Jak stworzyć kulturę dzielenia się wiedzą
Wyeliminuj gromadzenie informacji na własny użytek i postaw na otwartą komunikację.
Przeglądaj tematy
Pracujesz w prawdziwie otwartym zespole? A może pracownicy w Twojej firmie rywalizują ze sobą o to, kto potrafi zebrać i zachować dla siebie najwięcej informacji?
Dzielenie się wiedzą w miejscu pracy to proces polegający na tworzeniu przestrzeni do otwartej komunikacji o sukcesach, porażkach i lekcjach będących wspólnym doświadczeniem pracowników. Bez komfortowego środowiska, w którym członkowie zespołu mogą się otwarcie dzielić wiedzą, trudno osiągnąć optymalną wydajność pracy.
Efektywne dzielenie się wiedzą ma miejsce, gdy kultura i infrastruktura techniczna firmy są przystosowane do otwartej komunikacji.
Jak na ironię, do stworzenia tak płynnych otwartych środowisk potrzebne jest wdrożenie procesu — efektywne dzielenie się wiedzą ma miejsce, gdy kultura i infrastruktura techniczna firmy są przystosowane do otwartej komunikacji. Dlatego przy wdrażaniu lepszych praktyk dzielenia się wiedzą ważne jest opracowanie strategii obejmującej zarówno kulturę, jak i infrastrukturę techniczną.
Wspieranie kultury firmy w zakresie dzielenia się wiedzą
O ile zmiana kultury organizacyjnej firmy może zająć trochę czasu, to samo wprowadzenie właściwych praktyk dzielenia się wiedzą do sposobu pracy zespołów, kierownictwa i poszczególnych pracowników pozwoli na obranie właściwego kierunku.
Jaka jest relacja Twojej firmy z informacjami?
Zrozumienie, w jaki sposób Twoja firma odnosi się do informacji, jest najważniejszym pierwszym krokiem przy wdrażaniu dzielenia się wiedzą. Zadaj sobie pytanie:
- Czy zespoły są zachęcane, by skrywać informacje, które zdobywają, w tajemnicy, czy też hojnie się nimi dzielić?
- Czy biurowa polityka odgrywa ważną rolę w tym, kto bierze udział w jakich rozmowach lub jest wtajemniczony jakie informacje?
Są to różnice między zamkniętym i otwartym podejściem do wiedzy i ważne jest, aby określić, w które z nich wpisuje się Twoja firma.
Zespoły Atlassian w sposób otwarty dzielą się zdobytą wiedzą. Polega to na jawnym omawianiu sukcesów i porażek projektów eksperymentalnych, udostępnianiu danych z inicjatyw badawczych zespołów oraz przejrzystym podejściu do wyników kampanii lub wprowadzania produktów, zarówno pozytywnych, jak i negatywnych, aby każdy mógł się rozwijać i czerpać korzyści z wiedzy, którą gromadzi zespół.
Czy Twoi pracownicy gromadzą informacje dla siebie?
W miarę jak wdrażasz się w kulturę swojego zespołu, postaraj się ustalić, czy pracownicy są zachęcani do tego, by dzielić się informacjami, czy też do tego, by zachowywać je dla siebie. Jeśli członkowie zespołu postrzegają jako korzystne gromadzenie informacji dla siebie, jest to najprawdopodobniej zachowanie wzmacniane przez kulturę firmy lub zespołu. Możesz temu przeciwdziałać, opracowując praktyki zachęcające pracowników do otwartego dzielenia się informacjami.
Regularne docenianie i promowanie wyników pracy w ramach organizacji może niezwykle skutecznie motywować pracowników do dzielenia się wiedzą. Ponadto dając członkom zespołu poczucie odpowiedzialności za swoje projekty pokazujesz im, że im ufasz, i pozwalasz na dzielenie się ich potrzebami oraz tym, czego się uczą.
Spróbuj tego: znajdź projekt lub regularnie powtarzające się zadanie, o którym wiesz, że członek zespołu chciałby się go podjąć i które uzupełnia jego mocne strony. Pamiętaj, aby poinformować wszystkich, że ta osoba jest teraz właścicielem inicjatywy i ma prawo do decydowania. Modeluj otwartą komunikację, zachęcając do dzielenia się sukcesami, porażkami, postępami i niepowodzeniami. Pozwala to znormalizować koncepcję dzielenia się odpowiedzialnością i wiedzą, jednocześnie umożliwiając pracownikowi podjęcie kolejnego kroku na jego ścieżce rozwoju.
Jeśli członkowie zespołu postrzegają jako korzystne gromadzenie informacji dla siebie, jest to najprawdopodobniej zachowanie wzmacniane przez kulturę firmy lub zespołu.
Jaki przykład daje Twój model przywództwa?
Przejrzystość zaczyna się od kierownictwa. Ważne jest, aby liderzy zrozumieli, że sposób ich działania będzie nieuchronnie naśladowany przez ich podwładnych, na dobre lub na złe. Samoświadomość tego, jak postrzega Cię Twój zespół, pomoże Ci określić obszary wymagające poprawy. Rozwijanie skutecznego dzielenia się wiedzą nie jest możliwe bez wzorcowych zachowań i praktyk.
