Jak stworzyć kulturę dzielenia się wiedzą
Wyeliminuj gromadzenie informacji na własny użytek i postaw na otwartą komunikację.
Przeglądaj tematy
Pracujesz w prawdziwie otwartym zespole? A może pracownicy w Twojej firmie rywalizują ze sobą o to, kto potrafi zebrać i zachować dla siebie najwięcej informacji?
Dzielenie się wiedzą w miejscu pracy to proces polegający na tworzeniu przestrzeni do otwartej komunikacji o sukcesach, porażkach i lekcjach będących wspólnym doświadczeniem pracowników. Bez komfortowego środowiska, w którym członkowie zespołu mogą się otwarcie dzielić wiedzą, trudno osiągnąć optymalną wydajność pracy.
Wspieranie kultury firmy w zakresie dzielenia się wiedzą
O ile zmiana kultury organizacyjnej firmy może zająć trochę czasu, to samo wprowadzenie właściwych praktyk dzielenia się wiedzą do sposobu pracy zespołów, kierownictwa i poszczególnych pracowników pozwoli na obranie właściwego kierunku.
Projektowanie infrastruktury firmy pod kątem dzielenia się wiedzą
Wybór odpowiednich narzędzi
Jednym z głównych filarów firmowej infrastruktury są narzędzia techniczne, z których pracownicy korzystają, aby wykonywać swoje zadania. Oznacza to konieczność znalezienia odpowiedniej kombinacji oprogramowania, aby skłaniać pracowników do dzielenie się wiedzą. Dwa narzędzia, z których korzystamy w celu dzielenia się wiedzą, to Confluence (niespodzianka!) i Slack.
Confluence
Wykorzystujemy Confluence do wewnętrznego blogowania, udostępniania informacji, ograniczania liczby spotkań, tworzenia dokumentów dotyczących strategii i planowania oraz wzajemnego informowania się o sukcesach, problemach i lekcjach. Stosując zautomatyzowane uprawnienia dbamy, by nasza praca miała charakter otwarty, zamiast utrudniania dostępu do informacji, dzięki czemu każdy pracownik ma dostęp do zbiorowej wiedzy firmy.
You can create three different types of spaces to make your marketing knowledge base navigable:
- Team spaces ensure that each team has a space to focus on the work that is most relevant to their specific area. This means that product marketers can keep user research insights and positioning consolidated in their space; while performance marketers can compile campaign strategy, channel plans, and retros.
- Project spaces keep project-related information in one place. Cross-functional project teams can reference pages and work on their initiatives directly in Confluence, not having to email back and forth, where messages can easily get lost or overlooked.
Personal spaces store what individuals are working on. To-do lists and pages can be updated and polished before moving it to a shared space. This will help keep the collaboration documents centralized, rather than hosting every single team member’s individual work.
Slack
Łącząc Slack z Confluence, wyeliminowaliśmy konieczność polegania na e-mailach (które często spowalniają lub stopują procesy otwartej komunikacji). Szybkie dyskusje mogą odbywać się w Slack, a następnie kolejne informacje zwrotne są umieszczane wraz z kontekstem w Confluence na przyszłość. Wykorzystanie Slack jako podstawowego narzędzia do czatu pozwala nam na natychmiastowe dzielenie się wiedzą, a synteza tych informacji w Confluence daje nam pewność, że nigdy nie zostaną utracone.
To są narzędzia z powodzeniem wykorzystywane w Atlassian. Znalezienie narzędzi, które będą najlepsze dla Ciebie, ma kluczowe znaczenie dla produktywności Twojego zespołu.
What’s great about labels is their versatility. Add them to Confluence pages, blog posts—or even attachments. You’re free to enter in whatever you want for the labels, categorizing them as you see fit.
For example, say you have documentation related to how email campaigns should be fun. Create a new label “email” in Confluence. Even if “email” doesn’t explicitly show up in specific pages or filenames, the tag will highlight them whenever someone searching for “email” wants to reference your marketing practices.
