W jaki sposób ramy planowania strategicznego mogą pomóc Ci osiągnąć Twoje ambitne cele

Kto potrzebuje ram planowania strategicznego?

Krótka odpowiedź brzmi: każdy, kto realizuje plan strategiczny, niezależnie od tego, czy jest to plan strategiczny dla jednego projektu, czy całej organizacji.

Na szczęście ramy są o wiele prostsze niż myślisz. Skorzystać z nich może każdy, od Twojej babci po psa.

No dobrze, może nie psa, ale to naprawdę proste.

Ramy planowania strategicznego a modele: istotna różnica

Wiele osób używa zamiennie terminów „ramy planowania strategicznego” i „modele planowania strategicznego”, tymczasem dotyczą one zupełnie odmiennych pojęć.

Model planowania strategicznego obejmuje przegląd wszystkich elementów planu strategicznego na wysokim poziomie. Model jest na pierwszym miejscu, ponieważ determinuje strukturę całego planu.

Tom Wright, CEO i współzałożyciel Cascade Strategy, platformy do realizacji strategii, przyrównuje to do budowy lotniska. „Model lotniska pokazałby na wysokim poziomie, w jaki sposób drogi dojazdowe łączą się z halą odlotów i jak hala odlotów łączy się z strefą odprawy imigracyjnej, która następnie łączy się z terminalami, pasami startowymi itp.”, pisze w swoim poście na blogu.

Ramy pomagają natomiast wypełniać różne elementy określonymi informacjami.

„W przykładzie lotniska możemy zastosować ramy budowlane, które mają na celu maksymalizację prędkości, z jaką ludzie poruszają się po lotnisku, w celu zwiększenia jego przepustowości”, dodaje Wright. „Możemy też zastosować ramy, które nie mają na celu maksymalizacji prędkości, ale raczej w celu maksymalizację ilości czasu spędzanego przez ludzi w sklepach na lotnisku”.

Model obejmuje wszystkie elementy planu strategicznego, ale ramy oznaczają Twoje indywidualne podejście do konkretnego elementu. Pomyśl o swoim modelu jako o lesie, gdzie różne ramy będą drzewami. Korzystasz tylko z jednego modelu planowania strategicznego, ale możesz użyć wielu ram.

8 ram planowania strategicznego, które pozwalają na sprawną realizację strategii

Dla różnych aspektów planu strategicznego, od opracowywania elementów działania po ocenę konkurencji, korzystasz z różnych ram.

Oto osiem najczęstszych ram planowania strategicznego wraz z informacjami o tym, w którym elemencie strategii mogą Ci pomóc.

1. Analiza SWOT

Przeznaczenie tych ram: pozwalają zrozumieć, jakie czynniki wewnętrzne i zewnętrzne mogą wpływać na Twoją strategię

SWOT oznacza mocne strony, słabe strony, możliwości i zagrożenia. Mocne i słabe strony to czynniki wewnętrzne (co oznacza, że masz nad nimi pewną kontrolę), podczas gdy szanse i zagrożenia są czynnikami zewnętrznymi (masz nad nimi niewielką lub żadną kontrolę).

Zorganizuj z zespołem burzę mózgów, podczas której możecie przeanalizować każdą z kategorii. Korzystając z naszego przykładu obsługi klienta, możecie określić:

• Mocne strony: mamy nowy i innowacyjny produkt, który ludzie uwielbiają.
• Słabe strony: nasz system zarządzania zgłoszeniami klientów jest przestarzały i nieskuteczny.
• Możliwości: klienci wykazują coraz większe zainteresowanie obsługą przez czat, co moglibyśmy stosunkowo łatwo wdrożyć.
• Zagrożenia: wszyscy nasi konkurenci traktują priorytetowo obsługę klienta.

Z tych ram skorzystasz na początku procesu planowania strategicznego, ponieważ pomagają one zrozumieć, gdzie tkwią atuty Twojej firmy, a co trzeba poprawić. To ważne informacje w kontekście przygotowywania strategii.

2. Planowanie strategiczne oparte na problemach

Przeznaczenie tych ram: pozwalają opracować plan strategiczny, który rozwiązuje największe problemy Twojej organizacji

O ile większość ram planowania strategicznego wychodzi od celów (dotyczących przyszłości), ten zaczyna się od problemów (dotyczących teraźniejszości). Za ich pomocą identyfikujesz wyzwania, przed którymi stoi obecnie Twoja organizacja, i tworzysz plany działania, aby je rozwiązać.

To kolejne ramy, z której korzystasz na samym początku procesu planowania strategicznego, ponieważ wpływają one na kształt całego planu.

Zacznij od pytania: jakie są największe problemy, z którymi boryka się nasza organizacja?

Załóżmy, że zdajesz sobie sprawę, że opinie klientów gwałtownie się pogarszają. Plan strategiczny powinien szczegółowo opisywać kroki, które podejmiesz, aby rozwiązać ten problem.

