Produktywność w miejscu pracy to nie to, co myślisz
Jak skończyć z syzyfową pracą i zrobić coś więcej
Przeglądaj tematy
W Twoim miejscu pracy wiele się dzieje. Nikt nie może tego kwestionować. Spójrz tylko na swoją przepełnioną skrzynkę odbiorczą. I na wszystkie spotkania w Twoim kalendarzu. Oraz na wszystkich tych zestresowanych ludzi krzątających się po biurze.
Ale co naprawdę robi Twój zespół w tej lawinie aktywności? Czy zbliżacie się do realizacji ważnych celów, czy po prostu spędzacie cały dzień na pracy pozorowanej?
Produktywność w miejscu pracy nie polega na dokręcaniu śruby w każdej wolnej chwili. Jedynym efektem takiego działania jest wypalenie się wszystkich pracowników. Tymczasem prawdziwa produktywność w miejscu pracy oznacza, że każdy może wnieść całą swoją kreatywność, wszystkie spostrzeżenia i unikalny urok do pracy, która naprawdę się liczy.
Oczywiście spory wpływ na produktywność w miejscu pracy mają osobiste nawyki pracowników, ale są one tylko jednym z elementów równania. Pozostała część to stworzenie kultury zespołu, która wspiera produktywność.
Zarówno menedżer, jak i członek zespołu może odegrać rolę w budowaniu tego rodzaju kultury. Ten przewodnik zawiera kilka pomysłów, jak to zrobić.
Morale zwiększa produktywność. Również produktywność zwiększa morale.
Czym jest produktywność w miejscu pracy?
Zanim przejdziemy do szczegółów, wyjaśnijmy, czym jest produktywność w miejscu pracy, a czym nie jest.
Najważniejsza oznaka, że Twój zespół jest produktywny, jest dość jasna: realizujecie zadania. Nie byle jakie zadania. Osiągacie najważniejsze cele.
Innym aspektem produktywności jest to, że ważne zadania są wykonywane efektywnie. Pozbywasz się złych nawyków organizacyjnych, które spowalniają Twoje postępy.
Ta definicja produktywności w miejscu pracy może wydawać się oczywista, ale zastanów się, jak często widujesz odwrotny scenariusz. Niektóre zespoły mają problem z realizacją dużych projektów, ponieważ są przytłoczone drobiazgami, jak te wszystkie e-maile i spotkania, o których wspomnieliśmy wcześniej. Na pewno ciężko pracują, ale ich wydajność jest niska.
Dlaczego produktywność w miejscu pracy ma znaczenie
Tworzenie wydajnego miejsca pracy nie tylko zapewnia realizację celów biznesowych organizacji. Sprzyjanie produktywności pomaga również stworzyć zdrową kulturę zaangażowania w miejscu pracy, dzięki czemu organizacja będzie rentowna w dłuższej perspektywie.
Większość z nas już rozumie, że morale zwiększa produktywność. Również produktywność zwiększa morale. Pamiętaj, że produktywność w miejscu pracy definiujemy jako osiąganie znaczących sukcesów. Jak się okazuje, jest to jeden z kluczowych elementów dobrego samopoczucia. Badacze twierdzą, że kiedy robimy rzeczy zgodne z naszymi wartościami i mamy poczucie pełnego wykorzystania naszego potencjału, jesteśmy bardziej zadowoleni z życia. W rzeczywistości dziewięciu na dziesięciu ludzi stwierdziło, że mogliby zgodzić się na mniejsze zarobki, gdyby ich praca miała więcej sensu.
Szukamy sensu, a poprawa produktywności pomaga wszystkim wykonywać bardziej sensowną pracę. To z kolei zachęca ludzi do pozostania na miejscu. Kiedy pracownicy czują odpowiedzialność za swoją pracę i mają możliwości rozwoju, ogranicza to ich rotację.
Realizujecie zadania. Nie byle jakie zadania. Osiągacie najważniejsze cele.
Prawdą jest również coś przeciwnego. Zdecydowanie zbyt wielu pracowników jest wyczerpanych i sfrustrowanych zajmowaniem się zbędnymi, dodatkowymi zadaniami, które są najmniej inspirującymi elementami ich codzienności.
Problem nie polega na tym, że ciężko pracują. Chodzi o to, że ich praca wydaje się nie przynosić żadnych efektów. Zaczynają się zastanawiać, po co to wszystko.
To niebezpieczne uczucie. Cynizm jest ważnym elementem definicji wypalenia zawodowego. Wypalenie zwiększa rotację pracowników, a wypaleni pracownicy, którzy zostają w firmie, szkodzą jej, szerząc negatywne nastawienie.
Co sprawia, że pracownicy są nieefektywni?
Dlaczego więc tak wiele zespołów jest niewydajnych? Co powoduje, że pracownicy są nieefektywni, wyczerpani i ostatecznie wypaleni zawodowo?
Rozpraszanie uwagi
Często przerywa się nam w pracy. Według niektórych szacunków tracimy połowę naszego czasu w pracy przez bezproduktywne rozpraszanie uwagi.
Jak można się spodziewać, za rozpraszanie uwagi w pracy często odpowiada technologia. Jedno z badań wykazało, że przeciętny pracownik wiedzy sprawdza narzędzia komunikacyjne, takie jak poczta e-mail, co sześć minut.
