaniać, utworzyć wyidealizowaną wizję rezultatów projektu oraz określić sposoby, które pozwolą to osiągnąć.

Plakat projektu pomaga zespołom odpowiadać na pytania o krytycznym znaczeniu, w tym:

• Jaki problem rozwiązujesz?
• Dlaczego rozwiązanie tego problemu jest ważne?
• Jakie są cele ogólne i szczegółowe projektu?
• Co wiesz, a jakich informacji Ci brakuje?
• Jakie są potencjalne rozwiązania?

Istnieje kilka różnic między plakatem projektu a kartą projektu. W przeciwieństwie do kart projektów plakat projektu jest dynamicznie zmieniającym się dokumentem. Możesz go aktualizować w miarę coraz dokładniejszego poznawania przestrzeni problemu, kwestionowania założeń, weryfikowania rozwiązań i zbierania opinii. Na podstawie uzyskanych informacji możesz skorygować kurs, zanim przejdziesz do dalszych działań.

Plakat projektu zawiera trzy następujące kategorie, które umożliwiają porządkowanie informacji:

Przestrzeń problemu: Jest założeniem projektu. Wyjaśnia, dlaczego rozwiązanie problemu jest tak istotne dla klientów i prowadzonej działalności. Pozwala wyraźnie określić cele projektu i możliwe rozwiązania.

Weryfikacja: Określenie luk w wiedzy i zagrożeń. Co wiesz, a czego potrzebujesz się dowiedzieć?

Gotowość do realizacji: Zwizualizowanie rozwiązania i wdrożenie planu projektu.

Aby lepiej przygotować zespół do pomyślnej realizacji projektu, wykorzystaj szablon plakatu projektu do przeprowadzenia gry Plakat projektu. Plakat projektu pomaga zweryfikować założenia i zrozumieć problem, który ma zostać rozwiązany. Kiedy ten prosty dokument oparty na współpracy zostanie wypełniony, będzie zawierał wszystkie niezbędne szczegóły projektu. Pomoże to każdemu zrozumieć kontekst projektu i uzasadnienie biznesowe.

Podczas sesji rozpoczynającej zdefiniuj problem i wyznacz cele projektu. Następnie na możliwie wczesnym etapie udostępnij go sponsorowi projektu i poproś go o opinie, które wraz z rozwojem projektu będzie można uwzględnić w przyszłych sesjach.

Zapoznaj się z szablonem plakatu projektu Confluence

Zacznijmy od rzeczy prostych. W górnej sekcji formularza podaj informacje, takie jak nazwa i właściciel projektu, członkowie zespołu, bieżący status i krótki opis roli projektu w szerszej strategii. Zazwyczaj kierownik projektu uzupełni tę część jako inicjator projektu.

Przemyśl dokładnie problem, który chcesz rozwiązać, zanim przejdziesz do szczegółów projektu. Ten proces pomaga określić cel projektu.

Na czym polega problem? Jak wpływa na klientów lub członków zespołu projektowego? Jak określić, że został rozwiązany? Jakie ewentualne rozwiązania od razu przychodzą Ci na myśl?

Tego typu pytania należy przemyśleć i zapisać tutaj. Nie spiesz się z tym. Przed kontynuacją realizacji projektu na pewno wielokrotnie skorzystasz z tej sekcji, a po zebraniu dodatkowych opinii i danych możesz nawet wprowadzić w niej zmiany. To normalne działanie stanowiące część procesu nauki.

Prawdopodobnie podczas definiowania problemu przyjęto wiele założeń. W następnej sekcji formularza można je sprawdzić względem faktów i liczb.

W tym przypadku warto skorzystać z dwóch sekcji: jednej na znane informacje i drugiej na pytania wymagające odpowiedzi.

Wyobraź sobie, że planujesz przeprojektowanie firmowego bloga, aby był bardziej przyjazny dla użytkowników. Już wiesz, że 56% odwiedzających zamyka bloga po przeczytaniu jednego wpisu. Ta informacja znajdzie się w pierwszej części sekcji weryfikacji. Ale zastanawiasz się też, jak zatrzymać ich na dłużej w witrynie. To pytanie zapisz w drugiej części sekcji.

Pamiętaj, że Twoim celem jest tutaj, aby przed kontynuacją potwierdzić lub obalić zasadnicze elementy rozwiązania, które powstało w wyniku burzy mózgów. Jeśli jeszcze nie masz wystarczającej pewności, aby to zrobić, konieczny jest powrót do przestrzeni problemu lub zastanowienie się nad innymi ewentualnymi rozwiązaniami.

Ostatnia sekcja ma umożliwić zwiększenie tempa działań. Masz już za sobą zdefiniowanie problemu i wybór zweryfikowanego rozwiązania. Wykorzystaj tę ostatnią sekcję w celu objaśnienia rozwiązania i podsumowania, dlaczego będzie potrzebne klientowi. Zamieść uwagi i wpisz /image, aby dodać zrzuty ekranu lub szkice. W tej sekcji jest również miejsce umożliwiające określenie skali i zakresu projektu, na przykład wymaganej wielkości zespołu.

Uzgodnienie wszystkich szczegółów pomoże Ci skupić się na tym, co jest ważne dla kluczowych interesariuszy projektu i zagwarantuje, że projekt nie przekroczy dostępnych możliwości i potencjału wykonawczego.

Plan projektu powinien zawierać wszystkie ważne informacje związane z projektem. Za pomocą polecenia /link dołącz materiały referencyjne, które mogą być potrzebne pracownikom. Ta funkcja umożliwia dodawanie odpowiednich materiałów, takich jak wytyczne kreatywne lub przykłady, aby plan projektu służył jako kompleksowy i łatwo dostępny zasób dla wszystkich zaangażowanych interesariuszy.

Od wytycznych kreatywnych po przykład, na którym można się oprzeć — dodaj wszystkie zasoby do tej strony, aby je uporządkować i zapewnić do nich łatwy dostęp.