3. Zrównoważona karta wyników

Przeznaczenie tych ram: pozwalają zdefiniować cele i kroki, które podejmiesz, aby zrealizować cel

Zrównoważona karta wyników (BSC) określa, co Twój zespół lub organizacja stara się osiągnąć, a także jaką pracę każdy musi wykonać, aby tego dokonać. Pomaga ona w zrozumieniu celów, łączeniu i ustalaniu priorytetów w zakresie codziennej pracy oraz monitorowaniu postępów w oparciu o zdefiniowane wskaźniki.

W przypadku tych ram musisz określić:

• Cele: cel, który chcesz osiągnąć (tj. bycie postrzeganym jako branżowy wzór pod względem wysokiej jakości obsługi klienta)
• Środki: jak zdefiniujesz sukces (tj. średnia ocena klientów na poziomie B+)
• Inicjatywy: programy ustanowione w celu osiągnięcia celów (tj. uruchomienie nowego systemu obsługi zgłoszeń klientów, aby zarządzać sprawami obsługi klienta)
• Czynności do wykonania: indywidualne kroki, które będzie podejmować jedna osoba lub mały zespół (tj. Rico przeanalizuje oprogramowanie do zarządzania zgłoszeniami, Sarah ukończy migrację z naszej obecnej platformy itp.)

Widzisz, jak przechodzisz od dużego, pozornie nieosiągalnego celu do całkowicie realnego działania? Na tym polega atut zrównoważonej karty wyników — łączy ona cele w całej organizacji z codziennymi zadaniami wszystkich członków zespołu.

4. Mapowanie strategii

Przeznaczenie tych ram: pozwalają zrozumieć, w jaki sposób wszystkie cele firmowe pasują do siebie

Mapa strategii jest często używana jako uzupełnienie zrównoważonej karty wyników. Zawiera ona wszystkie cele z zrównoważonej karty wyników, które powinny być reprezentowane graficznie.

Następnie musisz pogrupować cele w różne perspektywy. Pomyśl o nich jak o pojemnikach lub tematach dla podobnych celów. Najczęstsze perspektywy to:

• Finanse
• Klient
• Wewnętrzne procesy biznesowe
• Nauka i rozwój

Gdy rozrysowaniu wszystkich elementów rysujesz strzałki między nimi, aby pokazać przyczynę i skutek. Czy jeden cel ma bezpośredni wpływ na inny?

Na przykład podniesienie poziomu wiedzy zespołu obsługi klienta (perspektywa: uczenie się i rozwój) bezpośrednio wpływa na Waszą zdolność do zapewnienia najwyższej klasy obsługi klienta (perspektywa: klient).

Mapa strategii może być na bieżąco aktualizowana, a oznaczając kolorami dymki celów (zielony, żółty i czerwony), możesz ilustrować postępy ich realizacji.

5. Cele i kluczowe rezultaty (OKR-y)

Przeznaczenie tych ram: pozwalają starannie obserwować postępy

Cele i kluczowe rezultaty (OKR-y) to popularna metodologia wyznaczania celów, która pomaga zespołom osiągnąć ambitne cele. W przypadku tych ram musisz określić:

• Cele: co chcesz osiągnąć
• Kluczowe rezultaty: jak mierzysz swoje postępy

Pamiętaj, że kluczowe rezultaty muszą być ilościowymi i mierzalnymi wynikami, a nie zadaniami lub czynnościami do wykonania. Tak więc, pozostając przy naszym przykładzie światowej klasy obsługi klienta, kluczowym rezultatem może być „Zdobycie ponad 25 pięciogwiazdkowych recenzji do końca II kwartału”.

OKR-y mają być ambitne, ale trzeba uważać, by nie przesadzić i nie przytłoczyć zespołu. Ustaw tylko trzy do pięciu OKR-ów na raz (z pomocą może przyjść ten szablon), aby były motywujące, a nie deprymujące.

6. Pięć sił Portera

Przeznaczenie tych ram: pozwalają zrozumieć specyfikę istniejących i potencjalnych konkurentów

Większość planów strategicznych obejmuje cześć dotyczącą analizy konkurencji, a pięć sił Portera to ramy, które pozwolą ci na wypełnienie tej sekcji. Pięć konkurencyjnych sił, które identyfikujesz, to:

• Konkurencja w branży: czy Twoi konkurenci szybko się rozwijają?
• Potencjał nowych uczestników branży: czy wielu nowych graczy może łatwo wejść na Twój rynek i rozwijać się? A może rozpoczęcie działalności na nim jest trudne?
• Siła dostawców: ile siły przetargowej mają Twoi dostawcy, aby wywierać presję na obniżenie kosztów?
• Siła klientów: ile siły przetargowej mają Twoi klienci, aby wywierać presję na obniżenie kosztów?
• Zagrożenie ze strony substytutów: czy Twój produkt można łatwo zastąpić innym produktem? A może jest jedyny w swoim rodzaju?

To, jak będzie wyglądała ta strategia, zależy od Twoich konkurentów, a te ramy pomogą Ci zrozumieć, jak to zrobić. Jeśli zdasz sobie sprawę, że istnieje duże zagrożenie ze strony substytutów, to może kluczowym elementem Twojego planu strategicznego musi być wyróżnienie się na tle konkurencji.