Jednak nie tylko technologia jest odpowiedzialna za rozpraszanie uwagi. W dzisiejszych czasach większość z nas pracuje w otwartej przestrzeni biurowej. A 99% osób pracujących w takim środowisku uważa je za rozpraszające. 40% spośród nich stwierdziło, że ich uwaga jest zawsze lub bardzo często rozproszona.
Bez względu na jego źródło, nawet drobne rozproszenie zabiera więcej czasu niż możesz sobie wyobrazić. Kiedy ktoś Ci przerwie, prowrót do pracy zwykle zajmuje ponad 23 minuty.
Zmiana kontekstu
Powiedzmy, że spędzasz poranek, pracując intensywnie nad wieloma zadaniami. Po południu robi się spokojniej i postanawiasz zabrać się za ważny projekt. Ale teraz, chociaż masz czas, nie masz już siły myśleć. Całe to poranne przełączanie się między zadaniami wyczerpało Twoje zasoby mentalne.
Nieefektywna komunikacja
Poprawa produktywności w miejscu pracy dzięki pracy w głębokim skupieniu
Czy wszystkie te informacje otworzyły Ci oczy na nieproduktywność Twojego miejsca pracy? Wiesz, że coś musi się zmienić. Ale od czego w ogóle zacząć?
Aby odpowiedzieć na to pytanie, wróćmy do wcześniej omówionej definicji produktywności: efektywnego osiągania najważniejszych celów Twojego zespołu.
Twoje najważniejsze zadanie jest też prawdopodobnie najbardziej wymagające (ale i najbardziej satysfakcjonujące). Wymaga głębszego zastanowienia, skupienia i wglądu.
Ta koncepcja jest znana jako praca w głębokim skupieniu. Autorem tego terminu jest Cal Newport, pisarz i profesor Uniwersytetu Georgetown. Pracę w głębokim skupieniu definiuje on jako „zdolność do skupienia się bez rozpraszania uwagi na zadaniu wymagającym poznawczo. Jest to umiejętność, która pozwala szybko wychwycić skomplikowane informacje i uzyskać lepsze wyniki w krótszym czasie”.
Praca w głębokim skupieniu pozwoli Ci osiągnąć więcej najważniejszych celów i zrobić to szybciej.
Tworzenie przestrzeni do pracy w głębokim skupieniu
Poprawa produktywności zespołu oznacza więcej czasu na pracę w głębokim skupieniu. Oto kilka strategii, które warto wypróbować.
Wyznaczenie granic dotyczących technologii
Pomóż członkom zespołu uciec od odrywających od pracy zaawansowanych technologii. Zespół może na przykład ustalić godziny, kiedy wszyscy będziecie trzymać się z dala od poczty elektronicznej (pierwsza godzina każdego dnia roboczego, jedno popołudnie w tygodniu itp.).
Okresowe unikanie się
Następnym krokiem jest ograniczenie wszystkiego, co rozprasza w otwartej przestrzeni biurowej. Maura Nevel Thomas, ekspertka ds. wydajności i pisarka, zaleca następujące strategie:
- Ustalenie zasad zespołu, takich jak „mam na uszach słuchawki = nie przeszkadzać”
- Utworzenie w biurze cichszych stref zapewniających więcej prywatności
- Umożliwienie członkom zespołu pracy z domu
Poprawa nawyków związanych z pocztą e-mail
Thomas zaleca ustalenie wskazówek dotyczących tego, kiedy używać (i kiedy nie używać) opcji Odpowiedz wszystkim, DW, oraz UDW. Powinno to zmniejszyć ilość otrzymywanych przez wszystkich wiadomości e-mail.
W celu ograniczenia liczby wiadomości e-mail możesz także użyć narzędzia Confluence do współpracy w przestrzeni roboczej. Confluence pozwala uporządkować treści w jednym miejscu, dzięki czemu członkowie zespołu nie muszą ciągle wysyłać do siebie aktualizacji dokumentów pocztą e-mail. Umożliwia również członkom zespołu wspólne edytowanie stron zamiast wysyłania poprawek i komentarzy za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Transformacja spotkań
Pora na szczegółową analizę
Gdy Twój zespół spędza więcej czasu na pracy w głębokim skupieniu, zwiększasz wydajność krótkoterminową, a także przygotujesz grunt pod wyższą produktywność w dłuższej perspektywie.
Praca w głębokim skupieniu pozwoli Ci osiągnąć więcej najważniejszych celów i zrobić to szybciej. Komuś przyzwyczajonemu do środowiska, w którym pracownicy są dumni z wielozadaniowości i stałej dostępności, może się to wydawać paradoksalne. Ale zaufaj nam. Wyłączenie się i skupienie na jednej rzeczy naraz sprawi, że w rzeczywistości Twój zespół będzie bardziej produktywny.
Położenie nacisku na pracę w głębokim skupieniu przyniesie również inne korzyści. Wykorzystuje ono możliwości członków zespołu w sposób, w jaki dni wypełnione spotkaniami i wiadomościami e-mail po prostu nie potrafią. W rezultacie pracownicy są w stanie rozwijać swoje umiejętności i wiedzę. Mają poczucie spełnienia wynikające z osiągania wymiernych efektów oraz nauki i rozwoju. To podnosi morale oraz zmniejsza wypalenie i rotację.
Zmiany, o których mówimy, mogą oznaczać sporą rewolucję w Twoim zespole. Być może na początku pracownicy poczują się trochę nieswojo. Jednak korzystny wpływ pracy w głębokim skupieniu na wydajność jest warty początkowych trudności, których może doświadczyć Twój zespół.
