Standardy dokumentacji, których należy przestrzegać

Standardy, których będziecie przestrzegać, będą się różnić, w zależności od rodzaju tworzonej dokumentacji. Poniżej przedstawiamy kilka często stosowanych rodzajów dokumentacji oraz sugestie dotyczące szablonów, które można wykorzystać do wprowadzenia standardów.

Każdy projekt będzie przebiegał sprawniej, gdy wszystkie zaangażowane osoby będą na bieżąco. Wszyscy członkowie zespołu pracujący nad projektem potrzebują pojedynczego źródła rzetelnych informacji, do którego będą mogli się w każdej chwili odwołać. Bez udokumentowanego planu projektu członkowie zespołu mogą stracić szerszy obraz, marnując w efekcie czas.

Aby przyspieszyć i ustandaryzować proces tworzenia dokumentacji projektu, można wykorzystać ten szablon w Confluence. Pozwoli on w spójny sposób rejestrować najważniejsze informacje na temat każdego projektu.

Czy członkowie Twojego zespołu marnują czas na ciągłe objaśnianie innym, jak mają coś zrobić? A może zdarzyło Ci się napotkać trudności, gdy jedyna osoba, która wiedziała, jak wykonać kluczowe zadanie lub procedurę, była akurat poza biurem?

Takie scenariusze podkreślają znaczenie dokumentacji instruktażowej. Zasadniczo każde zadanie, które członkowie zespołu wykonują w sposób powtarzalny trzeba udokumentować tak, aby każda osoba należąca do zespołu potrafiła wykonać to zadanie lub tę procedurę.

Po wprowadzeniu standardów dokumentacja instruktażowa jest nie tylko bardziej skuteczna, ale także łatwiej ją tworzyć. Także w tym przypadku przydatne są szablony. Przykładowo szablon samouczka w Confluence nadaje się idealnie do dokumentowania procesów.

Niezależnie od rodzaju tworzonej dokumentacji, można wskazać kilka kluczowych umiejętności, które pozwolą zapewnić jej zgodność ze standardami dokumentacji oraz przydatność dla użytkowników.

• Organizacja. Znajomość informacji, które chcesz udokumentować to jedno. Przedstawienie ich w łatwy do stosowania sposób to coś zupełnie innego. Oprócz zorganizowania informacji w logicznej kolejności, ważne jest również wykorzystanie elementów, takich jak nagłówki sekcji i listy punktowane, które ułatwią użytkownikom poruszanie się po dokumentacji.
• Przejrzystość. Przejrzysta, zrozumiała dokumentacja wymaga odpowiedniego dobrania poziomu szczegółowości. Niewystarczająca ilość informacji może wprowadzić w błąd, podobnie zresztą jak ich nadmiar. Innymi sposobami na zwiększenie przejrzystości dokumentacji są dbałość o poprawność gramatyczną, unikanie żargonu i dobieranie precyzyjnych słów zamiast niejasnych (takich jak „często”).
• Spójność. Zwracanie uwagi na spójność to jedna z najbardziej przydatnych rzeczy, które możesz zrobić dla użytkownika korzystającego z Twojej dokumentacji. Przykładowo użytkownikowi łatwiej będzie postępować zgodnie z dokumentacją instruktażową, jeśli będzie ona napisana tak samo, jak inne dokumenty instruktażowe w organizacji.

Wprowadzenie standardów nie tylko pozwala tworzyć lepszą dokumentację, ale zwiększa również skuteczność jej udostępniania.

Aby dokumentacja była przydatna, cały zespół musi mieć do niej dostęp. Nie chcesz, aby członkowie zespołu przechowywali ważne informacje na swoich dyskach twardych. Nie chcesz również, aby musieli polegać na jednym wydrukowanym egzemplarzu tkwiącym gdzieś w szafce na akta. Tego typu sytuacje wprowadzają zamęt i obniżają wydajność.

Między członkami zespołu korzystającymi z różnych wersji dokumentacji może na przykład dochodzić do nieporozumień w komunikacji lub przypadkowego obciążania się nawzajem dodatkowymi zadaniami. Może się również zdarzyć, że pracownik zdalny będzie potrzebował dostępu do dokumentacji, której jedyna kopia fizyczna znajduje się w biurze.

Takich problemów można uniknąć poprzez ustandaryzowanie sposobu przechowywania i udostępniania dokumentacji. Najlepiej utworzyć scentralizowane repozytorium, czyli pojedyncze miejsce, w którym każdy będzie mógł znaleźć najbardziej aktualne informacje. Jednak chodzi nie tylko o zebranie wszystkiego w jednej lokalizacji, ale także o ułatwienie ludziom znalezienia potrzebnych informacji, gdy już się tam znajdą.

Dla nas w Atlassian takim scentralizowanym repozytorium jest Confluence. Dzięki funkcjom, takim jak zaawansowane wyszukiwanie, ustrukturyzowane drzewa stron czy archiwum stron, można łatwo znaleźć poszukiwane, aktualne treści.

W Confluence każdy zespół lub projekt ma przestrzeń, w której może porządkować związaną z nim dokumentację. Członkowie zespołu mogą utworzyć hierarchię stron, aby mieć pewność, że wszystkie informacje są uporządkowane i widoczne z poziomu drzewa stron. Pracownicy mogą obserwować istotne dla nich przestrzenie lub podstrony, aby otrzymywać powiadomienia o zmianach treści. Konkretną przestrzeń lub stronę można udostępnić za pomocą przycisku udostępniania lub poprzez dodanie komentarza na stronie i otagowanie innych członków zespołu. Wszystkie otwarte strony w Confluence są dostępne do przeszukiwania przez innych pracowników, którzy mogą zawężać zakres wyszukiwania, filtrując po autorze, dacie publikacji czy przestrzeni.

Poszczególne dokumenty wymagają ciągłej aktualizacji podobnie jak sam system przechowywania i porządkowania dokumentacji. Dlatego należy pamiętaj o wyznaczeniu standardów także w tym zakresie. Jak często musisz przeglądać i porządkować swoje dokumenty? Dobrze jest zarezerwować sobie ten czas w kalendarzu.

Teraz, gdy masz już ogólny obraz standardów dokumentacji, możesz przystąpić do opracowywania lub poprawiania wytycznych dotyczących rodzajów dokumentacji potrzebnych Twojemu zespołowi. Czas zainwestowany w określenie tych standardów przełoży się na szybsze tworzenie dokumentacji i jej większą przydatność dla zespołu.