W Atlassian założyciele i menedżerowie na wszystkich poziomach dzielą się informacjami związanymi z ogłoszeniami firmowymi, zmianami w zespołach i wdrożeniami produktów. Kierownictwo prowadzi też działania związane ze świętowaniem prac, które zespoły wykonały w poprzednim kwartale. Ta kultura dzielenia się i świętowania na poziomie kierownictwa zwiększa zaufanie i przejrzystość w całej firmie, inspirując pracowników do postępowania w taki sam sposób.
Spróbuj tego: na koniec następnego kwartału zaplanuj ogólnofirmowe spotkanie kierownictwa z pracownikami, podczas którego przekażesz ważne informacje i upamiętnisz sukcesy kilku zespołów. Jeśli jesteś kierownikiem projektu, zarezerwuj czas na koniec kolejnego dużego projektu na poinformowanie podwładnych o wynikach ich pracy i wyróżnienie najważniejszych osiągnięć.
Projektowanie infrastruktury firmy pod kątem dzielenia się wiedzą
Pod pojęciem infrastruktury można rozumieć systemy (zarówno cyfrowe, jak i fizyczne), które bezpośrednio i pośrednio kształtują nasze zachowania, dlatego ważne jest projektowanie środowisk, które zachęcają ludzi do otwartości, a nie do niej zniechęcają. Oto trzy praktyczne obszary, w których firmowa infrastruktura może pomóc w zachęcaniu zespołów do sprawniejszego dzielenia się wiedzą:
Wybór odpowiednich narzędzi
Jednym z głównych filarów firmowej infrastruktury są narzędzia techniczne, z których pracownicy korzystają, aby wykonywać swoje zadania. Oznacza to konieczność znalezienia odpowiedniej kombinacji oprogramowania, aby skłaniać pracowników do dzielenie się wiedzą. Dwa narzędzia, z których korzystamy w celu dzielenia się wiedzą, to Confluence (niespodzianka!) i Slack.
Confluence
Wykorzystujemy Confluence do wewnętrznego blogowania, udostępniania informacji, ograniczania liczby spotkań, tworzenia dokumentów dotyczących strategii i planowania oraz wzajemnego informowania się o sukcesach, problemach i lekcjach. Stosując zautomatyzowane uprawnienia dbamy, by nasza praca miała charakter otwarty, zamiast utrudniania dostępu do informacji, dzięki czemu każdy pracownik ma dostęp do zbiorowej wiedzy firmy.
Slack
Łącząc Slack z Confluence, wyeliminowaliśmy konieczność polegania na e-mailach (które często spowalniają lub stopują procesy otwartej komunikacji). Szybkie dyskusje mogą odbywać się w Slack, a następnie kolejne informacje zwrotne są umieszczane wraz z kontekstem w Confluence na przyszłość. Wykorzystanie Slack jako podstawowego narzędzia do czatu pozwala nam na natychmiastowe dzielenie się wiedzą, a synteza tych informacji w Confluence daje nam pewność, że nigdy nie zostaną utracone.
To są narzędzia z powodzeniem wykorzystywane w Atlassian. Znalezienie narzędzi, które będą najlepsze dla Ciebie, ma kluczowe znaczenie dla produktywności Twojego zespołu.
Spotkania sprzyjające więziom między pracownikami
Spotkania odbywają się w każdej firmie, ale istnieje kilka praktycznych sposobów na przeprojektowanie ich formuły, aby bardziej sprzyjały kontaktom, dzieleniu się i otwartości. Zalecamy, aby zawsze rozpoczynać spotkania od swobodnej rozmowy — dobrze jest porozmawiać o tym, co współpracownicy robili w ostatni weekend lub jaką nową restaurację wypróbowali wczoraj wieczorem!
Rozwijanie takich praktyk pozwala członkom zespołu na dostrzeżenie ludzkiego wymiaru wspólnej pracy. Dzielenie się na poziomie osobistym odzwierciedla styl pracy grupy i swobodę wzajemnych kontaktów.
Spróbuj tego: przeznacz 10 minut na zorganizowanie ćwiczenia integracyjnego na początku spotkania. Gdy pracownicy mają szansę na odrobinę zabawy i dowiedzenie się czegoś o kolegach, stają się bardziej swobodni podczas stricte zawodowych rozmów.
Zaaranżuj przestrzeń biurową, aby zachęcała do dzielenia się
Jedną z najbardziej praktycznych rzeczy, które możesz zrobić, aby wesprzeć dzielenie się wiedzą, jest zaaranżowanie fizycznej przestrzeni. Jest ciasna, zamknięta lub ograniczająca? Może utrudniać pracownikom kontakty i dzielenie się.
Zalecamy zmianę aranżacji lub zaprojektowanie przestrzeni biurowej z myślą o otwartości. Dzięki temu pracownicy zyskają szanse na szybką wymianę zdań we wspólnych przestrzeniach, uczenie się od kolegów, z którymi w przeciwnym razie nie mieliby styczności, i angażowanie się w rozmowy.
Te drobne, ale ważne zmiany to prosty sposób na zwiększenie dynamiki zespołu i zapewnienie pracownikom bardziej komfortowych warunków. Sprawna współpraca wymaga zaufania do kolegów z zespoły, a kluczem do sukcesu jest kultura dzielenia się wiedzą.