3 sposoby, na które Confluence ułatwi śledzenie projektów

Funkcja raportowania ma wbudowaną opcję porządkowania danych

Próby ręcznego porządkowania informacji w arkuszach kalkulacyjnych, na listach zadań lub w raportach z projektów bywają przytłaczająca i łatwo popełnić błąd. Potrzebujesz narzędzia, z którego może korzystać każdy członek zespołu, niezależnie od jego powiązania z informacjami. Członkowie zespołu muszą mieć możliwość informowania o spostrzeżeniach siebie nawzajem oraz interesariuszy.

Confluence pozwoli monitorować plany projektów, aktualizacje oraz komunikację zespołową, a także usprawni zarządzanie danymi organizacji. Dzięki rozwiązaniu Confluence oraz wbudowanym w nie funkcjom raportowania użytkownicy mogą tworzyć tabele i wykresy, które pozwolą wyeliminować niejasności i ułatwią zapamiętanie kluczowych informacji wynikających z dużych zbiorów danych.

Tabele pozwalają porządkować treści o dużej zawartości danych

Być może należysz do zespołu produktowego i musisz określić terminy do harmonogramu realizacji produktu. A może jesteś członkiem zespołu marketingowego, który śledzi kamienie milowe i daty końcowe kampanii. Bez względu na Twoje potrzeby czy reprezentowany dział, tabele pomogą Ci uporządkować duże ilości danych. A jeśli chcesz, by tabela stanowiła wartość dodaną Twojej strony w Confluence, musisz zoptymalizować ją tak, aby była efektywna.

Najpierw dodaj tabelę ze strony Confluence albo z paska menu, używając skrótu klawiszowego (Shift+Option/Alt+T) lub wpisując polecenie „/tabela”. Następnie przejdź do opcji tabeli i w razie potrzeby skonfiguruj nagłówki kolumn oraz wierszy.

Kilka rzeczy, o których należy pamiętać podczas projektowania tabel w Confluence:

• Kontekst: Ludzie chcą mieć możliwość błyskawicznego przejrzenia treści, aby szybko znaleźć to, czego szukają — upewnij się, że nagłówki przekazują odpowiednie informacje. Zastosuj kolory w formatowaniu tekstu i komórek, aby wyróżnić kluczowe informacje i rozróżnić zestawy danych oraz kategorie.
• Szczegóły: Im więcej informacji podasz, tym dłużej zajmie użytkownikom znalezienie tego, czego szukają, więc im mniej kolumn i wierszy, tym większa czytelność tabeli — szczególnie dla użytkowników korzystających z urządzeń o mniejszym ekranie. Postaw również na proste przekazywanie informacji (np. wpisów „tak” i „nie”), które można zastąpić emoji (np. „✅” i „❌”).
• Treść: Łatwo wpaść w pułapkę dodawania wszelkich informacji, które wydają się konieczne, co może doprowadzić do powielania danych. Zwróć uwagę na informacje, które można wywnioskować z innych danych. Nie trzeba przykładowo dodawać zarówno daty urodzenia, jak i wieku użytkownika. Wystarczy zdecydować się na ten wskaźnik, który lepiej ilustruje zagadnienie będące przedmiotem zainteresowania.

• Formatowanie: Większość użytkowników preferuje wyrównanie tabeli w pionie, ale przy ustalaniu układu tabeli, skoncentruj się na najważniejszym elemencie danych.

Gdy już ustalisz, jakie informacje chcesz uwzględnić w tabeli, wykresy pomogą Ci lepiej przedstawić historię, którą opowiadają Twoje dane.

Wykresy przekazują historie tkwiące danych

Using the information from your tables, Confluence charts can help you create dashboard reports, track project progress and deliverables, organize project budgets, and more. You can also add multiple charts to a single Confluence page so your teammates can easily get a top-level view of the project scope and quickly discover insights.

Sprawdź, do czego można wykorzystać różne rodzaje wykresów w Confluence:

• Wykres kołowy: Doskonale nadaje się do ilustrowania części procentowych i wartości składających się na cały zbiór danych. Wartości (wycinki) wykresu kołowego powinny mieć różne kolory, aby łatwo było wyróżnić poszczególne pozycje.
• Wykres słupkowy: Doskonały do porównywania kilku różnych wartości. Najprostszym wariantem wykresu słupkowego jest wykres z pionowymi kolumnami, jednak w przypadku długich etykiet w legendzie dobrym rozwiązaniem może być przerzucenie ich do poziomu. Choć najprawdopodobniej nie ma żadnego nadrzędnego wskaźnika powiązanego z wartościami, warto zastosować kolory, aby wskazać swego rodzaju porządek (np. użycie produktu wg poziomu członkostwa).

• Wykres liniowy: Dobrze nadaje się do ilustrowania relacji między kategoriami i trendami w czasie. Użyj kolorów o zwiększonym nasyceniu lub koloru wyróżnienia, aby zademonstrować historię danych, którą próbujesz opowiedzieć.

Confluence daje również użytkownikom możliwość tworzenia zarówno wykresów pogrupowanych, jak i zagregowanych:

• Wykresy pogrupowane: Równoległe porównanie wykresów słupkowych. W celu zwiększenia czytelności należy ograniczyć liczbę porównywanych wartości do maksymalnie czterech. Projektuj swoje wykresy, używając wielu odcieni tego samego koloru, jeśli wartości (np. wiek) są powiązane, porządkując je od najjaśniejszego do najciemniejszego lub odwrotnie.

• Wykresy zagregowane: Pozwalają pogrupować wartości według określonych kryteriów (np. uprościć transakcje powtarzające się wielokrotnie w czasie do łącznej wartości sprzedaży produktu). Możesz zastosować jeden kolor na całej tablicy lub wyróżnić kolorami wskaźniki odpowiadające poszczególnym kolumnom.

Twoim celem w przypadku tabel jest uporządkowanie nieprzetworzonych danych w logiczne kategorie. Z kolei zadaniem wykresów jest nadanie danym zawartym w tabeli pewnej funkcjonalności poprzez ujawnienie i zilustrowanie praktycznych spostrzeżeń.