These labels don’t only apply to pages, either—you can also apply labels to spaces. The more your team grows, the more important it will be to establish space categories that make sense for internal groups—and labels help you manage them with a quick search.
AI-powered search in now also native in Confluence. Find the information you need without the frustrating manual labor of sifting through contextual information. You’re free to focus on work, neither needing to ask or answer questions about your documentation.
Spotkania sprzyjające więziom między pracownikami
Spotkania odbywają się w każdej firmie, ale istnieje kilka praktycznych sposobów na przeprojektowanie ich formuły, aby bardziej sprzyjały kontaktom, dzieleniu się i otwartości. Zalecamy, aby zawsze rozpoczynać spotkania od swobodnej rozmowy — dobrze jest porozmawiać o tym, co współpracownicy robili w ostatni weekend lub jaką nową restaurację wypróbowali wczoraj wieczorem!
Rozwijanie takich praktyk pozwala członkom zespołu na dostrzeżenie ludzkiego wymiaru wspólnej pracy. Dzielenie się na poziomie osobistym odzwierciedla styl pracy grupy i swobodę wzajemnych kontaktów.
Spróbuj tego: przeznacz 10 minut na zorganizowanie ćwiczenia integracyjnego na początku spotkania. Gdy pracownicy mają szansę na odrobinę zabawy i dowiedzenie się czegoś o kolegach, stają się bardziej swobodni podczas stricte zawodowych rozmów.
Zaaranżuj przestrzeń biurową, aby zachęcała do dzielenia się
Jedną z najbardziej praktycznych rzeczy, które możesz zrobić, aby wesprzeć dzielenie się wiedzą, jest zaaranżowanie fizycznej przestrzeni. Jest ciasna, zamknięta lub ograniczająca? Może utrudniać pracownikom kontakty i dzielenie się.
Zalecamy zmianę aranżacji lub zaprojektowanie przestrzeni biurowej z myślą o otwartości. Dzięki temu pracownicy zyskają szanse na szybką wymianę zdań we wspólnych przestrzeniach, uczenie się od kolegów, z którymi w przeciwnym razie nie mieliby styczności, i angażowanie się w rozmowy.
Te drobne, ale ważne zmiany to prosty sposób na zwiększenie dynamiki zespołu i zapewnienie pracownikom bardziej komfortowych warunków. Sprawna współpraca wymaga zaufania do kolegów z zespoły, a kluczem do sukcesu jest kultura dzielenia się wiedzą.
Integrate with project management solutions
If your knowledge base doesn’t connect to other tools, is it centralized or siloed?
By integrating Confluence with the other tools your team uses the most, you keep your knowledge base responsive to your team’s evolving needs. Confluence provides the content and the context so you have everything you need to complete a project on your terms.
Here’s two examples of powerful Confluence integrations.
Using Trello and Confluence together, you can paste Trello links into Confluence with preview/edit features, allowing you to edit Trello tasks directly within Confluence. Or embed fully-interactive Trello boards on the Confluence page, ensuring your team can use the full range of Trello features within a Confluence knowledge base.
Integrating Confluence with Jira, you’ll be able to track Jira issues directly in Confluence. Keep the team aware of potential challenges right from within your knowledge base. Having Jira tasks on a Confluence page can also allow simple setups for future project timelines. Or you can use it to estimate launch dates and keep your team on track.
Create your living, breathing centralized knowledge base
It’s not that you don’t have a strong marketing plan. Sometimes, successful marketing comes down to getting an entire organization on the same page, all speaking with the same voice. You want to be more than a conversation. To set your brand messaging and marketing apart, you should be more like a stadium full of people cheering in unison.
But you can’t achieve that without internal communication. That begins with a centralized knowledge base for all of your brand and marketing insights. What branding messaging is working? What needs to be updated? Create a centralized knowledge base with Confluence and you can keep your team on the same page—and speaking with the same voice.