What is a project proposal outline? Steps and best practices

Understanding a project proposal outline

A project proposal outline aims to clearly explain a project in a way that convinces readers to support it. An effective project proposal outline is essential to strategic planning and influences your company’s decision-making process.

To create an effective project proposal outline, you must understand the stakeholders' primary goals and concerns. Draft your proposal outline to align with and address what those stakeholders care about and can expect from your project.

That effort begins with the outline’s title, which should persuade your audience to continue reading the outline. This approach will result in a project proposal outline that engages and persuades participants, stakeholders, and influencers to support your project.

Types of proposals

There are multiple types of project proposals, including academic proposals, business proposals, project proposals, and research proposals.

• Academic proposals intend to gain support for creating a specific dissertation, research paper, or thesis.
• Business proposals aim to secure funding from investors, persuade clients to sign a contract or gain support for a project.
• Research proposals aim to gain resources and support for a specific research project.
• Project proposals intend to garner support for a particular project from colleagues, decision-makers, and stakeholders.

The structure and components of each project proposal outline may vary depending on the type of proposal involved. Most of your proposals will likely be project management proposals, which aim to address a specific operational business need or pursue a specific business opportunity.

Components of a proposal outline

Every project proposal outline should include several key components. Use this project proposal format to write an effective outline:

• Title: Give your outline a title that captures the critical focus of your project. Don’t try to summarize the entire project; instead, provide a few words of incentive for people to continue reading the outline.
• Executive summary: This succinct project proposal overview focuses on its goals, objectives, and anticipated outcomes. This should be no more than one to two short paragraphs.
• Introduction: This section should cover the same grounds as the executive summary and provide more details centered on the content of the proposal outline. It should be brief and encourage further reading.
• Problem statement: Include a brief, clear statement of the business problem or opportunity the proposed project intends to address.
• Objectives: Provide details of the specific goals of the proposed project. Focus on stakeholder and company-wide benefits.
• Methodology: Briefly describe how the proposed project will achieve its objectives. Give information on which roles and teams will be active participants, and list all stakeholders.
• Budget: Detail the money, people, and other resources needed to complete the proposed project successfully. Where appropriate, include information about the source or sources of budgeted resources.
• Timeline: Detail the planned schedule for all stages of the proposed project. Highlight any anticipated decision or inflection points.
• Evaluation: Describe how you’ll evaluate the results and outcomes of the proposed project and what the next steps will be.
• Conclusion: Summarize the key points and include a call to action requesting feedback and questions from readers.
• Appendices: Add any appropriate supporting documents and links to online resources. Label each appendix and include a brief description of why you included it.

Kroki tworzenia zarysu propozycji projektu

Teraz, gdy masz już użyteczną strukturę, możesz rozpocząć tworzenie zarysu. Oto podsumowanie najważniejszych kroków.

Przeprowadzenie wstępnych badań

Zacznij od przeanalizowania odbiorców, ich głównych celów i obaw oraz tego, jak proponowany projekt może na nie odpowiedzieć. Zbierz informacje, korzystając z ankiet, wywiadów i nieformalnych rozmów, aby ukształtować strukturę i treść zarysu propozycji.

Rób notatki i nagrywaj rozmowy, jeśli masz taką możliwość, aby uchwycić wszystkie cenne informacje uzyskane podczas badań.

Strukturyzacja zarysu

Określ strukturę zarysu, korzystając ze wstępnych badań i powyższej listy elementów. Logicznie uporządkuj informacje i dodaj nagłówki oraz podtytuły do każdej sekcji, aby poprawić ich czytelność. Skoncentruj się na jasnym i zwięzłym przedstawieniu zarysu propozycji projektu.

Napisanie zarysu propozycji

Po przygotowaniu struktury zacznij pisać. Każda sekcja powinna być napisana jasnym i profesjonalnym językiem, z uwzględnieniem terminów znanych lub istotnych dla głównych odbiorców tam, gdzie jest to stosowne.

Przejrzyj i skoryguj każdą z sekcji, aby zadbać o ich maksymalną dokładność i kompletność. Jeśli czas i okoliczności na to pozwalają, postaraj się, aby co najmniej jedna osoba z grupy głównych odbiorców przejrzała i skomentowała zarys przed utworzeniem i udostępnieniem ostatecznej wersji.

Najlepsze praktyki w zakresie tworzenia zarysów propozycji

Niezwykle ważne jest, aby treść zarysu propozycji projektu była zwięzła, konkretna oraz zgodna z celami i zadaniami (jak również z celami i zadaniami głównych odbiorców). Używaj przystępnego, zrozumiałego języka i zawrzyj wiarygodne dane pomocnicze w treści zarysu lub w załącznikach. Stosuj spójne formatowanie i czcionki, aby nie zaburzać wizualnej prezentacji i skupić uwagę czytelników na treści.

Tworzenie skutecznych zarysów propozycji projektu w Confluence

Odpowiednie oprogramowanie może ułatwić i przyspieszyć cały proces tworzenia propozycji projektu, w tym jej wspólny przegląd i edycję. Tutaj właśnie ujawniają się zalety Confluence.

Confluence pozwala zebrać wszystkich w połączonej przestrzeni roboczej, umożliwiając skuteczną realizację projektów. Zespoły mogą tworzyć, edytować i udostępniać plany projektów, aby wszyscy mieli dostęp do tych samych informacji. Każdy projekt, propozycja i zarys mogą zawierać wiele typów informacji, w tym czynności do wykonania, osoby przypisane, daty, tabele i itp.

Confluence oferuje szereg szablonów, w tym szablon propozycji projektu, umożliwiając szybkie i skuteczne rozpoczęcie pracy. Zapoznaj się z szablonem plakatu projektu w Confluence i skorzystaj z Confluence, aby bezpłatnie napisać zarys propozycji projektu.

Zarys propozycji: często zadawane pytania

Dlaczego zarys propozycji jest ważny?

Zarys propozycji projektu pomaga uporządkować pomysły i uwzględnić wszystkie najważniejsze kwestie. Sprawia również, że proces pisania przebiega sprawniej, i umożliwia jasne przekazanie recenzentom i interesariuszom celów i metodologii propozycji. Dobry zarys propozycji projektu może być przydatny na wszystkich etapach zarządzania projektem, w tym podczas planowania projektu.

Czy można użyć tego samego zarysu dla różnych typów propozycji?

Tej samej podstawowej struktury zarysu propozycji można użyć dla różnych typów propozycji. Dostosuj każdy zarys, aby pasował do konkretnego kontekstu i celów każdej propozycji oraz potrzeb i oczekiwań głównych odbiorców i interesariuszy. Wstępne badania mogą pomóc w wyborze najlepszego typu i najlepszej struktury propozycji dla konkretnego zarysu.

Jakich typowych błędów należy unikać podczas tworzenia zarysu propozycji?

Niektóre typowe błędy, których należy unikać podczas tworzenia zarysu propozycji, to uwzględnianie zbyt dużej ilości informacji, niejasne wskazówki i brak precyzji. Pozostałe obejmują pomijanie potrzeb i oczekiwań głównych odbiorców, brak spójności i słaby przepływ informacji.

W uniknięciu tych i innych zagrożeń pomoże trzymanie się odpowiednio przygotowanej struktury, takiej jak ta opisana w tym artykule. Zebranie opinii i komentarzy od wybranych odbiorców i interesariuszy podczas tworzenia zarysu może pomóc w zapewnieniu, że ostateczna wersja będzie odpowiadać oczekiwaniom odbiorców i skutecznie ich przekonywać.