Struktura podziału zasobów: czym jest i jak ją utworzyć

Czym jest struktura podziału zasobów?

Struktura podziału zasobów to kompleksowe hierarchiczne ramy, które rejestrują i klasyfikują każdy zasób wymagany do ukończenia projektu. W przeciwieństwie do tradycyjnych list zasobów, dzieli ona zasoby na coraz bardziej szczegółowe poziomy, podobnie jak struktura podziału pracy rozkłada zadania projektowe na części składowe. To systematyczne podejście zapewnia uwzględnienie wszystkich zasobów, w tym personelu, sprzętu, materiałów i zasobów technologicznych.

Menedżerowie projektów zazwyczaj tworzą początkową strukturę podziału zasobów podczas fazy planowania projektu, często współpracując z kierownikami działów i kluczowymi interesariuszami. Jednak traktowanie tej struktury jako jednorazowego dokumentu jest błędem. Przykłady najskuteczniejszych struktur podziału zasobów pokazują, jak to narzędzie ewoluuje w całym cyklu życia projektu, odzwierciedlając zmiany dostępności zasobów, zakresu projektu i priorytetów organizacyjnych.

Zalety stosowania struktury podziału zasobów

Stosowanie struktury podziału zasobów może przynieść wiele wymiernych korzyści, które bezpośrednio wpływają na sukces projektu. Patrząc z perspektywy finansowej, firmy często odnotowują znaczną poprawę kontroli budżetu, ponieważ mogą dokładniej śledzić wykorzystanie zasobów.

Przykładowo gdy firma produkcyjna wdraża strukturę podziału zasobów w swoim projekcie rozwoju produktu, może znacznie ograniczyć przekraczanie limitu kosztów związanych z zasobami dzięki poprawie alokacji i prognozowania.

Przejrzystość projektu również zdecydowanie się poprawia dzięki dobrze utrzymanej strukturze podziału zasobów. Zespoły interdyscyplinarne uzyskują wyraźny obraz dostępnych zasobów i ich użycia, co przekłada się na bardziej efektywną współpracę projektową.

Planowanie potencjału wykonawczego staje się prostsze, gdy jest poparte szczegółową strukturą podziału zasobów. Kierownicy projektów i liderzy mogą podejmować merytoryczne decyzje dotyczące przydzielania zasobów, aby w razie potrzeby zapewnić dostępność krytycznych umiejętności i sprzętu.

Wykorzystaj ten szablon planowania potencjału wykonawczego, aby realistycznie określić moce przerobowe zespołu.

Kluczowe komponenty struktury podziału zasobów

Przed utworzeniem struktury podziału zasobów musisz zrozumieć jej podstawowe elementy konstrukcyjne. Te komponenty stanowią podstawę porządkowania i śledzenia zasobów w toku całego projektu.

• Hierarchiczna struktura uporządkowania: Pozwala podzielić zasoby z kategorii najwyższego poziomu na poszczególne komponenty, podobnie jak schemat organizacyjny. Obejmuje to główne kategorie, takie jak zasoby ludzkie, materiały i sprzęt, z których każda jest dalej dzielona na określone podkategorie i indywidualne zasoby.
• Zasoby ludzkie: Ta kategoria obejmuje wszystkie zasoby związane z ludźmi, w tym pracowników pełnoetatowych, kontrahentów, konsultantów i personel pomocniczy. Zaliczają się do niej zestawy umiejętności, dostępność i wymagania specyficzne dla poszczególnych ról.
• Zasoby materiałowe: Są to wszystkie materiały fizyczne potrzebne do ukończenia projektu — od materiałów biurowych po materiały budowlane i komponenty produkcyjne.
• Sprzęt i urządzenia: Do tej kategorii zaliczają się wszystkie narzędzia, urządzenia, pojazdy i specjalistyczny sprzęt wymagane do wykonania zadań projektowych i uzyskania elementów dostarczanych.

• Infrastruktura technologiczna: Są to zarówno systemy sprzętowe, jak i oprogramowanie, w tym komputery, sieci, specjalistyczne licencje na oprogramowanie i narzędzia cyfrowe.

Zawsze dobrym pomysłem jest wprowadzenie systemu kodowania zasobów na potrzeby identyfikowania i śledzenia różnych zasobów w całym cyklu życia projektu. System ten zazwyczaj wykorzystuje kody alfanumeryczne do wskazania typu zasobu, działu i określonych identyfikatorów.