7. Planowanie luk

Przeznaczenie tych ram: pozwalają określić, w jaki sposób zlikwidujesz lukę między tym, gdzie teraz jesteś, a miejscem, w którym chcesz być

Masz wyrazistą wizję dla swojej organizacji. Być może wizja ta wydaje się być w zasięgu ręki, a może masz poczucie, że pozostaje odległa.

Tak czy inaczej wypełnienie luki między tym, gdzie jesteś teraz, a miejscem, w którym chcesz być, nie jest łatwe. Wymaga to ciężkiej pracy.

Tutaj z pomocą przychodzi planowanie luk (zwane także oceną potrzeb). Pozwala ono skupić się na wszystkim, co musisz zrobić, aby przejść od stanu obecnego do planowanego. Analizując daną lukę, musisz pomyśleć o tym, dlaczego nie udało Ci się osiągnąć idealnego stanu. Jaka była główna przyczyna?

Oto bardzo prosty przykład, jak to może wyglądać:

Wizja: reputacja dotycząca wiodącej w branży obsługi klienta

Aktualny stan: dobra, ale nie świetna obsługa klienta (średni ocena B-)

Luka: pracownicy obsługi klienta używają przestarzałego oprogramowania

Ulepszenie: wdrożenie nowego obsługi zgłoszeń, aby wesprzeć zespół obsługi klienta

Te ramy to kolejny sposób na podzielenie wizji na bardziej taktyczne kroki i ulepszenia.

8. Analiza PEST

Przeznaczenie tych ram: pozwalają zrozumieć, jakie czynniki zewnętrzne wpływają na Twoją firmę

Opracowując swój plan strategiczny, nie możesz myśleć wyłącznie o tym, co dzieje się wewnątrz firmy, ale także o tym, co dzieje się na zewnątrz. Analiza PEST pomoże Ci całościowo przyjrzeć się środowisku, w którym działa Twoja firma.

PEST oznacza czynniki „polityczne, gospodarcze, społeczno-kulturowe i technologiczne”, a te ramy wymagają określenia, w jaki sposób każdy z nich może wpłynąć na ogólną kondycję Twojej firmy. Oto kilka (z wielu) przykładów:

• Polityczne: czy istnieje wiele przepisów, które określają, w jaki sposób Twoja branża może korespondować z klientami?
• Ekonomiczne: czy klienci w Twojej branży uważnie obserwują swoje portfele?
• Społeczno-kulturowe: czy klienci oczekują coraz szybszej reakcji?
• Technologiczne: czy pracujesz na przestarzałym oprogramowaniu do obsługi zgłoszeń klientów?

Są to ważne kwestie, które należy uwzględnić, dzięki czemu unikniesz błędu opracowania strategii, która nie będzie zgodna z tym, co dzieje się wokół ciebie.

Ramy planowania strategicznego a modele: istotna różnica

Istnieje wiele ram planowania strategicznego, spośród których można wybierać, a żadne z nich nie są wyraźnie lepsze od innych. Każde z nich służą po prostu różnym celom.

Gdy więc musisz wybrać ramy, zacznij od wyznaczonego celu i przeanalizuj wcześniejsze etapy.

Musisz identyfikować wyraźne czynności do wykonania? Wtedy najlepsze będzie planowanie luk lub zrównoważona karta wyników. Chcesz zrozumieć wpływ czynników zewnętrznych? Rozważ analizę PEST lub SWOT.

Pamiętaj, że nie musisz wybierać tylko jednych ram. Możesz użyć różnych ram dla różnych etapów i elementów procesu planowania strategicznego. Pamiętaj też, że plany strategiczne są często rewidowane i ponownie oceniane. Możesz potrzebować innych ram, w miarę jak Twój plan i firma ewoluują na przestrzeni czasu.

Niezależnie od tego, z jakich ram korzystasz, warto przechowywać plan strategiczny i całą dokumentację pomocniczą w łatwo dostępnym miejscu i w sposób zorganizowany. Plan strategiczny na nic się nie zda, jeśli będzie niewykorzystany. Przestrzeń robocza oparta na współpracy, taka jak Confluence, ułatwia całemu zespołowi sięganie po te informacje, kiedy tylko są potrzebne.

Cele wymagają strategii (i działania)

Wymyślanie celów jest łatwe. Trudniej jest ustalić, jak je osiągniesz.

Plan strategiczny wykorzystuje wizję wysokiego poziomu i pozwala podzielić ją na możliwe do wykonania kroki niezbędne do jej realizacji.

Sam proces planowania strategicznego może wydawać się mało ciekawy i zniechęcający, jednak ramy planowania strategicznego znacznie ułatwiają zagłębienie się w szczegóły każdego elementu planu.

Użyj jednych (lub kilku) z ośmiu omawianych tutaj ram, aby móc podjąć działania zmierzające do osiągnięcia najbardziej ambitnych celów swojej firmy.

Dokumentuj wszystkie cele, plany, wyzwania itd. swojej firmy. Zapoznaj się z galerią szablonów Confluence, aby jeszcze bardziej ułatwić dzielenie się wiedzą.