Tworzenie dobrze prosperującej firmowej sieci społecznościowej

Być może znasz popularne ESN, takie jak Yammer, Teams, Jive, Chatter czy Jabber. Ale jak firmowe sieci społecznościowe stały się modne i dlaczego?

Na początku lat 90, we wczesnych latach istnienia sieci Web ludzie korzystali z Internetu do komunikowania się i tworzenia społeczności wokół wspólnych zainteresowań. Serwisy takie jak TheGlobe.com i Geocities (zamknięty w marcu 2019 r. po prawie 25 latach działania) były kompleksowymi punktami udostępniania treści online. Te sieci społecznościowe rozrosły się tak bardzo, że wszyscy zaczęli się nimi interesować, także reklamodawcy.

Z tych wczesnych serwisów narodziły się nowoczesne platformy mediów społecznościowych, z których wielu z nas korzysta dzisiaj, takie jak Facebook, Twitter i LinkedIn. Czerpiąc wzorce z ogromnej popularności w świecie konsumenckim zaczęły pojawiać się i zyskiwać na popularności firmowe sieci społecznościowe takie jak Yammer i Jabber.

Yammer powstał jako sieć społecznościowa podobna do Facebooka, ale przeznaczona do wewnętrznego użytku biznesowego. Pozwalał się on komunikować się z dowolnym ze współpracowników za pośrednictwem przyjaznego dla użytkownika interfejsu i zawierał kanał aktywności, na którym widoczne były ostatnie działania i treści współpracownika. Firmy dostrzegły wartość związaną z posiadaniem jednej platformy do komunikacji i współpracy oraz ułatwiającą bieżące informowanie wszystkich pracowników. Yammer został kupiony w 2012 roku przez Microsoft, który wykorzystał ten model do opracowania Microsoft Teams.

Firmy często stosują ESN, aby wypełnić lukę związaną z komunikację między zespołami. Ogromne korzyści z ESN czerpią w szczególności firmy z rozproszonymi zespołami. Wynika to z faktu, że łatwiej jest komunikować się ze współpracownikami na całym świecie za pośrednictwem platform komunikacji online niż przy pomocy rozmów telefonicznych i e-maili.

Jednak używanie ESN tylko do komunikowania się i spotkań towarzyskich często oznacza niewykorzystane potencjały sieci obejmującej całą firmę. Korzystanie z wielu różnych narzędzi i oprogramowania do współpracy, zarządzania zadaniami, udostępniania dokumentów, edycji i zarządzania oznacza utratę produktywności ze względu na ciągłą zmianę kontekstu.

Twój zespół wykorzysta ESN w optymalny sposób, gdy wybrana sieć będzie w stanie bezproblemowo zintegrować się z narzędziami do współpracy i udostępniania dokumentów. Niech stanie się centrum współpracy i komunikacji dla Twojej organizacji. Nie warto tracić czasu na zastanawianiu się, w jakim narzędziu zapisana została która rozmowę oraz czy chodzi o dokument, czy projekt.

Jest to podejście poparte badaniami. Harvard Business Review wykazał, że dla zespołów korzystających z ESN współpraca i dzielenie się wiedzą między działami są łatwiejsze. Sieć taka pomaga im podejmować szybsze decyzje, tworzyć bardziej innowacyjne pomysły oraz bardziej zaangażować się w swoją pracę i firmę.

Wracając do historii ESN, w tym samym roku, w którym Microsoft przejął Yammer, McKinsey Global Institute opublikował badanie pokazujące, że 72% firm korzystało z technologii społecznościowych, aby rozwinąć swoją działalność, ale bardzo niewiele było „bliskich osiągnięcia pełnych potencjalnych korzyści”.

Insytut szacował, że firmy miały możliwość podniesienia wydajności menedżerów i pracowników o wysokich kwalifikacjach o 20–25% poprzez wdrożenie szeregu technologii społecznościowych i oprogramowania, które usprawniłyby komunikację, dzielenie się wiedzą oraz współpracę w przedsiębiorstwach i między nimi. Jak to zatem zrobić?

Jak wspomnieliśmy powyżej, w przypadku wdrażania ESN w całej firmie koniecznie trzeba sprawdzić, czy można ją zintegrować z pracą zespołów. Wiele ESN ma narzędzia do udostępniania dokumentów i zarządzania zadaniami na własnej platformie, oprócz funkcji czatu. Dla innych firm korzystniejsze może być używanie firmowej sieci społecznościowej za pośrednictwem wewnętrznego miejsca pracy, które już mają, a które obejmuje funkcje zarządzania projektami. Przykładem takich rozwiązań jest Confluence.

W swej istocie Confluence to przestrzeń robocza, w której organizacje mogą tworzyć, organizować i udostępniać wiedzę zespołów i dokumentację projektową. Jednocześnie jednak Confluence oferuje także możliwości prowadzenia dwukierunkowych rozmów i współpracy nad tymi treściami. Na popularnym kanale, stanowiącym widok treści publikowanych w całej firmie, zespoły na bieżąco zapoznawać się z najnowszymi informacjami od innych pracowników.

Na przykład globalna organizacja non-profit Mercy Ships wykorzystuje Confluence jako firmową sieć społecznościową, by zachęcać członków zespołu do dzielenia się osobistymi i zawodowymi sukcesami z resztą firmy. Po udostępnieniu tych historii, zwykle w formie wewnętrznego wpisu na blogu, inni członkowie zespołu mogą pisać komentarze z wyrazami wsparcia lub zadawać pytania uzupełniające w sposób, który sprzyja zacieśnieniu więzi i budowie społeczności.

Zanim wdrożysz ESN, odpowiedz sobie na pytania dotyczące przykładowo tego, kto w Twojej organizacji ma odpowiadać za jej utrzymanie. Niektóre firmy centralizują własność i moderację sieci w jednym zespole, takim jak IT czy HR, ale inne z powodzeniem rozszerzają własność na całą organizację. W przypadku Mercy Ships wystarczyło, aby dział IT wewnętrznie wdrożył Confluence, a następnie ustalił pewne zasady dotyczące użytkowania, etykietę oraz najlepsze praktyki komunikacyjne, których wszyscy w firmie muszą przestrzegać.

Ostatecznie skuteczność wybranej platformy zależy od jej wykorzystania przez zespół. Jeśli jest kłopotliwa w użyciu, prawdopodobnie nie będzie cieszyć się popularnością, na którą liczysz. Właściwa platforma powinna być łatwa w użyciu i bezproblemowa w kontekście potrzeb Twojego zespołu dotyczących komunikacji z organizacją, udostępniania i przechowywania dokumentów, zarządzania zadaniami oraz współpracy. Im rzadziej zespół musi zmieniać kontekst, tym lepiej. Wówczas łatwiej jest mu skupić się na szczegółach, a jego produktywność nie ulega pogorszeniu.