Ponadto przydatne są ramy postępowania dotyczące kategoryzacji zasobów, które zawierają jasne wytyczne odnośnie do grupowania podobnych zasobów. Ułatwia to śledzenie i przydzielanie zasobów oraz zarządzanie nimi. Pomoże również zapobiegać konfliktom zasobów i zapewnić prawidłowe użycie zasobów we wszystkich projektach.

Jak utworzyć strukturę podziału zasobów

Chcesz utworzyć strukturę podziału zasobów? Przeprowadzimy Cię przez każdy krok, pokazując, jak skutecznie uporządkować zasoby projektu. Z pomocą przychodzi tu Confluence, zapewniając zespołowi scentralizowaną przestrzeń roboczą do dokumentowania i aktualizowania RBS w miarę rozwoju projektu. Podpowiadamy, od czego zacząć:

Zdefiniowanie zakresu projektu

Dokładnie wyjaśnij, co ma być dostarczone w wyniku projektu. Jest to zakres projektu. Zmapuj kluczowe elementy dostarczane, oś czasu i istotne ograniczenia, w ramach których pracujesz. Może się to wydawać oczywiste, jednak zaskakująco dużo zespołów projektowych przystępuje do planowania zasobów bez zrozumienia, co tworzą.

Określenie niezbędnych zasobów

Spójrz na swój zakres i stwórz listę obejmującą wszystko, czego potrzebujesz, aby ukończyć pracę. Pomyśl o ludziach (kto musi być zaangażowany?), materiałach (jakich fizycznych rzeczy potrzebujesz?), sprzęcie (jakie narzędzia i urządzenia są potrzebne?) i technologii (jakie systemy i oprogramowanie są wymagane?). Porozmawiaj z liderami zespołu i ekspertami w kwestiach merytorycznych, aby pomogli Ci znaleźć wszelkie zasoby, które mogły umknąć Twojej uwadze.

Skategoryzuj zasoby

Teraz pogrupuj zasoby w sposób najbardziej sensowny z punktu widzenia Twojego projektu. Większość zespołów porządkuje je według typu (zasoby ludzkie, sprzęt, materiały) lub fazy projektu. Wybierz podejście, które ułatwi każdemu znalezienie tego, czego potrzebuje. Dbaj o to, aby Twoje kategorie były proste i logiczne.

Uwzględnij koszty, umiejętności i inne informacje

Czas uzupełnić listę zasobów ważnymi informacjami. Zwróć uwagę na umiejętności i dostępność członków zespołu. Uwzględnij specyfikacje i harmonogramy konserwacji sprzętu. W przypadku materiałów dodaj ilości i osie czasu dostaw. Im bardziej konkretnie informacje podasz, tym lepiej. Skoncentruj się tylko na tych szczegółach, które mają znaczenie dla Twojego projektu.

Przeprowadź przegląd i weryfikację z interesariuszami

Udostępnij swój szkic RBS kluczowym interesariuszom i liderom zespołu. Pomogą oni wykryć luki, wskazać potencjalne problemy i sprawdzić, czy nie brakuje żadnych informacji o znaczeniu krytycznym. Nie pomijaj tego kroku. Uzyskanie informacji od osób korzystających z tych zasobów może później zaoszczędzić poważnego bólu głowy.

Skorzystaj z bezpłatnego szablonu komunikacji z interesariuszami podczas udostępniania RBS.

Najlepsze praktyki tworzenia RBS

Utworzenie solidnej struktury podziału zasobów to dopiero pierwszy krok. Te najlepsze praktyki pomogą Ci skutecznie utrzymywać i wykorzystywać strukturę podziału zasobów w całym projekcie:

• Zachowaj prostotę i skalowalność: Nie komplikuj struktury poprzez wprowadzenie zbyt wielu poziomów lub zbyt szczegółowych kategorii. Zacznij od głównych zasobów i dodawaj szczegóły tylko tam, gdzie wnoszą wyraźną wartość. Struktura podziału zasobów powinna być skonstruowana tak, aby mogła rozwijać się wraz z projektem, ale bez utraty efektywności.
• Prowadź regularne aktualizacje: Zaplanuj przeglądy struktury podziału zasobów co tydzień lub dwa tygodnie, aby zadbać o jej aktualność. Wraz z ewolucją projektu zmieniać się będą Twoje potrzeby związane z zasobami. Nieaktualne informacje o zasobach prowadzą do złego planowania i niedotrzymywania terminów.
• Używaj przejrzystych konwencji nazewnictwa: Twórz spójne, łatwe do zrozumienia nazwy zasobów i kategorii. Unikaj akronimów lub żargonu technicznego, które mogą być niezrozumiałe dla członków zespołów z innych działów.
• Twórz z myślą o widoczności: Tak skonstruuj RBS, aby każdy mógł szybko znaleźć niezbędne informacje. Może to oznaczać uporządkowanie według działów, etapów projektu lub typów zasobów — w zależności od tego, co ma największy sens dla Twojego zespołu.
• Uwzględnij zależności zasobów: Określ, które zasoby zależą od innych. Przykładowo, jeśli wymagane są licencje na oprogramowanie przed rozpoczęciem pracy przez programistów, jasno zakomunikuj tę zależność.

• Udokumentuj ograniczenia zasobów: Odnotuj wszelkie ograniczenia dostępności zasobów, takie jak członkowie zespołu, którzy są dostępni tylko w niepełnym wymiarze godzin lub sprzęt, który musi być udostępniany na potrzeby różnych projektów.

Zacznij od szablonu planowania zasobów w Confluence. Ten gotowy szablon pozwoli Ci szybko rozpocząć pracę nad RBS, eliminując potrzebę tworzenia go od podstaw. Zapewnia sprawdzoną strukturę, którą można dostosować do potrzeb projektu przy jednoczesnym przestrzeganiu najlepszych praktyk dotyczących porządkowania zasobów.

Przykład struktury podziału zasobów

Przyjrzyjmy się, jak działa cały proces na podstawie tej przykładowej struktury podziału zasobów:

• Główne zasoby: Na górze znajdują się główne zasoby projektu — jest to punkt wyjścia do wszystkiego, czego potrzebujesz do ukończenia projektu.
• Kategorie: Następny poziom jest podzielony na cztery główne kategorie zasobów: zasoby ludzkie (Twoi ludzie), zasoby techniczne (technologia i systemy), zasoby fizyczne (przedmioty materialne i przestrzenie) oraz zasoby zewnętrzne (pomoc zewnętrzna i dostawcy).

• Podkategorie: Pod każdą z tych kategorii znajdziesz bardziej szczegółowe podkategorie. Przykładowo zasoby ludzkie są podzielone na role przywódcze, główne zespoły projektowe i personel pomocniczy. Zasoby techniczne są podzielone na potrzeby związane ze sprzętem, oprogramowaniem i infrastrukturą. Zasoby fizyczne dzielą się na obiekty, urządzenia i materiały. Zasoby zewnętrzne dzielą się na dostawców i wykonawców.

Od tego miejsca każda podkategoria staje się jeszcze bardziej szczegółowa. Przykładowo w przypadku sprzętu możesz wymienić wszystkie specyficzne potrzeby w tym zakresie. Przy obiektach wyszczególnisz wymagania dotyczące przestrzeni.

Odczytanie tej struktury jest proste. Zacznij od góry i prześledź ścieżkę do dowolnego zasobu, o którym potrzebujesz informacji.

Wykorzystaj Confluence do utworzenia skutecznych struktur podziału zasobów

Prowadź RBS w jednym miejscu dzięki Confluence. Dzięki Confluence zespoły mogą współpracować nad tworzeniem i aktualizowaniem informacji o zasobach, a każdy może zobaczyć zmiany w miarę ich pojawiania się. Koniec z przeglądaniem starych wiadomości e-mail lub arkuszy kalkulacyjnych — wszystkie szczegóły zasobów znajdują się w jednym łatwo dostępnym miejscu, które umożliwia prostą aktualizację.

Szablon planowania zasobów Confluence pomaga szybko rozpocząć pracę. Możesz połączyć RBS z innymi narzędziami i dokumentami związanymi z projektem, aby wszystko było powiązane i uporządkowane. Zespoły mogą razem prowadzić edycję w czasie rzeczywistym, dodawać komentarze i śledzić zmiany, co ułatwia zarządzanie zasobami i zapewnia wszystkim dostęp do bieżących informacji.

Bezpłatne korzystanie z szablonu planowania zasobów w Confluence